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秘书三级实务综合资料礼宾次序常用的5种方法 1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。 3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。 1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。 2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。 3拟定来宾访问日程。4.安排食宿 涉外会见、会谈的程序。 1提前约定。通2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人 5会见、会谈6.送别客人 接待计划与安排 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数 （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费； （5）参观费；（6）其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 .不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。 了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 3.确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。1.前期调查研究2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。 5.编排活动程序。6安排其他活动。7.善后工作处理。 开放式和封闭式办公室优缺点。 1开放式：有利于沟通节省办公空间办公设备共享。难保机密干扰大无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密集中注意力保护隐私。难交流费用高 选择不同办公模式的方法 1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。 3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。 5.确定新的分配制度。 办公模式发生变化的原因 1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。2企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。8人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。 制定计划的作用。 1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划 计划工作主要内容 1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2每一项任务的数量和质量要求。 3每一项任务所需费用和其他资源来源:考试通4每一项任务所承担的人员及负责人。5每一项任务完成情况的检查和监督。 安全检查的主要内容及原则 1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。 4.对预测的突发事件制定应急方案5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。 原则：1加强领导统一指挥2.快速反应控制事态发展3以人为本保护公众利益4公开透明面对公众。 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件 内容：1.事故情况记录表：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.工伤情况报告表：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序 1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。 2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。 便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。 采购程序：提出购买申请审批落实费用选择供应商签订供货合同货物验收入库支付货款。 正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1.价格和费用 比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格 降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金 2.质量和交货 保证购买后能满足需求选择不合格物品的供应商 比较供应商交货的时间供应商能说到，做到，有诚信，很可靠 3.服务和位置 比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 供应商所在地点方便联络和交货4.安全和可靠性 送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等 了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性 申请费用以及报销结算的步骤是1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。 3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。 4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。 5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。 