文件控制管理制度.doc

.编号： BSY-RR(2015)-02题目： 文件控制管理制度批准/日期发布部门 RSXZ页数 1/5审核/日期生效日期 2015年5月1日起草/日期新版本号 V1.0原版本号 n 文件控制管理制度1 目的建立一套统一的文件管理体系，对文件、资料的编写、统计、发放、更改、保管和报废等过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按照正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。本管理制度依据GBT/19001:2008-ISO9001:2008制订。2 适用范围适用于本单位质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书、表格、图标及经识别的外来文件管理。3 定义3.1 质量手册：本规定本组织质量管理体系的文件。3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定程序的文件。3.3作业指导书：为协助程序文件达成所推展制订的指引文件。3.4表格：为证明系统执行有效之记录。3.5外来文件：非本单位制订，但直接支持质量管理体系的文件。3.6受控文件：按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。3.7非受控文件：所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。4 工作程序4.1文件分类、编号方法公司规章制度和管理文件的编号格式为：BSY (-DN)-TT(YYYY)-XX(FOO)DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。受控文件各部门分配代码：工程管理部GC、计划财务部CW、人事行政部RS；TT：大写英文字母，文件类型；Subject文件控制管理制度编号： BSY -RR(2015)-02题目页数 2/5RR 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；QP 质量管理文件，公司运转过程中的各类程序文件；WI 表示作业指导书YYYY：阿拉伯数字，表示文件修订年份。XX： 表示文件流水号F： 表示文件下的附件表单OO：表示表单流水号4.2 编号、审批、版本表示方法等规定文件类型质量方针质量目标 质量手册 规章制度程序文件作业指导书表格代号编写人事行政部经理管理者代表各部门负责人各部门编写人各部门编写人审批管理者代表无管理者代表各部门负责人各部门负责人批准总经理总经理管理者代表管理者代表管理者代表版本号Va.bVa.bVa.bVa.bVa.b初始版本号V1.0V1.0V1.0V1.0V1.04.2.1文件版本、状态更改规定 版本号用英文Va.b表示，初始版本为V1.0。若内容和程序修改则更换相应数字编号。文件版本修改以9次为一个单位，即当b超过9时，a自动加1。4.3 受控文件与非受控文件受控文件公司使用的文件均为受控文件，加盖受控印章。为了使客户了解公司质量管理情况，通常会提供给客户有关文件，该文件通常不受公司文件修改之控制，为非受控文件。4.4 文件的发放、变更及废止4.4.1经批准执行的文件由其主管部门确认发放范围并执行发放，“原稿”存档，发放文件为已经加盖受控印章的原稿复印件。Subject文件控制管理制度编号： BSY -RR(2015)-02题目页数 3/54.4.2发文字号编订方法：发文类别公司层制度、行文人事行政部通知备注发文字号XX发字XX年第【XXX】号XX行字XX年第【XXX】号XXX表示文件流水号4.4.3文件修改必须由原编订、审核、批准部门重新审核、批准发布。对受控文件应建立文件修订记录表，并注明修订详细情况。4.4.4新文件发放时，发文部门必须同时收回原作废文件，经管理者代表同意销毁或加盖“作废”章保存。4.4.5企业对内对外发文、文件接收均应填写相关记录表，对外行文需要接收方填写文件接收登记表，并做好存档。5 公司各文件保管及保密第一责任人如下：工程项目资料：项目经理 财务详细资料：财务经理人事档案资料：人事行政经理 行政文档资料：行政助理6 文件管理方法6.1设置文件柜（或资料柜）分区域、分类别保存。6.2资料夹外侧应标明档案名称，资料夹内首页应有目录，各种资料均应编号，统一使用电脑A4纸张，并有凸出标贴，以利查找。受控文件6.3目录上应标明档案名称、文件名称、文件类型、文件编号、合同金额等显著信息。及时更新资料目录，保证电子稿与资料夹内目录内容一致，便于查找。6.4一般文件按年度分类，工程资料等可按项目分类，确保分类清晰。6.5加强对资料原件的保管，在目录中注明原件及复印件份数。6.6文档借阅，要及时登记，过期未还的，要主动要回并存档。7 对外行文要求7.1公司对内外行文须统一格式。请示、汇报、决定、申请、通知、函件等文字及格式参照公司发文格式。7.1.1 版面尺寸：国标A4纸，左侧装订，上、下边距各25mm，左、右边距各31mm，页眉15mm，页脚17mm。Subject文件控制管理制度编号： BSY -RR(2015)-02题目页数 4/57.1.2页眉：发文机关，用红色、2号宋体、居中，单倍行距,用0.75红色实线作为文武线。7.1.3 发文号及签发：位于文武线上方，发文号对左其，内容为“XX发字XXX年第【XXX】号”，用4号仿宋字体，单倍行距；“签发人”用4号仿宋，人员姓名用4号楷体。7.1.4 正文标题：居中，4号、宋体、加粗。7.1.5主体内容：4号仿宋，1.5倍行距。7.1.6 附件：正文后空一行写，左空两字符，4号仿宋，1.5倍行距。7.1.7发文日期：正文或附件后空3行，右缩进2字符，4号仿宋，1.5倍行距。7.1.8 主题词：“主题词”用4号黑体，内容用小4号宋体。7.1.9 超报/抄送：上行文为超报，平行文或下行文为抄送，位于公文主体最后一页左下角，抄报、抄送分两行，抄报在上。左对其，4号仿宋，1.5倍行距。7.2 公司与碧水源系统内总公司及各分子公司业务联系，须填写项目协调意见单，即PCC单，请主管领导批准后方可发送；收到系统内部总公司或其他业务公司的PCC单，需要回复项目办理意见单，即PCR单。8 附则8.1本规定自2015年 5月 1日起试行。8.2本规定由人事行政部负责解释。9 附件 附件1文件发放记录表 BSY-RR(2015)-02F01附件2文件修订记录表 BSY-RR(2015)-02F02附件3 公司文件清单 BSY-RR(2015)-02F03附件4 文件接收记录表 BSY-RR(2015)-02F04附件5 公司发文格式 BSY-RR(2015)-02F05附件6 PCC单/PCR单 BSY-RR(2015)-02F0610 文件控制管理流程图Subject文件控制管理制度编号： BSY -RR(2015)-02题