某网络科技有限公司行政管理汇编(rtf 100页)

山东致和国强网络科技有限公司山东致和国强网络科技有限公司 行政管理汇编 行政管理汇编 目录 1 管理汇编说明 . 1 2 修改说明 1 第一章后勤部的组织架构与权责 . 2 1 后勤部组织架构图 . 2 2 后勤部职责与权限 . 2 2.1 后勤部主要职能 . 2 2.2 后勤部的职责 . 2 2.3后勤部的权限.3 3 岗位职责 3 第二章后勤部日常事务 . 5 1 文档管理 5 2 物资管理 5 3 行政事务 5 4 看板管理 5 5 外联工作 6 6 车辆、驾驶管理 6 7 其他事务 6 第三章行政管理制度和流程 . 7 1 汇编管理规定 7 1.1目的.7 1.2范围.7 1.3名词解释.7 1.4职责.7 1.5汇编的管理制度.7 1.6汇编的保管.8 1.7汇编的查借阅.8 1.8修正、作废制度的回收与销毁.8 1.9制度的培训和考核.8 1.10 制度的执行8 1.11 新订、修正制度应遵循的原则9 1.12 管理汇编的保密9 1.13 工作流程9 1.14 注意事项9 1.15 附件 9 2 发文管理规定 . 11 2.1 目的 11 2.2 适用范围 11 2.3 名词解释 11 24管理制度11 2.5 公文的传送要求 12 2.6 工作流程 12 2.7 附件 12 3 收文管理规定 . 18 3.1 目的 18 3.2 适用范围 18 3.3 名词解释 18 3.4 管理制度及流程 18 3.5 附件18 4 行政基础工作管理规定 . 22 4.1 目的 22 4.2 适用范围 22 4.3 名词解释 22 4.4 名片申请制作管理22 4.5 预订服务22 4.6 报纸、杂志、信函的收发工作22 4.7 复印机的管理22 4.8 附件 23 5 行政综合档案管理规定 . 27 5.1 目的 27 5.2 适用范围 27 5.3 名词解 # ( 无 ) 27 5.4 总则 27 5.5 档案管理体系 27 5.6 档案前期工作管理 27 5.7 档案归档 27 5.8 档案的借阅管理 28 5.9 档案保管 28 6 办公用品、固定资产的采购和管理的规定 . 29 6.1 目的 29 6.2 适用范围29 6.3 名词解释 29 6.4 原则 29 6.5 办公用品采购和管理 29 6.6 低值易耗品管理 30 6.7 固定资产管理 30 6.8 附件采购流程图32 7 信息资源上报工作管理规定 . 33 7.1 目的33 7.2 适用范围33 7.3 名词解释33 7.4 信息资源收取、上报内容与期限 33 7.5 具体规定 33 7.6 考核（实行加减分考核） 33 7.7 其他事项 34 7.8 附件34 8 工作服管理规定 . 38 8.1 目的38 8.2 适用范围38 8.3 名词解释38 8.4 管理职责 38 8.5 工作服的配发对象 38 8.6 统一形象38 8.7 工作服申领制作、领用、费用承担及标准 38 8.8 后续管理 39 8.9 考核 39 9 办公现场“ 5S” 管理规定 . 40 9.1 目的40 9.2 适用范围40 9.3 名词解释40 9.4 办公现场“5S”规范内容40 9.5 检查考核42 9.6 奖惩42 9.7 相关说明43 9.8 附件43 10 办公用品领用制度 51 101目的.51 10.2 适用范围.51 10.3 名称解释.51 10.4 计划管理.51 10.5 领用管理.51 10.6 新进员工的领用标准.51 11 车辆及驾驶员管理规定 52 111目的.52 11.2 适用范围.52 11.3 名词解释.52 11.4 车辆管理.52 11.5 驾驶员的行为要求.53 11.6 驾驶员管理.53 117附件.53 12 来客接待分类与流程 55 121目的.55 12.2 适用范围.55 12.3 名词解释.55 124定义.55 12.5 具体流程.55 12.6 其他.56 13 礼品、礼金管理办法 57 131目的.57 13.2 适用范围.57 13.3 名词解释.57 134职责.57 135内容.57 13.6 工作流程.57 13.7 注意事项.58 138附件.58 14 废旧物资变卖管理规定 . 62 141目的.62 14.2 适用范围.62 14.3 名词解释.62 14.4 管理职责 . 62 145流程.62 14.6 注意事项.62 15 会议管理规定 . 63 151目的.63 15.2 适用范围.63 15.3 名词解释.63 15.4 管理职责.63 15.5 会议分类及安排 . 