内蒙古蒙泰煤电集团公司合同管理办法.doc

内蒙古蒙泰煤电集团公司 合同管理办法第一章 总 则第一条 为了维护集团公司的生产经营秩序，规范集团公司合同管理行为，预防合同纠纷的发生，避免商业风险和经济损失，使合同管理更加有效地服务于公司的生产经营活动，根据集团公司生产经营的实际情况和管理体制 , 特制定本办法。 第二条 本办法适用于集团公司各处办、分公司、委员会及以其他方式获得自主经营权的公司，对外订立的各类合同（包括协议）。本办法另有规定的除外。 第三条 订立合同的依据是集团公司的各类计划或公司的决策、决议。 凡是订立没有计划的合同由总裁批准。 集团公司各处办、分公司、委员会和下属法人企业违反本条规定，订立没有计划（或批准依据）的合同的，对负责人负激励 200 元，分管领导 200% 连带。如果给公司造成损失，制度职责明确的，由责任人全部承担；职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5： 3 ： 2 比例承担。 第四条 集团公司下设的处办、委员会及分公司按本办法规定，必须以集团公司名义订立各类合同。 公司下设的具有法人资格的子公司在经营范围内应当以自己的名义订立各类合同。 第五条 合同应采用书面形式订立。但价款在一万元以内（含酬金）即时结清的合同，可以不采取书面形式。 集团公司各处办、分公司、委员会和下属法人企业违反本条规定，应当签订书面合同而未签订的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带；如果给公司造成损失，制度职责明确的，由责任人全部承担；职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ：2 比例承担。 第六条 订立合同应遵循洽谈、审查、批准的分权制约原则。集团公司合同实行谁洽谈、订立，谁履行的原则。 第七条 合同是实施具体经营行为的前提和依据，不得订立事中、事后合同。 集团公司各处办、分公司、委员会和下属法人企业违反本条规定，订立事中或事后合同的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带；如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人承担；职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 第八条 在合同的订立、履行、变更、解除过程中，应严格执行国家的法律、法规及集团公司的相关规定，最大限度地维护集团公司的合法权益。 第九条 集团公司对合同实行综合管理和分类专项管理相结合的制度。 集团公司根据合同业务的具体情况将某些合同业务以发文的形式授权部分处办、委员会和各分公司（下称被授权单位）直接管理。集团公司下属的法人企业及被授权单位应依照本办法的规定对直接管理的合同业务制定相应的规章制度，报法律事务处审核备案。 第十条 集团公司对合同业务实行计划统计、财务审核、法律审查、违法制裁的监督、调控体制，使合同业务规范化、合法化。第二章 合同管理部门及其职责 第十一条 法律事务处是集团公司合同的综合管理部门，其职责如下： （一）制定集团公司合同管理的各项制度； （二）宣传普及有关合同法律知识及规定，总结、推广引进合同管理经验； （三）审查合同内容的合法性、合同条款的完备性； （四）汇总合同报表，建立合同台帐； （五）管理合同档案（已移交档案部门的合同档案除外）； （六）监督检查合同的订立、履行、变更、转让、终止过程，并分析总结； （七）参与合同纠纷的仲裁 、诉讼活动； （八）公司确定的其它职责。 第十二条 集团公司各处办、分公司、委员会和下属法人企业，作为洽谈履行单位对洽谈订立的合同实行分类专项管理，职责如下： （一）指定合同承办人，调查合同对方当事人的资信状况和履约能力； （二）洽谈、起草合同，论证合同的可行性； （三）建立合同台帐，按要求报送合同报表； （四）认真全面履行合同，根据需要依法变更、转让、终止合同； （五）制定本部门的内部合同管理制度； （六）管理合同档案，管理合同章和授权委托书（仅指法人企业）； （七）参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动； （八）公司确定的其它职责。 集团公司各处办、分公司、委员会和各下属法人企业应由专门（或兼职）的部室或人员统一管理合同及合同类函件，并将管理合同的部门及负责人或人员名单、联系方式报法律事务处备案。 第三章 合同的订立 第十三条 订立合同应履行下列程序 （一）合同洽谈 （ 1 ）洽谈由洽谈单位负责人或其指定的承办人依据集团公司的各类计划、决策、决议，结合集团公司各类管理制度进行； （ 2 ）洽谈必须在明确合同对方当事人的名称、住所、履行合同能力等资信状况下进行； （ 3 ）按照法律或集团公司规定应当招、议标的按招标程序进行。 