样品储存管理规范.docx

XXX公司样品储存管理规范本文件为业务部样品室管理之参考文件1 目的：为有效管理样品，增加样品存放及取得之效率，特制定此规范管理之。2 适用范围：凡本公司业务人员经手之样品，皆受此管理规则规范之。自样品之入库存放、摆放、标示、样品取出等样品相关之活动。3 权责：3.1 各产品别主管：依此规范规划、执行并监督相关管理细节。并负责定期检视此管理规范之适用性，依实际需求得修改相关规定。 3.2 各产品别业务组员：依此规范定期执行，必要时得提供修改建议。4 内容：4.1 样品储存区域4.1.1 样品临时存放区 A. 地点：办公大楼地下室。B. 各业务组别存放区域：依各业务组存放需求，划分各业务存放区域 (附件一)，以利各组样品管存放。C. 样品期间：各组依实际需求，自行决定欲存放多长期间内的样品，但尽量最长期限以三个月内为原则。超过三个月之样品或是该组别存放区域已呈满载情况，则应将短期内不欲使用或是日期较久的样品移至原百折厂二楼之样品储存区存放。4.1.2 样品储存区A. 地点：XXX二楼B. 各业务组别存放区域：依各业务组存放需求，划分各业务存放区域 (附件二)，以利各组样品管存放。C. 各组别之存放地点规划：由主管规划之，原则上至少开发样与大货相关样品得分开。D. 样品期间：各组依实际需求，自行决定欲存放多长期间内的样品，但尽量以二年内为最长期限。超过二年之样品或是该组别存放区域已程满载情况，则应将不欲使用之样品清理出，移转至内销组做为内销产品使用、直接废弃或是其他可行之处理方式。4.2 样品储存原则4.2.1 样品之存放：基本上入外箱或是上铁架或柜子，依各产品特性不同弹性操作。4.2.2 栈板之使用：原则上所有未置于铁架(或柜子)上的产品需装箱后放置于栈板上，以利于搬运、避免灰尘污染/沾湿样品或其他损害。4.2.3 外箱之使用：不限制使用外箱之尺寸，唯外箱皆需有标签以利辨识箱内之产品。4.2.4 样品存放之标示：A. 标示：铁架或是外箱需有标签标示，以为明确识别。B. 使用标签：a. 铁架使用标签：如附件三b. 外箱使用标签：如附件四4.2.5 颜色管理：于样品上、外箱上或铁架上使用颜色标签以区别不同用途之样品。A. 标示：铁架或是外箱需有颜色标签标示(若可行)，以为明确识别。B. 使用标签：(附件五)a. 开发样 蓝色标签 (A-XX)b. 签样或确认样 红色标签(B-XX)c. 广告样/拍照样/大货样/出货样/留底样/测试样/其他 绿色标签(C-XX)4.3 样品之管理4.3.1 进出库记录：A. 各课组之产品进出库需有记录，进出库记录需存放于各组别之公用磁盘以利各相关人员记录。B. 样品进出库记录表：见附件六。原则上内容应包含入库日期、客户名称、用途(开发、大货、签样、测试样)、存放区域及样品数量等相关数据。C. 存放区域：为方便日后样品之取出，各产品组规划并标示产品存放区域之编号(依铁架/柜子或是栈板)D. 暂时取出之样品，需于归回原位，或依情况得调整样品存放位置，唯需于进出库记录上做必要的更正。4.3.2 样品之整理：A. 季节性产品：原则上每年至少二次(依春夏/秋冬二开发季)。B. 非季节性产品：原则上每年至少二次或依实际情况由各课组主管定之。4.3.3 铁架上样品存放位置之变更：铁架上样品/外箱之位置变更，需同步于样品进出库记录表上更改记录。4.3.4 外箱更换/ 外箱内样品之重置：因需要更换外箱或是重新安排样品之放置(e.g. 将二箱合成一箱)，需同步于样品进出库记录表上更改记录。5 相关文件：5.1 样品临时存放区空间分配图5.2 样品储存区空间分配可5.3 铁架使用标签格式5.4 外箱使用标签格式5.5 彩色标签格式6 使用表格：6.1 样品进出库记录表附件一：样品临时存放区空间分配图附件二：样品储存区空间分配图XXX組XXXXXX組XXX組(XXX厂)附件三：铁架使用标签格式(不知道该如何标比较好，因为贴的地方似乎不大)附件四：外箱使用标签格式(此处的颜色依样品用途不同而异)客户季节日期位置编号XXXFall 112010/12/16样品列表/叙述/图片(请依情况列出必要之信息)产品数量备注：开发签样或确认样大货样/出货样/留底样/测试样/广告样/照象样附件五：颜色标签A-XXB-XXC-XX开发样签样或确认样广告样/拍照样