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文档简介

1采购部管理制度2一、物资采购管理制度1、物资采购应遵循的原则(1)物资采购必须认真贯彻计划采购的原则,严禁无审批采购和无计划采购。(2)物资采购必须符合计划规定的品种、规格、质量和数量要求,按生产进度及时组织进货。(3)采购的物资质量应符合国家标准,行业标准或双方签定的合同标准。(4)采购物资的价格应符合货比三家,质优价廉的原则。(5)采购物资的渠道,应贯彻先近后远,先厂家,后供应商的原则,杜绝假货、劣货的购进。2、物资采购计划的编制、审批(1)各车间日常物资需要在每月25号前编制出下月采购计划,经仓库保管签字后报生产部审核。(2)车间每周五向生产部报下周急需物资计划,周、月计划要填写清楚:规格、型号、数量、需要日期。(3)由各车间到仓库核对,经仓库保管员签字后,报生产部,由生产部审核后,以物资申请单的形式报生产总监批准,转采购部(生产总监不在时,于26号报采购部)。(4)属于办公用品通讯器材,由各部门报行政总监审批后,转采购部。(5)各部门所需的物品,由各分管总监审批后转采购部。(6)因无计划而影响生产由计划提报单位负责,有计划而未及时进3货的由采购部负责。(7)属追加计划,使用单位应在使用前3日(省外一周)提报追加计划。(紧急情况方可使用)3、备品备件及原材料的采购(1)采购部接到各部门经总监签字后的采购单,先分类归总,报仓库一份,再进行报价、比价,按计划的急缓进行采购。(2)对长期使用的大宗原材料,可适当采用定期招标的办法,通过供应商之间的竞争确定供货商,或者通过供应商档案选前三家报价,进行比价采购,以达降低采购成本之目的。4、物资的入库验收及票据管理:(1)所有物资必须办理入库手续后方可领用,严禁不入库,直接领用,或不入库直接使用。(2)采购的物品到公司后,由仓库管理员通知计划需用部门负责人和采购员共同验收,检验合格者按手续入库,计划需用部门负责人签字,不合格者由采购员负责退回原供应商。(3)建立规范的入库验收单票据,由仓库保管员逐栏填写清楚,品名、规格、型号、数量、进货日期、含税价格、收货人、供货单位一式三份,仓库、供应商和采购统计各一份。(4)采购的物品经验收准确无误后方可入库,票实物不复的要进行退货处理。(5)所有物资的入账发票都附有物资入库验收单。(6)原材料进厂过磅后,由地磅通知质量部取样化验,并一式四份,4报生产使用单位,采购部、生产部、质量部(自留)各一份。5、采购物资的合同管理:(1)公司确定的长期供货商,大宗物资及单项采购5000元以上的物资设备,必须签定正式的购货合同。(2)合同的内容及格式,必须符合经济合同法及公司的有关规定。签署人具备相应的职责和法律资格,并经生产总监或相关的总监审批后,方可盖章生效。(3)正式合同一式四份,双方签字生效后,供、需双方各留一份,档案室、财务各一份存档,所有合同管理部门均应安排专人兼职,搞好合同管理。(4)按规定应签而未签的合同,给公司造成损失的追欠当事人的责任。二、采购部罚则1、接到审批单后,要先急后缓进货,超出规定时间(省内三天,省外一周)一次扣20元,影响生产一次扣100元。2、有进货计划出现漏进、忘进审请单的货物,一次扣10元。3、出现进的货物的规格、型号和申请单不符,一次扣20元,数量不符,一次扣10元。4、开车外出购物,完成任务不及时返回,或不请示私自他用,发现一次扣50元。5、每月2025号开税票,领导批准的,300元以下的除外,出现一家未开,扣10元。56、每月30号前开服务车养路费,超期一次,自己负担1%7、进的备品备件价格未经比价就采购,进的价格偏高,又找不出原因所在一次扣50元。8、服务车维修费用同等情况下,高出其它维修点一次扣20元。9、驻港发货,除下雨或货车晚到外,保证车到装货,每月出现一车装不上货扣20元。10、每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票,28号前全部交到公司,生产总监特批的除外,若一处发票未到扣10元。11、每月30号前未交生产部市场信息调查报告扣20元,信息误差大扣10元,不详细扣5元。12、每月进的硫矿不低于4500吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。13、每月进的硫磺不低于36003900吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。14、对原材料的每批拉到多少吨,什么时候交款,去多少车,今天拉多少,实来多少,要心中有数,出现一次调度失误扣20元。15、若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时,应及时联系供应商解决,因通知不及时超出合同时限一次从50元扣起,上不封顶。16、每一批原材料当天进货前必须通知磅房,否则扣10元。17、出差制度1)采购员出差住宿费不能超过50元/天。62)采购部长出差住宿费不能超过60元/天。3)出差电话费(出市)每天补助1520元。4)出差火食补助费每天25元,以上三条超出者自付。5)所有住宿费、招待费一律开税票否则不予报销。6)出差者手机早6:00-晚21:00点必须开通,否则按手机制度处理。18、建立完善的供应商帐目管理,账目有误一次罚5元。