合同洽谈单位违反本规定，未尽到调查合同对方当事人资信状况和履约能力职责的，或应该招标而未按招标程序进行的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带，分管领导 400% 连带；致使合同无效或无法履行给公司造成损失，制度职责明确的，由责任人全部承担；如制度责任不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 （二）合同审查 合同内容必须由以下几个部门审查。 （ 1 ）财务部门负责对支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性进行审查； （ 2 ）审计部门负责对合同的洽谈、招标、审批手续是否合法、是否符合公司规定，以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查； （ 3 ）法律事务处负责对合同内容的合法性、合同条款的完备性进行审查； （ 4 ）物资设备管理处依据调研信息，对合同价款的合理性及合同相对方业绩的真实性进行审查； （ 5 ）其他专业审查，由合同所涉及专业的归口管理单位负责；具体负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见（具体规定见十四条）。 合同审查部门违反本规定，未尽到审查职责致使合同存在瑕疵的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带；如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人全部承担；制度职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 合同在各审查部门审查完毕后，洽谈单位要制作最终合同审定本、填写合同审批表（见附件一），并将二者装订在一起，交由审查人员在合同书审定本上逐页签字确认。该审定本和审批表由监审处交总裁办存档不得遗失。合同洽谈单位未按本规定装订合同审定本、批表，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带。如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人全部承担；制度职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 （三） 总裁或分管领导批准订立 第十四条 集团公司业务主管部门（处办、委员会）根据职责权限对合同原本进行归口业务审查。 （一）后勤处负责办公物资、设施的购买、维护等涉及其职责范围的合同的专业审查。 （二）人力资源处负责人力资源培训、咨询、工资协议、劳动合同、聘任合同等涉及本处职责范围的合同的专业审查。 （三）安全环保技术处负责设备、器材购销、建设工程合同、维修合同、技术合同（含技术服务、技术开发等）等涉及本办职责范围的合同的专业审查； （四）运输公司负责公司的煤炭运输等涉及本公司职责范围合同的专业审查； （五）经营公司负责煤炭市场购销策划服务等涉及本公司职责范围的合同的专业审查； （六）供热公司负责供用热力合同等涉及本公司职责范围的合同的专业审查； （七）事业开发公司负责事业开发合同等涉及本公司职责范围的合同的专业审查； 合同业务主管处办、公司认为合同原本需其它部门和单位参与审查的，可以批转有关部门、单位审查。 合同归口审查部门违反本条规定，未尽到审查职责致使合同存在瑕疵的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带；如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人全部承担；制度职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 第十五条 集团公司不具有法人资格的直属处办、委员会（洽谈单位）根据公司职责权限的划分行使合同洽谈权，负责谈判，草拟合同文本，填写合同审批表，按前两条规定的程序提请对合同草拟文本的审查、批准。 第十六条 集团公司合同的批准权，由集团公司总裁或其授权的副总裁、相关部门负责人行使。 （一）下列合同须集团公司股东会、董事会、董事长或总裁批准后，方可订立： （ 1 ）合同价款为 500 万元以上的合同（有些合同不局限于金额，按其他条件授权）； （ 2 ）涉及公司股权结构、对外投资、合作经营的合同； （ 3 ）涉及公司固定资产权益主体发生变更的合同； （二）合同价款在 20 万元以上 500 万元以下的合同，必须由集团公司总裁授权的集团分管领导批准后，方可订立。 第十七条 合同审定本批准后，洽谈单位要按照审定本根据需要数量制作合同正式文本（集团公司一般应当持有不少于四个文本），洽谈单位负责人在合同文本每页签名，加盖公司合同章后合同成立。负责人因故不能签署时，要出具委托授权书授权下属签署。授权下属签署不能因此减免负责人的应承担的责任。 合同需要公证的，由法律事务处审定并负责具体办理，合同在办理公证后方可生效。 合同生效附期限或附条件的，期限届至或条件成就时生效。 