秘书学基础201032学时.ppt

秘 书 学 基 础,主讲：张宁,第一章 绪 论,第一节 秘 书,一、涵 义,1、行政职务 秘书在我国现代社会中主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种行政职务。 2、宫中秘藏之书 3、辅臣与书记 4、社会职业,二、秘书的层级,国内： 高 中 低 秘书长、办公厅主任秘书（处长、科长） 秘书工作人员 日常行政负责人 协助高层工作 接待、收发、打字 参与政务、管理事务 分管部门工作 国外： 行政级执行级文书级助理文书级,1、按照服务的对象来划分 公务秘书、私人秘书 2、按照秘书人员所从事的工作内容划分 文字秘书、机要秘书、信访秘书、 通讯秘书、事务秘书、生活秘书,三、秘书的类别,3、按照秘书人员所从事的工作性质来划分 党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、 外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、,第二节 秘书工作,一、秘书工作的起源,新石器时代母系氏族社会时期 公元前780010000年,“塞普”尼罗河奴隶制小型国家 公元前4000年,甲骨文 中国出现有秘书的确证 公元前2000年左右,二、古代秘书发展演变的轮廓,1、国家的出现与国家制度的完善，使秘书制度也逐步建立和完善起来。 2、文字的出现，使公文的数量和重要性与日俱增。 3、知识分子的出现，为秘书队伍提供了人才资源。,三、秘书工作历史沿革,（一）先秦时期 1、殷商时期巫 甲骨文 占卜 2、春秋战国时期：“史”的出现 由殷商的“巫”到春秋战国的“史”，是秘书史上的一 个重要演变，它反映了社会的进步，秘书不再是“神”与人之间的沟通者，而成为国家、社会的一种官吏职务。,（二）秦汉时期 1、相府御史大夫寺 丞相：行政首长，中央秘书长 御史大夫寺：秘书和监察职责 2、尚书台尚书省 尚书：主管帝王的私人事务 3、王权与相权之争 秦汉时期秘书机构演变的一条重要线索，是王权与相权的斗争，作为封建专制的产物，甚至可以说这种斗争一直沿袭到清代。,4、秦汉时期的秘书制度 （1）统一行文标准文字：小篆隶书草隶 （2）统一文体：“朕”、“陛下”、“玺”、“印”“章”、命“制”、令“诏”，“奏” （3）工作报告制度：“上计”（计簿）文书 （4）公文邮传制度：5里设邮，10里设亭，30里设驿 （5）参谋言谏制度：设置参谋顾问性质的官员，史称“谏官”、“言官”,（三）隋唐时期 1、尚书省、中书省、门下省三权分立 尚书省：行政机关 中书省（内史省）：立法之权，事实上的秘书部门 门下省：出纳诏令，审核封驳,2、“学士型”秘书的产生 翰林学士，唐代大秘书 3、信访制度建立： 武则天设匦使院 4、隋唐时期著名的秘书,5、唐代秘书制度重要建设和创举 （1）以法治为基础秘书办公制度 对所办之事都要迅速、准确、安全，不得泄露、遗失、忘事、缓办。 （2）公文用纸与公文制度 公文一律用纸书写，以质量和颜色区别 一事一文，贴黄（改错）， 公文的折迭、编号、装封、档案移交,（四）宋、辽、两夏、金、元时期 1、宋代中枢秘书职能削弱 2、辽、两夏、金、元： 中枢重任多由少数民族担任 元：重视邮传与保密制度，并加强了民族语言的翻译制度,耶律楚材,（五）明清时期 1、废丞相制，设内阁 2、军机处 3、师爷私人秘书，绍兴师爷 例 4、内阁属官官制 秘书科：我国近代史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构。,清军机处,（六）近、当代 1912年1月孙中山任民国大总统，南京临时政府正式设置秘书处作为政府日常办事机构，各省也设秘书处 。首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。它对古代秘书性工作的改革，体现了反封建的民主思想，其形成的诸多改革成果，具有时代的创新性和民本性，并为后世所沿袭。,1923年毛泽东任党中央秘书，负责起草文件、处理文件、会议记录和管理档案，成为中国共产党中央的第一任秘书。党的三大建立“秘书制”，推选毛泽东为中央执行委员会秘书，负责党中央机关的日常工作，实际上是党中央的秘书长。,新中国建立后中国共产党的秘书工作与我国 历史上一切剥削阶级政权的秘书工作有着根本不 同，具体的体现为： 服务对象不同； 秘书人员的社会地位不同； 工作成效不同。 革命战争时期中国共产党的秘书工作，为新 中国成立后的秘书工作奠定了坚实的基础。,新中国建立后，从中央到各级地方政府，从部队到各社会团体，普遍建立了秘书机构，配备了各类秘书人员。党中央、国务院还颁布了一系列文件、法规、统一全国文书、档案制度， 规范秘书职责，使秘书工作体系 更加健全和完善，在社会主义革 命和建设中发挥了重要作用。,四、秘书工作发展趋势,1、四个转变 办事办文既办文办事又出谋划策 收发传递信息 综合处理信息 经验办事 科学管理 被动服务 主动服务,2、发展趋势 （1）秘书职业日益普遍化和社会化 （2）工作性质由事务性向智能型转换 （3）秘书工作的专业化和永业化,五、秘书工作的内容,广义的秘书工作： 文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作等12项。 