6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。 制定采购预算方案的程序和内容 1程序：确定预算基数调研确定采购的产品编写预算方案修改完善方案 2内容：预算的项目名称目标需要的办公资源采用预算方法测算的依据支付预算标准 政府采购主要方式 公开招标邀请招标竞争性谈判单一来源询价国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源 1.制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。b保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。2.建立办公资源运行档案（购买信息维修合同操作指南所有资源情况列表基本信息日志记录和故障登记）3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录按规定清退办公用品、设备掌握人员流动情况） 会议筹备 1作用：了解会务工作的全局加强协调沟通确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性计划性明确性源：中华考试网 3原则：严格时间事项明确会议必要 4内容：会议主题于议题会议名称会议议程时间和日期地点需要设备和工具会议文件会议人员组成及人数与会人员的组成会议食宿安排确定会议经费安排会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的意外事件：人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题与会者情绪问题与会者返程问题行为问题2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法 发出会议通知分发会议资料安排会场接通电话相互通报出席情况记录 组织视频会议的方法 视频会议的会场做好会场布置工作配备和检查设备设备维护为减少租用通信线路的时间节约费用 远程会议筹备方案特点 （1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 （2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。 （4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 会议筹备情况检查主要内容 1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容 做好会务筹备情况检查的方法有两种： （1）听取会议筹备人员的汇报 1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。 2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。 3）选择合适的汇报时间。 4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。 （2）会前现场检查 1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。 2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。 3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。 4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。 5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。 6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。 7）远程会议要加强对设备的检查 会议协调的内容 1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员2协调会议相关事项3协调会议议题4协调会议纪要5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法 1了解会议主题和议题2严格遵守会议时间3主题明确4鼓励和引导与会者5消除交流故障抵制不和谐因素6合理安排议题7掌握会议休息的时机8适时结束会议 会议经费使用的方法来源:考试通 1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票4支出会议经费5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。 会议总结的目的 1检查会议目标的实现情况2检查各小组分工执行情况3检查个人工作情况4表彰先进个人5妥善解决会议遗留的问题高效率会议的决定因素 1会议召开的必要性2经过精心准备3地点选择适中4形式多样化5严格执行了会议的各项议程6与会者经过认真确认和专心挑选7严格开会、散会时间8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理10会议服务热情周到 信息利用的要求 1信息利用要给组织带来效益2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记 （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； 总括登记，对存储信息按批分类登记； 个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 （3）编码的两种方法： 顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； 分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式 1要求：依法开展利用工具主动及时开展利用工作不断完善档案服务方式和手段掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作 2方法：开设阅览室提供利用档案外借制发档案复制本提供咨询服务印发档案目录举办档案展览 编写大事记的工作步骤和注意事项 1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。 