行政事务管理办法

行政事务管理办法 【人事行政部】 9 / 9 文件名称：行政事务管理办法文件编号： 拟制单位：人力资源部审核： 批准发布： 版本： 发布日照： 密级： 发布部门：人力资源部发送 全体员工 说明 本办法针对公司日常各种行政事务进行管理。 目 录 第一章 总则 第二章 办公环境设施管理 第三章 员工着装要求 第四章 日常办公费用管理 第五章 办公用品的管理 第六章 办公设备的使用管理 第七章 图书资料的管理 第八章 会议与接待 第九章 印章管理 第十章 名片和胸牌管理 第十一章 其他行政事务管理 第十二章 附则 第 一 章 总 则 第一条 为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和 工作效率，维护良好的办公环境，使公司各项行政工作有章可循，照章办事， 同时也为员工提供一个良好舒适的办公环境，特制定本规则。 第二条 行政工作是指公司综合行政事务及内部服务等工作，由行政经理统一管理， 对公司总经理负责。各区域办事处应指定专人负责行政事务。 第三条 行政管理职能范围如下： 一、外部事务处理： 1. 与企业协会等社会团体的联系。 2. 与其他单位关联事务处理。 二、公司内部行政事务的处理： 1. 工作场地设施、环境的配置与管理。 2. 设备、固定资产及办公用品的采购、管理与维护。 3. 集体活动的组织与协调。 4. 邮件的收发管理。 5. 其他，办理会务、礼品、票务等。 第 二 章 办 公环 境 设 施 管 理 第四条 办公环境及设施包括工位、通讯、电力、供水、保洁、照明等设施，由行政 部规划、配置、登记备案，交使用者管理使用。 第五条 办公场地的环境卫生由行政部与保洁公司签订服务协议，确保环境整洁、卫 生，行政部定期定时卫生巡视。 第六条 办公场地的用电、用水、照明、空调等供给和消防安全管理由行政部与大厦 物业管理公司建立联络，出现故障时行政部及时联系解决，在易出现危险场合，采取应急措施或防护措施，行政部定期巡视，及时发现事故隐患。 第七条 办公室是公司为职员提供的办公场所，全体员工应爱护公司公物，节约使用 物品，提高成本意识，反对资源浪费。对无故损坏公司设备者，将按财务报价罚款。 第八条 全体员工应保护公司环境卫生。办公场所内禁止吸烟，保持办公室的整洁卫 生,及时清理整顿自己的办公环境，个人使用的办公台下班前要进行整理，作 到整齐有序。 第九条 工作时间不得闲聊,严禁串岗,搬弄是非,扰乱工作次序。办公室内严禁大声喧 哗，吵闹,打架斗殴,不做影响其他员工正常工作的事情。 第十条 在办公室内接打电话，要求文明用语，语气和缓，尽可能不要影响他人工作。第十一条 任何时间不得在工作区域超时间会见私人朋友，业务交流尽量在会议室或洽谈室进行。 第十二条 员工下班后或上班时外出办事，应及时关闭自己桌上的电脑。最晚离开公司的人员要进行安全检查，做到灯灭、门锁。 第十三条 办公场地的出入安全管理由行政部与大厦保安部门建立联系，凡大件物品的出门必须经由行政部出具出门条。 第十四条 在办公室内一律不准做违背公司业务的其它事项。 第 三 章 员 工 着 装 要 求 第十五条 在工作场所及外事活动中要言行得体,仪态大方,服饰整洁,注意工作礼仪。 第十六条 正装要求：业务人员和部门经理工作时间（周五除外）必须着正装或商务装。 第十七条 男员工着装：上班时间可穿衬衣、T 恤、长裤、皮鞋，但不能穿圆领衫、圆 领毛衣、短裤、凉鞋等。 第十八条 女员工着装：上班时间不能穿吊带衣、背心、膝上短裤、休闲凉鞋及凉拖鞋、 超短裙及薄、露、透的服装。 第十九条 所有员工必须着装大方、整洁，会见客户应着正装，参加投标、评标等商务 活动必须穿西装或套装。 第二十条 所有员工在工作时间（周五除外）不能穿休闲装。第二十一条 所有员工上班时间必须佩戴胸卡。 第 四 章 日 常 办 公 费 用 管 理 第二十二条 公司日常办公费用由行政部负责管理。第二十三条 公司统一要求的办公用品（包括：公司印制的信封、信纸、宣传彩页、胸卡、 纸杯，财务报销单据等）由行政部统筹办理批次采购， 各区域办事处依实际需求量申请，行政部再安排配送。 