会计电算化的工作环境、基本要求与软件操作

目 录第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化第二节 会计核算软件第二章 会计电算化的工作环境第一节 计算机一般知识第二节 计算机硬件第三节 计算机软件第四节 计算机网络第五节 计算机安全第三章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度第二节 会计核算软件的要求第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第四节 计算机替代手工记账本要求第五节 会计电算化档案管理的基本要求第四章 会计核算软件的操作要求第一节 电算化会计核算基本流程第二节 财务处理模块基本操作要求第三节 其他会计核算软件功能模块的操作要求第四节 计算机基本要求第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化会计是以货币为主要计量单位，从价值方面对企业、事业单位的经济活动进行连续、系统、全面地核算和监督，并在此基础上对经济活动进行分析、预测、考核评价，以提高经济效益的一种管理活动。19世纪末20世纪初，企业财会人员借助穿孔机、卡片分类机、机械式计算机等机械设备完成会计信息的记录、计量、分类、汇总和编表工作；机械式会计处理方式只是昙花一现。直至1954年，美国通用电器公司率先将计算机应用到会计领域，从此开辟了会计数据处理的新纪元。实现会计电算化，是会计发展史上的又一里程碑。时至今日，计算机应用于会计领域从最初的单个功能模块发展到集会计核算、会计管理以及预测与决策等功能于一体的综合性软件系统。一、会计电算化的概念“会计电算化”一词是在1981年长春第一汽车制造厂召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题学术讨论会”上正式被提出的。狭义：会计电算化是指电子计算机（即计算机）为主体的当代电子信息技术在会计中的应用。广义：会计电算化是指与实现会计电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化的市场与发展等。总之，会计电算化是会计工作中应用电子计算机和会计软件技术的简称。二、会计电算化的作用会计电算化是一门融会计学、管理学、计算机学和信息学于一体的边缘学科。它在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式以及组织机构等方面与手工处理有许多不同之处。1、提高会计数据处理的时效性和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻会计人员的劳动强度。 手工环境下，会计人员把大量时间和精力放在了凭证编制、记账编制会计报表上了，而实现会计电算化以后，记账、和报表编制工作全部由计算机来完成，从而在很大程度上降低了会计人员的劳动强度。2、提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变，为管理信息化打下基础。会计的基本职能包括核算和监督。手工条件下，会计人员把更多的时间和精力放在了会计核算上，实现会计电算化后，工作效率提高了，会计人员可能腾出更多时间和精力参与经营管理，使财务会计管理工作从事后监督转变为事先预测和事中控制，使会计在经营管理、提高经济效益方面发挥更大的作用。3、推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。 会计产生以来，会计数据处理技术经历了手工方式、机械式方式和电子计算机方式。手工会计数据处理至今仍然被许多单位所沿用；机械式方式并没有被真正推广；计算机会计的产生，使得会计数据处理技术有了质的更新。三、会计电算化的管理体制1989年以前，我国的会计电算化工作基本上处于自发发展阶段。1989年12月，财政部颁布了第一个会计电算化的法规会计核算软件管理的几项规定（试行），从此，我国会计电算化事业进入了有组织、有计划、快速发展阶段。到2010年，财政部提出，力争使80%以上的单位实现会计电算化。会计电算化的管理体制：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。第二节 会计核算软件开展会计电算化是一项系统工程，包括各种硬件的配置、会计核算软件的选择与开发、会计电算化人员的配置与分工、会计电算化运行规程的制定与实施等。这里面，保障电算化实施的关键因素是选择功能完备的会计核算软件。一、会计核算软件的概念会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。一个相对完善的会计核算软件的功能模块一般分为：账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、工资核算、成本核算、资金管理、进销存核算、会计报表生成、账务分析等。二、会计核算软件的分类开展会计电算化工作中，开发或选择会计软件是一项至关重要的工作。（一）会计核算软件的分类1、按使用范围划分：通用会计核算软件和专用会计核算软件。