用友ERP-U8应用技术

第四章 用友ERP-U8应用技术（之一）41 用友ERP-U8概述411 用友U8是用友公司历经14年开发及服务历程、在30余万家客户应用经验基础上开发和完善起来的、面向中国市场的企业资源计划系统和全面管理解决方案。系统以企业业务流程为导向、应用价值为主体，将企业基础资源、需求链、供应链三个管理与竞争核心构筑成为三角形业务应用体系，再以业务应用为基础，构筑战略决策应用模式，从而形成金字塔总体应用价值模型。用友U8的应用设计基于优化后的企业价值链结构，将工业企业和商品流通企业的价值链结构，系统地创新性地组织优化之后，如图1和图2所示。工业企业的价值链结构战略决策层 经营计划 预算管理 资金管理 成本管理 绩效管理 集团财务 项目管理 投资管理经营运作层 供应商管理 采购管理 库存管理 销售管理 运输管理 服务管理 渠道管理 客户管理 生产组织层 MRP 产能计划 车间管理 生产质量 设备维护 委外加工 CAPP CIMS产品设计层 BOM/配方 模具管理 ECN 实验管理 PDM CAD基础资源层 财务会计 人力资源 税务 银行 政府/行业规范 图1 商品流通企业的价值链结构 战略决策层 经营计划 预算管理 资金管理 成本管理 绩效管理 集团财务 项目管理 投资管理 经营运作层 供应商管理 采购管理 库存管理 销售管理 运输管理 服务管理 渠道管理 客户管理 进出口管理 基础资源层 财务会计 人力资源 资产管理 税务 银行 政府/行业规范图24.1.2用友ERP-U8总体结构以及总账系统与其他系统的主要关系用友U8总体架构图如图3所示，总帐系统与其他系统的关系可用图4来表达。出纳管理 进出口管理 UFO报表 合同管理 委外加工 自助系统成本管理 促销管理 质量管理 日常事务资金管理 出口管理 成本计算 绩效评估报帐中心 进口管理 工作中心 招聘管理工资管理 委外管理 车间管理 培训管理 专家分析 PDM接口 项目管理固定资产 质量管理 细能力计划 薪资福利 业绩评价 行业报表 网上银行 销售前端存货核算 销售管理 粗能力计划 制度政策 移动商务 合并报表 金税接口 公共财政应付管理 库存管理 需求计划 劳动合同 预警平台 结算中心 WEB应用 食品饮料应收管理 采购管理 主生产计划 人员信息 数据分析 集团财务 EAI平台 图书出版总帐管理 物料需求计划 模拟报价 职务职能 管理驾驶仓 集团预算 系统管理 医药GSP财务管理 供应链 生产制造 人力资源 决策支持 集团财务 企业门户 行业插件 图3 工资管理 资金管理 网上银行 报帐中心 固定资产 凭证 项目管理 凭证 凭证 总帐系统 应收系统 成本管理 数据 应付系统 存货核算UFO报表 管理驾驶仓 财务分析 图442用友ERP-U8系统管理与基础设置421系统管理应用指南U8系统允许以两种身份注册进入系统管理模块，一是以系统管理员（admin）的身份，二是以账套主管的身份。系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套，系统管理的操作权限具体包括：账套的建立、引入和输出，设置用户、角色和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。在系统管理模块中，账套主管负责所选账套的维护工作，包括对所管理的账套进行修改、年度账管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。初次使用U8系统，首先必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能再以账套主管的身份注册进入系统管理模块。系统管理员与账套主管注册系统管理的界面是不一样的，以系统管理员身份注册系统管理，登录界面只包括：服务器、操作员和密码。而以账套主管身份注册系统管理时，登录界面除上述三项之外，还包括账套、会计年度、操作日期。关于年度账管理的有关功能：（1）建立年度账。在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，在每个会计期间结束时自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息则需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。（2）结转上年数据。每到年末，启用新年度账时，需要将上年度中的相关帐户的余额及其他信息结转到新年度账中。如需要将2007年的数据结转到2008年，则需要以账套主管的身份注册进入系统管理，并且年度必须选择2008年才行。由于U8系统内模块众多，彼此之间存在数据传递关系，因此结转上年数据的操作不是随意进行的，需要遵从一定的顺序，可按图5所示顺序进行结转。 建立新年度账资金管理结转 购销链结转 固定资产结转 工资管理结转 应收应付结转 成本管理结转 总帐系统结转图5图5中，对于水平方向的模块是不分先后顺序的，但对于垂直方向的顺序是自上而下的。无论企业使用的模块是否齐全，或者只应用了其中的任意几个模块，都要依照此顺序执行结转。关于权限管理：为了保证系统运行安全、有序，适应企业精细管理的要求，权限管理必须向更细、更深的方向发展，用友U8系统提供了权限的集中管理功能。