档案管理_干部档案管理信息系统解决方案

干部档案管理信息系统解决方案第一章 项目背景1.1 背景及依据为贯彻落实全国组织系统信息化建设工作座谈会精神和全国组织系统信息化工作规划，进一步推动全国干部档案工作信息化建设，促进干部档案信息的综合开发研究和深度开发利用，加快干部档案工作由传统方式向信息化方式转变，提升干部档案服务功能。2005年11月，第四次全国干部档案工作会议提出，要加大干部档案信息化建设的力度，建好用好干部档案管理系统和干部信息系统，加快建设干部档案信息库，利用现代化技术改造传统的档案管理模式，切实提高干部档案工作质量和效率。2006年，全国组织系统信息化工作规划要求，要建立干部数字档案信息库，在组织部门内部局域网上提供领导干部档案的查阅服务。全国组织系统信息化建设工作座谈会强调，干部档案数字化是创新干部档案工作手段的重要途径，也是今后一段时间干部档案工作的一项重点任务。各级组织部门要根据中组部统一部署，积极稳妥地开展档案数字化工作，不断提高干部档案管理和利用水平。2010年，中组部率先完成现职中管干部档案数字化采集工作；同时印发关于报送新任中管干部数字档案的通知（组通字201061号），对干部数字档案报送标准做出具体规定；召开“干部数字档案采集报送工作布置动员会”，要求各地各部门档案管理单位要积极推进干部档案数字化工作，报送干部档案时，要按照新任中管干部数字档案报送标准（试行）要求，同时报送干部数字档案。1.2 现状及问题1. 干部档案管理情况描述干部档案数量为 卷，其中现职干部档案 卷，其他干部档案 卷。干部档案日常管理工作情况：干部档案上报；干部档案的接收、审核、整理；干部档案材料接收、审核、鉴别归档；干部档案转递；移交死亡干部档案；干部档案的查询统计等工作；提供干部档案查借阅服务，满足干部工作及办理案件、办理社会保险、办理公证等需要。2. 干部档案管理存在问题干部档案管理信息化水平低于单位内部整体管理信息化水平，干部档案日常业务的材料收集归档、查询利用、统计分析等工作还是采取纯人工的方式，导致干部档案工作质量和效率不高。干部档案查借阅量大，干部档案因反复查借阅，不可避免的带来原件受损，易出现撤换、涂改、伪造、遗失等问题。 干部档案统计分析难度大，难以为领导决策提供快捷准确的档案信息服务。 如何利用计算机信息技术来实现干部档案的有效采集、管理、查询、统计、分析，从而能够为干部管理工作提供强有力的信息参考决策服务，是当下干部档案管理工作迫切要解决的问题。各级组织部门应积极稳妥开展干部档案信息化工作，积极做好情况摸底、方案制定等前期准备。1.3 建设必要性干部档案工作，是组织工作的一个重要组成部分，是做好干部工作的基本前提。加强干部档案规范化管理，充分发挥干部档案在干部管理工作中的作用，是干部档案信息化建设的一项重要任务。一是提高干部档案工作质量和效率的重要手段。干部档案数字化后，能够通过计算机实现干部档案的有效采集、档案接收转递、材料收集归档、日常查询、统计分析，从而大大提高干部档案管理工作的质量和效率。二是提升干部档案在干部工作中作用的重要途径。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，查阅干部档案始终是一条重要途径。干部数字档案，能解决纸制干部档案查借阅过程中存在的耗时耗力等问题。干部工作人员能方便灵活地进行网络调阅干部数字档案，有利于干部档案在干部选拔任用工作中发挥重要作用。三是加强纸质干部档案保管保护的重要举措。干部档案是党和国家的宝贵史料，是干部工作的重要基础。干部档案数字化后，可以减少甚至不用查借阅纸质干部档案，对干部档案是最好的保护。同时，干部数字档案保存和信息传输的便捷性也为今后异地备份打下了坚实的基础。四是干部档案信息资源综合开发利用的重要基础。随着干部人事制度改革的深入和经济社会的不断发展，对干部档案的利用方式和档案信息资源的开发利用需求也提出了更高要求。