采购与合同管理流程手册1

采购与合同管理流程手册采购与合同管理流程手册 编制人：授权人： 版本：生效日期： 2 目录目录 第一部分第一部分概述概述.5 1定义与范围5 2组织架构8 3职能说明11 4采购管理运作分类14 第二部分第二部分业务流程业务流程.20 1采购基础20 1.1流程图20 1.2管理方法23 1.3流程描述24 2采购申请及授权38 2.1流程图38 2.2管理方法39 2.3流程描述40 3外包/租赁.43 3.1流程图43 3.2管理方法44 3.3流程描述45 4招标竞价采购48 4.1流程图48 4.2管理方法50 4.3流程描述51 5非招标竞价采购65 5.1流程图65 5.2管理方法66 5.3流程描述67 6例外采购72 6.1流程图72 6.2管理方法74 6.3流程描述75 7分散采购80 7.1流程图80 7.2管理方法81 7.3流程描述82 8合同订立86 8.1流程图86 8.2管理方法87 8.3流程描述88 9合同管理95 3 9.1流程图95 9.2管理方法97 9.3流程描述98 10采购订单管理107 10.1流程图107 10.2管理方法110 10.3流程描述111 11收货与付款122 11.1流程图122 11.2管理方法124 11.3流程描述125 第三部分第三部分采购人员管理采购人员管理.134 1采购人员道德建设134 1.1流程图134 1.2管理方法135 1.3流程描述136 2人员培训138 2.1流程图138 2.2管理方法139 2.3流程描述140 第四部分第四部分附件附件.142 附件 1 内部制度索引 .142 采购目录143 合同审批权限表144 采购审批权限表145 附件 2 新增/改进单据索引 146 采购申请单147 合同申请表148 采购订单149 采购检验单150 合同修改审批表151 采购汇总申请表152 附件 3 内部管理报告 .153 供应商资料收集清单154 供应商信息收集表155 授权供应商清单156 供应商选择表157 合同公章使用记录158 合同登记表159 合同借阅登记薄160 4 付款进程表161 供应商交易评估记录162 供应商考核报告163 培训评估表（样本举例）164 培训分析报告（样本举例）165 采购管理报告166 附件 4 主要业绩考核指标样本汇总 .167 5 第一部分第一部分 概述概述 1定义与范围定义与范围 采购的定义采购的定义采购是指企业在日常经营活动中购买商品或接受劳 务供应并支付价款的活动。 采购交易分为集中控制和分权控制两种方式，应根 据集中采购部门的规模及专业化水平，逐渐扩大集 中采购的范围，争取最大限度的采购效率和收益改 进。 集中采购是指为了发挥集中优势，降低采购成本， 对采购目录指定的采购对象实行由采购中心统一采 购的采购方式，集中采购可以根据采购金额、性质 特点等采用招标和非招标竞价方式。 分散采购是指采购对象不属于采购目录规定的范围， 由各级公司分散执行采购的采购方式，分散采购主 要以非招标竞价方式为主。 例外采购包括委托采购、偶然采购和紧急采购，在 例外采购情况下也应尽量使用授权供应商。 委托采购是指采购中心将采购目录中规定的项目委 托有关机构在授权范围内进行采购。 偶然采购是指一次性的采购或者仅为一次性、非循 环使用产品或服务的采购。 紧急采购是指由于不可预测的紧急情况，不可避免 的需要立即采购紧急的商品或服务。 采购采购 集中控制集中控制分权控制分权控制 集中采购集中采购 委托采购委托采购 例外采购例外采购 例外采购例外采购 紧急采购紧急采购 偶然采购偶然采购 分散采购分散采购 紧急采购紧急采购 偶然采购偶然采购 6 采购的范围采购的范围本流程手册的采购范围主要包括以下内容： 固定资产 工程基建 汽车 设备 办公家具等 低值易耗品 办公用品 劳务用品等 专业服务 咨询 技术服务 业务宣传 广告 印刷 电子商务网站设备托管 电信线路 卫星通讯 快递 清洁 酒店 票务 维修等 对于以上采购范围内的需求对象，采购中心和管理 层可以结合总体战略，采用购买、外包、租赁 等多种方式。 本手册对采购业务以及与之相关的财务控制进行了 描述和规定，以采购委员会、采购中心职能为主， 同时对各级使用部门、策略计划部、财务中心、技 术部门、工程管理部、行政办公室等多个相关接口 部门做出了规范。 此外，本流程手册对采购道德风险的控制也进行了 规范。 会计政策会计政策采购确认遵循权责发生制原则，付款和费用承担根 据“收益”原则。 采购原则采购原则一般情况下，符合下列的 9 项采购指导原则时，可以 认为是一项资金利用率高，有价值的采购： 7 1. 采购需求明确；采购需求明确； 使用部门明确采购需求及采购的目的，可以使采购 部门执行采购更具有目的性。 2.采购项目拥有长远经济价值采购项目拥有长远经济价值 采购部门执行采购时必须考虑采购标的的经济价值， 从长远考虑该项采购的未来价值。 3.采购必须做到及时采购必须做到及时 采购部门应及时完成采购项目，以满足使用部门的 需要。 4.采购消耗最少的管理资源采购消耗最少的管理资源 采购应充分利用共享服务结构，利用集中采购减少 管理成本； 5.加速低风险的采购加速低风险的采购 采购部门应尽量简化低风险采购流程，降低采购管 理成本； 6.采取招标方式的集中采购采取招标方式的集中采购 对大宗采购和服务咨询项目，采购部门应采用招标 方式选择供应商，获取较高利益； 7.鼓励拓宽供应商渠道鼓励拓宽供应商渠道 采购部门应拓宽供应商渠道，广泛收集供应商信息， 为实际采购操作提供广泛的选择余地； 8. 