目前，我国通用会计核算软件以商品化会计核算软件为主。2、按行业划分：企业版会计核算软件、行政事业版会计核算软件等。3、按会计信息共享性划分：单用户会计核算软件和网络与多用户会计核算软件（二）会计核算软件的选择一般来说，配备会计核算软件的方式主要有选择通用商品化的会计核算软件、选择定点开发的会计核算软件和选择通用与定点开发结合的软件等三种方式。其中，选择通用商品化的会计核算软件是采用最多的一种方式。1、选择通用商品化会计软件的利弊。主要优点：（1）成本低批量生产，单位成本低，故售价相对比较低廉。 （2）见效快会计工作基础较好的单位，购买后很快可使用。 （3）维护有保障配有专职软件维护人员，可为客户版本升级。主要缺点：（1）其不能一步到位地满足用户核算与管理的需要。通用商品化会计软件要提供给尽可能多的单位使用，因此对软件的通用性要求较高，反过来就不可能满足所有单位的各种管理要示。 （2）对会计人员的要求较高。实现电算化后,会计人员要采用新的工作方式以适应会计核算软件的要求；软件还要求用户根据系统提供的语法，定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等。2、选择通用商品化会计核算软件应该考虑的问题：（1）会计核算软件功能是否满足单位需要；（2）考察软件的灵活性，开放性与可扩展性；（3）会计软件的运行环境，包括硬件环境和软件环境；（4）选择稳定的开发商和服务商；3、选择会计核算软件的步骤：（1）收集市场信息，确认候选的供应商；（2）访问软件公司，了解其综合实力和产品信息；（3）访问软件公司的客户；（4）选择数据模拟运行；（5）比较立项。三、会计核算软件的功能模块其是指会计核算软件中有相对独立的会计数据输入、处理和输出功能的各个组成部分。会计核算软件一般分为账务处理、应收应付款核算、工资核算、固定资产核算、采购核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。其中，账务处理模块是会计核算软件的核心模块。该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。（一）会计核算软件各模块功能描述1、账务处理模块：以记账凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。它是所有模块的核心，其他模块以它作为数据交换和传递桥梁。2、工资核算模块：以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算；工资费用的汇总和分配等工作。3、固定资产核算模块：完成对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片；进行固定资产的变动核算等工作。4、应收账款核算模块：完成对各种应收账款的登记、冲销工作。5、应付账款核算模块：完成对各种应付账款的登记、冲销以及应付账款的分析预测工作。6、采购核算模块：根据实际需要，制定采购计划，对采购订单、采购入库进行管理。7、存货核算模块：对企业存货的收、发、存业务进行核算。8、销售核算模块：以销售业务为主线，实现对销售收入、销售费用等项目进行核算。9、成本核算模块：根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法进行选择。10、报表生成与汇总：根据会计核算数据完成各种会计报表的编制与汇总工作。11、财务分析与领导查询模块：财务分析模块可以完成比率分析、结构分析、趋势分析。（二）会计核算软件各模块之间的关系看图P12页图1-1会计核算软件中，各模块之间的数据传递关系大致有三种情况：1、单向接收型（报表模块）2、单向发送型（工资、固定资产）3、双向传递型（账务处理、成本核算）会计核算软件内模块之间不存在数据传递关系的情况很少，在处理它们相互之间的数据的传递关系上，可以有三种不同的方式：1、集中传递式（各模块之间的数据传递关系通过一个专门的自动转账模块来实现）2、账务处理中心式（各模块在对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证直接传递到账务处理模块，账务处理模块对涉及到成本、费用的凭证进行汇总后，传递到成本模块）3、 直接传递式（各模块先对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证直接传递到账务处理模块，同时，工资、固定资产、进销存等模块以及账务处理模块要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本模块进行成本计算）第二章 会计电算化的工作环境第一节 计算机一般知识一、计算机及其种类1、计算机的概念：计算机（Computer）俗称电脑，是一种按程序自动进行信息处理的通用工具。奠基人：美籍匈牙利科学家冯.诺依曼，他第一次提出了计算机的存储概念，确定了计算机的基本结构，他认为计算机是由控制器、运算器、存储器和输入、输出设备组成。世界上第一台电子数字计算机是1946年在美国宾西法尼亚大学诞生的，英名缩写是ENIAC，中文译为电子数字积分计算机。它是由18000个电子管组成的，有两层楼房那么高，30吨重。其特点是笨重、耗电、易损坏。