统称为秘书部门工作,狭义的秘书工作： 文书拟写、会议组织、调查研究、信息收集、日程安排、印章管理等基本工作。 秘书工作总体可分为“辅助管理、综合服务”两大类。,第三节 秘书学,一、秘书学的涵义与研究对象,1、涵义： 秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。 2、研究对象 （1）秘书工作 （2）秘书活动,二、秘书学的研究,1、兴起于20世纪的80年代初期,2、现状： （1）秘书学教学理论： “秀才” （2）秘书工作理论 （3）秘书学相关学科研究 （4）秘书学基础理论,从秘书业务内容看，已出现以下分支学科：,从社会各行业秘书理论与实践来看 已出现以下分支：,从秘书理论与实践和相关学科的 融合来看，已出现以下分支图 ：,附录一：汉代秘书人物陈琳 附录二：毛泽东的秘书工作生涯 附录三：香港商务秘书,第二章 秘书的职能环境,第一节 秘书的职能环境意识,一、秘书的职能环境范畴,职能环境：职业个人在履行社会职能时与之发生职能关系（工作关系）的相对稳定的职能对象。 秘书职能环境：指秘书履行其秘书工作职能时，必须与之发生职能关系的稳定的职能对象。,二、职能环境的优化,目的：与职能对象建立一种信任和谐的职能关系。 （一）环境信任度 概念：秘书活动对象对秘书人员的信任程度 活动对象包括：,决定因素：“职能形象” 1、“形象”的特征 （1）鲜明的视觉形态印象 （2）稳定而简略的认识 （3）与印象、认识相对应的情感和行为 视觉印象和认识情感是行为的基础，情感和行为是认识与印象的外在表现与指向。,三合一,2、形象的作用 （1）以简洁的形式留于心中 （2）形象是一笔巨大的无形财富 3、文秘人员形象的构成要素 （1）品德能力最稳定的核心部分 （2）行为举止是内部气质的外在表现 （3）仪表衣着与面容,4、全美秘书协会提出的秘书条件 （1）心理学家：善于观察和理解他人 （2）政治家：头脑灵敏 （3）外交家：风度潇洒 （4）侦探：调查问题，经验丰富 （5）语言学家：文字功夫强 （6）律师：熟悉各种法律关系 （7）金融家：金融和税务知识 （8）工程师：熟悉各种现代化办公设备 （9）档案学者：熟悉各种文件资料的科学分类,（二）环境谐振度,谐振：即同步协调运动 ，双边共同性 环境谐振度：是指秘书人员在履行具体任务过程中所得到的其职能活动对象的支持与配合程度。,第二节 秘书与领导,一、要了解领导、建立良好关系,1、领导集团的情况 领导集团： 核心人物 总体职能任务 基本指导方针 指导思想,内部结构： 思想素养构成 知识素养构成 能力素养构成 气质素养构成 性格素养构成 作风素养构成 运行状态： 一种是协调、默契，高效运行状态； 一种是分歧，失调、低效运行状态。,2、领导人的基本情况 政治素养 思想水准 领导能力 知识涵养 作风修养,二、优化与领导的关系,（1）忠实体现领导意图忠实 （2）有效辅佐领导活动有效 （3）适度参与政务适度 （4）竭诚弥补领导过失补台,怎样得到领导的信任：,1、维护领导的形象 （1）有意封闭自己 （2）学会听话听意 （3）勇于认错 （4）不要示弱,2、委曲求全 （1）站得高、看得远，不计较名利 （2）正确对待领导批评 （3）讲究气量 （4）不提非分要求 （5）不炫耀自己的功绩 （6）注重“闲谈”,3、承诺的艺术 （1）不急于表态 （2）从坏处找想往好处努力 （3）留有余地 （4）让领导对你放心,1995年春节晚会小品有事您说话,4、慎用解释 （1）不要当面辩解，要克制，不发火 （2）要间接解释，避免面对面的难堪 （3）解释宜粗不宜细，把握要点 （4）解释要适可而止，主动诚恳 （5）换位思考，不给领导出难题,5、和睦相处 （1）礼貌待人 （2）习惯说“您好” （3）留下好印象 （4）慎对谣传 （5）别问太多，多讲有失 （6）投人所好 （7）投石问路 （8）知其好恶,案例分析,一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。,顾全大局 维护领导威信,第三节 秘书与部门及群众,一、秘书与部门,中介与横梁作用 1、辅助形态 以综合辅助领导为中心任务，同职能部门所发生的职能关系。,2、协调形态 就某一交叉、综合的事项，在相涉部门之间进行沟通而直接同职能部门发生联系。,秘书与职能部门建立良好关系应做到：,第一、树立“一盘棋”的整体观念 第二、强化为职能部门服务的观念 第三、体谅职能部门的难处 第四、讲究协调策略,二、秘书与群众,群众是秘书职能活动的重要对象，是有效辅助领导活动的重要依靠，是秘书工作的“三大服务”内容之一。秘书同群众的职能关系，通常表现为两种形态：,即秘书为领导临时指派或作为受权代表而受制领导而与群众所发生的一种职能关系。,即秘书在自己的职能权限内自行同群众所发生的职能关系。