2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。 录像答题技巧一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板吵你，赌气泄密（一） 关于商务活动中的签字仪式：注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；不放茶杯；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意ok在不同国家的意思不同。（二） 宴请注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉(三)有关商务旅行：（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。（四） 有关沟通：可能员工家属来闹事注意：沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。曾经考过的实务题背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、（15分）备 忘 录发自：行政经理 苏明发给：秘书 高叶日期：2004年3月22日内容 为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，公司决定今年4月至8月间，以部门为单位，每天利用20分钟时间在全体员工中开展学做第八套广播体操及其比赛活动。按照先培训骨干、再带动员工的方式推动此项活动的开展。8月中旬进行比赛。为此，请你草拟开展此项活动的计划。明日交我审阅，待总经理核准后执行。参考答案：备 忘 录发自：秘书 高叶发给：行政经理 苏明日期：2004年3月22日内容 关于开展学做第八套广播体操及比赛活动的计划为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，根据公司广大员工迫切要求开展健康有益的文体活动的愿望，本着经济务实的原则，公司决定在今年4月至8月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。一、 活动安排（或活动内容）以学做第8套广播体操为文娱活动的目标，达到人人都会做、人人做得好的标准。二、保障措施（或活动方式）1.公司各级领导干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实际行动推动此项活动顺利展开。2.以部门为单位，切实组织好本部门全体员工开展好此项活动。3.按照先培训骨干人员，再带动全体员下的方式推动此顶活动。 三、活动步骤（或时间安排）全部活动分为学做和比赛两个阶段。自4月1日至7月底之前为学做阶段。以每日20分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要切实督促并组织好员工参加学习和训练，保证正出勤率。8月上旬进入比赛阶段。公司将组成由外聘体育教师和各部门推荐的骨干成员共同参加的裁判小组，并采取分散评比的形式，评出集体一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。公司对获奖单位进行通报表彰并给予物质奖励。希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，通过学做广播体操的活动，增强身体素质，改善精神面貌，培养团队精神，以实际行动响应市政府提出的“全民健身，迎接奥运”的号召。宏远公司（印）二四年二月二十二日评分说明：1.本题满分为15分。2.标题：书写准确规范得体，给1分。3.导语部分：有行文根据、行文目的的说明，表达清楚、简洁明了，给2分。4.主体部分：共9分。分为主要内容、措施保障、活动步骤三个方面，各给3分。5.结尾部分：提出希望或号召均可，给1分。6.落款：给1分。7.成文日期：年月日书写齐全，给1分。8.若表达欠准确流畅，格式构成有遗漏，有错别字现象，可酌情扣12。二、（20分）备 忘 录发自：行政经理 苏明发给：秘书 高叶日期：2004年3月25日内容： 公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。另外，请你帮我考率一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。谢谢。参考答案：备 忘 录发自：秘书 高叶发给：行政经理 苏明日期：2004年3月25日内容：1.设计办公结构和布局需要考虑的因素(1)职工的人数。人数多，需要的空间就要大，费用也要增加。(2)购买和租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。(3)机构的建设、办公空间的分类，如需要的部室(4)组织经营的性质或内容，如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为主。(5)部门间的有效联系，以确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要，如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。(7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。(8)办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性，如采用容易竖立，移动或拆除的间隔物，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。2.我选择的销售科和财务科的办公结构布局类型(1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。(2)财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室，这样安全、保密，工作容易精力集中。评分说明：1.本题满分为20分2.“设计办公结构和布局需要考虑的因素”共8点，每点2分，共14分，答出其中7点即满分14分。