1946年1958年 第一代电子计算机 使用电子管作为开关元件1959年1964年 第二代电子计算机 使用晶体管作为开关元件1965年1970年 第三代电子计算机 使用集成电路作为开关元件1970年以后 第四代电子计算机 使用超大规模集成电路作为开关元件 现在使用的计算机是以Penntium芯片为主的第五代计算机。计算机的优点：计算机具有超强的记忆、高速的处理能力、很高的计算精度和可靠的判断能力。2、计算机的分类： 根据计算机工作原理和运算方式的不同，以及计算机中信息表示形式和处理方式的不同，电子计算机可分为-数字计算机、模拟计算机、混合计算机模拟式电子计算机通过由运算放大器构成的微分器、积分器及函数运算器等运算部件，能对模拟量进行运算处理。按用途分-通用计算机、专用计算机专用计算机是为了解决某些特定问题而专门设计的计算机。按性能型体分-巨型机、大型机、中型机、小型机和微型机。二、计算机的性能指标（计算机的性能指标是衡量计算机系统功能强弱的主要指标，主要有：1、计算机速度（主频时钟频率是指计算机cpu的时钟频率），一般时钟频率越高，其运算速度就越快。2、字长（标志计算机的精度和处理信息的能力，字长越长，精度越高、处理信息的能力越强）3、存储容量（以KB和MB作为存储器容量单位）1KB=1024字节；1MB=1024KB；1GB=1024MB另外，评价计算机的性能时还要考虑以下一些指标：1、外设配置：是指计算机的输入/输出设备以及外存储器，如键盘、显示器、打印机、磁盘驱动器、鼠标等。2、软件配置：包括操作系统、计算机语言、数据库管理系统、网络通信软件、汉字软件及其他各种应用软件等因此在选购微型机时应以软件兼容比较好的为对象。3、机器的兼容性与可靠性等。三、计算机的应用领域在计算机诞生初期，计算机主要用于科学计算计算机的应用从科学计算扩展到了生产过程的自动控制和事务处理，科学计算、过程控制、事务处理成为计算机应用的三个主要领域。计算机的应用领域是随着社会的发展而不断发展变化的，就当今社会而言，计算机应用范围主要有以下几个方面：1、信息处理：这是目前计算机最主要的应用领域，会计电算化就属于信息处理应用领域。2、科学计算：科学计算也称数值计算，是指用计算机科学研究和工程技术等领域中涉及的复杂的数据运算。例如，用计算机完成人造卫星轨迹计算、水坝应力计算、有关天气预报的计算等。3、过程控制：是实现工业生产过程自动化的重要手段。（交通控制）4、计算机辅助系统：是指利用计算机来帮助人类完成相关的工作。计算机辅助设计（CAD）-电路、机械、土木建筑、服装等设计中得到了广泛应用计算机辅助制造（CAM）计算机辅助测试（CAT）计算机辅助教学（CAI）5、计算机通信：计算机通信是计算机技术与通信技术相结合而产生的一个应用领域。随着互联网和多媒体技术的迅速普及，网上会议、远程医疗、网上银行、电子商务、网络会计等计算机通信活动进入人们的日常生活。6、人工智能：是指利用计算机模拟人类的智能活动，如判断、理解、学习、问题求解等。第二节 计算机硬件系统组成:硬件系统和软件系统硬件系统-指构成计算机的所有实体部件的集合. 软件系统-指在硬件设备上运行的各种程序以及有关数据.计算机硬件和软件的关系：二者密切交织，缺一不可。计算机硬件的基本功能是接收计算机程序的控制来实现数据输入、运算、数据输出等一系列根本性的操作。计算机的传统框架：即计算机硬件系统由运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备5大基本部件构成。运算器负责对数据进行算术运算和逻辑运算。控制器负责对程序所规定的指令进行分析，控制并协调输入、输出操作或对内存的访问一、输入、输出设备计算机所能存储加工的是以二进制代码表示的信息。计算机的输入设备和输出设备（简称为I/O设备）输入设备是指向计算机存储器输入各种信息（程序、文字、数据、图像等）的设备（一）最常用的输入设备有：键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器等。键盘的概述：标准键盘有101（或104）个按键，包括数字键、字母键、符号键、控制键和功能键。1、键盘的分区：主键盘区、副键区和功能键区2、键盘的常用键：4个“双态键”-Ins键（插入状态和覆盖锁定键）-Caps Lock键（大写字母状态锁定键）-Num Lock键（数字状态锁定键）-Scroll Lock键（滚屏状态和锁定键）30个“双符”键-主键盘区由Shift键控制，副键盘区由Num Lock键键控制。!1111输出设备是指用来输出计算机处理结果的设备。最常用的输出设备有显示器、打印机、绘图仪等。1、显示器的分类：按显示的内容为-字符显示器、图形显示器、图像显示器按显示的颜色分-单色显示器、彩色显示器 按分辨率（指像素点的大小）可以分-高、中、低三种2、打印机的种类：针式打印机、喷墨打印机、激光打印机针式打印机速度慢、噪音大。但在专用场合很有优势，例如票据打印、多联打印等。喷墨打印机价格便宜、体积小、噪音低、打印质量高，但对纸张要求高、墨水消耗量大，适于家庭购买。打印机的技术指标主要有打印速度、印字质量、打印噪声等。二、中央处理器中央处理器（CPU）是计算机的核心部件。它包括运算器和控制器两个部件。