除了提供用户对各模块操作权限的管理之外，还相应地提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式使得权限控制更灵活、有效。在用友U8系统中可以实现以下三个层次的权限管理：第一，功能级权限管理，此项权限管理或分配，在系统管理中的“权限分配”设置，功能级权限管理提供了更为细致的功能级权限管理功能，包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。第二，数据级权限管理。该权限可以通过两个方面进行控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。例如，设定操作员马方只能录入某一种凭证类别的凭证，或者设定某个操作员不能使用“实收资本”科目来制单，也不能对“实收资本”有关帐簿进行查询，等等，数据级权限管理需要通过“企业门户/基础信息/数据权限”的功能来完成有关设置，且必须在系统管理的功能权限分配之后才能进行，有关该权限的具体分配方法见后面的内容介绍。第三，金额级权限管理。该权限主要用于完善内部金额控制制度，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，例如可以通过金额级权限管理，设定操作员马方只能录入金额在20000元以下的凭证，此权限管理也必须在系统管理的功能权限分配之后才能进行，有关此项权限的设置方法见其后内容介绍。关于账套和年度账的区别：账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成的，首先有账套然后才有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。422 基础设置4221企业门户 用友U8系统包含众多子系统，它们之间存在很多共性，如都需要进行登陆注册、都需要设置系统基础档案信息等。进入用友U8应用系统时，用户既可以单独注册任何一个子系统，也可以通过“企业门户”注册进入企业门户，从而取得无需再次验证而进入任何一个子系统的“通行证”，这样既可以避免重复登录，节省时间，也可以充分体现数据共享和系统集成的优势；其次，系统的基础档案信息将集中在企业门户中进行维护；最后，通过企业门户还可以实现个性化业务工作与日常办公的协同进行。4222基本信息（系统启用、编码方案）系统启用是指设定在用友U8系统中各子系统开始使用的日期，只有启用后的子系统才能进行登录，系统启用可以采用两种方式，第一种方式是：在系统管理中创建账套时启用系统，第二种方式则是：通过企业门户中的“基础信息/基本信息/系统启用”功能来完成，当然，用户应该是之前没有使用第一种方式设置系统启用信息。系统启用设置应该注意以下几个方面：（1）各系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期间；（2）供应链各系统启用之间应该符合以下关系：如果应付款管理先启用，采购管理后启用，则采购系统的启用月 必须大于等于应付款系统的未结帐月；如果应收款管理先启用，销售管理后启用，则销售系统的启用月必须大于等于应收款系统的未结帐月。物料需求计划系统必须与库存系统与采购系统集成使用。采购管理、库存管理、存货核算、销售管理各子系统中如果有一个后启用，则后启用系统的启用期间必须大于等于其他子系统最大的未结帐月。编码方案：主要用于设置有编码级次档案的分级方式和各级编码长度，用友U8各系统均需要用到编码方案。4223基础档案基础档案的设置顺序：由于企业基础数据之间存在前后承接关系，因此，基础档案的设置应遵从一定的顺序，如图6所示。图中未列出的项目，不存在先后顺序问题。外币设置 会计科目设置 凭证类别部门档案 职员档案客户分类 客户档案供应商分类 供应商档案地区分类存货分类 存货档案计量单位 图64224数据权限设置数据级权限管理可按以下几个步骤进行操作：首先，设置在本账套中需要对哪些业务对象进行数据权限控制，这可以通过打开企业门户中的“基础信息/数据权限”窗口，然后双击“数据权限控制设置”，打开“数据权限控制设置”对话框，针对系统提供的记录级业务对象和字段级业务对象，选择是否进行权限控制，若需要进行控制，在相应的业务对象所在行的“是否控制”复选框单击使之为对勾状态。这里需要注意：账套主管不需要设置数据权限，缺省拥有全部数据权限；对应每一个业务对象，其权限的控制范围在数据权限控制设置界面和数据权限设置界面中均提供相应说明；对某一对象设置了需要进行数据权限控制后，才能在后续的数据权限设置中对应用户、用户组进行授权。完成“数据权限控制设置”之后，就进入到下一步，进行“数据权限设置”，此步的作用是设置用户、用户组所能操作的档案、单据的数据权限，用于控制后续业务处理许云编辑、查看的数据范围。操作时，可分成两种方式来配置相应权限：一种为记录级权限分配，另一种为字段级权限分配。通过前者可以对如下档案进行记录级权限控制：单据设计（即可以对哪些单据进行单据设计处理）、单据模版（即可以使用哪些单据模版进行单据的增加）、科目、凭证类别、项目、客户、部门、供应商、业务员、存货、仓库、货位、资金单位、工资项目、报帐中心单位、用户（即可以对哪些用户所做的单据或凭证有查询、删改、审核、弃审、关闭的权限）。