整体的采购规划整体的采购规划 采购部门应通过共享服务的构架，设计符合全集团 的整体采购规划和采购流程， 在全集团范围内统 一执行。 9.采购应合理规避控制风险采购应合理规避控制风险 任何采购操作流程均应以实现内部控制、规避采购 风险为前提。 8 2组织架构组织架构 现状现状 建议结构建议结构 区域采购区域采购 中心中心 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 集团集团 产产/寿险总公寿险总公 司司 产产/寿险分支寿险分支 机构机构 下级产下级产/寿险寿险 分支机构分支机构 采购委员会采购委员会 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 采购中心采购中心 商务管理商务管理 专项采购专项采购 信息技术部信息技术部 FA管理中心管理中心 （工程管理（工程管理 部）部） 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 行政路线 共享服务/报告路线 集团集团 区域区域 各级分支公司各级分支公司 集团集团 产产/寿险寿险 总公司总公司 产产/寿险分支寿险分支 公司公司 下级产下级产/寿险寿险 分支公司分支公司 行政办公室行政办公室 行政办公室行政办公室 采购人员采购人员 采购委员会采购委员会采购中心采购中心 采购人员采购人员 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 信息技术部信息技术部 FA管理中心管理中心 行政办公室行政办公室采购人员采购人员 集团集团 分支公司分支公司 行政路线 共享服务路线 9 现状与建议结构的对比现状与建议结构的对比现状结构 目前集团已经开始设立采购委员会和采购中心，并 草拟采购目录，对采购目录内的房屋、办公设备和 服务项目实行集中采购，但目录外仍由产/寿险有 关部门自行分散采购，缺乏进一步的共享和集中控 制。 建议结构 建立采购共享职能，由集团采购委员会和采购中心 直接领导区域采购中心，为集团、产/寿险总公司 及其分支机构提供采购服务，以充分发挥集中采购 优势，保证公司采购管理流程标准化，有效控制采 购风险。 财务中心、策略计划、固定资产管理中心、人事管 理等部门密切支持和协助采购中心的工作，承担采 购管理流程的相关控制职能。 流程手册现状可行性流程手册现状可行性在建议结构未建立之前，采购中心可以根据以下职能 对应关系，利用本流程初步规范采购业务： 申请管理 建议职能架构中，采购申请由集团行政办公室、信 息技术部、固定资产管理中心分别受理来自于集团、 总公司、分支机构中的采购申请，而目前集团采购 中心面对五大接口，因此手册中提及三大接口的职 能现阶段可由五大接口完成。 采购预算与计划 本手册前提条件是由策略计划部提供详细的年度采 购预算。目前状况下，采购预算尚需提高，采购中 心员工需要协助预算部门编制采购预算。 采购物品保管 在建议的职能架构中，将采购物品划分为低值易耗 品和固定资产，低值易耗品和固定资产的实物管理 由各级公司行政办公室保管员承担。目前状况下， 低值易耗品的管理可由办公室负责，集团固定资产 的实物管理由计财部固定资产管理处负责，其他各 级公司固定资产的实物管理可由各级公司办公室负 责，电脑设备的实物管理由各级信息技术部负责。 财务 在建议的职能框架中，由财务中心负责采购业务的 10 付款、费用分摊和会计核算。目前状况下，采购中 心采购业务的付款和会计核算可通知应承担采购成 本的分支公司计财部直接向供应商付款，并进行会 计核算；如果由集团代垫货款的，可在应承担采购 成本的各级公司签署垫付确认单后，由集团计财部 向供应商垫付货款，并进行会计核算，采购成本通 过内部往来报单分摊到应承担成本的各级公司。 11 3职能说明职能说明 职能职能负责人员负责人员职责描述职责描述 采购委员 会 全体委员参加采购委员会定期和临时会议； 审定采购政策、制度和标准操作流程，规范采购程 序，建立、健全采购的内部控制； 审定集中采购计划、采购策略、采购标准和采购目 录、标准采购合同，最大限度节约采购成本； 审批和决策重大采购业务事项，审议采购工作报告， 控制采购风险； 监督、指导、考核采购中心的工作，处理采购工作 中的投诉事宜。 采购委员 会 主任召集和主持采购委员会定期和临时会议； 参与采购计划、策略、政策和制度等议题的讨论， 提出建议和意见，参与会议表决； 听取会议建议和意见，总结并发布会议决议； 向高级管理层进行工作汇报和意见沟通。 经理审批采购标准、采购目录、授权供应商，标准采购 合同、采购业务报告、员工道德手册； 审批供应商选择表； 审批采购合同、订单和采购交易记录； 定期向采购委员会汇报工作； 对采购中心的员工进行考核。 集团采购 中心 商务管理处协助采购中心经理草拟采购标准、采购目录、授权 供应商，标准采购合同、采购业务报告、员工道德 手册； 维护和更新采购数据库； 协助制定全集团的采购预算，根据采购预算编制采 购计划； 汇总采购申请，核对采购计划，分配采购任务； 管理采购文件、单据的归档和保存； 对区域采购协调员进行管理和业绩考核； 12 专项采购处收集、记录、更新供应商信息； 根据职能分工执行专项采购，确保供应商选择、合 同、订单、验收、付款等采购全过程的顺利进行； 对供应商业绩进行评估。 