1、运算器-完成加减乘除运算和逻辑判断的计算机部件。2、控制器-主要负责协调各部件一致工作。它是计算机的神经中枢和指挥中心，是对计算机发布命令的“决策机构”。三、存储器：内存储器和外存储器存储器是计算机的记忆和存储部件。内存：由半导体器件购成，直接和运算器控制器联系，容量小，存取速度快，只存放急需处理的数据或正在运行的程序。 外存：由磁介质表面存储器构成，间接和运算其控制器联系，容量大，存储速度慢，存放暂时不用的数据和程序。内存按工作方式不同分为：随机存储器RAM:断电，信息消失只读存储器ROM:断电，信息不消失 外存常用的有：1、软盘软盘按尺寸的大小分：3.5寸（存储容量1.44MB）和5.25寸（存储容量1.2MB）按盘片的存储面数和存储信息密度分： 单片单密度、单片双密度、双面单密度、双面双密度、单面高密度、双面高密度注：对于低密盘，每面有40个磁道；对于高密盘，每面有80个磁道。扇区是软盘的基本存储单位，每个扇区有512个字节的存储量。2、硬盘：容量大，存取信息速度快3、光盘：只读光盘，一次性写入光盘，可擦写光盘第三节 计算机软件计算机软件文档一般包括：功能说明、程序说明、上机操作说明、测试和维护说明上机操作说明包括：硬件要求，计算机类型，外围设备等。从计算机系统的角度来划分，软件又可分为系统软件和应用软件两大类。一、系统软件:是指用于对计算机资源的管理、监控和维护，以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。系统软件是计算机系统必备的软件。 2.应用软件：是用户利用计算机及其提供的系统软件为解决各种实际问题而编制的计算机程序。主要包括各种用于科学计算的软件包，各种文字处理软件、表格处理软件、游戏软件、管理信息系统、会计核算软件等。二、计算机程序设计语言用户在程序设计语言编写程序时，必须要满足相应语言的文法格式，并且逻辑要正确。1、程序设计语言：是用户用来编写程序的语言。一般可分为：机器语言，汇编语言，高级语言机器语言：是计算机最底层的计算机语言，计算机硬件可以直接识别，执行速度最快。每条指令都是0和1的代码串汇编语言（符号语言）：计算机不能直接识别，通用性和可移植性差高级语言：显著特点是独立于具体的计算机硬件，通用性和可移植性好（包括BASIC、C、C+、FoxBASE、FoxPro语言）注：机器语言和汇编语言属于低级语言第四节 计算机网络一、计算机网络概念计算机网络是现代计算机技术与通信技术相结合的产物。 目的：以硬件资源、软件资源和信息资源共享和信息传递为目的。功能：资源共享、信息传送（是计算机网络最基本的功能，主要完成计算机网络中各个节点之间的系统通信）、分布处理。二、计算机网络分类-按覆盖的地理范围进行分类：局域网LAN：局域网是一种在小区域内（如一个实验室、一幢大楼）使用由多台计算机组成的网络，通常局限在10公里范围之内。广域网WAN：广域网也称远程网。是网络系统中最大型的网络，是由相距较远的计算机系统或局域网互联而成的计算机网络，它所覆盖的地理范围从几十公里到几千公里。三、因特网（Internet） （一）Internet的概述： Internet 即国际计算机互联网(全球信息资源网)，中文译名“因特网”。Internet是计算机和通信两大现代技术相结合的产物。 它起源于60年代中期的美国。我国的Internet起步较晚，但发展迅速，国内目前有四个可直接连接互联网的网络：中国科学技术网络（CSTNET）、中国教育和科研计算机网络（CERNET）、中国公用计算机互联网（CHINANET）、中国金桥信息网（CHINAGBN）。其中，CSTNET和CERNET是为科研、教育服务的非营利性质Internet。（二）Internet的应用(应用范围为世界各国)因特网的主要应用领域包括：1、电子邮件E-mail：E-mail是Internet最基本、最重要的服务功能，其业务量约占Internet总服务量的30%，与传统的邮件相比，E-mail的主要优点是速度快、价格低。2、远程登录Telnet：允许用户将自己的本地计算机与远程的服务器进行连接，然后在本地计算机上发出字符命令送到远方计算机上执行，使本地机就像远方机一个终端一样工作。3、文件传输FTP：支用户将文件从一台计算机拷贝到另一台计算机。E-mail、FTP和Telnet是Internet向用户提供的三类基本服务4、万维网WWW:WWW称为环球网，中文名为万维网。它是Internet、超文本和超媒体技术相结合的产物。超文本（Hypertext）是一种人机界面友好的计算机文本显示技术，它将菜单位嵌入到文本中；超媒体（Hypermedia）是将图像、声音等信息嵌入文本的技术。（三）网址Internet网址主要有以下几种表示方法：1、IP地址:Internet连接无数台网络服务器，为了明确区分每一台主机，就要为每一台入网主机分配一个IP地址。2、域名：由于IP地址不方便记忆，所以一般采用与其相对的域名来表示网址，域名地址是分层次的，各层之间用由圆点“.”隔开。3、网络文件地址：网络上的所有数据信息，包括文字信息和应用软件，都视为网络文件。为了便于查找，每个网络文件都有惟一的地址。