若闸述得不清晰，每点可酌情减1分。3.“选择销售厅和财务科的办公结构布局类型”共6分，“销售大厅”和“财务科”各占3分。其中：选择办公室结构布局类型正确，给1分；清楚说明理由，给2分；理由阐述的不清晰，可酌情减1分。4.若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，可参考各点分值酌情给分。三、（15分）便 条高叶：为了充分发挥档案的作用，公司拟组织有关人员利用档案编写大事记。请你说明什么是大事记，并列出大事记的构成以及编写大事记的原则和要求，以供编写人员参阅。谢谢。行政经理 苏明2004年3月14日参考答案：1.大事记的含义：大事记是按照时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。2.大事记的构成(1)大事时间：要求记载准确日期，按大事先后顺序排列。(2)大事记述：通过许多重大事件的记述反映历史发展的概貌和规律。3.编写大事记的原则(1)尊重历史；(2)尊重事实(3)维护事务的本来面貌(4)客观加以记述。4.编写大事记的要求(1)正确真实；(2)大事突出；(3)系统条理； (4)简明扼要。评分说明：1、本题满分为15分。2、“大事记的含义”有3个要点，每点1分，共3分。3、“大事记的构成”共4分，包含两方面的内容，各占2分。其中：答出两个方面的名称，各给1分；进一步分析说明，各给1分。4、“编写大事记的原则”共4点，每点1分，共4分。5、“编写大事记的要求” 共4点，每点1分，共4分。一、（15分）便 条高叶：为了促进公司业务的发展，经研究决定成立公司信息开发部。请你今天下午两点在公司培训教室，向信息开发部全体工作人员介绍信息开发的意义及信息开发工作中应当注意的事项。谢谢行政总监：苏明xx年x月x日二、（20分）便 条高叶：前两周你部门在处理收到的文件时出现了多次泄密情况，特别是负责处理新项目进展报告和资料的赵大明将文件带回家中，被其妻子看到（赵妻恰在我们的竟争对手公司厂作），结果致使我们公司的秘密被泄露，请你向我说明：在处理保密文件时应注意什么？赵大明错在哪里？这类秘密以何种形式存在？你应从中接受吸取哪些教训？行政总监：苏明xx年x月x日三、（15分）便 条高叶：公司即将召开2005年年会，会期是2005年12月22日至25日，与会人员是公司部门经理以上的管理人员，共计100人。会议将要讨论通过2005年的决算报告和2006年的预算报告，并研究2006年公司人力资源管理战略规划。请为此次会议拟写一个筹备方案。谢谢行政总监：苏明xx年x月x日二、（20分）电子邮件收件人：抄送：主题：关于新闻发布会的准备工作高叶： 你好。后天我公司将就承办中小企业投资洽谈会召开新闻发布会，届时将有包央视在内的多家新闻媒体到会。请你很据以往的经验，概括说明一下此次新闻发布会的准备情况，过程应注意哪些方面的问题，并就需要做好哪些工作做出相关建议。行政经理 苏明年月日（考生可根据试题内容自定日期及邮箱地址）二、（20分）为了加强公司的安全管理，请阐述公司出现事故后进行事故记录和报告的必要性，何时填写事故情况记录表和工伤情况报告表，以及它们各自应包括的内容。我看后再提交经理会审议。行政经理 李明2003年 5月 20日参考答案1.进行事故记录和报告的必要性：他所有事故、火灾和其他紧急情况应该报告和记录，即使事故的结果没有发生伤害或破坏，也应该报告和记录。因为这样做： 1)符合法律要求。国家安全法律条文要求所有事故均应被报告；2)能监督、分析总结事故，以保证采取措施消除事故原因和隐患；3)能用事故的教训，作为安全教育的案例资料；4)能提供准确的记录，为日后应对有关赔偿的法律案件。2.发生在工作场所的所有事故都应立即填写事故情况记录表，记录事故的细节，常包括下面的信息：事故日期； 事故地点；事故涉及的人员； 事故的证人；事故过程的概述； 有关事故的伤害和处理综述；填写事故记录表的人员签名。3.事故涉及的每一个受伤人都要填写一张工伤情况报告表，准确记录受伤人的信息、伤情和处理情况。记录在工伤情况报告表上的信息主要有：1填写表格人员的姓名、身份；2事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务；3发生事故的日期、地点；4事故的细节及对事故的看法； 5进行急救行动和医疗处理的情况、包括由谁进行，如果受伤人送往医院则要记清医院的名称地址；6必要时还要记录事故证人的姓名和职务；7完成表格的人员鉴名和日期。评分标准1.进行事故记录和报告的四方面必要性，一方面l分；如果另外阐述的必要性有道理，每个加l ，但“必要性”最多增加2分。2.满分7分。明确发生事故，就要填写事故情况记录表，得2分。工伤情况报告表的七方面19小点内容，说出7小点1分，每增加2小点加1分，最高5分。一、 请指出下列文稿中的错误和不妥之处，依次标明序号，并提出修改意见。（15分）霞光北里社区关于请求增设便民早餐店的请示报告星湖街道办事处，常维权主任： 根据青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定（青政发200368号）精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二三年十二月一日开业，产权归霞光北里社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四是万元资金没有着落，为此，要求街道给予支持解决。 另外，社区活动中心室外健身场器械数量严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。 此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。2003年9月1日二、背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）便 条高叶： 12月6日7日公司将将对涉外接待工作人员进行为期两天的外事接待基本要求培训，请你为培训内容提供建议并列出培训计划，于今天下午五点前交给我审阅。 要求：1. 建议的培训内容以大纲形式提供；2. 列出培训计划表。谢谢。行政经理 苏 明2003年11月21日三、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（20分）便 条高叶： 公司职工代表大会将在后天上午9：00开幕，明天上午我将与全体会议筹备人员去会场进行最后的检查，请你制作一个检查项目表，列出会前、会中、会后需检查的主要项目。