应收账款及存货的内部控制制度设计

存货内部控制制度的设计,第一节采购业务内部控制方法的设计第二节储存业务内部控制方法的设计第三节存货业务核算方法的设计,通过本章学习，应了解企业进货和储存业务的特点，理解进货和储存业务内部控制制度设计的目标，掌握存货购进和储存业务内部控制和核算方法的设计方法。,第一节采购业务内部控制方法的设计,一、采购业务的内容及特点,存货采购是存货管理的第一环节。对于生产企业来说，存货的采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。因此，要保证企业获得良好的经济效益，必须加强存货采购业务的控制与核算.,根据企业的生产经营特点建立相应的存货采购业务的内部控制制度和会计制度。存货采购业务一般具有以下特点：1它与生产和销售计划联系密切；2它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加；3业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞,一、采购业务的内容及特点,针对存货采购业务的以上特点，其控制制度设计的目标应为：1.存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致；2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提，保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3.合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；,二、采购业务内部控制制度设计的目标,4.防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；5.保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6.及时、准确提供存货采购的会计信息。,二、采购业务内部控制制度设计的目标,（一）职务分离制度存货采购环节中的主要业务有提交请购单、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1.在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。,三、采购业务内部控制制度的设计,2.采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门会同供货单位共同签订。3.物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管。4.物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5.采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6.审核付款人员应与付款人员相分离。7.记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。,三、采购业务内部控制制度的设计,（二）存货采购的请购单控制制度在确定存货采购时，必须由物资的使用部门（如制造企业的生产部门、流通企业的销售部门等）根据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理（或财务，下同）部门的确认后方可生效。,三、采购业务内部控制制度的设计,（三）订货控制制度采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向不同的多家供应商发出询价单，待获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备谈判；然后，根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，核心点是对购货询价、签订合同和订货单的控制。,三、采购业务内部控制制度的设计,（四）货物验收控制制度企业所订购的货物到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供货方发货单验收合格的货物入库后，仓库保管部门必须及时填制“收货单”一式数联，并分别传送给采购部门和会计部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品名、数量和质量标准，明确保管部门和有关人员的经济责任。