后者主要出于安全保密性的考虑所做的配置，比如有的用户提出一些单据或者列表中有些栏目应限制查看权限，例如限制仓库保管员看到出入库单据上的有关产品（或商品）价格信息。在进行记录级权限分配时，针对科目、凭证类别、项目、客户、部门、供应商、业务员、存货、仓库、货位、资金单位对象的数据权限均细化为查询、录入权限，但对于客户、供应商、存货设置记录权限时，系统要求先设置对应的权限分组，在将权限分组与档案记录作一个对应关系，然后再直接对用户进行授权，授权的记录不是档案本身，而是对应的权限组记录。完成以上两步操作之后，要想让数据权限控制发挥作用，还必须与各模块相应权限控制参数配合使用才会达到预期控制目的，也就是说，还需要针对业务对象的归属到相应系统中进行参数设置，这种数据权限控制才能生效， 比如，要想限制某个操作员只能使用局部科目进行制单，在完成上述两个步骤的设置之后，就需要到总帐系统中，通过“选项”参数设置将“制单权限控制到科目”置成对勾状态，前面所做的科目数据权限设置就起作用了。金额级权限管理可以实现对采购订单的金额审核额度以及科目的制单金额额度的权限控制，其操作过程按以下几个步骤进行：第一步，设置金额级别，在“金额权限设置”窗口，选择业务对象“科目级别”（或采购订单级别），单击“级别”按钮，进入“金额级别设置”窗口，单击“增加”按钮，出现空白行，双击“科目编码”（选择“采购订单级别”时，不用做此步）栏，参照选择科目编码，系统自动显示相应的科目名称，手工输入级别1-6的金额。设置科目金额级别时，上下级科目不能同时出现，如已经设置了101科目的金额级别，则不能再设置一个10101科目的金额级别，此时设置的101科目的金额级别对其下级科目全部适用，即所有101的下级科目拥有相同的金额级别。从级别1到级别6，金额必须逐级递增，不允许中间为空的情况存在，但允许最后有不设置的级别存在。第二步，分配科目（或采购订单）金额权限。在“金额权限设置”窗口，单击“增加”按钮，在列别最后增加一个用户金额级别权限记录，双击“用户编码”，参照选择用户编码，系统自动显示用户名，选择已设置好的金额级别，一个用户只能选择一个级别。第三步，要想金额权限设置生效，还必须通过调用相应子系统对有关权限控制参数进行设置才能起作用，比如对科目金额权限来说，可以通过总帐系统中的“选项”功能将“操作员进行金额权限控制”置成对勾状态。这样才能发挥科目金额权限控制作用。金额权限控制中有三种情况不受金额权限控制：调用常用凭证模版生成的凭证、期末结转生成的凭证以及外部系统生成的凭证。43 用友ERP-U8总账系统431总账系统初始设置总帐系统初始设置是应用总帐系统的基础工作，在此将结合企业的实际情况，将一个通用的总帐系统改造为适用本企业核算的“专用总帐系统”。该设置主要包括会计科目、外币币种及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、自定义项、期初余额等。4311设置系统参数 在首次启动总帐系统时，需要确定反映总帐系统核算要求的各种参数，使得通用总帐系统适用于本单位的核算具体要求。总帐系统的业务参数将决定总帐系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般 不得随意更改。可通过总帐系统的“设置/选项”功能来实现对某些参数的调整。选项功能包括四个标签页：“凭证”、“帐簿”、“会计日历”、“其他”。选择相应标签页可实现对应账套参数的修改。“凭证参数设置”：主要包括“制单控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“凭证控制”、“预算控制”、“合并凭证显示、打印”项目。“帐簿参数设置”：主要包括“打印位数宽度”、“明细帐打印输出方式”、“凭证、帐簿套打”、“明细帐查询权限控制到科目”等项目。“会计日历设置”：可查看启用会计年度和启用日期，以及各会计期间的起始日期和终止日期，此处仅能查看会计日历的信息，如需修改必须到系统管理中进行。但在系统管理中修改有关日期必须满足以下规范要求：如已输入汇率则不能修改总帐启用日期；总帐中如已输入期初余额（包括辅助期初）则不能修改总帐启用日期；总帐中已制单的月份不能修改总帐的启用日期，其他系统中已制单的月份也不能修改总帐的启用日期；第二年进行系统，也不能修改总帐的启用日期。“其他”参数设置：主要包括“数量小数位”、“单价小数位”、“本位币精度”、“部门排序方式”、“个人排序方式”、“项目排序方式”等等。以下将重要的控制参数作说明：控制参数控制意义（或目的）所在项目和页签制单序时控制控制系统保存凭证的顺序，可以按凭证号顺序排列也可以按日期顺序排列，选中此参数时，凭证编号必须按日期顺序排列。制单控制/凭证页签制单权限控制到科目配合数据权限设置，当在数据权限设置中设置了科目权限，再选择此项时，权限设置有效，制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。制单控制/凭证页签凭证审核控制到操作员该项参数的设置应与前期企业门户中设置的“用户”数据权限项配合。凭证控制/凭证页签出纳凭证必须经由出纳签字选择此参数，则现金、银行科目凭证必须由出纳核对签字之后才能记账。