国家法律、行政法规对合同生效有规定的，按规定执行。 第十八条 签订的合同文本分别由法律事务处、洽谈履行单位、总裁办、财务处（下属子公司财务独立的可存档在子公司财务部门）存档。洽谈单位要在合同文本正式签订后三个工作日内将合同送交上述单位存档。 洽谈单位未按本办法规定将订立的合同送交法律事务处、总裁办、财务处存档的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带。 第十九条 在集团公司住所地外订立合同的，洽谈单位应草拟合同洽谈提纲报分管领导批准，并在履行本办法第十三条至十七条的程序后，方可根据合同洽谈提纲确定的范围订立合同；合同订立后，应将合同交法律事务处、总裁办、财务处存档。未按本办法规定将订立的合同送交法律事务处、总裁办、财务处存档的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带。 洽谈结果与合同洽谈提纲有重大出入的，洽谈单位的具体经办人应报原批准人批准。 在集团公司住所地外订立合同时，洽谈单位的被授权人如认为合同复杂、对公司生产经营活动有重大影响，仍需进行审查的，则应在拟订的合同上签名并传真至集团公司，按照本办法规定的审查程序办理审签，并根据审查意见修改合同文本，加盖借用的公司合同章后生效；合同生效需符合本办法第十八条有关生效条件规定的，符合规定时生效。 第二十条 合同洽谈提纲应包括下列内容： （一）合同对方当事人的名称、住所、履行合同能力等资信情况说明； （二）合同标的、数量、质量和技术要求； （三）合同价款、计算公式、支付方式； （四）履行期限、地点、方式； （五）违约责任； （六）解决争议的方法； （七）集团公司规章制度要求的及专业审查部门、法律审查部门、财务部门、审计部门提出的其它具体内容。 第二十一条 涉及重大、复杂事项的合同洽谈订立前，洽谈单位应通过专业审查部门，组织法律事务处、财务处、监审处、批准人等有关单位和人员召开合同洽谈审查会，对合同原本进行会审。 符合下列情形之一的，属于重大、复杂事项合同； 合同价款在 500 万元以上，且涉及内容复杂的； 技术含量较高的； 涉及公司重大经营决策的； 批准人决定的。 第二十二条 合同审查部门在接到洽谈单位提交的草拟合同文本后，应在下列时间内完成合同的审查： （一）一般的、较为简单的合同应在一个工作日内完成审查工作； （二）较为重大的、复杂的合同，应在三个工作日内完成审查工作； （三）重大、复杂的合同，应在五个工作日内完成合同的审查工作。 专业审查部门，法律和归口审查部门认为在前款规定的时间内难以完成审查工作，应征求洽谈单位的意见，在不影响合同订立的前提下，可以适当延长合同的审查时间。 合同审查部门违反本条规定，无正当理由在规定的时间没有完成审查任务的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带。第四章 合同履行 第二十三条 合同履行单位或集团下属法人企业应建立合同履行台帐，记录合同履行的全部情况，按合同约定督促合同对方当事人全面认真履行合同，对合同履行实行全程跟踪管理。 第二十四条 合同履行单位应严格按照合同约定的数量，期限，支付方式支付合同价款或督促经办人催收合同价款。 第二十五条 合同标的到货或完成后，合同履行单位应协调使用单位共同组织验收，并形成验收报告。 验收合格的，方可办理入库或使用手续；验收不合格的应及时按合同约定或法律规定向合同对方当事人退货或索赔。 第二十六条 合同履行过程中合同当事人双方或一方提出对合同进行变更、转让或解除的，有关部门应按本办法规定的合同订立程序办理相关手续。 第二十七条 合同履行过程中产生纠纷时，洽谈履行单位应同合同对方当事人协商解决，如协商不成时，应报请法律事务处协助解决。 第二十八条 合同履行过程中，需要集团公司内其它部门协助的，应将合同副本送交协助履行的部门。 合同的洽谈履行单位违反本章规定，不按规定建立合同履行台账，不按规定催收应收货款或不按规定验收货物；在出现法定事由或合同约定的事由时，不按法律规定或本办法规定履行变更或解除合同职责的；应当追究对方违约责任而擅自放弃，导致超过诉讼时效的，对责任人负激励 500 元，负责人连带 200% ，分管领导 400% 连带；如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人全部承担；制度职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 第五章 合同章和授权委托书管理第二十九条 集团公司合同章由总裁办统一刻制，由总裁办统一管理。 被授权单位所使用的合同章由总裁办根据集团公司授权配发；集团公司下属法人企业自行刻制和管理合同章，报法律事务处备案。 第三十条 使用合同章或到集团公司住所地外订立合同借用合同章的，应严格履行印鉴管理程序。 第三十一条 法定代表人授权委托书由总裁办管理。 集团公司各处办、分公司和委员会，在集团公司住所地外订立合同，洽谈单位领用合同章和办理授权委托书或被授权单位办理授权委托书的，依据被批准的合同提纲办理。 