网络文件 地址表示格式如下：:/./4、电子邮件地址:（用户的E-mail账户包括用户名与用户密码(Password)如:diansuanhua_2006163.com）第五节 计算机安全一、 计算机安全隐患及对策人类的一切活动离不开信息,而计算机是对信息进行收集、分析、加工、处理、存储传输等的主体部分，可是计算机并不安全，它潜伏着严重的不安全性、脆弱性和危险性。造成不安全的因素很多，有计算机系统本身的不可靠性，环境干扰以及自然灾害等因素引起的。也有无意的工作失误、操作不当造成的，而人为故意的未授权窃取、破坏、敌对性活动危害更大。加上近年来计算机病毒严重地侵入计算机系统，不安全性就显得更为突出。（一）计算机安全的定义计算机安全-国际标准化委员会对计算机安全的定义提出建议，即“为数据处理系统建立和采取的技术的和管理的安全保护，保护计算机硬件、软件、数据不因偶然的恶意的原因而遭破坏、更改、显露”。1、实体安全：是指计算机系统的全部硬件以及其他附属的设备的安全。2、软件安全：是指防止软件的非法复制、非法修改和非法执行。3、数据安全：是指防止数据的非法读出、非法更改和非法删除。4、运行安全：是指计算机系统在投入使用之后，工作人员对系统进行正常使用和维护的措施，保证系统的安全运行。（二）影响计算机安全的主要因素1、系统故障风险2、内部人员风险3、系统关联方道德风险（银行、供应商、客户等与企业有关联的单位和个人）4、社会道德风险5、计算机病毒（三）计算机系统的安全措施不同的计算机系统有不同的安全要求，不同的安全要求就需要有相应的安全措施。保障计算机安全的对策主要有：1、不断完善计算机安全立法2、不断创新计算机的安全技术 3、不断加强计算机系统内部控制与管理1994年2月18日，由国务院147号令公布了中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例在会计电算化条件下，加强内部控制和管理是保障会计电算化系统安全的最有效途径，另外会计电算化工作者还应该掌握一些计算机病毒和黑客的基本知识及其防范措施。二、计算机病毒防范它是当前安全使用计算机系统的最主要威胁。（一）什么是计算机病毒？计算机病毒是一种人为蓄意编制的具有自我复制能力并可以制造计算机系统故障的计算机程序。它寄生于其他应用程序或系统的可执行部分，通过部分修改或移动别的程序，将自我复制加入其中或占据原程序的部分并隐藏起来，到一定时候或适当条件时发作，对计算机系统起破坏作用。如“欢乐时光”、“木马病毒”（二）计算机病毒的特点1、破坏性 2、传染性 3、寄生性 4、潜伏性 5、激发性（三）计算机病毒的类型1、按破坏情况分类：良性病毒：指那些只表现自己而不破坏系统数据，不会使系统瘫痪的一种病毒，但是某些特定条件下，比如交叉感染时，良性病毒也会带来意想不到的后果。恶性病毒：这类病毒的目的在于人为地破坏计算机系统的数据，其破坏力和危害之大是令人难以想像的。如删除文件、格式化硬盘或对系统数据进行修改等等。剧毒diskkiller，当病毒发作时会自动格式化硬盘、致使系统瘫痪、破坏系统数据、交叉感染。2、按传染方式分类：磁盘引导区型传染的计算机病毒；操作系统型传染的计算机病毒；一般应用程序传染的计算机病毒（四）计算机病毒的主要症状1、系统启动速度时间比平常长，运行速度减慢；2、计算机系统经常无故发生死机现象；3、系统异常重新启动；4、计算机存储系统的存储容量异常减少，磁盘访问时间比平常长；5、有规律地出现异常画面或信息；6、计算机系统的蜂鸣器出现异常声响；7、磁盘卷标发生变化；8、系统不别硬盘；9、键盘输入异常；10、打印等一些外部设备工作异常；11、程序或数据神秘地丢失了或文件损坏；12、文件的日期、时间、属性、大小等发生变化；13、Word或Excel提示执行宏；14、其他异常现象。（五）计算机病毒的传播途径1、计算机网络 2、磁盘（主要是软盘） 3、光盘（六）计算机病毒的防范1、不用非原始启动软盘或其他介质引导机器，对原始启动盘实行写保护；2、不随便使用外来软盘或其他介质，对外来软盘或其他介质必须先检查，后使用；3、做好系统软件、应用软件的备份，并定期进行数据文件备份，供系统恢复用；4、计算机系统要专机专用，要避免使用其他软件，如游戏软件，减少病毒感染机会；5、接收网上传送的数据要先检查，后使用，接收邮件的计算机要与系统用计算机分开；6、定期对计算机进行病毒检查，对于联网的计算机应安装实时检测病毒软件，以防止病毒传入；7、如发现有计算机感染病毒，应立即将该台计算机从网上撤下，以防止病毒蔓延。（七）计算机病毒的检测方法：人工检测和自动检测（八）计算机病毒的清除-使用杀毒软件来进行,如瑞星、KV3000、金山毒霸等。三、计算机黑客及其防范（一）概念：计算机黑客是指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。（二）黑客的危害性：窃取机密、谋取利益、蓄意毁坏（三）被黑客入侵后的特征1、有时突然死机，然后又重新启动；2、在无任何操作时，却拼命读写硬盘；无故对软驱进行搜索。3、没有运行大程序，而系统的速度越来越慢；4、用Netstat命令查看计算机网络状况，发现有非法端口打开并有人连接用户；5、关闭所有的上网软件，去发现用户网络连接灯仍然闪烁；6、Win2000/NT中，新增了额外的管理员账号和用户。