凭证控制/凭证页签按年排页选中此参数：打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细帐顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。此时，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始。明细帐打印输出方式/帐簿页签明细帐查询权限控制到科目在系统管理中设置明细帐查询权限，必须在此处选择此参数，才能起到控制作用帐簿页签4312设置会计科目 科目设置原则如下：（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时，资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均需设置；（2）会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据，需要从总帐系统中取数的，必须设立相应的科目；（3）会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总帐科目，又要设置明细科目；（4）会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度规定设置；（5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为在总帐系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目。为了满足企业对某些具体会计业务的核算和管理，企业除了完成一般的总帐、明细帐核算设置之外，还可以设置辅助核算，以更灵活多变的辅助核算形式、统计方法为管理者提供准确、全面的会计信息。辅助账主要包括：数量核算、外币核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算、部门核算和项目核算等。在建立会计科目时，对有辅助核算要求的科目，需要设置相应的辅助核算标识，以便今后在输入凭证时，系统可以根据辅助账标识，提示用户输入相应的附加业务信息。科目设置时的几个主要选项的控制意义：（1）汇总打印：是指在同一张凭证中当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔同方向的分录时，如果希望将这些分录按科目汇总成一笔打印，则需要在科目设置时设置“汇总打印”，并指定汇总到的科目（比如当前科目本身或者其上级科目）。（2）封存标识：被作了“封存”标识的科目在制单时不可使用。（3）受控系统：您在科目设置中定义的客户、供应商核算的科目将自动被设置成应收应付系统的受控科目，此时您可根据需要自由修改是否受控。会计科目修改注意事项：（1）没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改；（2）已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性；（3）已有下级科目，不能修改其编码，应遵循“自下而上”原则，即先删除下一级科目，然后修改本级科目；（4）已经输入余额的科目，不能修改其编码，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（置为0），才能修改该科目；（5）已有数据的科目不能修改科目的相应属性。科目增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目所有科目属性与原上级科目一致。会计科目的删除规则：（1）下级科目存在时，不能删除其上级科目；（2）如果科目已输入期初余额或已制单，则不能删除；（3）被指定为现金银行科目的会计科目不能删除，如想删除此科目必须先取消有关现金银行科目的指定。指定会计科目：是确定出纳的专管科目。被指定为现金、银行总帐科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记帐，进行银行对账，以及在制单中进行支票控制和资金赤字控制。一般情况下，现金科目要设为日记帐，银行存款科目要设为银行账和日记帐。定义科目自由项：在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还可能有许多辅助信息来说明此项业务的情况，这些信息并不是凭证的主要信息，又无法通过辅助账实现，但在制单时又希望对这些信息提供输入的地方，并在查询时可以进行有关统计，如果有这种用户需要的话，则可以使用自定义科目自由项的功能。操作方法是：在会计科目设置窗口，执行“编辑/定义自定义项”命令，或单击工具栏中的“定义”按钮，即可进入“定义自定义项”窗口。需要注意的是，用友软件在此处可以允许用户自定义16个科目自由项，但每个自由项的具体名称则不能在此处设置，必须到总帐系统的另一个功能“设置/自定义项”中进行。