,三、采购业务内部控制制度的设计,（五）入账付款或应付账款控制制度由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票和收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该及时记录存货的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。对存货的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计入账时应注意做到两个方面：一是记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地进行计量。,三、采购业务内部控制制度的设计,（六）会计稽核与对账制度它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。,三、采购业务内部控制制度的设计,企业的进货业务主要有三个环节：第一环节是询、报价。第二环节是供需双方讨价还价、签订购销合同后订货；第三环节是接收供货单位的货物并付款或形成负债。在进货业务的这三个环节中，为保证企业内部控制制度的贯彻落实和会计核算的真实、准确，必须设计相应的进货业务凭证和凭证流转程序。,四、采购业务凭证流转程序的设计,（一）采购凭证及其流转程序1.设计采购凭证及其流转程序的原则（1）有利于加速货物流转，提高工作效率；（2）有利于明确经济责任，防止差错和损失；（3）保证企业内部各环节及时取得所需的业务资料与核算资料；（4）落实各项内部控制制度；（5）保证及时、正确地组织会计核算。,四、采购业务凭证流转程序的设计,2.采购凭证的设计采购凭证连同后面的销货凭证设计，是企业内部会计制度设计的一个重要组成部分。企业的存货采购业务从业务环节上看，包括采购和验收入库两个基本环节。3.凭证流转程序的设计凭证流转程序包括送货制下的凭证流转程序、提货制下的凭证流转程序和发货制下的凭证流转程序。,四、采购业务凭证流转程序的设计,第二节储存业务内部控制方法的设计,一、储存业务控制制度设计的目标,（一）存货的储存业务一般具有以下特点：（1）占压资金数量大（2）储存量的大小直接影响着产品生产或商品销售的顺利进行；（3）容易发生积存日久变质或时常供求关系变动而导致存货损失；（4）存货的种类繁多，流动性强，进出频繁，极易产生管理疏漏；（5）实物规模较大，自然灾害或人为原因造成的损失随时可能发生。,（二）储存业务控制制度设计的目标是：（1）对存货正确计价并保持帐实相符，合理揭示存货方面的财务状况；（2）保证恰当的存货储备量，实现既能满足生产、销售的需要，又能减少资金占压，促进企业的资源优化配置；（3）保证存货的安全。,一、储存业务控制制度设计的目标,（一）落实保管责任制度（二）建立严格的存货收发和计量制度（三）实施永续盘存制（四）健全实地盘点制（五）实施存货保险制度（六）建立库存存货质量管理制度（七）确定恰当的存货明细分类帐分户方法（八）健全存货明细帐设置,二、储存业务内部控制制度的设计要点,第三节存货业务核算方法的设计,一、存货的计价,（一）存货的入帐价值1.购入的存货2.自制的存货3.委托外单位加工完成的存货4.投资者投入的存货5.接受捐赠的存货6.企业接受的债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的存货或以应收帐款换入的存货7.以非货币性交易换入的存货8.盘盈的存货,（二）发出存货的计价方法存货发出的计价方法主要有个别计价法、先进先出法、加权平均法、移动平均法、后进先出法和按计划成本计价、毛利率法、零售价格法等。,一、存货的计价,（三）期末存货的计价方法1.成本与可变现净值孰低法的计算方法2.成本与可变现净值孰低法的会计处理（1）计提存货跌价准备的条件（2）计提存货跌价准备的帐务处理。,一、存货的计价,（一）存货数量的盘存方法企业的存货数量要考盘存来确定，盘存方法有永续盘存法和实地盘存法两种方法。（二）存货清查盘点的设计1.存货清查盘点的方法2.存货清查结果的处理程序3.存货清查的核算,二、存货数量的盘存方法和清查盘点方法的设计,（一）按实际成本计价的原材料核算原材料按实际成本计价进行核算时，企业要设置“原材料”帐户和“物资采购”帐户。（二）按计划成本计价的原材料核算原材料按计划成本计价进行核算时，企业除了要设置“原材料”、“物资采购”帐户，还要设置“材料成本差异”帐户。（三）按实际成本计价与按计划成本计价的比较,三、原材料的核算方法,（一）数量进价金额核算法1.数量进价金额核算法的适用范围数量进价金额核算法适用于批发企业的商品核算。2.