,秘书同群众建立良好的关系应做到：,第一、全面了解群众的基本情况 第二、强化为群众服务的观念 第三、加强领导与群众之间的信息沟通 第四、营造亲密、融洽的“家庭式气氛”,争取公众的途径,（一）内求团结争取内部公众 1、内部公众关系： （1）内部员工关系 （2）各职能部门关系 （3）股东关系,2、争取内部公众的途径 （1）进行沟通： 方式：问卷、座谈、信访 （2）帮助协调 一是角色协调：主副 上下 二是部门协调：行政生产 政治业务 三是与“意见领袖”协调 ：群众领袖,2、争取内部公众的途径 （1）进行沟通： 方式：问卷、座谈、信访 （2）帮助协调 一是角色协调：主副 上下 二是部门协调：行政生产 政治业务 三是与“意见领袖”协调 ：群众领袖,协调中注意： 一是软硬结合说服加法制 二是暗明结合正式与非正式 三是冷热结合以柔克刚 （3）引导和教育,（二）外求发展争取外部公众 1、外部公众关系 （1）顾客 （2）传播媒体 （3）社区 （4）政府 （5）国际关系,2、争取外部公众的途径 （1）社会交际 （2）宣传与传播 （3）大众传播 （4）制造新闻 制造新闻是公关人员在真实的不损害公众利益的前提下，有计划地策划组织举办具有新闻价值的活动和事件吸引新闻界和公众注意和兴趣，争取被报道的机会，并使本组织成为新闻报道中的主角，以达到提高组织知名度的目的。,制造新闻时注意： 一是真实事实说话 二是新鲜不落俗套 三是造舆论制造气氛 四是权威主管机关和名人 五是与传媒联手与各媒体联合发布,第三章 秘书活动特征与原理,第一节 综合辅助,一、综合辅助的特点,1、辅助决策中的综合优化 2、职能管理的综合协调 3、机构运转中的综合沟通,二、综合辅助原理及应用,1、信息综合辅助效应 收集以综合辅助为目的 筛选以综合辅助为尺度 整理以综合辅助为指导,2、利益综合辅助效应 形成共利、互利关系 3、能量综合辅助效应 相互补充 相互配合 相互制约 相互促进,第二节 系统中介,秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务。,中介沟通,一、系统中介的特点,1、既参与决策，又参与执行 2、既辅佐领导，又联系群众 3、既把握内情，又洞察环境,二、系统中介原理及效应,1、兼顾效应 2、凝聚效应 3、协调效应 4、监测效应 5、缓冲效应,第三节 间接效益,一、秘书活动间接效益的体现,1、基本职能的间接效益 2、日常工作的间接效益,二、原理及应用,1、铺垫性效应 2、传播效应 3、督策效应 4、协同效应,第四节 对立统一,一、对立统一特征的体现,1、事务与政务 2、被动与主动 3、综合与专业 4、维持与适变 5、听命与劝谏 6、宣传与保密,二、对立统一原理及其运用,1、随机参与 2、务实与超前 3、“T”型能量 4、同步与异步 5、开放与控制,第 四 章 秘书的工作能力与基本素质,小品：招聘,第一节 秘书工作能力结构,一、能力的特点,1、后天性： 2、专业性： 3、通才性： 4、可操作性：,二、能力的构成,（一）表达能力 通过言语、文字和身势等形式沟通信息，相互交往，合作共事的本领。 1、口头表达能力 （1）独白 （2）对话,2、书面表达能力 3、身势表达能力 （1）代替自然语言 （2）情感表露 （3）含蓄示意,（二）办事能力,即秘书人员有效处理各种事务的能力。 1、秘书事务工作的特点 （1）繁琐性 （2）重复性 （3）智能性 （4）程序性,2、提高办事能力 （1）明白职权范围 （2）知晓办事程序 （3）区分轻重缓急 （4）善于社会交往 （5）学会挡驾艺术,（三）管理能力,辅佐决策与管理能力 1、辅助决策能力 2、辅助计划能力 3、辅助沟通能力 4、辅助协调能力 5、辅助控制能力,（四）应变能力,1、应变范围： （1）社会环境变化： （2）地域环境变化： （3）职业环境变化： （4）岗位环境变化： （5）事务环境变化：,2、应变能力主要表现 （1）善于观察：捕捉、发现 （2）思维敏捷：迅速判断、综合 （3）多谋善断：反应快、对策多 （4）预见力强：把握趋势 （5）随机应变：原则灵活,（五）社交能力,培养和发展社交能力，主要有： 1、理解和宽容 2、信赖和合作 3、温文尔雅 4、讲场合、讲方法 5、善于化解矛盾,（六）操作能力,即实际动手能力，熟练使用各种办公设备，速记编校等。,第二节 秘书素质的构成,一、知识素质,二、政治思想素质,（一）政治理论修养 （1）学习政治理论 哲学、政治经济学、科学社会学说 （2）学习掌握政策,（二）思想作风修养,3、密切联系群众,4、谦虚谨慎,思想 作风 修养,8、富于创造 勇于开拓,7、敏捷干练 讲究实效,5、实事求是,6、踏实细致 一丝不苟,2、对党对人民负责,1、全心全意 为人民服务,三、道德素质,道德素质,四、心理素质,心理：从解剖学上讲是人脑的机能，从认识论上讲是客观现实在人脑中的反映。 指在社会环境和社会实践中形成和发展的，主要是指人自身表现出来的稳定的、经常性的、本质的个性心理特征，包括兴趣、意志、情绪、思维、记忆等。,（一）个性心理,个性心理,2、意志,是指人自觉地确定目标，并根据目标来支配、调整自己的行动，克服各种困难，实现预定目的的心理过程。,3、情绪,是人的情感较强烈的、带冲动性的、明显的外部表现。它是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。,4、思维,是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。,5、记忆,记忆是人的思想、行为、知识、经历的印迹的保持和再现。