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现代企业文件档案管理的体系与方法,中国人民大学 宫晓东 E-mail: ,中远集团档案管理培训专用,目录,新时期企业文档意识的构建 企业文档工作体系 企业文档管理实务,新时期企业文档意识的构建,一、企业文档意识的个性化趋势,历史记录,国家财富,信息工具,信息资源,1、国家文档意识 2、领导文档意识 3、民众文档意识 利益第一，工具第二，发展第三,郭沫若题赠档案馆 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。,二、企业文档意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。 3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。 4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件,三、企业文档意识的资源配置化趋势 1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。,现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而互相导致扯皮推诿,A,B,C,1,2,档案部门,企业文档工作体系,制度与规范,文件形成管理,管理体制设计,价值鉴定,归档管理,利用与安全管理,实体分类信息分类,企业文档 管理体系,自动化管理系统,一、宏观体制 两种不同的管理目标国家馆藏与企业资源,1.计划经济条件下：,国家档案馆,企业,机关,事业单位,国家规模的档案事业：由国家档案行政管理部门掌管，所有组织和个人的档案均为党和国家的财富，基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站。,个人,2.市场经济条件下,国家档案馆,企业,机关或组织,事业单位,个人,在市场经济条件和现代企业制度下，企业作为独立的法人实体，生存与发展是其基本目标。企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理，必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看，企业文档信息工作应当纳入到企业基础管理活动的范围中来，实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。,二、管理体制 1、集中式,综合档案部门,内部机构,内部机构,内部机构,领导,这种方式起源于80年代后期，在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。,2.分散式,综合办公部门,文书档案室（员）,财务部门,财会档案室（员）,人事部门,人事档案室（员）,技术档案室（员）,科研生产部门,基本建设部门,设备部门,基建档案室（员）,设备档案室（员）,领导,3、集中与分散结合式,管理、指导关系,信息交流关系,文档管理部门,中间性文件中心,领导,各机构,员工,企业文档管理实务,一、企业文档的分类 企业文档分类是指根据企业文档的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业文档进行分门别类，从而使全部文档成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。 分类的程序:,设计分类方案,划分全宗,划分大类,划分属类,给定编号,企业文档分类方案(示意图) 一类 二类 三类 四类 其他类,A B C D,1 2 3 4,类列,类系,常用的分类方法: 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 外形分类,职能分类方法适用于一级类目的区分; 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.,二、在分类的基础上进行数据清理,计划,调研,关联,整合,责任,文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析来实现的.,清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。 清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。 清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。,企业基础数据清理总汇表（举例）,三、数据清理的方法,基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。 首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？ 在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。 对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。,四、数据互动规律,数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。 当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。 一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。,来料加工物料送货单 出门证 客户汇款单、客户每月开票资料、客户资料 对账单（每月应收货款对账单）,归档,公司程序文件,绒布各类花型图纸,工作任务通知单、打样单 试验通知单,绒毛生产交期回复单、 生产计划报表、生产留样 入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录) 生产订单、纠正及 预防措施单,产品报价单 订货出货统计报表、统计报表 出货通知单、货物运输单,常规绒布库存数量表更新 仓库数据报表 外发加工成品明细码单、送货单,出货明细表,数据清理工具的设计与使用,目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。,XX有限公司文件清理工作问卷 时间： 部门： 答卷人： 项目组成员： （说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称。） 您的岗位是： 您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位） 您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是： 您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位） 您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？ 6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？ 7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是： 8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是： 9、您对目前企业文件管理有什么意见？,公司外部,各部门,总 经 办,部门报告、各部门的统计报表、 书刊资料、奖状/证书、,总经理审阅的相关文件,涉及公司的相关信息文件及宣传单章,涉及公司的相关通知类文件 工作计划、通知、授权书、会议通知、 反馈各部门文件 总经办办理的文件： 通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、 授权书、例会的会议记录、部门文件,数据运动状况示意图,档案数字化加工的技术流程,五、企业文件的形成、积累与归档 企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件. 文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度:,下达任务,设计,实施,总结和后续工作,文件,企业生产活动周期,A,a,b,1,2,3,下行文,上行文,平行文,间接上下行文,1、企业收发文登记制度,序号,文件名称,来源,时间,签收人,办理注释,收文登记表,序号,文件名称,去向,时间,发送者,备注,发文登记表,2、企业文件积累制度 (针对自身所产生的文件),员工,文件积累袋,档案,文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.,3、文件归档制度,归档范围: 确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作),制度核心,归档时间: 根据科技活动的特点,确定文件何时归档.,技术保障,归档要求: 明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施.,技术条件,归档份数: 根据归档文件的重要性和载体特性,确定原件与复制件的数量关系.,利用保障,归档手续: 明确归档文件的移交事宜.,责任保障,六、企业文档的价值认定,企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作: 1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外) 2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利. 3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理. 4.公司档案应坚持少而精的原则. 5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.,封面,卷内目录,归档文件,备考表,组织案卷的要领: 1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量. 2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订) 3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表.,七、 组织保管单元,常用立卷的方法: 1. 机构法, 即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位. 2. 时间法, 即将每一年的文件立一个案卷. 1和2经常结合使用,形成机构年度立卷法. 适用于文书档案或管理性文件的立卷. 3. 问题法, 即将有关一个问题的文件立一个案卷. 适用于部门内文件形成量较大的单位. 4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷. 5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷. 6. 项目法, 即将同属于一个项目的文件立一个案卷. 适用于小型科技项目. 7. 文种法, 即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷. 8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。,八、 企业文档的排放与库位管理 收集入库的企业文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种: 1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡) 2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架. 3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.,九、企业文档的利用 企业文档的利用是企业文档管理的最终目的.主要内容是: 1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取. 2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用. 3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值. 4.根据企业管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置. 在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现.,建议: 1.对于过去已经归档的文件应划定一个具体的时期,与新管理标准实施后的归档文件分别采用两种方法进行管理.这样做的目的一是不以今天的认识水平轻易地替代过去的历史,二是不给今后的工作增加过重的负担. 2.对于已经归档的文件,如果希望将其管理状况进一步规范化,可以考虑借助社会档案管理服务力量,请专业的档案公司派人帮助整理,这样可以在较短时间内,以一次性投入,