招标委员会 （招标临时 机构） 负责人 组织招标委员会的日常工作，及时向管理层汇报工 作； 组织招标会议、竞标人评估、招标谈判和合同签订， 负责管理和记录招标进程； 编制招标总结报告。 商务谈判小 组（重大项 目临时机构） 收集供应商信息，选择综合成本最低的供应商； 草拟采购合同和采购订单； 对合同和订单的执行情况进行跟踪。 合同管理员审核合同授权，填制和更新正式采购合同； 合同监控与评估； 合同登记和保管。 印章管理员审核合同授权，加盖合同印章； 印章保管和使用登记。 区域采购 中心 采购协调员审核各级公司分散采购申请； 定期向集团采购中心上报采购管理报告； 根据采购金额和采购量申请集中采购或区域采购 各级公司 行政办公 室 采购员向区域采购协调员申请分散采购； 定期向区域采购协调员上报分散采购管理报告； 根据授权执行分散采购 流程相关协调职能流程相关协调职能 集团工程管 理部 汇总基建工程采购申请 为工程采购提供专业意见 采购申请 受理接口 部门 集团信息技 术部 汇总 IT 采购申请 为 IT 采购提供专业意见 13 集团行政办 公室 汇总其他采购申请 策略计划 部 预算员编制年度采购预算，提供给采购中心作为编制采购 计划的依据 对超预算采购申请进行备案 法律事务 部 法务经理审核标准合同草案的法律相关条款，审核非标准合 同的法律相关条款 协助处理合同纠纷 财务中心财务经理审核并批准所有付款凭证 审核标准合同草案的财务相关条款，审核非标准合 同的财务相关条款 财务中心应付账款会 计 对采购发票、检验单、订单进行比对 按照采购合同按时付款 编制与采购相关的会计分录 培训中心培训中心经 理 制定采购相关的培训计划 组织采培培训 对培训结果进行评估和分析 14 4采购管理采购管理运作分类运作分类 采购管理的运作可分为： 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 采购标准 文件设计和记 录 独立复核 授权 采购目录 文件设计和记 录 独立复核 授权 采购策略 文件设计和记 录 独立复核 授权 供应商数据 库 文件设计和记 录 独立复核 授权 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 采购数据库 文件设计和记 录 独立复核 授权 标准合同文 本 文件设计和记 录 独立复核 授权 采购计划 文件设计和记 录 独立复核 授权 预算管理 分支机构管 理 文件设计和记 录 独立复核 授权 采购基础 15 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 采购申请 独立复核 授权 职责分工 采购批准 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 外包/租赁决 策 文件设计和记 录 独立复核 授权 外包/租赁管 理 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 招标准备 文件设计和记 录 独立复核 授权 职责分工 招标执行 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 招标结果及 评估 文件设计和记 录 独立复核 授权 职责分工 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 外包/租赁 招标竞价采 购 采购申请及 授权 16 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 选择供应商 独立复核 授权 职责分工 确定供应商 独立复核 授权 职责分工 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 委托采购 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 偶然采购 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 紧急采购 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 分散采购 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 合同草拟 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 合同订立 分散采购 例外采购 非招标竞价 采购 17 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 审核 独立复核 授权 职责分工 合同签订 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 合同执行 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 投诉与争议 资料管理和接 触控制 职责分工 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 合同修改 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 合同归档与 借阅 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 授权 出具采购订 单 