63 15.6 管理制度 . 64 15.7 工作流程.66 158附件.66 16 办公物资配备标准及管理方法 . 70 161目的.70 16.2 适用范围.70 16.3 名词解释.70 16.4 管理职责.70 16.5 管理制度.70 17 保密制度 . 71 171目的.71 17.2 适用范围.71 17.3 名词解释.71 17.4 管理职责.71 17.5 管理制度.71 第四章部门事项案例库 74 1 非常规事件案例及应对预案表 74 2 部门事故数据库 75 第五章相关表格 76 表 格 清 单 .76 管理汇编修改记录77 更改申请表78 发文申请表79 山东东北公司发文目录.80 外来函件处理情况登记表81 来文批阅单82 文件签收登记表83 名片制作申请表84 名片领用登记表85 各类报表上报明细86 信息上报预警通知单87 信息上报行政处罚单88 5S管理检查考核表一 189 5S管理巡检整改通知单（AD-3.9-2) .90 5S管理巡检整改通知单（AD-3.9-3) .91 5S管理检查考核表一 2 (AD-3.9-4) 92 5S管理检查表一 394 5S管理考核奖惩申报表.95 车辆维修保养申请单96 礼金、礼品上交登记表97 礼金、礼品领用登记表98 廉洁自律台账99 会 议 签 到 表 .100 会议决议事项跟踪反馈表.101 1 1 行政管理操作汇编说明行政管理操作汇编说明 为规范公司后勤部条线各项管理制度和流程，后勤部根据相关文 件编写了山东致和国强网络科技有限公司行政管理操作汇编 本汇编经行政总监审核后报由执行总监签发。本汇编作为山东致 和国强网络科技有限公司在实际工作中的指导性文件，必须遵照执行。 由后勤部保存最新版山东致和国强网络科技有限公司行政管理操 作汇编，随时监督实施情况。 2 2 修改说明修改说明 本汇编为公司的受控文件，由执行总监批准颁布执行。在汇 编使用期间，如有修改意见， 由后勤部汇总意见，及时反馈到 执行总监。若需要修改，由提出人做出申请，说明更改原因，并 将修改后的内容报执行总监审核，需由执行总监批准后方可实施 更改，同时 执行总监要做好修改记录，定期对汇编的适用性、 有效性进行评审。 第一章 后勤部的组织架构与权责第一章 后勤部的组织架构与权责 1 1后勤部组织架构图后勤部组织架构图 下图是依据后勤部的职能分类而设计的典型的组织架构 2 2 后勤部职能与权责后勤部职能与权责 2.1后勤部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。 1)参谋职能。后勤部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手” 更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化等重大问题上有自 己的见解， 上 级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”； 2) 沟通职能。后勤部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作， 保 证高效地完成任务； 3) 管理职能。后勤部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务 （卫 生、员工宿舍)等工作； 4)服务职能。后勤部应积极为各职能部门提供后勤保障。 2.2后勤部的职责 1)负责行政工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。 2)负责审核公司各项行政费用支出、执行情况，并进行相应管控。 3)传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神。 4) 负责公司固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金等 办公物资的实物与台帐管理，并组织盘点工作；负责公司办公物资的价 格复核 和采购。 5）各类公文档案的管理。 6）负责对办公公司安全消防、环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水等 的检查、 督促和整改。 7）负责车辆管理及日常办公用车的调配工作。 8） 负责对本部门员工工作绩效进行综合考评，并提出人事任免、晋级、奖惩 建议。 