第二十四条 公司总部房屋租金由行政部统筹办理按期支付。 第二十五条 办公费用的审批权限： 行政部经理&总经理经理的审批权限：年度预算编制内，单价 800 元以下的办公用品采购、常规办公费用的出。 年度预算编制外，购置单价 800 元以上的办公用品，必须报总经理批准 后始得购置。 第二十六条 下列常规事项由行政部审核后即可办理支出。 每月固定支出办公费用：水费、电费、话费、物业管理费。 每月非固定支出费用：名片、制作费、印刷费、相片冲洗费、邮费、快递费、饮用水、图书资料。 办公用品购置费用：如签字笔、笔记本、胶水、文件夹、回形针、剪子、 裁纸刀、贴签、擦手纸、清洁用品、茶包、纸杯、灯管、电池灯等，应 视使用情形，维持一至二星期的安全存量，以备急需。 第 四 章 办 公 用 品 的 管 理 第二十七条 办公用品的使用本着节约的原则，每一个员工应提高成本意识。做到用品齐 全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、妥善保管，注意安全、防 火、防盗、严格按照规章制度办事。 第二十八条 购入的物品必须附有入库清单，当面点清数目，检查包装是否完好，如发现 短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时， 保管人员应向交货人提出并通知有关负责人。 第二十九条 对于耐用期限一年以上，且单位价值在 100 元以上的物品须办理入库手续并 造册登记，使用者办理领用手续。严格管理台帐资料，所有帐册、帐单要填 写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。 第三十条 共用的耐用物品由行政部负责维护和保管。 第三十一条 办公用品管理员留存每月办公用品领用统计表，以进行成本核算。 第三十二条 离职人员在离职前须将个人领用的耐用办公用品返还。 第三十三条 办公用品的领用第三十四条 电话、传真机、复印机、计算机等均属公司公用办公设备，员工在使用上必 须遵守公司有关禁止公物私用的规定。 第三十五条 行政部保障公司通讯线路、电话分机及网络的通畅，如 遇故障须及时通知行政部解决。 第三十六条 公司传真由专人负责，发送与接收均应及时处理。员工将需发送的传真资料用公司专用传真格式写好，交与指定人员，员工加班时发 送传真也应自觉做 好登记工作。 第三十七条 员工应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 第三十八条 使用电话，要语言文明、简洁、清楚，提高效率和节约电话费。原则上公司 不允许上班时间打私人电话，如有私人电话请尽量简短。当电话铃响时，听到的员工均有义务转接电话。 第三十九条 因公使用 168 等收费信息台、国际长途，需填写收费信息台、国际长途使 用登记表，经部门主管批准后方可在公司指定的电话机上挂发，同时注意 语言的简洁明了。如发现有人未经审批拨打收费信息台或长途电话,公司将 严肃处理。 第四十条 对员工的月话费，人事行政部保留有查询的权利，员工应主动配合行政人员 的正常检查工作。 第四十一条 严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款处 理，屡教不改者予以除名。 第四十二条 公司所配置的计算机用于设计管理及文书处理工作，由系统管理员根据各部门需要统一安装软件，未经允许，不得自行安装其他应用软件。计算机操作 必须按正常顺序进行，发现问题或病毒时，应及时报告系统管理员，不得擅自修改计算机系统配置。 第四十三条 公司计算机硬盘分为 C,D 区,其中 C 区用来存放系统软件和应用程序,D 区用 作用户文档存储.无特殊情况,C 区禁止存放公司文档文件。员工在 D 区根目 录中可建立自己的子目录。 第四十四条 员工必须做好自己文件的备份工作,由于疏忽备份工作所造成的损失由员工 本人承担。系统管理员有责任协助其他员工做好公司重要文件资料的备份工作。 第四十五条 所有员工上班时间不得长时间占用电话聊天、工作时间不得浏览与工作 无关的网页、不得下载与工作无关的内容。