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 授权 职责分工 合同管理 采购订单 管理 18 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 订单跟踪与 执行 资料管理和接 触控制 独立复核 职责分工 违约与争议 资料管理和接 触控制 独立复核 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 订单完成 资料管理和接 触控制 授权 独立复核 职责分工 验收货物 资料管理和接 触控制 独立复核 职责分工 采购确认 资料管理和接 触控制 独立复核 职责分工 会计系统 付款 资料管理和接 触控制 独立复核 职责分工 会计系统 收货与付款 19 采购人员管理运作分为： 控制环境控制环境运作分类运作分类具体工作具体工作控制程序控制程序 制定员工道 德手册 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 职责分工 授权 独立复核 道德教育 职责分工 授权 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务 制定培训计 划 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 职责分工 授权 培训实施 职责分工 授权 培训评估 文件设计和记 录 资料管理和接 触控制 职责分工 独立复核 采购人员道 德建设 人员培训 20 第二部分第二部分 业务流程业务流程 1采购基础采购基础 1.1流程图流程图 集团集团采购中心采购中心采购委员会采购委员会最高管理层最高管理层 专项采购处专项采购处商务管理处商务管理处经理经理 各级公司各级公司 采购人员采购人员/ 区域采购中心区域采购中心 法律事务法律事务 部门部门 / 财务中心财务中心 采采 购购 标标 准准 采采 购购 目目 录录 采采 购购 策策 略略 公布 采购标准 4 拟定 采购标准 2 审批 3 草拟 采购目录 2 发布 采购目录 4 审批 3 审批 3 采购目录准 备 1 收集整理采 购记录 1 审批 3 发布采购策 略 3 草拟采购策 略 1 审批 2 21 集团集团采购中心采购中心各级公司各级公司 采购人员采购人员/ 区域采购中心区域采购中心 法律事务法律事务 部门部门 / 财务中心财务中心 采购委员会采购委员会最高管理层最高管理层 专项采购处专项采购处商务管理处商务管理处经理经理 供供 应应 商商 数数 据据 库库 采采 购购 数数 据据 库库 标标 准准 合合 同同 文文 本本 审批 3 更新采购数 据库 4 更新 采购数据 2 审批 2 草拟标准采 购合同 1 发布标准合 同文本 3 审批 2 审批 2 建立采购数 据库 1 审批 3 更新供应商 数据库 4 收集供应商 信息 2 建立供应商 数据库 1 生成 采购报告 5 更新 采购数据 2 22 集团集团采购中心采购中心各级公司各级公司 采购人员采购人员/ 区域采购中心区域采购中心 法律事务法律事务 部门部门 / 财务中心财务中心 采购委员会采购委员会最高管理层最高管理层 专项采购处专项采购处商务管理处商务管理处经理经理 采采 购购 计计 划划 分分 支支 机机 构构 管管 理理 审核采购管 理报告 6 发布采购管 理报告 3 审批 2 采购管理报 告草案 1 业绩考核 7 编制采购 管理报告 4 细化采购计 划 2 形成初步 采购计划 4 审批 3 年度 采购计划 1 复核更新 采购计划 6 收到 新需求 5 审批 2 报告汇总 分析报告 5 业绩考核 7 23 1.2管理方法管理方法 管理原则管理原则本流程手册的宗旨是使商品和服务采购为整个集团提 供“最大的价值最大的价值”。采购中心可以使用量化成本指标，力 求获得最佳的“交易”或“性价比”。 定期复核并更新采购标准、采购目录和标准采购合同。 不断发现能够提供低成本、高质量、优质服务的供应商， 丰富授权供应商清单。 完整、安全地保存采购相关的文件资料，包括供应商资料、 报价、往来信函等。 建立并维护采购数据库，对采购数据库实行权限控制管理 制定详细的采购计划，合理安排采购工作。 汇总和分析采购管理报告，根据采购管理报告信息逐步扩 大集中采购范围，加强集中采购力度。 公司必须设立统一正式的采购政策并定期更新采购标准流 程。 管理职能管理职能集团共享服务采购管理中心 管理文件管理文件采购基础流程中包括以下文件: 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 采购目录建立采购目录采购中心商务 管理处 采购委员会附件 1.1 供应商资料 收集清单 收集供应商信息采购中心采购 员 采购中心经 理 附件 3.1 供应商信息 收集表 收集供应商信息采购中心采购 员 采购中心经 理 附件 3.2 授权供应商 清单 更新供应商数据 库 采购中心商务 管理处 采购中心经 理 附件 3.3 24 1.3流程描述流程描述1.3.1采购标准采购标准 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购中心商务管理处收集和整理集 团、总公司及其分支公司的采购历 史记录，了解各使用部门已使用产 品的品牌、型号、价格、产品质量、 服务质量等信息，听取和记录各级 使用部门对需求产品功能、质量等 相关品质的要求，并根据使用部门 的品质要求向供应商进行咨询。 