4313设置项目目录（项目档案） 一个单位项目核算的种类可能有多种多样，如在建工程、对外投资、技术开发、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等等，为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目辅助核算科目，然后再定义项目目录（项目档案）。项目档案的设置步骤：（1）定义项目大类，内容包括项目大类名称、项目级次、项目栏目；（2）指定核算科目：就是具体指定核算此大类项目所使用的会计科目，指定核算科目之前，必须在总帐系统的会计科目设置中，将需要进行项目核算的科目的辅助核算属性设置为项目核算；（3）定义项目分类信息：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目做进一步划分，这就需要进行项目分类的定义；（4）定义项目目录：将各个项目大类中的具体项目输入系统，具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称。项目档案设置时的重要注意事项：（1）项目大类设置时的项目大类属性说明：4成本对象（如果需要进行成本核算，可以选择项目大类属性为“成本对象”，则系统自动将“成本对象”作为当前项目大类名称，并在项目栏目中自动增加“对应产品结构父项编码”和“对应产品结构父项名称”两个字段，其类型和长度由系统预置。4使用存货目录定义项目：如果企业使用了存货核算系统，可以在这里选择存货档案中已定义的存货目录作为项目进行核算管理。选择此属性为项目大类属性时，系统自动将“存货核算”作为当前项目大类名称，并在随后自动形成项目分类信息（以存货分类信息为准），并对照存货目录自动形成项目目录。4现金流量项目：以现金流量项目为项目大类进行核算管理，系统自动将“现金流量项目”作为当前新增项目大类的名称，并且在原来系统预置的四个固定栏目基础上自动增加“方向”字段，用以定义现金的流入或流出方向，为现金流量统计提供基础参数设置。4项目成本核算大类：当用户选择此大类属性时，系统将在项目大类名称处自动填上“项目管理”，但允许用户对该名称进行修改，如果以前已经设置过项目成本核算大类，系统将不允许进一步进行添加这中核算大类操作。设置项目成本大类，系统预置的固定项目除了四个固定栏目外，还会包括一个“完工日期”栏目，类型为日期型，长度为10个字符，不可修改类型和长度。4普通项目：除了系统预置的成本对象、项目管理、存货核算和现金流量项目大类之外，用户可以自由设置任何具有相同经济性质的一类经济业务组成为一个项目大类，例如一份订单、一份合同、一个建筑项目、投资项目等。4314凭证类别设置凭证类别无论如何分类都不会影响记账结果。在U8系统中，第一次使用总帐系统，首先应正确选择凭证类别的分类方式，然后再设置具体的限制条件，以便提供凭证处理的准确性。凭证类别的先后顺序，将决定明细帐中账项的排列顺序。例如：设置凭证类别排列顺序为收、付、转，则在查询明细帐、日记帐时，同一日的凭证，将按照收、付、转的顺序进行排列。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。4315结算方式设置为便于管理和提高银行对账的效率，系统提供了设置银行结算方式的功能，用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等，如需通过出纳管理进行银行对账功能的使用，则必须首先设置结算方式。结算方式一旦被引用，就不能进行修改和删除的操作。4316输入期初余额 当第一次使用总帐系统时，首先应将原系统的帐户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到总帐系统中。基本输入规则如下：（1）输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向。如果借贷标志不能改变，余额可用“”符号表示；（2）只要求输入最低级科目的余额，非末级科目的余额系统自动计算；（3）如果在年中某月开始建账，需要输入启用月份的月初余额，以及年初到该月前的借贷方累计发生额，系统自动计算得到该科目的年初余额；（4）在输入期初余额时，如果某科目涉及辅助核算，则必须输入辅助账的期初数据。如：往来科目应输入期初往来未核销账项。凭证记账后，期初余额只能查询，不得修改。无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。若客户/供应商往来款项由应收/应付系统核算，则客户/供应商往来科目中各客户或供应商的期初余额应在应收/应付系统中输入，在总帐的往来辅助账余额装入状态，只需点击“引入”即可完成往来辅助账期初明细余额的装入。期初余额输入完毕之后，点击“试算”即可查看期初余额是否试算平衡。如果期初余额试算不平，则不能记账，但可以填制凭证。已经记过账的话，则不能再录入或修改期初余额，不能执行“结转上年余额”的功能。432总账系统日常处理4321填制凭证记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等，二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算原始数据。