9）负责相关外联资源的建立、维护、整合 与管理 2.3 后勤部的权限 1)参与公司经营管理制度的制定。 2)对其他部门行政事项监督检查的权限。 3)对内部员工考核的权限。 4)开展内部工作的自主权。 5)要求相关部门配合工作的权限。 6)对影响后勤部工作的人员提请处罚的权限。 7)向首席执行官提交管理制度和工作流程改进计划并获得回复的权限 8)聘用、解雇内部员工的建议权。 9)公司行政后勤管理的权限。 3 3岗位职责岗位职责 3.1后勤部主任职责： 1)负责安排、调配后勤部日常行政事务性工作，保证日常管理工作的顺利进行。 2)负责草拟首席执行官要求的有关文件、制度、会议通知等文字材料，报首席执 行官批阅后执行。 3)负责组织相关会议，落实会议纪要的撰写、上报工作和会后行政事项跟踪工作。 4) 负责公司总结计划等重要文书、资料的撰写、上报工作，负责部门重要文书、 资料 等的收集、建档工作。 5) 协助人力资源部负责对管理人员的考核、培训工作。 6) 协助人力资源部负责对各部门的业绩考核和评估工作。 7) 协助人力资源部负责对各部门人员的考勤工作。 8) 负责公司或外来人员的接待，代安排食宿、代购票等。 9) 上级领导调派车辆，统一与后勤部主任联系。 10)负责办公用品的发放、员工工服的制作等工作。 11)协助党工团活动的组织和安排。 12)负责后勤部的安全管理，每日下班后关闭电源。 13)完成上级领导交办的其它任务。 3.2后勤部主管职责： 1)参加业务分析会、办公例会等会议。 2)负责一般性文件起草、资料撰写等文书工作。 3)负责各部门相关行政文书资料的汇总、统计、建档、上报工作。 4)负责有关会议的组织、会务的落实等工作。 5)负责来宾接待等一般性外联事务工作。 6)协助后勤部主任做好值日工作管理。 7)负责办公用品、员工工服等物资的日常管理。 8)负责管理人员名片的印制工作。 9)负责为厂商提供复印、传真等有偿服务工作。 10)完成上级领导安排的其它临时性工作。 3.3行政专员职责： 1)部门文书文档、台帐建立工作。 2)按要求收集周报、月报，催交、汇总各类重要报表。 3)参加业务分析会、办公例会等会议，做好现场记录，并撰写、上报相关 会议纪要。 4)负责后勤部一般性文件起草、资料撰写等文书工作。 第 3 页 共 1 0 1 页 ?E?*?) 5)负责后勤部有关会议的组织、会务的落实等工作。 6)行政管理会议决议事项的追踪。 7)各类会议、活动的组织工作。 8)负责5S 检查工作。 9)信件、报刊杂志等的接收分发工作。 10)外来人员的接待工作。 11)办公物资的采购以及物品领用工作。 12)出差人员的旅程安排工作。 3.4.1驾驶员职责： 1)负责公司领导及各部门的交通运输和车辆管理。 2)服从统一用车规定，未经领导允许，不得私自换车、出车。 3)负责车辆维修、保养、车检的管理。 4)按照维修流程进行车辆维修；经常检修保养车辆，保持车辆内外整洁， 性能良好做 好车辆的防火、防冻、防盗，按规定办理车辆的年检手 续。 5)严格遵守交通法律法规，注意行车安全，保证运输安全。 6)严守职业纪律，保守公司秘密。 7)负责组织车辆运行，并负有保证车辆正常运行的责任。 8)完成公司领导交办的其他任务。 3.4.2驾驶员行为要求 1)每次出车前须例行检查车辆的性能是否正常(如水箱、油量、机油、刹车油、 电瓶液、 轮胎、外观等)，确保车辆使用安全。 2)严格遵守交通法律法规，行车时保持车速、车距，注意行车安全。小车在 高速公路 上行使不得超过 120 公里/小时。雨天或不良天气减速 10 公 里/小时 (特别是冰冻和大雾天气)。 严禁酒后或疲劳驾车，严禁将汽车借给 他人使用， 不准私自换车，由此造 成的交通事故，一切损失由驾驶员承担。 3)外出停车应选择良好的场所，如因驾驶员责任致使车辆损坏，其本人必须 承担一定 的经济损失。无出车任务而又未按规定停放车辆导致车辆损 坏和失窃， 由其本人负全责。 定期对车辆进行检查，做好车辆的清洁、维护、保 养工作， 发现故障和事故隐患有责任立即 报告后勤部主任，车辆故障本人不能 检修的， 应送定点汽修厂维修，如因驾驶员操作或操作 不当造成车辆损坏的要 追究驾驶 员相关责任。 4)必须有严明的职业纪律，注意保守公司机密。 