数量进价金额核算方法的主要内容（1）“库存商品”的总分类帐户和明细分类帐户，均以商品进价计价。（2）建立一套完整的商品帐体系。3.数量进价金额核算法的帐户处理（1）购进商品的帐务处理（2）销售商品的帐务处理,四、商品的核算方法,（二）售价金额核算法1.售价金额核算法的适用范围售价金额核算法适用于零售企业商品核算。2.售价金额核算法的主要内容（1）确定实物负责人，建立实物负责制。（2）售价记账，金额控制。（3）建立商品盘点制度，定期实地盘点商品。（4）实行明码标价制度，加强商品价格管理。（5）健全进货验收制度和销货收款制度。3.售价金额核算法的帐务处理（1）购进商品的帐务处理。（2）销售商品的帐务处理。,四、商品的核算方法,（三）进价金额核算法1.进价金额核算法的适用范围进价金额核算法适用于鲜活商品的核算。2.进价金额核算法的内容与帐务处理进价金额核算法可以采用“进价记账、盘存计销”的方法，即用进价反映购进商品总额，期末按实际盘存商品进价金额倒挤已销商品进价成本。,四、商品的核算方法,（四）数量售价金额核算法数量售价金额核算法的特点：（1）库存商品总分类帐户和明细分类帐户一律按商品售价记账。（2）企业也要建立一套完整的商品明细帐。（3）要增设“商品进销差价”帐户，以记载商品售价金额和进价金额的差额。,四、商品的核算方法,（五）代销商品的核算1.代销商品业务的特点企业代销商品业务的形式有视同买断方式和收取手续费方式两种。企业代销商品具有以下特点：（1）企业无论采用何种代销方式办理代销业务，委托方拨交受托方的代销商品，在结算贷款以前，其所有权仍属委托方，相当于委托方企业库存商品的移库，仍应将其作为本企业的存货进行核算。（2）受托方将商品出售后，委托方应根据受托方交来的代销商品清单，确认商品销售的实现，并作为委托方企业的收入进行核算。（3）受托方将代销商品出售后，应视代销商品业务的不同方式，分别确认相应的收入，并进行相应的贷款结算。,四、商品的核算方法,2.委托代销商品的核算委托方应设置“委托代销商品”帐户来核算。委托方企业委托代销商品的帐务处理，应包括以下三部分内容：（1）发出代销商品。（2）收到代销清单。（3）收到代销款项。,四、商品的核算方法,3.受托代销商品的核算受托方企业应设置“受托代销商品”帐户来核算。受托方企业受托代销商品的帐户处理，应包括以下三部分内容：（1）收到代销商品。（2）采用视同买断方式。（3）采用收取手续费方式。,四、商品的核算方法,（六）存货购销环节其他业务的核算方法1.存货购进环节其他业务的核算存货购进环节的其他业务主要包括以下内容：（1）拒付贷款和拒收货物的核算。（2）进货退出的核算。（3）进货退补价的核算。（4）进货发生溢缺的核算。2.存货销售环节其他业务的核算（1）销货退回的核算。（2）销货折让的核算。,四、商品的核算方法,（一）包装物的核算方法为了反映和监督各种包装物的收发和结存情况，企业应设置“包装物”帐户。本帐户应按包装物的品种、类别等设置明细帐户，进行明细分类核算。包装物数量不多的企业，也可以不设置“包装物”帐户，而将其并入“原材料”帐户进行核算。,五、包装物、低值易耗品的核算方法,（二）低值易耗品的核算方法低值易耗品的确认标准低值易耗品的核算为了反映和监督各种低值易耗品的收发和结存情况，企业应设置“低值易耗品”帐户。该帐户应按低值易耗品的类别、品种等设置明细帐户，进行明细分类核算。,五、包装物、低值易耗品的核算方法,（一）委托加工物资的帐户设置为了反映和监督各种委托加工物资的收发和结存情况，企业应设置“委托加工物资”帐户，核算企业委托外单位加工的各种物资的实际成本。（二）委托加工物资的帐务处理拨付委托加工物资结算加工费、税金及运杂费收回加工物资,六、委托加工物资,销售及应收账款的内部控制制度设计,了解：企业设立销售及应收账款内部控制的必要性。掌握：销售及应收账款内部控制的要点。掌握：关于销售及应收账款内部控制具体案例的制度设计方法。,主要内容,一、销售业务的特点二、销售业务内部控制设计的目标三、应收账款业务的特点四、应收账款业务的制度设计目标五、应收账款业务内部控制的设计六、销售及应收账款内部控制的要点,一、销售业务的特点,（1）业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞；（2）营业收入的确认与计量具有复杂性；（3）销售业务直接导致货币资金或应收账款的增加。,二、销售业务内部控制设计的目标,（1）保证营业收入的真实性、合理性、完整性；（2）保证商业折扣和销售折扣的真实性与适度性；（3）保证销售折让和销售退回的合理处理与揭示；（4）保证应收账款记录的真实性和可收回性；（5）杜绝销售业务中可能出现的低效率和一切违法乱纪、侵吞企业利益的行为。