在总帐中，记账凭证的来源主要有三类：一是根据审核无误的原始单据直接在计算机上编制记账凭证，或由人工编制记账凭证，再输入计算机；二是从其他业务系统自动传递到总帐中的凭证；三是由总帐系统期末结转形成的凭证。凭证日期的时序控制：凭证日期应随凭证号递增而递增，且应该大于等于启用日期，不得超过系统日期。在凭证输入时，凭证的每一行均必须有摘要，输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，并且必须是最低级（或最底层）的科目编码，金额不能为0，红字以“”表示。使用常用凭证（模版）：在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制其他凭证时可以随时调用，必将大大提高业务处理的效率。注意此项功能与安易2000账务处理系统中的“日常使用”的自动分录的作用区别。4322查询凭证在制单过程中，可以通过查询功能，对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。通过填制凭证窗口的“查询”功能或者单击“凭证/查询凭证”，输入查询条件后，可查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、相关明细帐帐簿数据等。查询其他凭证信息：4分单：若当前凭证有多张分单，只需执行“查看/查找分单”命令，输入分单页号，即可查看该张分单内容。4联查明细帐：当光标在凭证分路上时，执行“查看/联查明细帐”命令，系统将显示该笔业务发生科目的明细帐。4联查原始单据：若当前凭证是由外部系统制单生成的，则执行“查看/联查原始单据”，系统将显示生成这张凭证的原始单据。4联查辅助明细：当光标在凭证分录处时，执行“查看/联查辅助明细”，若该科目有辅助核算，系统将显示该笔业务当月发生科目的辅助明细账。4外部系统制单信息：若当前凭证为外部系统生成的凭证，可将鼠标移到记账凭证的标题处，按下鼠标左键，系统将显示当前凭证来自哪个子系统，凭证反映的业务类型与业务号。4当前科目最新余额：单击工具栏上的“余额”按钮，屏幕显示当前光标所在科目的最新余额。4323修改凭证凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证仍是难免的，记账凭证的错误必然会影响到系统的核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。在总帐系统中，对不同状态下的错误凭证有不同的修改方式，具体如下：4对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时找到错误凭证，在编辑状态下直接修改（但凭证编号、凭证类型不能修改）。4已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先通过凭证审核功能中的取消审核操作将当前凭证的审核签字取消，再通过凭证的编辑功能直接进行修改。4若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改，针对此种情况的凭证处理，会计制度要求留下审计线索，可以采取“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”予以更正。4若本期已经结帐，则必须在下期进行冲销处理。对于外部系统传过来的凭证不能在总帐系统中进行修改，只能在生成该凭证的子系统中进行修改。如果该外部凭证已经记账，则必须在相应外部子系统对此凭证进行冲销处理，然后编制一张正确凭证进行补充。4324冲销凭证（内容省略，自己操作软件便知）4325作废与删除凭证如果遇到有非法的凭证需要作废时，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证进行作废。作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。凭证编号为系统编号时，作废凭证后，系统不整理断号，系统自动寻找最小的凭证断号。作废凭证不能修改，也不能审核，记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结帐，但系统不对作废凭证做任何数据处理，相当于一张空凭证。进行帐簿查询时，也查不到作废凭证的数据。如果作废凭证不想保留，则可以通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，系统对未记账凭证会重新编号。但必须注意的是，如果已记账的凭证编号大于作废凭证的编号，则系统将拒绝将作废凭证彻底删除。4326科目汇总（内容略）4327审核凭证 在用友总帐系统中，审核凭证包括出纳签字、主管签字和审核员审核凭证三方面工作，并且严格规定主管签字和审核员审核签字时，操作员与所审凭证的制单人不能是同一人。但对出纳签字无此规定。出纳签字：凭证填制完毕字后，如果该凭证为出纳凭证，并且先前通过“选项”功能设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳对此凭证核对签字。出纳签字时，可填补结算方式和票号。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除。