通过干部档案数字化，逐步建立干部数字档案信息库，对档案信息进行综合分析和深度挖掘，不断改进和创新利用方式，使干部档案更加可用、好用，可以更好地发挥干部档案服务干部工作的信息资源库作用，实现干部档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务转变。五是确保干部档案信息准确可靠的重要保障。个人接触纸质档案，易导致涂改档案内容、伪造档案材料等情况发生，近年来，外省市在干部档案审核工作中发现，仍有个别档案存在涂改档案内容、伪造档案材料的现象，2010年河北省发生的王亚丽造假骗官案就是典型案例，严重影响了干部档案的公信力。数字化档案采用图像加密锁定等技术手段，能够有效遏制涂改造假，确保干部档案信息准确可靠。第二章 项目建设目标本方案以高效率的业务管理、高质量的干部档案数据服务为宗旨，以满足干部档案利用和干部档案管理需求为目标来建设实施。系统将以分布式的海量数据库为支撑，基于智能检索技术和宽带高速网络技术，实现干部档案工作现代化管理，从而实现干部档案职能功能从保管服务型到主动服务型的转变。2.1 建立安全、高质量的干部档案信息库建立同原始档案一一对应的数字档案，保持高分辨率真色彩的原貌，采用图像加密锁定等技术手段，有效遏制涂改造假，保证档案的真实性和有效性，为干部工作提供最准确的参考信息。2.2 建设实用、易用的干部数字档案管理平台干部档案管理信息系统应界面友好，具有良好的操作性，实现数字档案方便灵活的网络借阅、审批及查询利用，提高查借阅干部档案的工作效率；实现档案目录、档案查借阅登记、档案转入转出登记、档案的在库状态统计等日常工作台帐的自动处理，提高干部档案管理效率。2.3 提供安全、可靠的干部数字档案技术手段通过干部数字档案加密技术、用户身份认证、浏览控制技术、区域控制技术等技术，有效保障干部数字档案管理的安全。2.5 干部档案信息化项目整体规划第三章 需求分析根据中组部对干部档案信息化工作的相关要求，结合用户干部档案管理的实际需求，我方提供如下干部档案管理信息系统需求：3.1 主要业务及工作需求主要业务详细内容干部档案信息管理端干部档案采集功能人员基本信息人员的基本信息由编号、姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、出生地、参加工作时间、政治面貌、入党时间、工作单位及职务、现职时间等主要信息，另外还包含了人员的学历学位、档案信息等组成。人员目录信息目录信息由目录十大类名称、材料名称、材料形成日期、页数及备注项组成。扫描将纸质的档案经过扫描仪扫描，生成规格为300DPI的JPG文件。高清处理将原始档案转为高清档案，高清图像用做查阅利用及报送使用。打印目录打印所选择人员的干部档案目录、干部档案报送单、档案转递通知单。数据打包将干部档案信息导出并生成标准的数据包，用以报送档案，或备份和交换数据之用。数据导入 其它干部档案信息管理系统导出的标准数据包可以无缝地导入到本系统中。日常业务基本信息登记编辑人员的基本信息，记录人员的职务变动情况和人员变动情况。并可以按A4，B5、16K打印记录信息档案查阅 处理档案查阅业务，记录查阅单位、查阅人、被查阅人、查阅理由、经办人、备注等信息。并可以按A4，B5、16K打印查阅记录。档案接收 处理档案接收业务，记录接收时间、接收人、来件部门、正本数、副本数、案卷质量、备注等信息。并可以按A4，B5、16K打印接收记录。档案入库处理档案入库业务，记录姓名、案卷质量、正本卷数、副本卷数、审核人、审核日期、入库日期、审批人、备注等信息，并可以按A4，B5、16K打印入库记录。档案转递处理档案转递业务，记录转递时间、转往单位、正本、副本、回执人、回执时间、文件号、转递原因、经办人等信息，并可以按A4，B5、16K打印转递记录。材料接收 处理材料接收业务，记录来件部门、姓名、收件时间、材料名称、材料处理、页数、份数等信息，并可以按A4、B5、16K打印材料接收记录。