第二章 后勤部日常事务 1文档管理 1)公司各类通知及日常公文的规范处理工作 2)制度的建设与执行 3)与上级部门保持良好沟通，保证各类文件的及时上传下达 4)会议记录管理 5)档案管理 6)公文管理 7)各类总结、计划的编纂工作 2物资管理 1)车辆管理，办公用车调度 2)固定资产的申购与管理 3)办公物品的采购和领用 3行政事务 1)员工名片、工作服的订做 2)各类会议的组织工作 3) 工作周报、经营月报等报表的收取、汇总、整理并上报 4)信件、报刊杂志的接收和管理 5)5S 管理 6)办公公司的日常管理 7)廉政台帐管理 4看板管理 看板内容应包括部门信息、公司企业文化、公司重大纪事、员工面貌、各部门每月 费用 使用情况、奖惩情况、合理化建议和关系员工切身利益的信息，并明确看板管理 更新的责任 人或部门，保证内容及时有效，并写明更新时间。 1)联系方式 看板内容需包括：各部门负责人的信息进行公示，包括姓名，职务、联系方 式， 公休时间和备注留言等。 2)信息公示 看板内容需包括：公司下发的各类红头文件的公示；各部门每月费用使用情 况和 预算的对照情况；各部门本阶段工作目标（须有详细指标）；公司奖惩情况等。 3)安全知识 看板内容需包括：消防知识、装修安全、火灾逃生等。 4)会议事项跟踪 看板内容需包括：公司各项会议的进展情况、责任人和整改、完成时间等。 5） 合理化建议 看板内容需包括：员工和部门的合理化建议内容、评选情况和奖励措施等。 6)企业文化 制作企业文化墙，表明企业核心文化，同时可由员工发表对企业文化的 感悟等。 7)党工团展示 看板内容需包括：党工团活动组织公示、员工面貌关系员工切身利益的信息 （如社保制度等）。 8)学习园地 看板内容需包括：读书心得、工作技巧、员工培训计划和内容等。 9)安全、服务检查通报 10)看板内容需包括：公司安全、服务检查的通知和结果，5S 检查结果， 部门互查自查 结果和奖惩情况等。 5外联工作 1)与政府相关部门关系的建立与维护 2)外来人员的接待 3)出差人员的旅程安排 4)预定酒店、旅馆 6车辆、驾驶管理 1)车辆管理 2)驾驶员管理 7其他事务 1)与公司各相关部门保持良好沟通，保证政令畅通 2)做好相关考核工作 3)各类活动的组织工作 4）员工通讯录的更新，生日礼物的定制发送 第三章 行政管理制度和流程 1汇编管理规定 1.1目的 为进一步规范公司制度管理工作、贯彻公司法治思想，为公司提供开展工作的明 确 依据，特制订本规定。 1.2范围 本规定中的公司制度范畴：包括山东致和国强网络科技有限公司的各种管理制度、管 理规定、管理办法、 工作流程、手册、细则和程序等制度文件。 1.3名词解释 1）管理制度：是企业员工在企业经营管理过程中须共同遵守的规定和准则的总称。 2）工作流程：工作流程是指公司运营中的工作处理流程，流程中的步骤必须依照特定 顺序执行，而且必须符合预先定义的条件，然后才能进行下一个步骤。 1.4制度的发布 1后勤部主任负责统一发布经首席执行官签发的管理汇编，保管首席执行官新签发的 制度文件正本，并将最新的制度副本及制度目录清单下发流转至各部门（对于普通 制 度，后勤部将同时提供电子文件一份，便于各部门进行学习，但制度内容应以纸 质 制度副本为准；对于机密制度，后勤部主任将仅发布纸质制度副本)，制度目录清单 应发放至各部门第一负责人，各部门须以文件形式签收，各部门负责人应 及时详读 并执行。 2任何部门、公司在下发文件中除完整引用/重申执行总监正式签发的管理汇编或要求 下级单位执行公司某制度之外，不得发布（或变相发布）任何具有制度性规定内容的 文件， 也不得对原制度内容进行断章取义或变相解释。 1.5汇编的保管 管理汇编后勤部保管正本，并保管制度的电子文档；使用单位可 保管适用于本单位 的制度副本复印件或电子文档。 1.6汇编的查借阅 公司任何部门如需查借阅/获取管理汇编，可向后勤部申请查借阅/复印/获取 制度的 电子文档。 1.7修正、作废制度的回收与销毁 公司各部门在对管理汇编进行修正和作废处理后，应及时发布制度修正或作废通知， 以 免因未及时使用新制度而影响工作进行。 1.8制度的培训和考核 1）原则上，新制度发布后2 周内由人力资源部组织对相关各部门的宣讲、培训， 在新制度下发后一个月内对制度执行单位考核完毕，并回复培训状况和考核结果， 根据公司奖惩制度对未认真参加培训人员予以处罚。 2）执行总监负责监督检查制度的培训、考核，以及执行和落实情况。 1.19制度的执行 1)管理汇编应严格执行，各部门不得擅自对于管理汇编进行修改或变通 执行； 在发文中不得发布首席执行官签发的管理汇编以外的任何制度性规定内容。 发文中可 引用管理汇编名称及内容，但应完整准确，不可断章取义或歪曲 解释； 各部门的奖惩决定原则上应依据公司制度进行，并在发文中发布时进行准确 说明 或引用公司制度条款。 