取消签字只能由出纳本人操作。主管签字：为了加强对会计人员制单的管理，系统提供了“主管签字”功能，如果先前通过“选项”功能设置了“凭证必须经由主管会计签字”的话，则会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。审核凭证：审核方法有屏幕审核和对照审核。屏幕审核可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令，如果“标错”，计算机在凭证上会表明“有错”字样。对照式审核是通过对凭证的二次输入，达到系统自动审核凭证的目的，确保经济业务处理不会发生输入错误。4328记账记账凭证经审核签字后，即可用来登记总帐、明细帐、日记帐、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账即登记帐簿，是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记帐簿等操作。有关注意事项：（1）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围；（2）如果有不平衡凭证时不能记账；（3）作废凭证不需审核可直接记账（注意这一做法与安易完全不同，但作废凭证即使记账，只不过做上记账标记，对相关科目的帐簿数据没有任何影响）；（4）上月未记账，则本月不能记账；（5）上月未结帐时，本月不得记账；（6）在记账过程中，不得中断退出；（7）记完账后不能整理凭证端号；（8）记完账后的凭证不能在“填制凭证”界面查询，只能在“查询凭证”界面查询。4329银行对账 银行对账是货币资金管理的主要内容，在总帐系统中，银行对账的科目是指在会计科目设置时指定为银行科目的科目。使用用友总帐系统的银行对账功能，也包括两大步骤：首先将所有期初未达账项装入到计算机系统中，这可以通过“输入银行对账期初数据”功能来完成；其次，便进入到日常银行对账过程，主要包括：输入银行对账单、银行对账（包括自动银行对账、手工银行对账）、输出余额调节表、查询对账单或日记帐勾对情况以及长期未达账审计等。 输入银行对账期初数据：为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账”功能进行对账之前，必须在开始对账的月初先将日记帐、银行对账单未达账项输入系统中。“银行对账期初”功能是用于第一次使用银行对账模块前，输入日记帐及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后一般不再使用。433总账系统月末处理 月末处理是指将本月所发生的经济业务全部登记入帐后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结帐。在计算机处理下，由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，由计算机来处理这些有规律的业务，不但节省会计人员的工作量，也可以加强财务核算规范性。4331定义转帐分录 转帐分为外部转帐和内部转帐。外部转帐是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总帐系统中；内部转帐是指在总帐系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。 第一次使用总帐系统，应先进行“转帐定义”，即设置自动转帐分路。定义完转帐分路后，在以后各月只需调用“转帐生成”功能，即可快速生成转帐凭证。但当某转帐凭证的转帐公式有变化时，需先在“转帐定义”中修改转帐分录内容，然后再转帐。 自动转帐分录可分为两类：第一类为独立自动转帐分录，其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；第二类为相关自动转帐分录，其金额的大小与本月发生的业务有关。“转帐定义”功能提供六种转帐模式的定义：自动转帐定义、对应转帐设置、销售成本结转设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转设置、期间损益结转设置。自定义转帐设置：由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转帐的不同。为适应各个企业不同转帐的需要，用户可以自行定义自动转帐模式。设置转帐分录时，首先需要设置转帐分录的基本内容，包括：摘要、会计科目和借贷方向等；其次，也是最为关键之处是需要描述发生额的来源表达式（即金额公式），而这又需要借助函数来表达。对应转帐设置：对应转帐就是对两个科目进行一一对应结转。对应结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的科目结构 必须一致（具有相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。当然，转入科目也可以不止一个。销售成本结转设置：是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。