谢谢。行政经理 苏 明2003年11月19值班工作1值班工作的主要内容的来说，值班人员应做好3项记录：（1）记好值班电话记录：主要包括来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。（2）记好值班接待记录：主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法的内容。（3）记好值班日记：主要对外来的信函电报反应情况外来的电话等进行认真登记使接班人员保持工作的连续性。值班日志样例 年 月 日 星期 值班人：事项12备注（4）做好信息传递：及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。（多选）信息利用服务的特点：周期性 经常性 广泛性 时效性会议值班要制度健全，人员要坚守岗位（三级秘书书p30页）2会议应急方案的内容，应急方案的作用3远程会议筹备方案的特点：（1 以便条形式2以传真形式3以备忘录形式4结合实际 ）（1） 远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音带的形式，做永久记录，交流更加直接与简短的优点。（2） 远程会议筹备方案拟定时 ，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期，会议起止时间，参加会议人数，与会人员的电话号码，主持人姓名等。（3） 会议程序议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论 （4） 远程会议筹备方案要有专人负责检查远程会议设备，是否齐全和正常，摆放是否符合要求。4事故情况记录表的内容 5会务筹备情况检查的方法（1） 听取会议筹备人员的汇报听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线发现问题解决问题会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效选择的汇报时间一定要正当其时，太早或太晚都不能达到良好的效果对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时的调整和假强。因此汇报之后的催办和落实是应该注意的问题。（2） 会前现场检查确保所有事项都条理清晰注意气味设立入场登记台配备徽章 名牌准备接待休息室安排接待服务人员 6制定工作计划的方法，程序-（9）7办公用品及设备的采购程序办公用品及设备的采购程序采购预算方案的制定原则：（1）真实性原则。采购费用的预测必须以实际的时常调查为依据。（2）重点性原则。预算编制要做到合理安排各项资金时间在兼顾一般的同时，优先保证重点支出（3）目标相关性原则。采购的用品用于办公室活动的任务目标相关（4）经济合理性原则。预算经济合理注：（1）编制预算方案一定要进行调查研究，根据本单位以及市场实际情况，认真进行预算。（2）不要一味追求购买高档的办公用品和设备，要根据本单位的实际工作需要选配合适的产品。（3）要购置的办公用品或设备必须是当前或预期的所必须的（4）事先安排好要购置的设备所放的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进行。（5）慎重选择供应商，对不同供应商要在各个方面尽兴认真的比较（6）预算方案的编制要注意征求各方面的意见，方案应切实可行。8 确定信息利用服务途径9 文书拟办的要求10 文书催办的含义和要求文书实务1 通告的拟写页范文要会2 招标书，投标书的写法要会（格式要会）例文2：备忘录发给：初萌秘书发自：施林行政部经理日期：2003年1月6日内容：总经理来京行程安排总经理将于2003年1月8日星期三达到北京，并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。备 忘 录发给：施林行政部经理发自：初萌秘书日期：2003年1月6日内容：总经理来京行程安排答案答：电子邮件寄件人：收件人：抄送：密送：日期：2003、8、21主题：关于工作日志内容： 近日，公司录用了几位新秘书，请帮我准备一份上司工作日志需要填写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。 谢谢。行行政经理 苏明 2003年8月21日为了加强公司的安全管理，请阐述公司出现事故后进行事故记录和报告的必要性，何时填写事故情况记录表和工伤情况报告表，以及它们各自应包括的内容。我看后再提交经理会审议。行政经理 李明2003年 5月 20日参考答案1.进行事故记录和报告的必要性：他所有事故、火灾和其他紧急情况应该报告和记录，即使事故的结果没有发生伤害或破坏，也应该报告和记录。因为这样做： 1)符合法律要求。国家安全法律条文要求所有事故均应被报告；2)能监督、分析总结事故，以保证采取措施消除事故原因和隐患；3)能用事故的教训，作为安全教育的案例资料；4)能提供准确的记录，为日后应对有关赔偿的法律案件。2.发生在工作场所的所有事故都应立即填写事故情况记录表，记录事故的细节，常包括下面的信息：事故日期； 事故地点；事故涉及的人员； 事故的证人；事故过程的概述； 有关事故的伤害和处理综述；填写事故记录表的人员签名。3.事故涉及的每一个受伤人都要填写一张工伤情况报告表，准确记录受伤人的信息、伤情和处理情况。记录在工伤情况报告表上的信息主要有：填写表格人员的姓名、身份；事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务；发生事故的日期、地点；事故的细节及对事故的看法； 进行急救行动和医疗处理的情况、包括由谁进行，如果受伤人送往医院则要记清医院的名称地址；必要时还要记录事故证人的姓名和职务；完成表格的人员鉴名和日期。评分标准1.满分6分。进行事故记录和报告的四方面必要性，一方面l分；如果另外阐述的必要性有道理，每个加l ，但“必要性”最多增加2分。2.满分7分。明确发生事故，就要填写事故情况记录表，得2分。工伤情况报告表的七方面19小点内容，说出7小点1分，每增加2小点加1分，最高5分。