供应商结算流程.doc

.流程编号：流程名称：供应商结算流程生效日期：第一部分：流程说明1.目的本流程用于指导公司及工厂对材料采购和加工费供应商的结算，以统一结算为主，提高结算的准确性和资金使用效率。2.适用范围适用于材料采购的结算业务，涉及采购部合同维护人员、采购业务员、采购部门负责人、结算会计、仓库管理员、仓库数据录入人员、PMC、公司的有审批权限的岗位领导、总经理。适用于外发加工的结算业务，涉及采购部合同维护人员、采购业务员、采购部门负责人、结算会计、仓库管理员、仓库数据录入人员、PMC、公司的有审批权限的岗位领导、总经理。适用于外发贴片厂加工的结算业务，涉及结算会计、仓库管理员、仓库数据录入人员、PMC、公司的有审批权限的岗位领导、总经理。3.流程规则：3.1每月固定时间对帐，固定时间结算，对帐期时间为每月26日-30日，财务每月5日前提供要求供应商开票的资料，对帐后次月10日前供应商要提供发票，付款期为次月15日-25日。3.2如资金紧缺时，可将完成对账的供应商单据延缓支付，但必须保证重点供应商的货款支付。3.3结算账期定义：以供应商提供发票日期视为结算日期，当月结则在提供发票的当月支付货款，月结30天为提供发票后30-45天，依此类推；供应商必须在10日前提供发票，逾期提供视为结算期延期一个月。举例说明：当月结上月26-本月25日的货款，本月26-30日对账，对账后，次月10日提供发票，次月15-25日付款；月结30天上月26-本月25日的货款，本月26-30日对账，对账后，次月10日提供发票，收到发票后下月15-25日付款；月结60天对账及提供发票时间不变，付款期再延后1个月4.流程涉及部门的主要职责4.1业务部：负责根据销售订单下FPC的PO采购订单，并接受对此项存货的周转的考核4.2采购部:负责根据PMC的物料采购计划向供应商采购物料负责提供采购业务时与供应商签订的采购合同给到财务部备案，若有采购单价中途变动的，需及时通知财务部，对系统数据进行修改负责提醒供应商及时对账，提供对账单，并将财务部确认无误的对账单回传给供应商对供应商提出结算的账期进行审核，到期的结算单据填写付款申请负责核对供应商的结算数据是否与系统完全相符，找出差异，供应商数据不符的即退还供应商根据各供应商的物料采购订单执行情况、品质部提供的质量考核情况表，财务提供的采购暂存仓的成本与供应商确定扣款事项向完成对账的供应商要求其提供结算发票或收据每月根据财务部提供的供应商应付账款明细表编制付款计划表每月对供应商的订单执行情况进行考核，并给出扣款意见给至财务部扣款4.3 PMC：负责按生产排程计划通知加工厂来我司领取散件负责核对加工厂商的物料库存数据（含成品入库及物料领/用/存情况），确保与我司系统数据相符，找出差异，加工厂数据不符的即退还给加工厂商4.4品质部负责每月30日前对各家供应商的来料平直做出考评，填制供应商品质检定表，提供给采购部核定扣款事项4.5财务部：负责复核采购部提交的对账单和PMC提交的加工厂的物料对账单，核对无误，则签名回复给PMC及采购部复核通过的供应商及加工厂通知相关的采购业务员，要求供应商/加工厂提供结算的发票、收据、收款账号、付款委托书等资料每月定期向采购提供供应商应付账款明细表每月编制各物料供应商的存货周转情况表，作为付款的参考依据每月10-15日复核采购部提交的付款申请及付款计划，核对要点如下：a.供应商结算单据中对账单是否为经我司财务确认的原件，复印件无效，不予结算，若供应商声明对账单原件丢失，须延后三个月后再予以结算；b.采购订单、入库单单据是否齐全，缺失的的单据不予结算；是否与结算情况相符，不符的部分不予结算；c.采购订单是否采购已签字确认，入库单是否仓管已签字确认；d.PMC给出的供应商订单执行情况及品质部给出的品质检定表是否已做相应的扣费处理，对不符合上述规定部分的款项不予支持付款。及时向副总经理递交供应商的结算单据，提示付款a.月结付款申请单每月15日连同采购付款计划一起递交b.现款现货及预付款方式结算，金额在10万人民币（以下同）以下的，采购提前1天时间邮件告知结算会计；金额在10-30万元的，采购提前2天时间邮件告知结算会计；金额在30万元以上的，采购提前3天时间告知结算会计，结算会计在接到采购通知后，通知出纳备款，并在收到请款单据的当天办妥手续，交副总经理审核单据后付款。4.6副总经理：根据采购部及生产部的付款计划表，及公司资金到位情况，安排货款的支付审核供应商的存货周转情况，决定该供应商的款项是正常支付，还是部分延期支付或全部延期支付对周转情况不良的供应商存货，要求相关的业务人员、PMC给出合理解释，或者要求责任人承担存货积压的责任及安排退换货4.7总经理：对副总经理安排的货款支付情况给出合理建议，或者重新安排决定支付与否4.8出纳：遵照副总经理、总经理审批的情况，支付款项，并保证最后单据的齐全，支付数据的正确，并录入系统5.