2)各部门在工作中对于制度的执行应参照以下原则： 如果有规定，坚决按规定办； 如果规定有不合理处，先按规定办并及时提出修改建议； 如果没有规定，在向上级主管单位请示的同时建议公司制订相应的制度。 1.20新订、修正制度应遵循的原则 1)谨慎原则：管理汇编是公司系统化管理的基石和战略目标实现的保障，故制订 制度应注意科学分析论证，避免重复发布、前后矛盾、朝令夕改等问题的 发生； 2)尊重历史原则：新管理汇编的发布应尊重公司此前的相关规定及做法并加以仔 细评估，充分考虑到公司实际存在的经营理念和企业文化对制度执行的潜 在影 响； 3)前瞻性原则：汇编的制订目标应不仅为了解决当前存在的问题，也应注意适用 于公司将来的发展； 4) 协作性原则：公司各部门、各公司申请、撰写制度时应充分考虑公司整体利益， 注重单位间的团结协作，尽量避免各自为政的本位主义； 5)一致性原则：公司新订、修订制度时应严格按照公司正式发布的组织架构和组 6)织职 责进行，各单位制定的奖惩条款等内容应与公司范围的专门规定相一致； 7)凡涉及国家法律、法规的制度及制度的附件，审核或会签时应充分尊重法务部 门的意见； 8)为提高公司效率，原则上凡是在制度中出现流程的，撰写部门应按附件要求制 作标准格式流程图。 9)制订制度时应注重的其它原则性要点：全面/完整/简洁/准确/语言规范/层次性 强/ 条理性强/可操作性强/与其它单位的制度对接紧密、无缺漏。 1.12管理汇编的保密 管理汇编属于商业秘密，任何员工均有义务对于管理汇编保守秘密。 1.13工作流程 修正制度审批流程：（申请、作废操作同此流程） 更改提出人（或部门）填写更改申请表，说明更改理由及内容，由后勤部汇 总 至 首席执行官审核。原则上，在 3 个工作日内对提报的修改申请进行审核并出具建 议。 不需修改则将意见返回更改提出人（或部门），需修改则经分管领导审核同意， 首 席执行官审批后，方 可实施更改。同时报后勤部主任做更改记录登记，将更改后 的 内容发至各公司进行更新。 1.14注意事项 执行总监审批签发的管理汇编为公司各部门、各公司合法有制度。 2发文管理规定 2.1 目的 为了进一步规范公司的发文管理程序，提高公文质量，保障公司各项政策、规章、政令、 业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，指导营运管理工作，特制定本规定。 2.2 适用范围 后勤部 2.3 名词解释 1）正式签发公文：指须按公司统一标准格式拟写，统一授号、用印、下发并存档的文件 如：各单位正式签发的带文号的文件及会议纪要等。 2）主送：指上级单位签发文件时，要求执行文件的单位或人员。 3）报送：执行总监及对应上级单位。 2.4.1 文号要求 公司发文：公司发文的编号分为：发字、行字、纪字。 1）文号编写：山东致和国强+发字/行字/纪字+年号+第*号。 2）文号分类： 发字：公司名义下发的重要事项、重要通知、任命决定等文件 行字：公司各部门下发的行政类文件、业务指导及奖罚类文件 纪字：公司下发的会议纪要类文件 各公司发文： 2.4.2 行文规范 工作要求 文号：中华楷体五号； 标题：中华楷体三号居中； 正文：中华楷体小四号，行间距为24 磅; 主题词：中华楷体四号。 1）公司各部门需严格按文件要求对文件进行分类编号下发。自本通知下发之日起，各部门从 001 号 开始编号下发各类文件，原仅用发字号编号下发继续顺延原编号下发文 件，但必须按 通知要求规范编号并下发各类文件。 2）所有文件必须由后勤部公文流转负责人统一授号下发，其他人不得自行下发任何文 件。 3）各类文件按要求流水编号，不得串号、漏号。 4）文件审批结束前，不对文件进行授号，待审批结束后，再进行授号下发。 2.5 公文的传送要求 1)后勤部收到拟发文部门上报的文件后应对文件的格式、是否符合授权、有无明显错误等 及时进行审核，审核合格后按相应范围及时报执行总监处签批下发；如审核不合 格须退 回原部门，由拟稿人修改后重新上报。 2）公文流转责任人接到文件后，按照主送范围通过公司协同办公系统及时发至相关领导 职 能部门，并留存各接收部门签收记录。 2.6 工作流程 1)所有文稿的拟定、审核由相关部门自行完成。委托后勤部进行拟稿的拟定后，拟稿人将 文稿送交相关部门负责人审阅（对文稿的内容、质量负责）。 2)需经会签的文稿、应送交会签部门会签。 3)文稿拟定后提交后勤部进行格式编排，文件的落款统一以公司名称署名与审核（主 要是 把关有无错别字、语句措词是否合理等）。 