,三、应收账款业务的特点,1、应收账款是一种商业信用；2、应收账款是指流动资产性质的债权；3、逾期应收账款要计提坏账准备；4、应收账款可以向银行保理、贴现。,四、应收账款业务的制度设计目标,1、缩短收账期限，尽可能避免坏账损失2、防范职务舞弊，保证应收及预付款的安全3、保证在资产负债表上如实恰当地披露应收款项,五、应收账款业务内部控制的设计,1、制定科学的应收账款信用政策，包括：信用期间、信用标准和现金折扣政策。2、建立规范的应收账款对账制度。3、建立严格的应收账款收账监督制度4、坏账损失责任追究制度5、科学的应收账款会计管理制度,六、销售及应收账款内部控制的要点,（一）职务分离制度（二）信用政策（三）收账方法（四）坏账损失（五）科学的会计核算制度,（一）职务分离制度,（1）接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。（2）填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。（3）开具发票的人不能同时负责发票的审核工作。（4）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。（5）记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。（6）会计人员不能同时负责销售各环节的工作。,（二）信用政策,信用政策是应收账款管理制度的主要组成部分，包括：信用标准信用条件收账政策注意：合理的信用政策应把信用标准、信用条件、收账政策结合起来，考虑三者的综合变化对销售额、应收账款机会成本、坏账成本和收账成本的影响。,信用标准,信用标准-是企业同意向用户提供商业信用而提出的基本要求。通常以预期的坏账损失率作为判别标准。如果企业的信用标准较严，只对信誉很好、坏账损失率很低的用户给予赊销，则会减少坏账损失，减少应收账款的机会成本，但这可能不利于扩大销售量，甚至使销售量减少；反之，如果信用标准较宽，虽然会增加销售，但也相应的会增加坏账损失和应收账款的机会成本。,信用条件,信用条件-指企业要求用户支付赊销款项的条件，包括信用期限、折扣期限和现金折旧。信用期限是企业为用户规定的最长付款时间折扣期限是为用户规定的可享受现金折扣的付款时间现金折扣是在用户提前付款享受的优惠。注意：提供比较优惠的信用条件能增加销售量，但也会带来应收账款机会成本、坏账成本、现金折扣成本等额外的负担。,收账政策,收账政策-指信用条件被违反时，企业采取的收账策略。企业如果采用较积极的收账政策，可能会减少应收账款成本，减少坏账损失，但要增加收账成本。如果采用较消极的收账政策，则可能会增加应收账款成本，增加坏账损失，但会减少收账费用。因此，在制定收账政策时，应权衡增加收账费用与减少应收账款机会成本和坏账损失之间的得失。,（三）收账方法,收账管理包括如下两部分工作：(1)确定合理的收账程序(2)确定合理的讨债方法,（1）确定合理的收账程序,催收账款的程序一般为：（a）信函通知（b）电报电话传真催收（c）派人面谈（d）诉诸法律在采取法律行动前应考虑成本效益原则，但如果遇到以下几种情况则不必起诉：诉讼费用超过债务求偿额；客户抵押品折现可冲销债务；客户的债款额不大，起诉可能使企业运行受到损害；起诉后收回账款的可能性有限。,(2)确定合理的讨债方法。,若客户确实遇到暂时的困难，经努力可东山再起，企业帮助其渡过难关，以便收回账款，一般做法为：（a）进行应收账款债权重整：（b）接受欠款户按市价以低于债务额的非货币性资产予以抵偿；（c）改变债务形式为“长期应收款”，确定一个合理利率，同意用户制定分期偿债计划；（d）修改债务条件，延长付款期，甚至减少本金，激励其还款；（e）在共同经济利益驱动下，将债权转变为对用户的“长期投资”，协助启动亏损企业，达到收回款项的目的。如客户已达到破产界限的情况，则应及时向法院起诉，在破产清算时得到部分清偿。针对故意拖欠的讨债，可供选择的方法有：讲理法；恻隐术法；疲劳战法；激将法；软硬术法。,（四）坏账损失,坏账损失管理包括：1、坏账损失的确认标准2、坏账准备的计提方法3、坏账准备计提的会计处理4、坏账准备计提政策变更的追溯调整,1、坏账损失的确认标准,企业应当定期或至少于每年年度终了，对应收账款进行全面检查，预计各项应收款项可能发生的坏账，对于没有把握能够收回的应收款项，应当计提坏账准备。,2、坏账准备的计提方法,计提坏账准备的方法有：（a）余额百分比法（b）账龄分析法（c）赊销百分比法由企业自行确定。但无论采用哪种方法，企业都应当列出目录，具体注明计提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例。