流程的输入输出输入调拨单、入库单/组装单、采购订单、采购价格变动调整单、输出付款单6.流程结构本流程与材料入库管理流程付款流程相衔接第二部分：流程描述1. 货到付款/月结付款结算1.1 对账（每月25-30日）1.1.1供应商每月26-28日向采购部业务员提交对账单、入库单、采购订单，要求与我司对账1.1.2采购部业务员收到供应商提交的结算单据后，与系统数据核对，我司系统数据与供应商提供的数据须完全一致，若有不对，供应商数据不符即退还供应商更正，本司数据有问题即通知财务部做相应的数据修改1.1.3品质部每月29日考核材料供应商/加工厂商的品质检查情况给至采购部1.1.4财务部每月28日提供各供应商采购暂存仓个供应商库存成本给至采购部1.1.5PMC每月根据各加工厂提交的物料加工对账单与我司系统库存核对，若有数据盈亏，即通知财务部及采购部做相应的系统数据调整，盘盈的情况，直接调整我司库存，盘亏的数据，需要财务进行扣款后调整系统库存，以保证系统数据与实际数据的一致性1.1.6采购部业务员根据各供应商的订单执行情况及品质部提供的品质检查情况考核意见表、财务部提供的采购退货仓的库存成本，若有需扣款的项目，则与供应商沟通确认后，提交给部门主管审核，若无需扣款的项目，则直接提交给部门主管审核1.1.7采购部门主管对供应商的结算单据进行复核无误后，签字认可，交财务部1.1.8财务部对采购部门提供的供应商结算单据复核无误后，在对账单上签字，并将结算单据退还给采购部，有问题的对账单不予确认，并归还采购部1.1.9采购部业务员将财务部确认过的对账单回传供应商，未确认的对账单要求供应商进行更改后，继续对账确认；1.1.10财务部每月5日向采购部及副总经理提交应付账款明细表1.2 结算（每月5-10日）1.2.1财务部每月5日向采购部提供供应商开票资料表1.2.2采购部根据供应商开票资料表要求供应商按要求开具发票1.2.3供应商须于10日前按照要求提供发票给到我司采购部1.2.4采购部收到发票后，每月12日集中给到财务部结算会计1.2.5财务部每月15日向副总经理及采购部提供供应商存货周转情况表1.2.5财务部对收到的供应商发票进行确认，符合开票要求的，则审核该供应商的库存周转情况，若库存在我司周转情况良好，则通知采购部该供应商可以正常结算，否则要求采购部提供该供应商库存周转情况说明，或者要求将滞压库存进行退货/暂停支付后，到账期再予以结算；对于12日后收到的发票，一律认定为供应商未及时提供，延后一个月支付货款1.3付款（15-25日）1.3.1每月15日前，采购部根据结算期满并符合结算条件的的供应商结算单据填制付款申请，交部门负责人审核签字，特殊原因结算的供应商在付款申请单上备注或附说明文字，一并提交部门负责人及副总经理审核签字。1.3.2采购部每月15日将经相关责任人签字后的供应商付款申请及付款计划表提交给财务部1.3.3财务部结算会计每月15日收到采购部提供的付款申请、付款计划复核后，连供应商存货周转情况表一起，集中交给副总经理审核批复，货到付款的结算单据当天即提交至副总经理处批复1.3.4财务部出纳根据资金的实际到位情况，按照副总经理批复的支付货款的先后秩序分别支付，若遇公司资金紧张的情况，部分供应商可以延期付款，并通知采购部延期支付的信息。2. 预付款结算2.1 采购部业务员根据与供应商的采购合同复印件，向部门主管提交借款单，申请预支合同规定的款项2.2 采购部主管核实采购合同后，批复同意借款与否2.3 采购部业务员取得主管签字同意的借款单，向副总经理申请预借款2.4 副总经理批复同意与否，若同意借款，则业务员凭批示向出纳领取款项2.5 出纳审核借款单上有副总经理的批准，支付款项，并将借款单据交结算会计记账2.6 会计将此笔款项挂该采购员业务个人往来，并提醒采购业务员在十天内平帐2.7 采购业务员领款后向供应商进行采购，办理验收入库手续，取得该供应商的入库单，发票/收据，即以货到付款的结算形式向公司财务部平其个人往来。2.8 若有副总经理外出无法签字的情况，请副总经理的助理协助确认并传递单据。附录：表格付款申请（凭单）供应商对账单/应付加工费对账单应付账款明细表/应付加工费明细表/供应商开票资料表由财务部提供付款计划书由采购部提供供应商品质检定表又生产部提供可编辑修改结算方式供应商采购部PMC财务部有批复权限的据决策者出纳录单员1.对账单2.入库单3.采购订单1.月结2.货到 付款付款计划