查询统计业务统计对指定日期范围内的档案接收、材料接收、档案转递、档案查阅、档案借阅、数字档案的数据进行统计，并可以对统计结果进行保存花名册按人员编号或按部门编号顺序，对选定的人员信息打印。库存统计对库存人正副本情况统计，对有档人员情况统计、对类别进行统计，并可对统计结果进行保存。高级检索根据人员信息的关键字，查询人员的基本信息和目录信息。系统维护机构管理对系统中的机构进行增加、修改删除和位置移动。人员调动对人员的部门进行调整，可以将人员从某个部门删除。也可以将人员移动到别的部门或兼职到别的部门。用户管理对系统中的登录用户进行新建、修改、删除和授权。更改密码修改用户的密码。代码维护对人员的目录信息中预设的值进行修改。参数设置对系统配置和用户习惯进行设置修改和保存。日志查询对系统中的日志进行查询、打印、导出成Excel。干部档案信息查询端申请查看查阅申请查阅人通过组织系统专网，登录查询界面，提交查阅申请。信息提醒提醒申请用户及时查看审批消息。查阅审批通过后，申请人根据管理员赋予的权限查阅档案。审批授权查阅审批查阅审批是对查阅申请的审批，系统针对不同的管理角色提供不同的审批界面，提供快捷方便的领导审批界面信息提醒提醒管理员及时查看有关申请事项。浏览档案可以对档案进行单页浏览和双页浏览，每种浏览模式又可以按原始和高清方式浏览。3.2 与其它业务系统的整合需求1. 提供与干部信息系统的数据信息集的整合；2. 提供与权限控制系统的整合；3. 提供其它业务系统访问与调用干部数字档案数据与图像文件的接口。3.3 系统安全需求干部档案管理信息系统应建立安全可靠的数字档案加密及身份认证等安全保密机制，实行权限设置（分四种用户角色：部领导、干部处领导、干部处工作人员、档案管理员，每种角色具有不同的权限），限制开放内容，防止档案信息泄密，数字档案在客户端不具有内容下载、打印、复制、转存、传递等功能。基于用户网络已经建立统一的身份认证系统，干部档案管理信息系统在要求在统一身份认证系统之下，能够保证系统数据安全的情况正常运行,并能够顺利完成系统对接。实现组织部系统内部用户登录干部档案管理信息系统与登录其他业务系统一致，并具有严密的安全手段。第四章 系统功能介绍干部档案管理信息系统的开发应用是对档案管理新的有益尝试。它结合先进的开发技术及设计思想、根据工作的实际需求采用B/S与C/S相接合方式，构建安全灵活的数字化档案管理平台，并可通过WEB方式完成对档案的网上查阅及异地阅档过程。系统可实现对档案和档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查阅功能，为干部选拔任用等工作带来极大方便。4.1 系统总体规划干部档案管理信息系统由三个工作环节组成：采集部分、管理部分、信息利用部分。基础数据的来源可从通过纸制干部档案的录入、干部档案材料的扫描、干部档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集,并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。干部档案管理部分包括：日常业务、查询统计、系统维护。干部档案信息利用可完成干部档案的统计、查询、网上借阅、审批、浏览等功能。4.2 干部数字档案 采集流程流程图干部档案从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、并整理档案材料，然后进行数据采集。扫描采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，进行高清转换，最终经过原始图像与高清图像文件审核工作，最后档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在数据采集过程中，各环节相互配合，协同操作，流水作业方式完成信息的采集及审核工作。4.3 干部档案管理信息系统 管理功能干部档案管理信息系统可以实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。