按照管理权限，经股东大会或董事会，或经理（厂长）会议或类似机构批准，并且按照法律、行政法规的规定报有关各方备案，并备置于公司所在地，以供投资者查阅。,3、坏账准备计提的会计处理,企业在确定坏账准备的计提比例时，应当根据企业以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量情况，以及其他相关信息合理地估计。,4、坏账准备计提政策变更的追溯调整,坏账准备提取方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应按照合法程序，经批准后报送有关各方备案，并在会计报表附注中予以说明。,（五）科学的会计核算制度,1.应收账款的记录必须经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据。2.根据应收账款的明细账户余额定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户核实，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作。3.应收账款的总账和明细账户的登记应由不同的人员汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账户和明细账户的余额。4.由信贷部门定期编制应收账款分析表，从中分析出是否存在虚列或不能收回的应收账款。5.制定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收，以保证公司债权得以收回；应收账款的各种贷项调整（包括坏账冲销、销售折让的给予等）必须经财务经理批准才能进行。,案例分析长虹集团,分析长虹公司巨额应收账款产生的制度缺陷，并提出一套行之有效的制度设计方案。,基本情况：,长虹始创于1958年，公司前身国营长虹机器厂是我国“一五”期间的156项重点工程之一，是当时国内唯一的机载火控雷达生产基地。历经多年的发展，长虹完成由单一的军品生产到军民结合的战略转变，成为集电视、空调、冰箱、IT、通讯、网络、数码、芯片、能源、商用电子、电子部品、生活家电等产业研发、生产、销售、服务为一体的多元化、综合型跨国企业集团，逐步成为全球具有竞争力和影响力的3C信息家电综合产品与服务提供商。2005年，长虹跨入世界品牌500强。2007年，长虹品牌价值达到583.25亿元。,四川长虹应收账款管理案例分析,长虹，作为中国彩电业的老大，有过年净利润25.9亿元的辉煌，也创下了巨亏37亿元的股市纪录。长虹的衰败始自1998年产品大量积压，与APEX家电进口公司的合作和巨额应收账款的产生。截至2004年12月，长虹应收APEX账款4.675亿美元，而根据长虹对APEX公司资产的估算，可能收回的资金只有1.5亿美元左右。尽管APEX公司是长虹在美国最大的合作伙伴，但是在确定信用政策时，长虹考虑坏账风险的策略是令人难以理解的。因为，长虹是在APEX公司拖欠国内多家公司巨额欠款情况下，还与其签订了巨额销售合同，说明了长虹作为知名企业，应收账款环节存在重大管理缺陷没有合理的内部控制制度。长虹案例暴露出我国企业内部控制存在的问题，给各行业带来了警示，应从中吸取教训，尽快建立健全适合我国国情的企业应收账款内部控制制度。,分析长虹公司巨额应收账款产生的制度缺陷,一、盲目销售二、合同设计漏洞三、赊销对象的信用调查不足四、应收账款的赊销管理不完善,一、盲目销售,长虹公司只注重销售，盲目的销售导致企业应收账款风险的增加。在与APEX公司签订销售合同时没有深究其企业状况：在APEX公司表面辉煌下其企业却存在严重的经营问题，拖欠了国内多家DVD制造商千万美元。,二、合同设计漏洞,长虹与APEX公司签订的合同非常简约，难以理清双方权利、义务以及潜在风险的分担。另外，长虹和APEX公司的交易，多为APEX以支票作为货款担保。如果APEX特意欺诈，使得这些支票无法兑付，长虹的损失就不可避免。,三、赊销对象的信用调查不足,在APEX公司“有前科”的情况下，长虹管理层还继续采用先发货后收款的方式对其进行销售，导致应收账款越积越多。,四、应收账款的赊销管理不完善,应收账款是一个持续的过程，在考虑赊销的时候，长虹没有在赊销前考虑，也没在赊销期间对应收账款适合地计提坏账准备，赊销后没有积极地追讨账款。,制度设计方案：,经过对长虹公司巨额应收账款产生的制度缺陷分析，提出以下制度设计方案（一）建立销售与应收账款内部控制系统（二）客户资信的调查与评价，建立客户资信档案（三）签订销售合同，制定信用条件（四）应收账款的日常管理,（一）建立销售与应收账款内部控制系统,销售与收款的业务流程包括向顾客接受订货单、核准赊销、发运商品