,1、兴趣,是指个人对客观活动、事物、人物，积极选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张程度。,性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。 性格表现为态度特征：如对社会、集体、他人的关心或冷漠、同情或自私、诚实或虚伪等；对劳动和工作的勤劳或懒惰、认真或马虎、细致或粗心等；对己对人谦虚或骄傲、自信或自卑、大方或羞怯等。,（二）性格要求,秘书的性格要求,2、敏捷,思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练、下笔千言、倚马可待。,3、稳健,办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重。,4、坚毅,做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力，正确对待理解与不理解、并自信自重。,5、幽默,是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，它能使自机智乐观，也能给人带来愉快。,1、开朗,乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难。,6、自制,能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心。,五、文化素质,指个人在文化方面的造诣与修养，内存于知识，外显于气质。 “所谓文化或文明，乃是包括知识、信仰、艺术、道德、法律、习俗以及包括作为社会成员的个人而获得的其他任何能力、习惯在内的一种综合体。” 原始文明泰勒（英）,【文化】 广义：指人类社会历史实践过程中所创造的物质财富和精神财富的总和。 狭义：指社会的意识形态，以及与之相适应的制度和组织机构。 辞海,（一）中国文化的特征,第一、顽强的再生力，无与伦比的延续性 第二、大一统与多元文化并存 第三、入世思想为主导，避免了全民族的宗教迷狂 第四、以伦理道德学说作为维系社会秩序的精神支柱 第五、重政务、轻自然、斥技艺 第六、朴素的整体观念，注重直觉体悟的思维方式 西方科学型 哲学对立面的冲突与斗争 中国伦理型 哲学对立面的统一、同一,（二）儒家文化的要义,创立：孔夫子 孔子(前551年9月28日-前479年4月11日)名丘，字仲尼，春秋末期思想家、教育家，儒学学派的创始人。 核心：人伦原则 追求：现生现世,1、未能事人焉能事鬼： “人都没有事奉好，又怎么能去侍奉鬼呢？”这种未能事人焉能事鬼是孔子“仁”学思想的重要组成部分，这种重人轻神，重生轻死，或重人不问神，重生不问死的态度，是对传统重民轻神思想的继承和发展。 2、务民之义敬神鬼而远之： 意思是努力去对人民进行道德的教化，尊敬鬼神而远离它。此语是孔子关于人神关系的重要命题。孔子反对苛政，主张“使命以义”，教民以义，务民以义，敬鬼神而远之，这是一种现实主义的态度，反映了他思想的进步性和现实性。,3、性相近习相远： 意思是人性原本相似，只是因为后天的习染不同才拉大了距离。此语是孔子关于人性问题的基本命题，包括三层意思：就人性的现实表现上看，人性各不相同；就人性的本源上看，人性本相近，就人性的发展、变化上看，人的后来习染是根本的原因。孔子这种人性的统一和差异性的认识，表现出明显的理性思维精神和人文精神。 4、克己复礼为仁： 意思是克制约束自己的言行、欲望，使之合乎礼，这样就达到了“仁”的境界。“克己复礼”是孔子哲学的的重要概念，同时也是儒家的重要修养方法和关于仁礼关系的原则。,5、泛爱众而亲仁： 意思是广泛地爱护大众而亲近有仁德之人。此语是孔子“仁学”的重要命题之一，他倡“仁”，以“仁”为人的最高道德标准，而“仁者”“爱人”，该语包含两层意思，一是泛爱或博爱的精神，二是“泛爱”而爱不等同或爱有差异等，两者互为表里，互相作用，互相统一。孔子认为爱人就是爱所有人，否则就不称“仁”。 6、修己安人： 即是说通过自我的修养，使别人得到安乐。要成为真正的“仁者”，途径只有一条，就是将主体道德修养和济世结合起来，从主体与社会结合中寻求仁的价值的现实实现，从而获得主体道德修养的真正意义。,7、人之生也直： 意思是一个人能够生存，靠的是正直，不正直的人也能生存，那是靠侥幸避免了灾祸。此言表明了孔子对“直”及其与人和人生关系的认识，“直”是“仁”的精神表现之一。孔子认为“直”这种品质很难得，一方面是“直士”难得，另一方面是“行直”不易。 8、人能弘道，道不弘人： 意思是人能弘扬扩大道，而不是道来弘扬扩大人。这里的道是指“人道”，实际就是“仁” ，强调了：一是做为主体的人为“仁”、行“仁”的主动性，自觉性，二是作为主体的人对“仁”的坚定信仰。 9、君子喻于义，小人喻于利： 意思是君子懂得的是义，小人懂得的是利，它反映了孔子的义利观。孔子义利观的核心是义重利轻，或义重于利。孔子这种重义轻利的义利观的积极意义在于它包含一种舍小利求大义的精神，有益于培养人的社会责任感和为正义献身的精神品质。,案例,附录5 “中国酒文化”,酒文化作为一种特殊的文化形式，在中国传统文化中有其独特的地位。 