材料采购报销制度.doc

_材料采购报销制度1、 采购流程 1、仓库根据工程部制定的用料表，结合原材料库有数量，填制采购申请单，报送采购部。2、采购部根据采购申请单制定采购合同，经部门经理、总经理批准后，采购部门方可进行采购，原则上不见单不采购。 3、审批后的采购申请单交采购员采购，同时送一份财务备案。 4、采购物品的经办人员应本着勤俭节约、质优价廉的原则实施采购，谨防假冒伪劣和以次充好，必要时可请专业人员一同前往把握质量、技术关，采购物品必须取得如实的合法的购物凭证。 5、日常采购计划需提前5日申报采购计划，大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行的询价表。 6、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价单位的资料（包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等）报项目经理及项目负责人审批；采购员须按审批后的核价单、供应商及采购申请单进行采购。 7、特殊情况： 1、采购金额在5000元以下（含5000元），可先行采购，后补办采购申请单（时间控制在2天以内）； 2、采购金额在5000元以上10000元以下（含10000元），须电话告知项目负责人，经同意后予以先行采购，后补办采购申请单（时间控制在2天以内）； 3、采购金额在10000元以上的，一律必须先办理材料计划手续，否则采购员不予采购；对于提前采购的，没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的，项目部财务有权不予以认可，所造成的损失由采购员自行承担。 二、借款： 采购员根据采购申请单，填写“借支单”，由项目经理及项目总负责人审批签字后由财务部负责人确认，然后到出纳处办理借支。 三、入库： 1、购回材料先交项目部库房办理入库手续，必要情况下可让质检员协同监督；在双方或三方的对票清点后归类存放，同时，库管员必须按所采购材料的清单、发票或收据内容据实填写入库单，并将入库单的第三联交与采购员。 2、对所购物品与购物凭证内容不符，或者物品短少、损坏、变质劣质等情况，库管人员应严格把关拒绝验收。对未经申购擅自购买或擅自改变申购计划购买的物品，库管人员不得验收。 四、费用报销的规定及流程 1、采购合同确认后的预付款支付： 1.1 财务部门凭采购申请单、采购合同或付款清单，办理预付款的支付工作。 1.2 审批流程：部门经理审核财务部负责人复核财务付款 1.3 完成以上审批程序后，方可安排付款。 2、原材料现金采购费用的报销：2.1 财务部凭采购申请单、费用报销单、采购合同、送货单、入库单，发票办理报销业务。2.2 审批流程：部门经理审核财务负责人复核总经理复核审批签字。2.3 财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。 2.4 采购员须在采购后3天内完成签字报销手续，并交财务进行冲帐（特殊情况除外）。 2.5 对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账，并定时协助财务部门进行往来确认。 2.6 办理报销的购物凭证必须有经办人员、验收人员、审批领导的签名；对不符合有关财政法规的支出，应及时向总经理汇报，妥善处理。 3、采购物品时，如有手续费、差价补贴等情况发生，采购部经办人员应立即向公司领导说明并交财务部门入账，由公司统一处理。经办人员不得擅自截留或自行处理，否则按贪污论处。4、为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前3个工作日向财务部提出申请。 5、发票报销时需提供的附件： 附件1：采购申请单 附件2：采购合同 附件3：借款申