4)后勤部审核后进行意见反馈，与相关部门沟通，并由相关部门进行修改确认后，提 交上 级与相关领导 5)以上确认无误后，由后勤部将文件并附上发文申请表（附后），提交执行总监与首 席执行官审核确认签字，公司所有的行政发文必须经执行总监审核同意签字后， 才能发 送。 6)待首席执行官审核签字后，由相关部门交后勤部按照发文申请单审批意见进行发送。 7) 所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）连同正本二份送后勤部存 档。请示、报告还应附有领导指示一并存档。 2.7 附件 1)发文申请表 2)公司发文模板 3)发文流程图 3收文管理规定 3.1 目的 为了进一步规范收文管理程序，提高工作效率，有效地指导营运管理工作，特制定本规定。 3.2 适用范围 后勤部 3.3 名词解释 (无） 3.4 管理制度及流程 1对公司、外来文件的收受由后勤部全权负责。收文包括函、下发的通知、整改 通知单、通告、 通报、各项会议纪要、决定、相关报告、请示及领导批复文件等。 2收文中除亲启信函、挂号信、特快专递等，一般信函均由后勤部第一收文人接收， 并进行登 记。对于外来函件，需登记在外来函件处理情况登记表上，报执行总监，根据 执行总监批 示意见转呈相关部门。同时应做好文件签收、存档工作； 3对于集团下发的通告（报)、通知、相关制度（决定、规定、办法）会议纪 要、 整改通知单 等 文件，统一发送至后勤部，由后勤部负责文件的接收、传达和反馈。需填写来文批阅单报 执行总监及首席执行官处进行审批，待签批后根据审批意见下发至相 关部门，同时做好签收 登记、 存档工作；集团下发的各类文件的批阅，加急文件需在 24 小时 内批阅下发，一般文件在 72 小时 内下发。如有对发文内容存在异议，需 48 小时内反馈至上一 级签批人或部门，同时执行发文 内容。 3.5 附件 1)外来函件处理情况登记表 2)来文批阅单 3)文件签收登记表 4行政基础工作管理规定 4.1 目的 加强基础工作管理，规范管理程序，提高办事效率 和工作质量。 4.2适用范围 后勤部。 4.3 名词解释 (无） 4.4 名片申请制作管理 根据工作岗位的需要制作名片，由申请人填写名片制作申请表提出申请， 经部门负 责人签字，报人力资源部审核，由后勤部统一印制。 后勤部需对名片制作的质量、价格进行询价对比，确认制作商，按公司名片制作 要求统 一制作。名片制作好后通知申请人领取，并登记建帐，月末做好费用明细， 经后勤部主任审 核无误，方可上报结算。 员工领用名片时需在名片领用登记表上签字，由后勤部做好登记。 4.5 预订服务 1)商务订房：后勤部按照公司规定的标准，寻找洽谈不同星级标准酒店的合作方， 要求具备优惠的服务价格，良好的住宿环境。根据需求提供酒店安排住宿。 2) 机票、火车票预订：根据公司规定，寻找合适的票务公司，后勤部根据 出差人员要 求的时间预订，负责准时、准确将车票送达预订人手中。 3)纯净水的预订：根据需要，协助各部门预订纯净水。 4)宴会的预订：根据公司会务及其它需要，按照要求预定宴会酒店。 4.6 报纸、杂志、信函的收发工作 1)邮递快件的收发 发：寄件人填写寄件单亲自封上邮件封口以确保文件内容的安全和保密性， 私人邮件请 自付现金。 收：当邮件到达签收后，立即将加急函件送到收件人手中，并做好签收登记。 及时准确接收发放各部门信函。 2)报刊、杂志订阅 每年度各部门根据工作需要订阅报纸、杂志，由各部门提供订阅明细交后勤部， 后勤部 主任先进行预审，统一汇总报执行总监审核批示，后勤部根据执行总监批示意 见统一订阅。后勤部根据各部门的订阅情况，分发报纸杂志，并做好登记工作。 4.7 复印机的管理 由后勤部统一负责设备日常管理和维护，后勤部负责洽谈办公设备的日常维护 合作方， 要求 售后服务及时、质量保证、价格合理。内部人员在复印资料时，需先进行 登记， 不会使用者请后勤部人员协助，杜绝野蛮操作 行为。严禁使用公司设备印制与 公司 无关的资料。外部人员在复印资料时，需先进行登记，由后勤部人员协助复印， 并代收相关费用(复 印 A3 纸一页需交费 1 元，A4 纸一页需交费 0.5 元)，每月 定期汇 总至财务部，并开具相关收据。 4.8 附件 1)名片申请制作流程图 2)名片制作申请表 3)名片领用登记表 5 行政综合档案管理规定 5.1 目的 规范行政综合档案管理，发挥档案作用，提高工作效 率。 5.2适用范围 各部门 5.3名词解释（无) 5.4 总则 档案工作是公司基础工作的重要组成部分，将公司的各类文书、科技、声像等档案 统一管理，使各类档案达到完善、准确、系统、安全有效的利用。