中国的酒文化深深地植根于民族文化的沃土之中。中国人的饮酒，通过对饮人、饮时、饮地、饮趣等选择，揉合了诗歌、书画、风俗、游戏等方式，把物质享乐的酒升华为更高级的精神享乐；通过饮酒来影响人们的观念、感情、行为、人际关系，从而创造出了颇具浪漫色彩的生活意境和文化氛围。,一、酒的历史,我国酒的历史，可以追溯到上古时期。 诗经中“十月获稻、为此春酒”和“为此春酒，以介眉寿”的诗句等，都表明我国酒之兴起，已有五千年的历史了。 据考古学家证明，在近现代出土的新石器时代的陶器制品中，已有了专用的酒器，说明在原始社会，我国酿酒已很盛行 。,酒的起源,人类很早就懂得了酿造多种不同的酒类来作为日常生活中的饮料。据考证，大约在公元前20世纪至公元前15世纪。古埃及、古希腊以及中国古代的先民已经掌握了简单的酿酒技术，并可用五谷、各种果子及不同的原料来酿制不同味道的酒。 在古代，往往将酿酒的起源归于某某人的发明，把这些人说成是酿酒的祖宗。有关我国酿酒起源的传说有以下几种说法： 杜康酿酒 仪狄酿酒 酿酒始于黄帝时期 酒与天地同时,杜康造酒说 这个说法流传比较广泛，在陕西白水县有一条杜康沟。沟的起源处有一眼泉，四周绿树环绕，草木丛生，名“杜康泉”。县志上说“俗传杜康取此水造酒”，此泉水质清冽甘爽，清流从泉眼中汩汩涌出，沿着沟底流淌，最后汇入白水河，人们称它为“杜康河“。 仪狄造酒说 “仪狄造酒，禹饮而甘之” 传说仪狄是夏禹时代的一位官员，为皇帝制造了美酒。还有人说他是位善酿美酒的匠人、大师，或是监督酿酒的官员，他总结了前人的经验，完善了酿造方法，终于酿出了质地优良的酒醪。,二、酒中人生,1、祭祀 2、待友 3、喜庆 4、帝王之饮,5、文人与酒,太白酒、文君酒、孔府家、孔府宴、曹雪芹家酒，陆羽酒等等。 司马相如和卓文君私奔卖酒，成为封建时代青年人追求自由婚姻的象征； 东晋大诗人陶渊明更是过着一种“平生不止酒，止酒情无喜”的生活， 声称“若复不快饮，空负头上巾”。,将 进 酒 君不见黄河之水天上来，奔流到海不复回！君不见高堂明镜悲白发，朝如青丝暮成雪。人生得意须尽欢，莫使金樽空对月！天生我材必有用，千金散尽还复来。烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。岑夫子，丹邱生，将进酒，杯莫停！与君歌一曲，请君为我倾耳听！钟鼓馔玉不足贵，但愿长醉不愿醒。古来圣贤皆寂寞， 唯有饮者留其名。陈王昔时宴平乐，斗酒十千恣欢谑。主人何为言少钱，径须沽取对君酌！，五花马，千金裘，呼儿将出换美酒，与尔同销万古愁！,欧阳修是妇孺皆知的醉翁：无酒不成文，无酒不成了乐。天乐地乐，山乐水乐，皆因为有酒。他那篇著名的醉翁亭记，从头到尾一直“也”下去，贯穿一股酒气。 苏东坡是著名的文学家，也是著名的酒徒。“明月几时有，把酒问青天。”我们从他嗜酒如命和风度潇洒的神态，可以寻到李白和白居易的影子。他的诗，他的词，他的散文都有浓浓的酒味。正如李白的作品一样，假如抽去酒的成分，色香味都为之锐减。 白居易是位大酒徒。他的一生不仅以狂饮著称，而且也以善酿出名。他为官时，分出相当一部分精力去研究酒的酿造。,三、酒中政治,1、酒中的政治情怀 “煮酒论英雄” 短歌行“对酒当歌，人生几何”,2、酒中的政治谋略 以酒释仇：“辕门射戟” 消灭异己：“鸿门宴” 巩固政权：“杯酒释兵权”、 “火烧庆功楼” 以酒遁世避祸：阮籍醉酒避婚,四、酒场应对,、领导干部如何应付下级、属下轮番敬酒的场面？ （1）切不可硬撑。 （2）不要答不会喝酒。 （3）最好以公务为籍口。 （4）也可以家事为托辞。 （5）不妨化被动为主动。,、机关干部如何向领导、上级敬酒？ （1）要注意祝酒辞的表述。 （2）要注意把握适当的机会，这里的机会也包括适当的场合。 （3）要注意摸清你的领导、上级的底细，以免其难堪甚至误会。,、滴酒不沾的人如何应付喝酒的场面？ （）有备而行。 （）搞清情况。 （）以开车、生病为名避免喝酒,小品招聘89年春节晚会,4、临场实战： 策略：适时声明自己不胜酒力，请求随意或能以它物代酒。 策略：隐藏自己，不使自己在饮酒时受到太大的注意。 策略：借故推让。当然所编的理由应合情合理。 策略：稍饮一些以堵人之口。 策略：必要时主动举杯，以不失基本的礼仪。 应急： 服解酒药 借故离席（非到迫不得已时不可用此下策）,附录 6 中国地域文化,一、“中国”的涵义来历及其演变 1、“中国”为什么叫“中国”？演变过程 （1）西周：指京师，首都；指商周的封地，专指洛阳中心的“中原” （2）秦汉：中原王朝称“中国” （3）明末清初：中华帝国 简称：“中国” （4）中华民国 （5）中华人民共和国 简称“中国”,2、“中国”另一说 上古时华夏族（汉）建国于黄河流域，自认为居天下之中央，故称“中国”，而将周边地区称为“四方”。,3、中国疆土变迁 （1） 汉中期至西晋，朝鲜半岛东北部是中原王朝的正式行政区；越南北部也是一部分。 （2）宋朝、元朝，北界达俄国的西伯利亚，西界直抵中亚的咸海。 （3）清乾隆24年，国土面积为1000多万平方公里。1840年鸦片战争之后，列强蚕食，大片领土失陷，为今日的960万平方公里。