（四）防止黑客进入的主要措施1、通过制定相关法律加以约束；2、在网络中采用防火墙、防黑客软件等防黑产品；3、建立防黑客扫描和检测系统，一旦检测到被黑客攻击，迅速做出应对的措施；4、加强内部管理，完善和健全管理制度。第三章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度一、会计电算化的法规制度1989年，财政部颁布了第一个会计电算化的法规会计核算软件管理的几项规定（试行）；1994年，财政部颁布了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范；1996年，发布了会计电算化工作规范、会计基础工作规范、会计档案管理办法1999年修订2000年7月1日起实施的新会计法二、我国会计电算化发展趋势1、会计电算化工作向规范化、标准化发展。2、会计电算化工作向“管理一体化”方向发展。3、会计电算化向管理电算化和决策电算化方向发展。第二节会计核算软件的要求一、会计法对会计软件的基本要求（一）会计法明确了会计责任主体第四条规定:单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性完整性负责。（二）会计法规范了会计软件的设计与具体操作要求会计核算生成的会计核算资料必须符合会计制度的统一规定;不允许随意删除错误的凭证和会计账簿,要保留必要的审计线索.（三）会计法扩大了会计监督主体，扩展了会计监督的含义第二十七条规定:各单位应当建立、健全本单位的会计监督制度.会计监督应该是单位内部监督、社会监督和国家监督“三位一体”的会计监督体系。（四）会计电算化法规对会计核算软件的基本要求1、会计核算软件设计上应符合法律、法规的规定。2、会计核算软件应按照国家统一规定划分会计期间。3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出须采用中文。4、会计核算软件须提供人员岗位及操作权限设置的功能。5、会计核算软件应当符合信息技术-会计核算软件数据接口国家标准的要求。6、会计核算软件不得出现死机或非正常退出等情况。7、会计核算软件应具有恢复功能。8、单位修改、升级正在使用的会计核算软件，应当建立相应的审批手续。9、会计核算软件开发销售单位须为使用单位提供会计核算软件人员培训（免费）、会计核算软件维护、版本更新等服务。二、会计数据输入功能的基本要求（一）会计核算软件应具备以下初始化功能会计软件初次使用时的初始化设置：建立账套（建立核算单位）、人员权限设置（财务分工）、会计科目设置（总分类科目和明细科目）、凭证类别设置（收、付、转）、结算方式设置（记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法）、初始余额录入（各科目余额、发生额）、其他设置（未达账项、自定义自动转账凭证）等等。折旧方法：年限平均法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法。（二）应当具备输入记账凭证的功能允许输入项目至少应包括：填制凭证的日期、凭证类别及凭证号、附件张数、经济业务内容及摘要、会计科目及编号、金额以及辅助核算项目（往来单位代码、职员代码）等。（三）对记账凭证编号的连续性应当进行控制不同的凭证类型应该分别连续编号（四）下列数据输入应有必要的提示功能1、凭证编号重复不管会计软件提供人工编号还是自动编号功能，都应当能够识别已有编号和新编号且不允许两者重复，如遇重复应当给予提示并拒绝保存新增加的凭证。2、输入会计科目编号时应提示该编号所对应的会计科目名称3、借贷双方金额不平衡或未输入4、有借方无贷方或有贷方无借方的,应提示5、输入收、付款凭证时科目未涉及“现金”或“银行存款”（五）对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。凭证已输入未记账可做如下修改：A、已输入未审核直接修改；B、已审核未记账，取消审核，进行修改不允许直接修改记账凭证：A、已记账未结账，用红字冲销法进行修改。 B、结账后发现凭证有错误。（六）同一张凭证对审核与录入功能的使用权限进行控制（七）凭证已审核或已记账发现有错误的，红字冲销或补充凭证法（八）会计凭证的自动生成与采集（九）除账务处理模块以外的其他子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。三、会计核算软件的数据接口2004年11月4日，一项旨在克服数据交换障碍，提高会计数据综合利用率的国家标准信息技术会计核算软件数据接口（GB/T19581-2004）在北京发布，并于2005年1月1日起在全国范围内实施。信息技术会计核算软件数据接口规范了文本格式和XML格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。会计数据接口标准化的意义：1、有利于加快我国企业信息化的进程。2、有利于会计数据的逐级汇总和审查。3、实现了企业会计档案的真正电子化。4、有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。5、有利于电算化审计的发展。6、标准数据接口规范是我国加入WTO后的现实需求。