集中统一管理， 任 何个人不得据为已有。 5.5 档案管理体系 档案管理体系包括组织体系和责任体系 1)由后勤部主任指派专人进行档案管理工作，综合档案由后勤部负责归口统一管理， 按 公司要求建立组成档案管理工作组织体系。 2)专人负责档案工作，将档案管理纳入管理工作轨道。 3) 综合档案实行“统一领导、集中管理、部门负责、责任到人”的原则，由后勤 部对 归档的资料分类、整理、编号、装订和立卷，并对各部门文件材料形成、积 累和移交工作进 行帮助和指导，做好日常的文件材料管理工作。 5.6 档案前期工作管理 1)各部门负责人应根据岗位职责切实抓好本部门原始材料的积累，档案兼职人员应 按 要求做好本部门各类文件的收集、整理、保管与移交工作，并及时将收集完整 的原件移交办公室统一管理。 2)各类已形成的文件材料必须符合要求，拟稿、会签、核稿、签发及各种文字、图 纸 等必须符合公司要求进行存档。 3)文件、表式、图纸均应预留装订线 22.5厘米，竖式 A4和横式 A3以及图纸的装 订 线留在左边，横式 A4 及竖式 A3 的装订线留在上方，文稿修改部分不得在装订 线内。 5.7 档案归档 1)凡是反映本公司工作活动的，具有保存价值的党群工作、行政管理、经营管理、 基 本建设、设备仪器等各类文件都应归档。 2) 归档的文件材料应由兼职档案员按要求收集、整理、立案、归档材料要做到完 整、 准确、真实，字迹要端正、图文清晰、折叠规范。 3)综合文书档案归档每半年一次，分别为当年的八月份和次年的二月份归档。后勤 部 档案管理员将各部门移交的档案按类别、整理、编号、装订、立卷统一归档。 4) 公司文件材料保管期限分为永久、长期和短期三种。其中永久为五十年，长期为十五 年以上，短期为十五年以下，文件材料的保管期介于两种期限之间的一律以期限长的为 准。 5.8 档案的借阅管理 1）本单位人员查阅档案一律在档案室进行，如需借阅须办理借阅登记单，外来人 员查 阅档案，经分管领导签字批准后方可查阅。凡涉及到公司有关机密须经分管 副总签字，指派 专人陪同方可查阅。重大机密文件须经执行总监签字。不得私自 接待任何人查阅。 2）借阅人员应对借阅资料的完好无损负完全责任，不得刻划、涂改、圈点。 3）档案人员要编制相应的搜索工具，查阅档案要准确、迅速。 5.9 档案保管 1)档案管理人员、阅档人员应自觉遵守保密工作的有关规定和制度，遵守保密纪律， 增 强保密意识。 2)公司的档案部门应建立各类档案的案卷目录、分类目录、借阅登记、移交记录、 鉴 定销毁记录等必要的台帐，索引和汇编。 3)按照档案管理密级划分要求，结合本公司的实际情况，准确地划分密级。机密级 的 文件归档后，经执行总监准后，只可在档案室查阅，不准复印、摘录。泄密造 成后果的，要 及时报告，追究责任。 4)凡归档的文件材料，由档案人员对照归档范围及保管期限表，确定保管期限。 5)销毁档案须编写销毁清册，报首席执行官签字批准。销毁应指定两人在场，未经 签字和 批准，不准销毁任何档案。 6 办公用品、固定资产的采购和管理的规定 6.1 目的 加强办公用品采购的规范和管理，明确资产管理部门的工作，规范办公用品及固定 资产 的购置、使用、调拨、报废等管理，在保证各项业务稳健发展的同时，杜绝浪费 现象，降低 办公费用的支出，保证办公经费有效使用。 6.2 适用范围 后勤部 6.3 名词解释 办公物资：是指公司为销售商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，不以出售 为目 的的各类资产 6.4 原则 1)办公用品根据各岗位的需求严格控制，由后勤部根据各部门当年预算制定办公用 品 领用计划。 2)办公用品的采购必须根据计划，经总经理签字后方可执行，并由后勤部根据执行总监 批复统一采购。 3)后勤部是所有办公用品的管理部门，负责办公用品综合采购计划的申报。办公用 品 的比价和采购由后勤部负责，并报财务部备案。同时后勤部还负责费用核算及 办公用品的发 放和实物管理及台帐建立，监督各单位个人耐用办公用品领用台账 的建立及办公用品的实物 保管及发放等工作。 4)定期会同财务部对办公用品和固定资产进行盘点。 6.5 办公用品采购和管理 1)办公用品包括： 易耗品：包括签字笔、铅笔、荧光笔、笔芯、文件夹、墨水、笔、板书笔、记号笔、 橡 皮、修正液、口曲纸、刀片、胶水、胶条、胶带、双面胶、钉书钉、大头针、曲别 针、卡纸、 纸杯、皮筋、资料袋、文件袋、垃圾袋、凤尾夹、原子印油、复写纸、传 真纸、复印纸、信纸、信封、笔记本等不可回收的一次性消耗办公用品等。 