采购中心商务管理处总结历史采购 记录、使用部门反馈以及供应商咨 询建议后，初步拟定采购标准，通 过采购标准规定采购对象的规格、 性能、质量和售后服务要求等品质 标准，向采购中心经理报告。 低集团采购中 心商务管理 处 采购中心经理进一步修改采购标准， 根据不同的用途，决定不同的产品 功能，既保证产品符合使用部门的 使用要求，同时也考虑成本的节约， 去除不必要的功能。 采购中心经理修改采购标准草稿后， 将初稿发送相关使用部门，再次征 询意见，与使用部门充分讨论和沟 通。 采购中心经理根据各使用部门的反 馈意见相关采购标准，将修改后的 采购标准草案交采购委员会审批。 低集团采购中 心经理 采购委员会审核采购中心经理提交 的采购标准，对采购标准的合理性 进行审核，如果对采购标准存在异 议，采购委员会将意见与采购中心 经理充分沟通，由采购中心对采购 标准进行修改和补充；如果采购委 员会批准采购标准，则授权采购标 准发布。 高采购委员会 收集整理 采购记录 1 拟定 采购标准 2 审批 3 25 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团采购中心经理将审批通过的采 购标准下发集团、总公司和各级分 支机构，并通知商务管理处将采购 标准整理并设置到采购数据库中。 在实际业务过程中，集团采购中心 和区域采购中心采购人员必须根据 采购标准进行采购，不符合采购标 准的采购，须由采购中心经理审批， 由实物管理处备案。 随着使用部门需求的变化和产品技 术的更新，采购中心商务管理处应 根据采购中心经理的指令，及时的 更新采购标准。 低集团采购中 心经理 1.3.2采购目录采购目录 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 根据以前年度的采购计划和历史采 购交易数据库，比较集中采购和非 集中采购的成本，并充分考虑采购 中心的管理能力，对采购对象进行 分析，选出能够通过集中采购节省 成本的采购对象作为采购目录的内 容。 低集团采购中 心商务管理 处 集团采购中心商务管理处草拟采购采购 目录目录，明确实行集中采购的采购对 象清单。 中集团采购中 心商务管理 处 采购中心经理审核采购目录和审批 权限表，对具体采购对象的选择进 行详细的合理性审核，如果对目录 内容存在异议，采购中心经理与采 购中心商务管理处充分沟通，由采 高集团采购中 心经理 采购委员会 最高管理层 草拟 采购目录 2 公布 采购标准 4 审批 3 采购目录准 备 1 采购目录采购目录 附附 件件 1.1 26 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 购中心商务管理处对采购目录进行 修改和补充；如果采购中心经理批 准采购目录，则将采购目录交采购 委员会审批。 采购委员会委员审核采购目录，对 具体采购对象的选择进行详细的合 理性审核，如果对目录内容存在异 议，采购委员会将意见与采购中心 经理充分沟通，由采购中心对采购 目录进行修改和补充；如果采购委 员会批准采购目录，则将采购目录 交集团最高管理层审批。 集团最高管理层对采购目录进行整 体性复核，如果对目录内容存在异 议，最高管理层将意见交采购委员 会复议；如果最高管理层批准采购 目录，则在采购目录上批示，同意 发布。 集团采购中心经理将审批通过的采 购目录下发集团、总公司和各级分 支机构，并通知商务管理处将采购 标准整理并归入采购数据库。 在实际业务过程中，随着采购中心 集中采购服务的不断完善，采购中 心商务管理处应逐步扩大集中采购 范围，根据采购中心经理的指令， 及时的更新采购目录。 低集团采购中 心经理 1.3.3采购策略采购策略 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团采购中心经理与采购中心成员 进行充分沟通，在集团总体发 展战略的基础上，草拟采购业务的 策略，采购策略一般包括（但不仅 中集团采购中 心经理 发布 采购目录 4 草拟 采购策略 1 27 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 限于）： 通过外包/租赁战略，降低整体 投资和经营成本，获得更高价 值的、更具弹性化的、更集成 化的服务，突出主业，形成更 大的竞争优势，获得更大的股 东权益。 采购中心应根据的实际情 况草拟适合实施外包/租赁战略 的业务/服务对象，例如：电话 服务中心、电子商务网站设备 托管、电信线路、卫星通讯、 设备维护，办公/营业用房、物 业管理、职工住宅、车辆等方 面。 通过对供应商按价值和风险进 行分类，对每一类供应商制定 不同的采购策略，例如： 通过集中采购，选择采购价格比 较低、风险小的供应商 不再使用采购效益低、风险高的 供应商 对于价格比较高、风险小的采购 对象，必须努力降低采购成本， 提高采购效率，进行集中竞价采 购 对于价值高、风险高的供应商， 同时又没有其他可替代的选择， 应该努力和供应商结成同盟或长 期伙伴关系或签订长期合同，加 强供应链管理 采购中心经理将采购策略草案递交 采购委员会讨论和审核。 采购委员会委员讨论和审核采购策 略，对具体采购策略的合理性、现 实性进行研究，如果对采购策略存 在异议，采购委员会将意见与采购 中心经理充分沟通，由采购中心对 高采购委员会 审批 2 28 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购策略进行修改和补充；如果采 购委员会批准采购策略，则批准颁 布采购策略。 