国际商业信函的三种格式及注意事项

一、国际商业信函的格式1、Indented Form 缩格式 缩格式特点：1）页面日期：靠右2）标题：具体收信人和事由居中3）段首缩格：二个汉字或字母4）结束敬语和落款靠右2、Blocked Form 齐头式齐头式特点：1）除信头外全左对齐3、Modified Blocked Form 改良齐头式改良齐头式特点：1）页面案号和日期靠右；2）落款偏右二、国际商业信函的组成部分必要部分：1. The letterhead 信头标准：包括：发信函方的公司全称、公司地址、公司电话、公司传真、公司E-mail中式：名称在上，地址在下，地址先大后小。英式：名称在上，地址在下，地址先小后大。包括， 示范： Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 2. The date line 日期标准：信头之下，多右齐美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右包括：美式：月-日-年英式：日-月-年3. The inside name and address 收信人名称地址标准：日期之下包括：收信人名称和地址4. The salutation 称呼标准：收信人地址之下包括：职称对男士（正规）：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:对女士（正规）：Dear Madam, 或Dear Mesdames,对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,5. The body of the letter 信文标准：标题之下（事由）包括：正文6. The complimentary close 结尾敬语标准：正文下，多靠右包括：商务用祝福语汇如“顺祝商祺”和信件中的“此致敬礼”英式示范：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,7. The signature 落款标准：敬语之下包括：英式发信人手写签名、打印签名发信人职称发信人所在公司附加部分：8. The attention line 具体收信人标准： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线9. The subject line 事由标准： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线包括：主标和副标 10. The reference notation 案号标准：落款之下，齐左11. The enclosure 附件标准：案号之下，齐左12. The carbon copy notation 抄送标准：抄送之下，齐左13. The postscript 附言标准：抄送之下，齐左备注：1、信头、收信人名称、地址英式：名称在上，地址在下，地址先小后大。包括，公司名称、门牌号、街道名、城市名、邮编、国家名。示范： Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 中式：名称在上，地址在下，地址先大后小。 商业英语书信的格式（一）缩行式 缩行式信函的特点：1） 头和封内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进23个字母的位置；2） 期放在信纸的右上端，签名放在中间偏右下方；3） 每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进35个字母的位置；4） 段落之间要空12行。信1Messrs. William & Sons58 Lancastor HouseManchester, EnglandMarch 20, 1999Our ref. No.Your ref. No.The National Transport Co.120 Broadway StreetRangoon, BurmaDear Sirs,Re: Lab InstrumentsYour firm has been recommended to us by Messrs. Charles Evans Ltd., Birmingham, with whom we have done some business for the past two years.We are thinking of getting a supply of instruments. Please furnish us with a catalogue, price list and brochure, if available.We are looking forward to your early reply.Yours faithfully,（二）齐头式或平头式(Block style)齐头式信函的特点：每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。信2EL Mar Trading Company16 Main StreetFresno, CaliforniaU.S.ATel:123456Cable Address: ELMAR FRESNO8 January,1999Gentlemen,We thank you for your letter of January 1. As requested, we enclose the catalogues for your reference.We would be very glad to offer any further assistance. Please contact us if you need any additional information.Yours sincerelyEncl. : as stated（三）混合式 ( Semiblock style with indented paragraphs)混合式信函的特点:1） 正文的每一段落的第一行采用缩行式;2）除信头和日期外，其他部分采用齐头式。信3Office of the AttorneyAAA Company123 Main StreetCenterville, IL666U. S. A.April 21, 1999President, Billboard Inc.999 BroadwayMetropolis, NY2222Dear Sir:We value your long-term relationship with us.A review of your account shows that some time has passed since you last made payment to us. If there is some difficulty you are facing that is causing this, we would like the opportunity of worki