耐用办公用品：包括票据夹、钢笔、期刊盒、印台、计算器、直尺、壁纸刀、剪刀、 订 书机、起钉器、打孔器、书档、鼠标、稿纸架、名片夹、转笔刀、纸萎、档案盒、 打包机、 封箱机等。 公用消耗品：墨盒、碳粉、版纸、速印纸等。 2)各部门根据实际需要，每月定期上报所需办公用品，经部门负责人签字、后勤部 主 任审核、确认或增补，相关领导批准后交后勤部，统一采购，统一发放。 3)各部门领用办公用品必须根据年初的预算，由部门负责人、后勤部主任共同签字 后 方可领用。 4)采购的办公用品必须及时入库，由后勤部建立台帐，办公用品入库需根据入库单 严 格检查品种、数量、质量、规格、单价是否相符，按手续验收入库，登记上帐 办公用品的 收、发、存必须记录及时、确保准确，财务部会同后勤部必须定期对 办公用品进行盘点。 5)如果部门临时急用和确需要超预算领用办公用品的，必须预先提出书面申请，由部门负责人、 后勤部主任及相关领导共同签字后追加计划，再履行正常的申购、入库、领用手续。 6)调离人员在离职前，要办理物品交接手续，后勤部要负责收回本单位离职人员的 办 公用品，并在“接收人”栏签字确认，人力资源部在得到后勤部的签字确认后 方可办理调 离人员的离职手续。 6.6 低值易耗品管理 1)低值易耗品：指单位价值在 2000 元以下，并且使用年限在一年以上的各种财产 物资， 按其用途分为办公设备、工具器具、通信工具等几大类。 办公设备：包括办公桌椅、沙发、茶几、防盗门、床、展台、展架、收银台、文件 柜、 书柜、衣柜、保险柜、电话机、打印机、验钞机、传真机、冰箱、电视、洗衣机、 空调、热 水器、饮水机、电饭煲、电磁炉等； 工具器具：包括小型仪表仪器、维修器械工具、消防器具、装卸搬运工具、小型建 筑工 具、手推车、三轮车等（单价较小但使用年限较长的工具器具要求列入低值易耗 品管理）； 通信工具：路由器、交换机、UPS等通信设备、网络工具等； 其他：上述各项未包括的项目。 2)后勤部设置专人或兼职资产管理员（在不增加人员的情况下)，负责资产的实物 管理 和台帐管理，各部门设置兼职资产管理员负责本部门的资产管理。 3)低值易耗品购买一定要执行审批流程，由申请部门提出书面申请一后勤部询价一 财 务审核一总经理审批批示同意后，由后勤部统一采购，采购回来后，后勤部和 使用部门负责 低值易耗品的实物管理，同时后勤部和使用部门需建立资产清册， 财务部门负责低值易耗品 金额的核算和管理。 4)后勤部将新购或调拨来的低值易耗品登记编号，在使用前将低值易耗标识粘贴于 资 产实体之明显位置；各使用部门必须保证所做编号标识的清晰、完整，明确保 管人。 低值易耗品编码为四级十一位规则如下： 第 一 级 ： 低 值 易 耗 品 两 个 字 母 （ DZ) 第二级：公司名称（ZH) 第三级：资产分类（例如：办公类为BG) 第四级：资产流水码（如：00001)，如有附件则在后面再加入附件编 码 F1、 F2。 低值易耗品标识包含：低值易耗品编码、使用部门、负责人、购买日期、编码（含 组件 及附属品）均赋予唯一编码。 5) 物资的发放：后勤部负责实物的发放。发放时，领用人必须在“领料单”上签 字方 可领用。领料单一式三联：一联为存根联；第二联为财务记帐联；第三联为 后勤部留存的存 根联，用于登记公司财产清查。 6)物资的保修卡一律由后勤部负责统一保管。 7)调离人员在离职前，要办理物品交接手续，后勤部要负责收回本单位离职人员的 办 公用品并在“接收人”栏签字确认，人力资源部在得到后勤部的签字确认后方 可办理调离人 员的离职手续。 6.7 固定资产管理 1)固定资产：指公司为销售商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，且单位价 值 在 2000 元（含）以上的各类资产。依其用途主要分为房屋建筑、交通工具、机 械设备、办公设备、通讯设备等几类 房屋及建筑物:指属于公司所有的各种房屋及其附属设备； 交通工具：指各种交通车辆、运输车辆、装卸车辆（如叉车）等； 专用机械设备：指各种施工机械、发电设备、中央空调、通风设备、照明设备、消 防设 备、报警设备等； roF ?!?pdfFactory Pro“? 2010-05-16 E? 办公设备：指各种计算机、电脑、打印机、打字机、手机、电话机、 传真机、复印机、 多功能一体机、考勤打卡机、电视机、空调设备、视频 设备、办公家具等； 通讯设备：指网络交换设备、网络集成设备、网络安全设备等； 其他：上述分类未