四、会计电算化数据输出会计电算化数据的输出方式有：显示输出、打印输出、磁盘输出和网络输出。（一） 会计数据的查询输出：凭证数据、账簿数据、报表数据账簿数据的输出过程实质上是用户视图的生成过程。报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。（二）会计数据的其他输出1、打印输出2、磁盘输出3、网络输出（三）未来会计数据输出的新模式（了解）五、会计数据处理（一）凭证记账功能：经审核无误的凭证即可登记账簿；一月可数次记账，也可月末一次记账。（二）银行对账功能：方式自动对账、手工对账（三）期末结账功能：结账方式-月结、季结和年结。注意：上月未结账，则本月不能结账；如本月有未记账凭证，则本月不能结账；本月结账后，不能再录入本月的记账凭证；一个月只能结一次账。（四）编制会计报表的功能（了解）（五）会计数据的安全1、会计数据安全概述：是通过保密性、完整性和可用性等特征来衡量的。保密性是指计算机系统能防止非法泄露会计数据；完整性是指计算机系统能防止非法法修改和删除会计数据；可用性是指计算机系统能防止非法独占会计数据资源，当用户需要使用计算机资源时能有资源可用。2、会计数据安全的要求。根据会计核算软件基本功能规范的要求，会计核算软件应该提供的数据安全保护功能：（1）会计核算软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。（2）对存储在磁性介质或其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施。3、目前，我国会计电算化软件常用的安全性保密措施主要有：（1）用户识别控制 （2）操作日志控制 （3）加密存储控制 （4）数据存取权限控制 （5）数据和程序的备份恢复控制第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位设置原则1、体现工作重点转移原则2、不相容岗位分离原则3、注重灵活性原则4、坚持系统安全性原则二、电算化岗位的划分（一）岗位划分的总体思路会计电算化后的岗位可分为：基本会计岗位和电算化会计岗位基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。（二）电算化会计岗位的具体设置电算化会计设立如下岗位：1、电算主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。2、软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据。3、审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核。4、电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。5、电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行。6、数据分析。负责对计算机的会计数据进行分析。7、会计档案资料保管员。负责各种电算化会计档案资料的保管工作。三、会计电算化岗位责任制的基本内容（一）电算主管人员责任制1、负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行。2、协调单位内部各部门之间、会计部门各岗位之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，根据考评结果和工作实绩提出任免意见。3、负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。4、建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。5、完善企业现有管理制度，充分发挥会计电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。6、负责电算化人员的岗位分工及授权工作。（二）软件操作人员责任制1、严格按照系统操作说明和操作规程进行计算机和会计软件的操作。2、数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。3、离开工作岗位，应执行命令退出软件，防止非相关人员进入。4、按照操作规程的规定，及时做好数据备份并妥善保管。5、注意安全保密，保管好自己的口令，定期更换自己的密码。不得越权操作与自己岗位无关的模块。6、操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。（三）审核记账人员责任制1、审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合填制要求的原始凭证，退回当事人修改或不予报销。2、对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。3、对操作员输入的记账凭证进行审核，对审核无误的凭证记账并打印出有关的账表。4、负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性，摘要的规范性，会计科目和会计数据的正确性，附件的完整性。