19、原材料价格调整后,及时通知相关部门,通知不及时一次罚5元。20、原材料的帐目做到清晰、准确否则一次罚10元。21、每月20号复印加油明细表,找张总签字送往指定加油站,否则一次罚5元。22、月末与供应商对帐,漏对一家一次罚5元,如帐目不符及时查对核实,否则一次罚10元。23、对于帐物的记录,做到日事日毕,否则发现一次罚5元。24、与各部门之间合作做到相互尊重,如发现争吵一次罚10元。25、承担打字复印工作做热情不拖沓。26、每月10号前打印供应商余额明细表,报生产总监、采购部长各一份,否则一次罚10元。27、建立所有备品备件的价格表,每天将价格填入表内,一次未填罚2元。28、对所有开来的税票要和入库单详细核对价格,审查出差错一次扣10元。729、原材料采购员出差时,早点名后提报原材料余额款项及原材料每批的到厂数量,否则扣10元。30、学习考试得分在90分以上,每次奖励10元,低于60分每次罚10元。31、创新每提一条合理化建议被采纳奖10元,每条创新被采纳奖20元,若每月没有合理化建议,也没有创新罚10元。32、在工作中对公司做出突出贡献,创造价值的,按价值的5%-10%以予奖励。33、应参加学习考试者,不经领导批准,不参加考试者每次罚50元。34、泄露公司机密,在外搞第二产业,损害公司利益,轻则罚款,最低1000元,上不封顶,重则开除。35、为个人利益,帮助其它公司挖自己公司墙角,恶意破坏公司形象,做对公司不利的事,轻则罚款,最低1000元,上不封顶,重则开除。36、供应人员在购买物资时要质优价廉,不吃回扣,若被查出吃回扣,轻则罚款,最低1000元,上不封顶,重则开除。37、每天早上点名后到采购部分配工作,否则扣2元/次.三、采购部及各类人员工作职责(一)采购部工作职责1、制定原材料的战略采购计划(1)每种原材料选择23家供应商。(2)与供应商签订长年协议,不管市场怎样变化,都定期从供应商处购货,让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。8(3)与供应商之间要有信誉度,让其非常希望和我们合作。(4)在与供应商定价前,充分了解市场,能争则争,但不能太过刻克,要放长线约大鱼,为以后的合作铺路。(5)在与各供应商合作期间,要抓大放小,互惠互利,合气生财。2、建立供应商管理机制(1)对每个供应商所有资料建立详细档案。(2)通过与供应商之间的合作,定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等方面进行分析,确定与哪个供应合作对我们比较有利,然后评出最佳合作伙伴。(3)多与供应商联系或定期与供应商会面,一来多了解信息,二来增加双方友谊。(4)建立供应商往来明细帐,龙耀与建龙分清记帐,做到帐目准确无误。3、供应市场制定分析、评估。(1)随时关注国际与国内相关形式,便于掌握市场动向。(2)对供应市场每月进行分析,什么时候是供方市场,什么时候是需方市场,应采取什么措施应对。(3)定期到港口或原料所在地进行考察和调研,掌握第一手资料。4、实施采购计划(1)加快采购资金周转率(2)提高采购成本降低率(3)提高供货及时性(4)减小原料供应警戒线与差额比率(5)降低运输成本5、制定帐物管理办法(1)依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法(2)根据各车间所报计划制定备品备件帐管理办法,满足生产需6、部门业务合作方法(1)与储运室的合作方法A.每一批原材料到厂后,供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。储运人员输入微机后,由供应统计审核。B.原材料供应商开具增值税发票后,供应部审核后到储运室核对入库单。(2)与仓库的合作方法A.货物入厂后,采购员与仓库人员会同计划申报部门负责人进行验收合格后,由仓库人员入库,并给供应部开具入库单。B.备品备件开具增值税发票后,先由供应部审核,再到仓库核对入库(3)与财务室的合作办法:9A.给原材料供应商的付款和临时购货用现金,由供应部统计员书写借款单后,由分管财务的副总签字,再到财务室办理。B.供应商收款后,开具收款收据。供应部统计员审查无误后交:部门经理财务副总总经理签字后,交到财务。C.供应商开具的发票核查无误后,由部门经理财务副总总经理签字。再交分管会计,现金帐的发票交出纳员。D.给供应商凭发票挂帐的付款。供应商要开具相对应的收款收据。供应部统计员审查无误后,由部门经理财务副总总经理签字。以现金付款的到出纳员处办理,以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理(4)与生产合作方法:A.各车间所需材料及物资,需填写物资购买申请单,由车间领导签字后交到供应部,在填写申请单时,要把名称、规格、参数、型号、数量,哪里用,急不急,哪个车间都要清楚。B.供应部拿到申请单先查看仓库有没有,若没有再购买。7、制定费用计算办法:(1)根据目前公司状况购原材料所需货款每月在300万-370万。(2)购买原材料根据所定合同,提前申报付款额。(3)对备品备件供应商基本是先用货后付款,付款时间每月15日报计划,20日以前批复

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