,二、地域文化的形成 或称区域文化，是一门研究人类文化空间组合的地理人文科学，它以广义的文化领域作为研究对象，探讨附加在自然景观之上的人类活动形态，文化区域的地理特征，环境与文化的关系，文化传播的路线和走向以及人类的行为系统，包括民俗传统、经济体系、宗教信仰、文学艺术、社会组织等。 1、自然环境：一方水土养一方人 2、社会结构：如吴越始尚勇，故有“吴王金戈越王剑”，晋永嘉之乱，士人南迁，渐由“尚武”而“崇文”,三、中原文化 资料片 1、中原文化的地理位置 2、何谓“九州” 3、中原文化之最 （1）文字典籍出现最早 （2）杰出历史人物最多 （3）与佛结缘最早 （4）洛阳牡丹甲天下,四、长江文化 1、长江之最 （1）流程最长 （2）流量最大 （3）流域面积最广 （4）通航里程和货运量之首 （5）水力资源蕴藏最大， （6）水产最发达，淡水鱼占全国的2/3以上,2、长江孕育中华文化 （1）水利文化 （2）稻作文化 （3）茶文化 （4）丝绸文化 （5）陶器文化 （6）园艺文化,（7）航运文化（漕运） （8）鱼盐文化 （9）商贸文化 （10）文房文化 （11）其他文化,案例,作业一,论文：浅谈秘书的能力与素质 要求：1500字左右，用稿纸手写,第五章 秘书的基本职能,第一节 参谋咨询,一、秘书参谋咨询的职能基础,1、秘书的职能地位与参谋咨询 秘书参谋咨询功能的优势： （1）情况熟 （2）机会多 （3）效率高,2、领导者的信任程度与秘书的参谋咨询 （1）秘书自身素质 （2）领导者素质 （3）组织环境 3、群众的理解和支持与秘书的参谋咨询 4、信息沟通网络与秘书的参谋咨询,二、秘书参谋咨询的特点,1、随机性： 2、依附性： 3、多样性与权变性,三、参谋咨询的方法,（1）预测性参谋咨询： 要由已知探求未知。 由定性分析到定量分析。 把握变化层次。 （2）跟踪性参谋咨询： 熟悉计划的全部内容和实施的系统过程； 了解各个环节和步骤以及相互关系； 把握总目标和各阶段的分目标及其相互影响。,（3）进谏性参谋咨询： 类比式。 论辩探讨式。 漫谈交流式。 比较式。 补充完善式。 （4）提供资料性参谋咨询： 准确、全面、发展、有效,第二节 辅佐决策,一、秘书辅佐决策的职能基础,1、为决策提供有效的证据 （1）文件依据 （2）群众基础 （3）综合信息 （4）环境依据 （5）群体意识,2、加速决策的实施过程 （1）秘书受权督办、查办与催办，可加速执行并检查结果； （2）协调矛盾，加速进程； （3）反馈信息，及时修正补充； （4）处理随机事件，消解障碍； （5）处理好问题，化解消极因素，调动积极因素。,3、促进决策的优化 （1）收集多种方案，有利于选优； （2）收集群众意见，有利于发挥群体智能； （3）组织专家讨论，论证优化方案； （4）参与考核评估，采取补救措施； （5）总结经验，全面系统分析，为新方案提供参考。,二、辅佐决策的特点,1、全面系统随机性辅佐 2、决策辅佐实施性辅佐 相结合 3、超脱性辅佐参与性辅佐,三、辅佐决策的方式,1、决策前服务式辅佐 （1）收集政策法规，寻求政策依据； （2）收集各种信息，提供信息依据； （3）收集各种建议，提供科学依据；,2、决策中协助式辅佐 （1）收集各种方案，并进行比较评估； （2）对初选方案，进行论证补充； （3）对于修正案，组织专家实验或验证； （4）对于已确立方案，撰写公文发布。,3、执行中协调式辅佐 （1）在领导与群众，上级与下级间协调； （2）在平行部门间协调，化解矛盾，追求一致，完成目标； （3）维系组织合力，确保顺利实施。 4、评估中鉴诫式辅佐,第三节 沟通协调,一 、沟通协调的职能基础,1、信息枢纽优势 2、综合部门便利 3、办公部门能量,二、沟通协调的特点,1、非权力支配性 不能以“二首长”自居，以势压人。 要以平等态度待人，如实传达领导指示。 恰当利用领导的权威，作为能量而不是抬高自己的筹码。,2、非确定地位性 在上级领导成员间沟通信息时下级 在同级职能部门间协调时平级 在群众之间进行协调时上级 在执行同一任务时“下级”或“平级” 3、认同疏导性,三、沟通协调的方法,1、化解矛盾：消除误会 2、淡化矛盾：控制情绪 3、缓解矛盾：求同存异,第四节 管理事务,一、秘书事务管理的特点,1、层次性： 2、适变性： 3、机动性：,二、管理事务的方法,1、不分亲疏 2、不图名利 3、不违背原则,第五节 检查督办,一、检查督办的职能基础,1、全面理解决策指令 2、熟练高效的信息处理手段 3、及时准确地反馈检查督办的情况,二、检查督办的特点,1、目的明确 2、内容系统 3、态度谦和,三、检查督办的要领,1、忌浮光掠影，不求甚解 2、忌孤军深入，脱离群众 3、忌先入为主，主观片面,第六节 公关工作,一、企业公关实务,（一）建立企业信誉 1、创名牌产品创名牌企业原则 2、建立信誉的整体性原则 （1）形成建立信誉的整体观念 （2）统一制定公关政策 （3）协调公关活动,3、建立信誉的竞争性原则 4、建立信誉的形象性原则： 选择象征性标记。 突出企业特色。 开展专门性活动。 