5、对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。6、审核记账人员不得兼任出纳工作。7、结账前，检查输入的记账凭证是否已全部登记账簿，已审核签字的记账凭证是否全部记账。（四）电算维护员的责任1、负责系统的安装和调试工作，保证系统的安全、正常运行。2、定期检查软件、硬件的运行情况。3、负责电算化系统升级换版的调试工作。4、会计电算化系统人员变动或运行中发现错误时，负责电算化系统的维护。5、因会计制度变化等原因会计软件不满足单位需要时，与软件开发单位人员或会计软件售后服务人员及时联系，进行软件版本升级。（五）会计档案资料保管人员责任制1、按会计档案管理有关规定行使职权。2、负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账簿、凭证、资料的存档保管工作。3、做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。4、按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表、凭证等会计档案资料。（六）电算审查员责任制1、负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。2、审核电算化系统各类人员的工作岗位设置是否合理。3、发现系统问题或隐患，应及时向会计主管反映，提出处理意见。（七）数据分析人员责任制1、负责对会计电算化系统产生的会计资料进行分析。2、根据本单位的实际情况，负责制定会计资料和分析方法、分析模型和分析时间。3、根据输出的会计报表和账簿，按照企业领导的要求按月、季、年进行常规分析，满足企业管理的需要。4、根据输出的会计报表和账簿，进行专项分析，预测企业的发展趋势和重大项目的发展变化。5、根据对企业销售收入、生产成本、费用和利润的分析结果，找出存在的问题，提出改进措施和建议，促进企业管理水平的提高。第四节 计算机替代手工记账的基本要求一、 计算机替代手工记账的三个条件：配备了计算机硬件设备和适用的会计软件；配备了相应的会计电算化工作人员；建立了严格的内部管理制度。二、甩账前的准备工作（一）熟悉甩账流程：第一步，购买软件并从软件销售单位获取软件评审合格证书；第二步，建立会计电算化各项管理制度；第三步，手工账和计算机账并行至少三个月；第四步，填写计算机替代手工记账自查表；第五步，财政部门组织人员进行审查指导；第六步，正式甩账。（二）操作人员要持证明上岗（会计电算化培训合格证明）（三）手工会计处理与计算机会计并行不少于三个月（四）建立了相对完善的人员分工体系（五）会计基础工作规范化：数据收集规范化、会计工作程序规范化、会计信息输出规范化。三、计算机处理与手工处理并行四、计算机替代手工记账的单位需提交的资料（一）上机操作人员会计电算化培训合格证明与毕业证（复印件）（二）同一会计期间连续3个月以上计算机与手工处理相一致的数据资料（三）会计基础工作规范证书 （复印件）（四）河北省计算机替代手工会计核算单位考核申报表一式三份（五）各项管理制度 计算机操作管理制度：1、上机操作人员对会计软件的操作内容和权限。2、预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核登记机内账簿的措施。3、上机操作记录第五节 会计电算化档案管理的基本要求一、电算化会计档案的范围存储在计算机硬盘中的会计数据和打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等数据都称为电算化会计档案。二、会计电算化档案的特点1、会计档案的内涵发生了变化（纸制磁性介质）2、增加了会计档案的组成内容(软件需求说明书、软件设计说明书等)三、科学化管理电算化会计档案的意义 1、有利于保证电算化会计档案资料的长期保存。2、有利于保证企业的经济利益不受损害。3、有利于保证电算化会计系统的正常运转。4、有利于提高电算化会计档案资料的综合利用效果。四、会计电算化档案的基本要求1、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案2、会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。3、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管4、会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。5、对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。6、对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。第四章 会计核算软件的操作要求第一节 电算化会计核算基本流程一、计算机账务处理基本流程（一）编制记账凭证（几种方式：1、手工编制完成记账凭证后录入计算机；2、根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；3、由账务处理模块以外