备 忘 录发自：行政经理 苏明发给：秘书 高叶日期：2004年3月25日内容： 公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。另外，请你帮我考率一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。谢谢。2010三级秘书实务题的出题方式及答题方法掌握文书发送形式：电子邮件，传真，备忘录电子邮件形式例文：电子邮件收件人：抄送：主题：关于新闻发布会的准备工作高叶： 你好。后天我公司将就承办中小企业投资洽谈会召开新闻发布会，届时将有包央视在内的多家新闻媒体到会。请你很据以往的经验，概括说明一下此次新闻发布会的准备情况，过程应注意哪些方面的问题，并就需要做好哪些工作做出相关建议。行政经理 苏明年月日（考生可根据试题内容自定日期及邮箱地址）+电子邮件收件人：lu263.net抄送：主题：关于新闻发布会的准备工作内容： 答案 年月日 备忘录发给：初萌秘书发自：施林行政部经理日期：2003年1月6日内容：总经理来京行程安排总经理将于2003年1月8日星期三达到北京，并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。备忘录例文答案：备忘录发给：施林行政部经理发自：初萌秘书日期：2003年1月6日内容：总经理来京行程安排答案便条例文：便 条高叶： 为了促进业务发展，公司经研究决定成立信息开发部。请你今天下午两点在公司培训教室，向信息开发部全体工作人员介绍信息开发的意义及在信息开发工作中应当注意的问题。 谢谢。行政经理 苏明年月日背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、（15分）备 忘 录发自：行政经理 苏明发给：秘书 高叶日期：2004年3月22日内容 为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，公司决定今年4月至8月间，以部门为单位，每天利用20分钟时间在全体员工中开展学做第八套广播体操及其比赛活动。按照先培训骨干、再带动员工的方式推动此项活动的开展。8月中旬进行比赛。为此，请你草拟开展此项活动的计划。明日交我审阅，待总经理核准后执行。参考答案：备 忘 录发自：秘书 高叶发给：行政经理 苏明日期：2004年3月22日内容 关于开展学做第八套广播体操及比赛活动的计划为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，根据公司广大员工迫切要求开展健康有益的文体活动的愿望，本着经济务实的原则，公司决定在今年4月至8月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。一、 活动安排（或活动内容）以学做第8套广播体操为文娱活动的目标，达到人人都会做、人人做得好的标准。二、保障措施（或活动方式）1.公司各级领导干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实际行动推动此项活动顺利展开。2.以部门为单位，切实组织好本部门全体员工开展好此项活动。3.按照先培训骨干人员，再带动全体员下的方式推动此顶活动。 三、活动步骤（或时间安排）全部活动分为学做和比赛两个阶段。自4月1日至7月底之前为学做阶段。以每日20分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要切实督促并组织好员工参加学习和训练，保证正出勤率。8月上旬进入比赛阶段。公司将组成由外聘体育教师和各部门推荐的骨干成员共同参加的裁判小组，并采取分散评比的形式，评出集体一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。公司对获奖单位进行通报表彰并给予物质奖励。希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，通过学做广播体操的活动，增强身体素质，改善精神面貌，培养团队精神，以实际行动响应市政府提出的“全民健身，迎接奥运”的号召。宏远公司（印）二四年二月二十二日评分说明：1.本题满分为15分。2.标题：书写准确规范得体，给1分。3.导语部分：有行文根据、行文目的的说明，表达清楚、简洁明了，给2分。4.主体部分：共9分。分为主要内容、措施保障、活动步骤三个方面，各给3分。5.结尾部分：提出希望或号召均可，给1分。6.落款：给1分。7.成文日期：年月日书写齐全，给1分。8.若表达欠准确流畅，格式构成有遗漏，有错别字现象，可酌情扣12。二、（20分）备 忘 录发自：行政经理 苏明发给：秘书 高叶日期：2004年3月25日内容： 公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。另外，请你帮我考率一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。谢谢。参考答案：备 忘 录发自：秘书 高叶发给：行政经理 苏明日期：2004年3月25日内容：1.设计办公结构和布局需要考虑的因素(1)职工的人数。人数多，需要的空间就要大，费用也要增加。(2)购买和租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。(3)机构的建设、办公空间的分类，如需要的部室(4)组织经营的性质或内容，如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为主。(5)部门间的有效联系，以确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要，如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。(7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。(8)办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性，如采用容易竖立，移动或拆除的间隔物，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。2.我选择的销售科和财务科的办公结构布局类型(1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人