采购中心经理将采购委员会批准通 过的采购策略向采购中心人员和各 级公司采购相关人员进行宣导和培 训，确保各级采购人员充分理解采 购策略的内容，在实际工作中贯彻 采购策略的内容。 集团采购中 心经理 1.3.4供应商数据库供应商数据库 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购中心助理建立供应商数据库， 供应商数据库主要包括授权和非授 权供应商清单、相关供应商资料。 供应商清单包括授权供应商的基本 信息，如供应商名称、类型、编号、 地址、联系人、联系方式、营运规 模、技术力量、质量认证等；供应 商资料包括供应商历史报价记录、 背景资料、供应商评估记录等。 中集团采购中 心商务管理 处 采购中心专项采购处采购员（集中 采购）在日常工作中，应致力于发 现提供低成本、高质量商品/服务 的供应商，发掘供应商的途经可以 通过查询各种媒体广告、同业推荐、 发布招标公告、向专业采购代理咨 询，奖励公司内部人员提供信息、 由申请采购部门推荐等形式。 采购员在发现这些供应商后，应联 络供应商，根据供应商资料收集清供应商资料收集清 中集团采购中 心 专项采购处 收集 供应商信息 2 建立供应商 数据库 1 发布 采购策略 3 29 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 单单的规定，要求供应商提供最新的 报价单，产品目录，公司简介、公 司营业执照复印件、产品技术规格、 产品质量认证书复印件等相关资料， 并填写供应商信息收集表供应商信息收集表； 供应商信息应具备标准性，便于不 同的供应商之间进行比较。 对于重大采购的供应商，采购员应 对供应商进行实地访问，编制实地 访问报告；通过收集第三方信息进 一步了解与核实供应商的实力和服 务质量。 采购员汇总收集的资料，填写供应 商信息收集表。 采购员将供应商信息收集表和供应 商资料交采购中心经理审批。 采购中心经理审核供应商信息收集 表和供应商资料，对供应商的资质 进行评估，筛选有价值的供应商资 料，作为授权供应商纳入供应商数 据库，筛选完成后在供应商信息收 集表签字确认。 高集团采购中 心经理 采购员将经过采购中心经理审批后 的供应商资料和供应商信息收集表 交给采购中心商务管理处。采购中 心商务管理处助理检查供应商信息 收集表是否经过授权，并填写供应 商资料清单，检查是否清单列示的 重要文件均已收集整齐，如果资料 没有收集完整，采购员应进一步收 集资料。 采购中心商务管理处助理对供应商 进行连续编号，并将通过审批的供 应商资料存入供应商数据库的授权授权 供应商清单供应商清单，将未通过审批的供应 商资料存入供应商数据库的非授权非授权 中集团采购中 心商务管理 处 审批 3 更新供应商 数据库 4 供应商资料收供应商资料收 集清单集清单 附件附件 3.1 供应商信息收供应商信息收 集表集表 附件附件 3.2 授权供应商清授权供应商清 单单 附件附件 3.3 30 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 供应商清单供应商清单。（系统条件下，应由 系统自动对供应商连续编号，并可 以根据供应商名称、产品类型等信 息进行自动查询）供应商数据库应 注意保密，未经授权其他任何人不 得接触和更改供应商数据库信息。 1.3.5采购数据库采购数据库 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购中心助理建立采购数据库，采 购数据库包括采购标准、采购目录、 供应商数据库，采购交易数据库等 一系列采购相关控制信息。 采购中心在信息技术人员的支持下， 不断完善和定期更新采购数据库， 灵活的将采购数据库中的采购标准、 采购目录、供应商数据库、采购交 易记录等模块的内容联系起来，完 善采购管理系统的自动化控制。 低集团采购中 心商务管理 处 采购中心专项采购处采购员在日常 业务过程中记录采购交易信息，包 括合同/订单、申请部门编号和名 称、供应商选择途经、供应商编号 和名称、付款银行帐号、供应商联 系记录、供应商交货期、采购物品 编号，采购金额、单价、数量、质 量，采购经办人，订单完成状态， 供应商交易评估记录等。 商务管理处和专项采购处在日常业 务过程中收集使用部门对已采购产 品的反馈意见和新的采购需求以及 新的供应商信息，向采购中心经理 汇报；将采购交易的相关信息在交 易过程中逐步输入采购数据库。 中集团采购中 心 专项采购处 商务管理处 更新 采购数据 2 建立采购 数据库 1 31 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购中心经理对使用部门对已采购 产品的反馈意见和新采购需求信息 进行分析，如果采购经理认为有必 要更新采购标准或采购目录，采购 中心经理应向采购委员会提出书面 申请，得到批准后，通知商务管理 处更新采购数据库中的采购目录、 采购标准的信息。 采购中心经理审核采购员提供的新 的供应商信息，审批提供后，通知 商务管理处更新供应商数据库和采 购数据库。 采购中心经理审核采购数据库中的 采购交易记录和采购员提供的交易 相关文件资料，审批通过后，通知 商务管理处在采购数据库中确认交 易记录。 高集团采购中 心经理 商务管理处助理根据采购中心经理 和相应授权人的书面批准，更新采 购数据库，将相关文件资料根据数 据库编号存档保存。 