5、建立信誉的长期性原则,（二）争取谅解 1、强烈的“防火”意识 2、科学的“报警”系统 3、妥善的“灭火”方法 2004年10月1日起我国实施第一个产品召回制度 缺陷汽车产品召回管理规定 （三）增进效益 1、捕捉有利的经营时机 2、强化竞争意识,二、政府机关公关实务,1、了解民意 2、阐释政策 3、树立国际形象,三、秘书公关实务,操办公关活动 编写新闻公报 举办记者招待会和公众代表座谈会 策划组织领导的演讲或报告 准备或起草各种宣传资料 举办图片或实物展览 编撰组织内部刊物 制作电视录像或广播讲话,四、危机公关实务,公共关系危机是指突然发生的、严重影响和损害组织形象，给组织公共关系造成重大损失的事件。,(一)公共关系危机的类型,1.组织自身行为不当引起的危机 （1）严重事件（2）决策失误 （3）具体工作失误（4）纠纷事件 2.突发事件引起的危机 （1）不可抗力导致的重大伤亡事故 （2）外部组织的恶意行为导致的恶性事件 3.新闻失实报道引起的危机 （1）由新闻人无知或误解的报道所造成的危机 （2）由组织或个人恶意歪曲，新闻被蒙蔽、被利用的报道所造成的危机,（二）如何开展危机公关,1 .树立危机意识 一是预测危机 二是制定应急措施，提前防范 2 .果断处理，化险为夷 真诚面对、公众至上、负责到底、反应迅速 3 .创造契机，重塑形象 4 .良好的心理素质,第六章 秘书工作方法与工作技能,第一节 秘书部门的工作方法,一、目标管理法,1、建立合理的目标体系 事务性工作专人 突击性工作群体 咨询性工作原则 2、建立目标指挥（监督）系统 3、建立目标考评系统 例1 例2 实事求是、严格考核、“言必信、行必果”,二、分工与配合,秘书部门分工配合的特点 1、弹性分工分工不分家 2、适变性适应变化的形势 3、领导的多元化主管与非主管,三、重点与全面,1、主要领导和其他领导合理服务 2、突击性工作和经常性工作合理安排 3、主要动向和全面情况同时关注,四、个体与群体,1、充分信任、发挥个体能动性 （1）放权 （2）交代原则 （3）要求汇报 2、加强交流，发挥整体功能 （1）重大或中心工作团队作战 （2）加强交流，集体议事集体智慧,五、节奏与随机,1、疏密有效的工作节律 一是注意重点：纲举目张 二是合理用人：用人所长 三是劳逸结合：养精蓄锐,2、机动周密的权变调度 一是组织临时班子 二是讲清工作任务 三是进行合理分工 四是提出最后要求 五是提示应变办法,第二节 秘书人员的工作方法,一、与领导沟通,1、内容与时机 定期汇报与及时汇报相结合 2、形式与时机 政策性书面 事务性口头 批办性存查,口头汇报、请示应注意： 不要弄虚作假，要真实 不浮光掠影，要具体 不要拐弯抹角，要直述 不要滔滔不绝，要简明 不南辕北辙，要切题 不要局促不安，要放松,3、内容与对象 （1）根据内容对口汇报 （2）涉及多部门、多方向的工作报告主管 （3）非分管领导安排工作，要与主管沟通 （4）领导意见不统一时，建议协调开会,与领导沟通的 一般原则与沟通的艺术,二、与其他人员沟通,1、与职能部门工作人员的沟通 （1）原意传达 （2）态度谦虚 （3）尊重随和,与同级沟通的 一般原则与沟通的艺术,2、与群众沟通 （1）正常的工作关系 （2）深厚的感情关系,与下级沟通的 一般原则与沟通的艺术,3、与外单位沟通 （1）热情 礼让有加（往来单位） （2）友好 豁达大度（竞争单位） （3）融洽 理解支持 （社区群众）,三、工作调度法,1、工作行为调度法 （1）分类有序 先做重要而紧急的任务，这是A类事务； 再做重要而不紧急的任务或做紧急而不重要的工作，即 B类事务； 再处理就是 C类，可做可不做的事务。 （2）一鼓作气 （3）统筹兼顾,2、工作时间调度法 （1）时间从属性 （2）时间机动性 （3）时间自主性,三、工作调度法,第三节 秘书办公技能,一、现代化办公室的基本构成,1、办公室计算机（或服务器） 2、个人计算机（或网络终端） 3、传真机，可传送图象、文件 4、复印机 5、多功能电话，自动拨号、存储、放大等功能 6、有关的音像设备,二、发展趋势,1、电脑写作 2、无纸公文 3、在家办公,第四节 秘书工作规律,一、秘书工作的总规律,总规律或称基本规律: 秘书工作必须尽一切可能去追随、适应不断发展变化的领导工作的需要。 “为领导服务”是秘书这一职业的宗旨。,1、明确认识秘书工作的属性： 从属性、被动性 2、认真研究理解领导意图，是为领导服务的前提。,3、正确处理与领导的关系,（1）创造性完成任务 （2）原原本本传达信息 （3）正确履行职责 （4）严格执行民主集中制 （5）切忌工作越位（决策、工作、表态、礼仪不越位）,二、工作程序化规律,秘书工作大致分三类： 1、程序化的工作 办文 办会 办事 决策服务 信息服务 2、技术性工作 注意操作规程 如:打字、复印 特殊行业的技术性工作：通讯、保密、机要,3、非程序化工作 要注意其规律，大致分三类： （1）领导临时交办 一是“常数”，二是预见性，三是随时应对 （2）天灾人祸事故 （3）新情况新问题,三、秘书思维“必要的张力”的规律,1、收敛性思维（常规思维、保守思维） 收敛性思维是秘书工作思维的基本模式，是由秘书的基本特性如辅助性、政治性、从属性等所决定的。,2、发散性思维（创造性思维、开放式思维、求异思维） （1）发散性思维的主要特征 独创性多向性综合性 （2）发散性思维能力的培养 勤于学习和实践 善于思考 不断充电，补充思维动力,办公室人员20忌,1、一问三不知。 2、遇事没主见。 3、目光不敏锐。 4、事事皆请示。 5、汇报无条理。 6、办事无程序。 7、领会不达意。 