系统由四大模块组成：信息采集、日常业务、查询统计、系统维护。1. 信息采集人员搜索：可以按机构、人员及相应拼音检索或关键字检索需要的信息。基本信息和目录信息：干部数字档案信息表用来干部档案的基本内容项。干部档案目录用来采集干部人员的档案材料目录，按照十大分类依次排列显示。扫描：档案扫描模块是系统采集数字档案的基本入口，可以兼容Twain接口扫描仪。扫描模块具有图像文件的基本操作功能，包含纠编、去边框、裁切、旋转图像等功能。扫描图像文件通过上传保存至系统服务器路径。审核档案：审核档案模块具有批量转换原始图像文件为高清图像功能。该模块可以审查档案文件目录、原始图像文件、高清图像文件的正确，图像是否清晰，并可以上报审核的错误，也可以修复错误。2. 日常业务基本信息登记:干部基本信息采集包含干部的姓名、档案编号、出生年月、籍贯、职务状态等档案信息的录入、修改。档案接收:接收干部档案时登记收件时间、来件部门、正本卷数、副本卷数、接收人、备注等信息，系统自动为新接收的档案分配新的未使用的条形码，并根据档案编号自动指定档案在档案柜中的存放位置。档案入库:对审核通过后的一些档案材料的入库登记工作，内容包括入库时间、经办人、档案编号、正本卷数、副本卷数、备注。转递档案:对转出档案的登记，内容包括转递时间、转递单位、正本卷数、副本卷数、经办人、转递原因、回执人、回执时间、备注，每次转递档案时，档案基本信息集中的档案正副本数将自动进行调整。材料接收:接收档案材料信息维护是对新接收到的档案材料进行登记。档案查阅:主要是登记档案查阅人员信息、选择要查阅的档案、登记档案查阅信息、查阅事由、手动或自动提取档案。档案借阅:主要是登记档案借阅人员信息、选择要借阅的档案、登记档案借阅信息、借阅事由、手动或自动提取档案。档案归还:和档案查借阅相对应，处理借出档案的归还、相应档案查借阅信息的登记、档案的手动、自动入库等内容。3. 查询统计业务统计：可以统计一定时间范围内的档案接收、材料接收、档案转递、档案查阅、档案借阅、数字档案的统计数目，并可以将统计结果保存。花名册：系统根据干部人员在机构的组成情况生成干部花名册。库存统计：对正副本数、有档案的人员进行统计。高级检索：可以按姓名、年龄、出生年月、入党时间、参加工作时间、职务、技术职称、个人简历等项目复合查询。4. 系统维护机构管理：根据用户的需要，可以对用户设置的部门进行增加、修改、删除、移动等操作。人员调动：调整人员部门，可以将人员的部门移动或兼职的到指定的部门。用户管理:提高系统的安全性和保密性，防止档案信息泄露，系统将采用“用户管理”功能来设置。用户管理的主要功能有，对用户的建立与删除，功能权限的设置，机构访问权限的设置。更改密码：用户可以更改自己的密码，以防密码泄露。日志管理:日志管理是操作人员操作过程的记录。日志记录的内容有操作员、工作描述、登录时间、退出时间、业务模块、计算机名称。并可将日志导出成Excel。参数设置:对系统设置和用户使用习惯进行保存设置。4.4 干部档案管理信息系统 网络查询通过网上审批档案查阅申请，实现在网上对档案的查阅功能，并记录本单位所管理的档案被查阅的信息，以便于日后查询。对于权限控制方面，系统将提供按日期、时间或长期有效等多种方式，以提供阅档者查阅信息。到阅档时限后，系统将自动根据权限设置的方案，完成权限回收处理。档案阅档流程1. 角色界定查阅角色分为五种：A角色，系统用户；B角色：部领导；C角色：审批人员；D角色：干部处领导；E角色：干部处人员。A级角色：系统中较高身份的用户角色，能够检索系统所有档案的限权，并可以审批查阅档案申请单的权限。B级角色：部领导，具有直接查阅档案的权限。C级角色：干部档案管理人员，可完成对档案所有管理工作，包括档案材料收集、鉴别、归档、整理等。在网上查阅过程中，担当向本单位领导上报阅档申请、建立用户、分配浏览权限的角色，并在分配浏览权限前对档案进行预览。