采购数据库应注意保密，未经授权 其他任何人不得接触和更改数据库 信息。 中集团采购中 心商务管理 处 商务管理处助理根据采购数据库的 信息生成各种采购业务统计和分析 报告，如供应商业绩报告、采购成 本节约分析报告等。 低集团采购中 心商务管理 处 审批 3 更新采购 数据库 4 生成 采购报告 5 32 1.3.6标准合同文本标准合同文本 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团采购中心商务管理处根据国家 有关合同管理制度及集团的合同管 理要求草拟标准采购合同样本。 商务管理处针对不同的采购对象和 性质拟定需使用相应标准格式的文 本，主要的种类包括但不限于： 房屋构建 产品采购 服务采购 房屋租赁 设备租赁合同，等。 标准合同文本详细规定的内容主要 有： 合同双方的全称、地址、电话、 法人代表 合同标的物：商品或服务描述、 规格、数量 运送及交货方式和期限 支付事项：付款金额、付款方 式 合同有效期限 合同双方权利义务、违约责任、 纠纷处理 签约人姓名签章、签约时间、 地点，等； 商务管理处助理定期复核标准合同 （至少一年一次），修改标准合同 文本草案，使之适应市场的变化， 确保公司的最大利益。修改的合同 条款必须参照标准文本审定的要求 中集团采购中 心商务管理 处 草拟标准 采购合同 1 33 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 通过审批程序。 集团采购中心经理审核标准合同文 本，审核无误后，签字批准。 商务管理处将采购中心经理审批通 过的标准文本草案交集团法律事务 部、财务中心等相关部门进行审核， 就条款内容与商务管理处充分沟通， 从专业角度提出修改意见，其中： 法律事务部审核合同条款、内 容的合法性、严密性、可行性 等，法律顾问出具专业意见， 确保标准合同文件格式的合法 合规； 财务中心审核相关的结算支付 条款，以保证合同明确相关的 产权确认及必须提供的适当原 始凭证，如租赁必须提供租赁 专用发票等。 采购中心采购经理将根据法务和财 务部门意见修改后的标准合同文本 草案交采购委员会审批。采购委员 会委员审核标准合同文本草案内容， 如果对文本内容有异议，则与采购 经理进行沟通，由商务管理处进行 修改；如果审核通过，则批准标准 文本投入使用。 高相关部门和 管理层 采购中心将已经审核确定的标准合 同以文件形式通知下属负责合同签 订、合同盖章的部门，以保证全集 团使用统一的标准合同； 采购中心将标准合同下发至有权签 订合同的分支机构，合同上必须加 盖“样本”章； 采购中心负责人组织具体执行人员 进行培训，着重说明合同的种类及 重要条款以保证合同签订人员熟悉 低集团采购中 心经理 审批 2 发布标准 合同文本 3 34 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 使用标准合同，合同审核人员了解 合同的审核要点，合同盖章人员了 解合同的审批权限及流程。 1.3.7采购计划采购计划 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 商务管理处从策略计划部得到通过 管理层审批和各级公司各级部门确 认的采购预算，整理出适用集中采 购对象，按采购对象分类，汇总和 统计采购对象的需求数量和需求时 间，编制年度采购计划，并将年度 采购计划数据分发到对口的专项采 购处。 低集团采购中 心商务管理 处 专项采购处根据年度采购计划数据， 安排各自的采购工作，编制细化的 采购计划（细化到季度、月度等）， 包括各类采购对象的采购批次、采 购数量、采购时间表、采购方案和 采购责任人等内容。 商务管理处汇总采购计划，交采购 中心经理审核。 中集团采购中 心采购专项 处 采购中心经理审核采购计划，对采 购计划的合理性进行审核，如果对 采购计划的安排有异议，采购中心 经理与采购中心商务管理处、各专 项采购处充分沟通，由商务管理处 和各专项采购处对采购计划进行修 改和补充；如果采购中心经理批准 采购计划。 高集团采购中 心经理 细化 采购计划 2 审批 3 年度 采购计划 1 35 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 集团采购中心商务管理处收集各专 项采购处通过审批的的采购计划， 汇总整理成采购中心的采购计划。 低集团采购中 心商务管理 处 在采购计划的具体实施过程中，采 购中心商务管理处时刻收集新的采 购需求，如相关授权人审批通过的 预算外项目、申请部门要求更改采 购时间和批次数量等。 低集团采购中 心商务管理 处 商务管理处根据新的采购需求，及 时对采购计划进行变更。 集团采购中心商务管理处在采购工 作的过程中根据实际情况不断细化 和完善采购计划，确保采购计划满 足使用部门的需求，同时节约采购 成本，控制采购风险。 商务管理处更新和细化采购计划后， 及时将更新的采购计划分发给相关 的专项采购处。 低集团采购中 心商务管理 处 1.3.8分支机构管理分支机构管理 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 商务管理处根据采购中心对分支机 构的管理要求，并与相关部门管理 人员进行充分沟通，草拟采购管理 报告草案，设计采购管理报表的内 容、格式，规定报表报送时间、编 制职责等。