在工作时间内，禁止玩游戏， MSN、QQ 只能用于工作联系，禁止用 MSN、QQ 进行与工作无关的聊天。 第 七 章 图 书 资 料 的 管 理 第四十六条 公司的图书资料由行政部负责归档管理，负责归档管理，所有图书资料必须入库登记后方可报销。 第四十七条 图书资料管理人员应建立各部门的图书资料库，对有使用价值的图书资料要 登记编号。 第四十八条 属部门专用的图书资料，由部门指定专人负责保管使用，其他的除某些供员工随时查阅的图书外，各部门或个人借阅必须办理借阅手续，借期根据 资料性质的不同而定，员工必须在借期内归还或办理续借手续，丢失或损坏 由借阅人负责赔偿。 第四十九条 公司绝密性、秘密性文件未经公司主管人员同意，不得借阅、查阅或复印， 公开性文档资料可以直接借阅，按规定办理借阅手续。报纸、杂志及某些供 员工随时查阅的工具图书，请员工阅毕及时将其按分类放回原存放处，并保 持资料摆放整齐、有序。 第五十条 与日常工作紧密相关的资质、文件正本，可以存放于个人处，但行政部应与当事人办理必要的签认手续，同时留存复印件归档。 第五十一条 无特别需要，员工不得将公司资料带离公司。 第 八 章 会 议 与 接 待 第五十二条 行政部负责公司主持召开的各种会议的组织和服务工作。第五十三条 会前准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席 人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。 第五十四条 会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水准备、通讯服务、满足领导临时需求等。 第五十五条 会后清理会场、打扫卫生、编制会议纪要等。第五十六条 公司来客通常由行政前台人员接待。接待人员应热情大方、遵守员工文明礼 仪规范、维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与相关部 门或领导会见。 第 九 章 印 章 管 理 第五十七条 公司的印章由总经理授权的专人保管，使用时须经总经理或授权经理批准。未经批准，其他人无权动用。 第五十八条 印章必须妥善保管，以防丢失和被人盗用。未经公司主管领导批准，印章不得带出公司。 第五十九条 建立印章使用登记表，实行用印登记。 第六十条 如发现非法盗用印章或伪造，仿造印章者，应予以严肃处理，直至追究刑事责任。 第 十 章 名 片 和 胸 牌 管 理 第六十一条 员工因业务需要印制名片时，由本人提出申请，经主管审批后交由行政部印制。 第六十二条 每月汇总名片印制需求，经部门经理审批后联系印制工作。 第六十三条 业务人员每人每月限定 2 盒以内的印制数量。 第六十四条 名片信息填写及核对过程应仔细认真、准确无误，若因个人失误造成的重新印制由失误者承担相关费用的 50%。 第六十五条 员工外出办公应随身携带名片，并保正名片的平整。 第六十六条 员工在公司内部应随时配戴胸牌，胸牌一律挂在胸前，不得挂于腰际或以其 外衣遮盖，其他场合是否配戴胸牌视具体情况确定。 第六十七条 员工离职时应缴回胸牌，有遗失或损坏应及时通知公司补办，若因个人原因补办和离职未缴回者，每枚扣缴工本费 20 元。 第六十八条 利用胸牌在外作不正当的事情者，或将胸牌借给外公司人员破坏本公司名誉或肇事者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办。 第 十 一 章 其 他 行 政 事 务 管 理 第六十九条 行政部各部门收发邮件，对收发的信件、快递货物须 由当事人登记签字。所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一 封口，负责寄发。私人邮件、快件，一律实行自费。 第七十条 因工作需要，公司有关订票、订房等事宜由行政部统一负责。 第七十一条 公司礼品的计划与制作、购买、分发、保管、收缴等工作由行政部负责。应建立礼品的出入库登记制度第七十一条 公司礼品的计划与制作、购买、分发、保管、收缴等工作由行政部负责。应建立礼品的出入库登记制度。第七十二条 员工因公收受客户或合作