D级角色：干部处领导，除具有审批本处业务申请单的权限外，还具有查档、阅档的权限，但需要经过申请并由审批人员审批。E级角色：即管档人员分配权限后，可浏览档案的本单位人员，用户名一般固定。此角色也包括外单位在阅档室阅档和异地通过组织系统专网阅档的两类人员。2. 用户阅档流程领导阅档部领导具有较高的查档权限，登录系统后可以按照“姓名或拼音查询”，也可以按“组织机构查询”。检索到的干部人员，可直接查档。档案管理人员审批人员可以对提交的查档申请进行拒绝或授权，审批人员具有较高的权限，可以直接查档。干部处领导干部处领导具有本干部处查档人员申请单的审批权限。工作人员业务人员既包含本单位查档人员还包含外单位的查档人员。需要填写申请单并交至本处室负责人审批，再由调配处审批。经审批后的申请单可进行查阅使用。第五章 系统技术指标5.1 系统的标准和主要性能指标l 平台为B/S与C/S相接合方式，基于微软的.NET架构；l 通信协议利用TCP/IP；l 支持Windows Server 2003 及 2008 操作系统l 支持Oracle 9i及以上、SQL Server 2005及以上、人大金仓数据库l 客户端浏览器版本要求为IE6.0或更高版本l 安全机制：身份认证体系、加密存储体系及数据流的方式l 加密方式：AES 128高级加密算法l 支撑平台.NET FrameWork 2.0 及 FTS说明：.Net架构：.Net平台是近年来功能强大、应用广泛的开发平台。它集成了XML、SOAP等相关技术，简化应用、部署方便，且具有良好的跨平台性。在流行的Web服务方面，MS.Net的使用为Web服务也带来了前所未有的便利。AES加密算法：AES加密算法在业界被公认为高效快捷的加密等级的加密方法。安全机制：系统采用先进的HMAC-MD5验证机制。这是一种强度很高的冲击响应算法。冲击响应模式与传统用户名加密码模式相比更加安全。数据流：系统在数据传输过程中，采用CA加密数据流方式进行传输，确保客户端浏览时无缓存、档案数据无留痕。5.2 系统安全可靠性l 电子材料采用AES高级加密算法标准加密处理l 系统采用字段级方式进行权限控制l 系统登录采用HMAC-MD5算法进行身份验证。l 完整的日志记录功能l 采用数据与程序分离的设计原则l 数据在加密信道中传输l 数字化档案文件采用目录存储，加快存取速度l 系统设计选用B/S和C/S混和模式，增强系统应用灵活性l 系统授权可按文件材料整份、单页或分区域局部授权第六章 系统建设方案6.1 系统架构本系统支持网络为星型局域网，数据整理、扫描采集、日常业务管理等功能采用C/S(客户端/服务器)模式，干部档案查借阅则利用B/S(浏览器/服务器)混合架构的解决方案。6.2 软件平台建设方案6.2.1 软件环境总体要求为使干部管理信息系统发挥更好的作用，拟在本项目建设中需要如下软件环境：配置主流数据库系统用于实现数据库集中管理平台。配置用于实现网络采集、管理、查询的服务器平台。配置用于干部档案数字图像文件管理的文件服务器。服务器环境：操作系统：Windows 2003 Server版或更高版本。WEB服务器：.Net Framework 2.0技术框架。数据库：Oracle 9i及以上、SQL Server 2005及以上、人大金仓数据库FTS文件服务：第三代文件应用、管理与传输服务器。需安装防病毒程序。客户端环境：操作系统：Windows XP。WEB查档用户环境：浏览器：Internet Explorer 6.0及以上。网络环境：用户网络环境已经具备。6.2.2 服务器运算设备配置要求干部档案信息系统用户分两个层次，一是档案管理员，此部分用户在集中数字化阶段100人，正式上线后20人。二是查档用户，目前预计5001000之间，按并发用户数的百分比1020进行计算，系统并发用户数最高峰值估计在100200人左右。系统的性能须满足如下要求：系统在并发用户数在最高峰值时，响应时间不超过10秒（除去网络延迟因素）。