（管理报告的编制程序 和方法详见内部管理报告流程） 中集团采购中 心 商务管理处 复核更新 采购计划 6 形成初步 采购计划 4 收到 新需求 5 采购管理 报告草案 1 36 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购中心经理对采购管理报告的报 表和编制及报送制度草案进行审核， 如果对报表和编制及报送制度存在 异议，采购中心经理与商务管理处 充分沟通，由商务管理处对草案进 行修改和补充；如果采购中心经理 批准草案，则将草案交采购委员会 审批。 采购委员会委员审核采购管理报表 的报表和编制及报送制度草案，如 果对草案内容存在异议，采购委员 会将意见与采购中心经理充分沟通， 由采购中心对草案进行修改和补充； 如果采购委员会批准采购目录，则 批准草案发布实施。 高采购委员会 集团采购中 心经理 采购中心经理将采购委员会批准通 过的采购管理报告的报表和编制及 报送制度向采购中心人员、分支机 构相关人员进行宣导和培训，确保 各级人员充分理解采购管理报告的 报表和编制及报送制度的内容，在 实际工作中根据规定进行操作。 低集团采购中 心经理 分支机构采购人员根据采购管理报 告的报表和编制及报送制度的规定， 编制相关报表，报送所在区域的区 域采购中心。 区域采购中心将采购管理报告汇总， 报送上级区域中心，层层上报，最 终汇总到集团采购中心的商务管理 处。 低各级公司相 关人员/ 区域采购中 心 商务管理处将分支机构上报的采购 管理报告进行汇总和分析，编制采 购中心的采购管理业绩报告，并根 据分析结果，提出调整集中采购目 录等建议，报送采购中心经理审核。 高集团采购中 心经理 商务管理处 审批 2 发布采购 管理报告 3 编制采购 管理报告 4 报告 汇总分析 5 采购管理报告采购管理报告 附件附件 1.3 37 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购中心经理审核采购管理报告， 在业务会议上与各级管理人员就管 理报告中问题和分析结果进行详细 的讨论，及时发现工作中的问题， 拟定解决方案，组织方案实施。 高集团采购中 心经理 采购中心根据各分支机构的采购管 理业绩，定期对区域采购专项采购 协调员的工作进行业绩考核。 采购委员会定期听取采购中心的工 作报告，定期对采购中心的业绩进 行考核。 低采购委员会 集团采购中 心经理 业绩考核 7 审核采购 管理报告 6 38 2采购申请及授权采购申请及授权 2.1流程图流程图 各级公司各级公司管理层管理层策略计划部策略计划部采购受理采购受理 接口部门接口部门 采购中心采购中心 申请人申请人相应授权人相应授权人财务经理财务经理预算负责人预算负责人预算员预算员汇总人员汇总人员商务管理处商务管理处 采采 购购 申申 请请 采采 购购 批批 准准 注：本步骤主要说明非固定资产采购申请程序；固定资产采购申请程序参见固 定资产管理流程。 填制采购 申请单 2 提出申请 1 检查 采购目录 3 非集中 采购 预算 审核 5 执行采购 9 预算备案 (超预算) 7 超出预算 采购汇总 8 审批 4 审批 6 预算内 39 2.2管理方法管理方法 管理原则管理原则采购申请需遵照年初经审批的年度采购计划执行，依据预 算指标，得到财务经理的批准；如有超预算的采购事项， 应得到预算负责人的批准，并交策略计划部备案； 设立采购申请审批的权限级别并严格遵守； 本步骤主要说明非固定资产采购申请程序；固定资产采购 申请程序参见固定资产管理流程。 管理职能管理职能各级公司管理层 管理文件管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件: 文件名称文件名称相关步骤相关步骤填制人填制人复核人复核人参考编号参考编号 采购申请单提出申请申请部门 员工 相应授权人附件 2.1 采购汇总申 请表 采购汇总采购受理 接口部门 采购中心附件 2.7 采购审批权 限表 审批管理层管理层附件 1.3 40 2.3流程描述流程描述2.3.1采购申请与批准采购申请与批准 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 各级公司的使用部门员工（申请人） 根据日常经营活动需要和经批准的 年度采购预算，提出采购申请。 低 11.1 申请人 各级公司的申请部门申请人填制采采 购申请单购申请单，详细写明申请部门、部 门编号、申请理由、项目编号、采 购对象、名称、型号、用途、功能 要求、需求日期、预算使用情况和 数量。 采购申请单一式两联 存根联 采购联。 对于咨询、技术服务、业务宣传、 广告、印刷、租赁、快递、清洁、 酒店、票务、维修等专业服务的采 购，申请人在提供采购申请单同时， 还应附上详细的需求说明书。 需求说明书应详细说明服务的目的、 对服务的具体要求、估计总价以及 其他相关信息，并根据不同的服务 附上其他的相关资料，如项目企划 书等。 中申请人 申请人检查采购目录，明确采购对 象的采购执行权限和方式，如果属 于采购目录上规定属于分散采购、 偶然采购、紧急采购方式的范围， 申请人执行相应采购流程。 低申请人 填制采购 申请单 2 采购申请单采购申请单 附件附件 2.1 提出 申请 1 检查 采购目录 3 41 2.3.2采购批准采购批准 主要步骤主要步骤描述描述风险初风险初 步评级步评级 职能职能 采购申请人根据采购审批权限表采购审批权限表将 采购申请书交相关授权人进行审批， 并附上的年度预算表，注明对应的 预算项目；如果采购申请超出预算， 在采购申