8、做事无章法。 9、意识无大局。 10、办事太拖拉。,11、谈吐不清楚。 12、数据不准确。 13、给“烟”不递“火”。 14、眼里没事做。 15、言行太随意。 16、碎言不及意。 17、文字太了草。 18、交往能力低。 19、领导做“钟馗”。 20、只求得照顾。,第七章 公文处理,公文：即公务文书，是社会组织在公务活动中按照一定的程序和格式形成和使用的文书材料。,第一节 秘书与公文撰拟,一、公文形成的核心程序,三大环节：公文形成、公文处理、公文管理 公文撰拟是公文形成的中心。 公文撰拟：是将机关（或领导）管理思想和意图，以文字的形式（包括现代办公中的电子文书）形成公文文稿的过程，也就是起草公文。,公文形成（制文）的具体程序,1、交拟 机关领导或领导集团向撰拟人员交待制文意图和拟制任务的过程。 2、拟议 构思文稿，也可集体讨论提纲，尤其是重要文献必须有一个写作的班子。 3、撰写,4、审核 由业务机关部门领导和办公室领导核稿，内容包括：定秘级，文件号，发放单位（印刷份数），主送、抄送单位，及文字斟酌。 5、签发 主管领导审核并签发，或提出修改意见后再定稿签发。 6、缮校 文印部门缮制、校对文稿,（7）用印 办公部门在即将发出的公文上用印。 盖章位置 公章一般压在年月日上 如 2001年2月19日 还有的任命职务（聘任）的文件 加盖单位主管的签名章在相应位置如： 院长： 局长：,上2/3 下1/3,（8）封发 文书收发部门登记、封缄、发出的过程。 发文方式： 本单位（本地）要登记造册，收件人签收。 外埠：机要，挂号，平信。,3、公文撰拟的作用 （1）物化信息的载体之一 （2）公文质量与工作效率相关 （3）是秘书参谋作用的重要过程 4、文书的作用 （1）记录和传达 （2）依据和凭证 （3）联系和知照 （4）参考作用,第二节 公文撰拟对象,一、通用公文,即法定公文，是指具有法定效力和规范格式的公文。各类机关包括社会团体与企事业单位，在管理过程与活动中都要形成使用的一类公文。 国务院办公厅2012年7月1日起施行了党政机关公文处理工作条例。（1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。）通用公文共15种。,1、决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定 是一种领导性、具有较强约束力的文件，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,3、命令（令） 是一种带有强制专断性与指挥性的下行公文，适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 颁布性命令 事项性命令 任免令 奖惩令 4、公报 适用于公布重要决定或者重大事项。,5、公告 是一种公开发布的告知性文件，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告 也是一种公开发布的告知性文件，适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 7、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,8、通报 是一种周知性文件，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 9、议案 是一种提请会议审议事项的文件，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 10、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,11、请示 是下级机关常用的陈述性文件之一，适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复 是针对下级机关来文请示的问题表明意见，用于答复的一种公文。,13、意见 是一种对重要问题提出见解和处理办法的公文。其适用主体为各级党政领导机关和其他社会组织 ，既可作下行文用于上级机关向下级机关下发指导性意见，也可作为上行文用于下级机关上报建设性意见。,14、函 即公函，是社会组织之间商洽和联系工作的公用信函，在党政机关公文处理中，信函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 15、会议纪要 是一种用于记载、传达会议情况和议定事项的公用文书。,二、专用公文,指在特定工作部门和特定业务范围内使用的具有法定效力和规范格式的公文。 如：外交公文、军事公文、司法公文、经济公文、科技公文等。,三、事务文书,是指社会组织在处理日常事务过程中使用并具有一定格式的公文。 1、计划 2、总结 3、调查报告 4、简报,第三节 公文撰拟的原则,一、公文与其他文种的区别,1、文体不同 2、主体不同：有法定作者 3、效能不同,4、规范不同 （1）行文格式 文头 行文 文尾 （2）行文制约 逐级行文 越级行文 多级行文 普发行文 联合行文,1、符合党和国家方针政策 2、忠实于机关制文的基本意图 3、坚持实事求是的精神 4、作