查询系统在并发用户数在最高峰值时，响应时间不超过5秒。（1）数据库内容管理服务器性能要求：高峰期用户数：300人（按干部档案管理用户与查阅档案用户最高值）每用户每分钟平均最大并发业务数：3.1个；业务增长系数（按满足系统建设3年后要求）：40；每业务对应数据库操作数：5笔；单笔数据库处理对应TPCC值：15；系统冗余系统40；由此计算数据库服务器核心处理性能：TPCC=300*3.1*(1+40%)*5*15/(1-40%)=162750tpmC（2）应用服务器性能要求：由于数据库内容服务器包含应用服务器提交业务对数据库的访问请求应答，其性能与数据加内容服务器的性能相当。（3）文件服务器性能要求：高峰期用户数：300人；用户每分钟平均最大并发文件接收、发送业务数：2个；业务增长系数（按满足系统建设3年后要求）：50；每业务对应数据库操作数：3笔；单笔处理对应TPCC值：15；系统冗余系统40；由此计算该服务器处理性能：TPCC=300*2*(1+50%)*3*15/(1-40%)=67500tpmC总体服务器性能要求列表：序号服务器应用处理性能要求1数据库内容管理服务器162750tmpC2应用服务器162750tmpC3文件服务器67500tpmC6.2.3 存储设备配置要求干部档案管理信息系统的存储数据主要包括纸质干部档案扫描后图像文件数据和关系型数据库数据。根据本项目提交的现有档案统计数量以及逐年增量分析，估算档案管理系统的存储容量需求如下。按每盒300页档案，扫描为300DPI分辨率JPG格式图像文件，约800K。根据中组部采集要求,为分原始图像与高清图像两份。本次数据采集累计 卷。平均年增量： 人。满足年限：3-5年；空间冗余量：30%；Raid5冗余系数：3/4；估算纸质档案图像文件存储容量需求为：(800K/页*300页)*( +5* )* 2*(1+30%)/(3/4)/1024/1024 G。考虑到本系统的查档需要，本工程需要的存储空间配置容量在 T以上的磁盘阵列一套。6.3 硬件平台建设方案1. 硬件平台建设内容根据系统整体架构建设方案，本工程硬件平台建设主要包括主机和存储两部分。其中根据系统各平台应用部署方式及整体性能要求，考虑到软件环境的配置要求，系统主机具体包括：（1）数据库内容管理服务器数据库内容管理服务器作为干部档案管理信息系统的核心主机设备，主要运行有干部档案管理信息系统数据库、中间件软件，其中内容管理平台中即包括有相关数据处理分析；同时数据库内容管理服务器还应实现档案管理系统的有效内容管理、存储、分类等功能。（2）应用服务器应用服务器将承载档案管理系统中所涉及的档案采集、档案管理、档案利用等主要软件应用模块。最终将实现响应用户请求，统一展现用户所需内容等功能。根据系统稳定性、可靠性要求，本工程需各配置一台数据库内容管理服务器和应用服务器，同时两台服务器互做主备以保障系统的正常运行。（3）文件服务器文件服务器作为干部档案管理信息系统的数字图像集中存储与访问的设备，要求具有较高的稳定性、较大的存储空间。（4）磁盘阵列档案管理系统涉及较大数据存储需求，包括影像与非影像文档。同时所存储数据需满足网内用户的访问、搜索、调用。为此本工程需配置一定容量的磁盘阵列一套。（5）其他设备本项目在影像加工过程中需要使用影供采集工具，因此还需要配备扫描仪、打印机、刻录机、备份数据光盘（DVD格式）、移动存储硬盘等。2. 硬件总体要求（1）是新近研发的产品，并保证所提供产品的数量、质量，特别是接口的兼容性，提供质量保证与售后服务。（2）提供的设备要选用高质量的元器件，生产过程中进行严格质量控制，出厂前要经买方人员严格测试和检查，确保设备长期稳定、可靠的运行。（3）系统具有网络故障和硬件故障报警功能。（4）当软件升级时，应不影响硬件结构。（5）硬件设备应容易进行升级和扩容，并说明硬件产品升级时是否需中断业务及其时限，以及设备扩展方面的计划和方案。（6）系统应提供过流、过压保护措施。（7）设备具备良好的通风系统。（8）设备操作环境