在总帐系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算，且这三个科目的下级科目的结构均一一对应。则可使用销售成本结转模式来完成销售成本转帐工作。期间损益结转设置：期间损益结转主要用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。设置此模式时，只需指定凭证类别和本年利润科目，即可完成这种转帐模式的设置。4332生成机制凭证在定义完转帐模式之后，每月月末只需执行本功能，即可由计算机自动生成转帐凭证，在此生成的转帐凭证，需经审核、记账才能真正完成结转工作。由于转帐是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转帐工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转帐凭证数据可能有误。特别对于一组相关转帐分录，必须按照顺序依次进行转帐生成、审核、记账。如果使用了应收、应付系统，则在总帐系统中，不能按客户和供应商进行结转。4333对账一般来说，实行计算机记账后，只要记账凭证输入正确，计算机自动记账后各种帐簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证在任何情况账证相符、账账相符，应经常使用对账功能，至少一个月一次，一般可在月末结帐前进行。4334结帐 每月月底都需要进行结帐处理，结帐实际上就是计算和结转各帐簿的本期发生额和期末与余额，并终止本期的账务处理工作。在计算机方式下，结帐工作与手工相比简单多了，结帐是一种成批数据处理，每月只结帐一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月帐簿的初始化，由计算机自动完成。已结帐月份不能再填制当月凭证。第五章 用友ERP-U8应用技术（之三）51 UFO报表功能概述UFO的主要功能有：文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供各行业报表模版。文件管理包括：新建、打开、保存、执行、文件口令、自定义菜单、常用批命令、生产HTML、其他财务软件数据、命令窗、打印设置、打印、数据套打、重新登录。格式管理包括：表尺寸、行高、列宽、区域画线、单元属性、组合单元、可变区、保护、套用格式、自定义模版、生产常用报表、报表模版。数据处理包括：关键字、编辑公式、公式列表、透视、排序、汇总、审核、舍位平衡、整表重算、表页计算、表页不计算、计算时提示选择账套、数据采集。工具包括：显示分页、强制分页、显示比例、显示风格、插入图表对象、图表窗口、自动求和、二次开发、发送和接收。52报表系统基础设置521创建新表 利用UFO的文件管理功能可以创建一个新的报表文件，此文件就是报表簿（工作簿），可容纳多张报表。新建成功后，系统自动商场一张空白表页。用户可进一步进行格式设计。报表格式设计是制作报表的基本步骤，它决定了整张报表的外观和结构。自定义（自由设计）报表格式包括以下几个步骤：设置表尺寸、定义行高和列宽、画表格线、定义组合单元、输入项目内容、设置单元属性、定义关键字。报表格式设计完成之后，便可进行报表公式设计。用友报表系统的公式包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式，其作用是从帐簿、凭证、本表或它表等处调用、运算所需要的数据，并填入相应的报表单元中。账务取数函数的基本格式：函数名(“科目编码”,会计期间,“方向”,账套号,会计年度,编码1,编码2)其中函数名可以是以下中的一个：QC、QM、FS、LFS、TFS、DFS、JE、HL、SQC、SQM、SFS、STFS、SDFS、SJE、WQC、WQM、WFS、WLFS、WTFS、WDFS、WJE等。本表页内部统计函数主要包括：求和函数（PTOTAL（）、平均值函数（PAVG（）、计数函数（PCOUNT（）、最大值函数（PMAX（）、最小值函数（PMIN（）、方差函数（PVAR（）、偏方差（PSTD（）。本表它页取数方式：格式：= 例如：B2=C51表示当前页B2单元取当前表第一页C5单元的值。报表之间取数方式：格式：=”- 例如：D5=”syb”-D54表示当前表页单元D5值等于表SYB.rep第4页单元D5的值。审核公式：格式如下 MESS “说明信息” 举例：要求有关数据必须满足以下关系：产品销售利润=产品销售收入-产品销售成本-产品销售费用，净利润=利润总额-所得税。假如第一个关系不满足要求提示“产品销售利润计算错误”的信息。第二个关系不满足时要求提示“净利润计算有误”的信息。则可定义如下审核公式：C8=C4-C5-C6 MESS “产品销售利润计算错误”C20=C18-C19 MESS “净利润计算有误”舍位平衡公式：用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。报表格式设计和公式编辑只有在报表状态处于“格式”状态才能操作，如处于“数据”状态则不能进行这些操作。使用UFO来编制财务报表，关键在于要定义好报表计算公式以及报表关键字（年、月）53会计报表数据处理（生成报表与审核报表，其他可视情况掌握）生成报表又称为编制报表，是制作报表中不可缺少的重要环