授权委托书（见附件二）由洽谈单位按格式制作，总裁办签发、登记，总裁办加盖集团公司行政章，总裁印章或由总裁签字后，该授权委托书方能生效。 第三十二条 授权委托书管理部门应分别建立合同章与授权委托书登记台帐。 第三十三条 被授权单位或集团公司下属法人企业使用、领用合同章或授权委托书，参照本章程序执行。 合同业务洽谈单位和人员违反本章规定，未按规定履行合同专用章和委托授权书管理程序，未建立合同台帐，未经授权、超越授权或滥用授权签约的，或未按规定擅自转委托的，对责任人负激励 200 元，负责人 200% 连带。如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人全部承担；制度职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 第六章 合同编号 第三十四条 合同编号由法律事务处统一管理和编制。 合同编号的前四位为洽谈单位、被授权单位或法人企业名称的汉语拼音大写缩写，中间六位为合同订立年月日时间，后两位为合同种类名称的汉语拼音大写缩写。 法律事务处违反以上规定对责任人负激励 100 元，负责人 200% 连带。 第七章 合同统计与合同档案 第三十五条 集团公司下属法人企业、被授权单位及其他洽谈履行单位、应根据合同台帐，填写合同统计报表（见附件三）在每季度开始后七个工作日内将上季度合同统计报表报送法律事务处。 法律事务处应按季度将合同统计报表汇总后报公司有关部门和领导。 第三十六条 在合同的订立、履行、变更、转让、终止和纠纷解决的过程中形成的招投标文件、承诺、函件、信件、电报、传真、电话记录、数据图文及其它与合同有关的资料，均属合同档案资料。 形成合同档案资料的洽谈单位、专业审查部门、批准人应将档案资料进行立档、存档和归档，并报送总裁办存档；被授权单位、集团公司下属法人企业的合同档案资料自行立档、归档和存档，并报送总裁办存档。 法律事务处应在合同终止后一年内将合同档案移交总裁办（集团公司档案管理部门），但作为诉讼和仲裁证据正在使用的除外。 合同的洽谈履行单位违反本章节规定，未按规定报送合同统计报表、未按规定保存合同档案资料的，对责任人负激励 200 元，负责人200% 连带。如果给公司造成损失，制度职责明确的由责任人全部承担；制度职责不明确的，由责任人、负责人和分管领导按 5 ： 3 ： 2 比例承担。 第八章 惩罚与奖励 第三十七条 集团公司合同法律审查部门、专业审查部门、财务审计部门对合同业务活动行使监督权。对合同业务活动中存在的错误行为有纠正的权利和职责。 第三十八条 集团公司合同业务的具体工作人员在从事合同业务活动中，有保守公司商业秘密，及时主张合同权利而不超过时效，维护公司合法权益的职责。 集团公司合同业务单位和人员在合同的洽谈、审查、订立、履行中，有以下违反法律和合同管理办法行为的，按下列原则处罚： 1 、所有参与合同洽谈、批准、审查、履行的人员在合同业务过程中，有泄露合同意向、商业秘密或有关机密的，集团公司将根据情节对责任人做出 1000 元至 5000 元罚款，情节严重的，可将其开除；造成损失的，要全额赔偿。 2 、所有参与合同洽谈、批准、审查、履行的人员在合同业务过程中与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的，集团公司将根据情节做出处罚决定。情节轻微没有造成损失的，依法收缴其违法所得，开除出公司，并处以 5000 元的罚款（集团公司可选择从其风险奖励金和工资中扣除）；情节严重给集团公司造成损失的，当事人除要全额赔偿损失外，集团公司将移送司法机关追究其刑事责任。 3 、合同业务洽谈单位和人员在合同审核、签订、履行、管理、存档过程中有其他过错行为，有关部门将根据情节做出处罚。 第三十九条 对在合同业务活动中作出贡献的部门或个人，集团公司将酌情给予奖励。 1 、根据集团公司年度考核，合同洽谈履行单位在年度合同订立、履行、管理和存档工作中业绩突出的； 2 、根据集团公司年度考核，合同审查部门在年度合同审查中工作业绩突出的； 3 、员工向公司举报参与合同洽谈、批准、审查、履行的人员在合同业务活动中有“泄露合同意向、商业秘密、有关机密，与对方或第三人恶意串通、收受贿赂”行为，经查证属实的，奖励金额为 1000 元 10000 元之间。 第九章 附 则 第四十条 本办法如同国家法律、法规、规章有抵触之处，按国家法律、法规、规章执行。 第四十一条 本办法罚则中的“责任人”是指：在合同洽谈、批准、审查、履行过程中具体经办负有职责，而在工作中存在过错的人；“负责人”是指上述责任人所在处办、公司的主持工作的人；“分管领导”是指：分管上述处、办、公司的集团公司领导。 第四十二条 本办法所指的“企业法人” 目前仅指鄂尔多斯市蒙泰范家村煤业有限责任公司、鄂尔多斯市蒙泰热电有限责任公司、鄂尔多斯市蒙泰房地产开发有限责任公司，鄂尔多斯市蒙泰建筑安装有限责任公司。 第四十三条 集团公司涉及劳动关系的建立、变更、终止等相关事宜的合同，