成都公司文件管理规范讨论稿.doc

1 目的 为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理规范。2 范围2.1 适用于公司内各部门文件管理3 职责3.1 公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。3.1.1 总经理办公室指定专门的档案管理员，统一负责公司所有原始档案资料的管理，以防止档案资料管理的混乱、重复现象。3.2 各部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。3.2.1 各部门指定一个兼职档案管理员，负责本部门内文件管理及收发管理 等。3.3 公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。4 规范内容：4.1 文件的分类： 为满足不同文件的性质及需要，总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类。 4.1.1 公司内部管理文件类：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等文件。4.1.2 公司对外往来文件类：以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单位及其它单位往来文等。4.1.3 部门文件类：以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示、报告等。4.1.4 业务报告类：项目的调研报告、可行性研究报告、楼盘销售情况、工程进展情况、审计报告、公司按揭情况等。4.1.5 业务合同类：工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。4.2 文件的编制 4.2.1 为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.2.2 文件标题定为小三号宋体字加粗，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。4.2.3 各部门所有需以公司名义对外发文，都必须到总经理办公室文件管理员处获取统一发文编号加盖公章后，方可对外发文，编码方式为：成万科年度序号，对政府部门发文需使用红头文件纸打印。4.2.4 以公司名义下发的红头文件编码规则为:成万字年度第序号。4.2.5 公司、部门日常性下发文件编码规则为：总经理办公室成万办字年度序号，财务管理部-成万财字年度序号等，新增部门以此格式类推。4.2.6 部门日常无须存档的零星发文不用编号。4.2.7 文件格式的样板（仅限于规章制度类文件使用）成都万科房地产有限公司编号名称版本第 页共 页编制更改审核批准生效期 年 月 日 目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的) 范围：(要明确阐述本文件适用范围。) 职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。) 格式头定为五号宋体字 （后附正文）4.2.8 文件编号格式（仅限于规章制度类文件使用）： VKCD部门简称XX-XX1 部门本类文件的支持性文件以“001”起顺推 部门本类文件顺序，以“01”起顺推。 见4.2.8.1 公司名称缩写4.2.8.1 各部门名称简称：总经理办公室ZB，财务管理部CW，营销策划部YXCH，设计部SJ，成本管理部CB，项目发展部-XM，珠峰在线ZF等。4.3 文件的传阅 需公司领导审阅的非电子文档类文件，由总经理秘书负责传递至相关公司领导并签署文件处理表，由总经理办公室存档或转相关部门存档。4.5 文件的存档 部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作，明确标明存档人、案卷题名、案卷号、保管期限等。（详见档案管理规范：档案分类管理、档案编号方法）4.6 电子文档的管理4.6.1 公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。4.6.2 电子文档须定期存储，并按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，且以软盘备份，并指定专人保管。4.7 文件的保密4.7.1 公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或部门负责人授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据。4.7.2 公司以下文件需严格保密：办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等。4.7.3 部门负责人指定文件管理员负责妥善保管部门文件，并履行监督职能。如文件发生短缺或遗失，追究部门负责人和文件管理员责任。4.7.4 任何人未经批准，不得复印公司重要文件（4.7.2所列文件）。4.7.5 任何人不得利用职务之便，擅自携带公司重要文件外出。4.7.6 有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有相关责任，务必妥善保管所持有的涉密文件。4.8 文件的查阅、借阅4.8.1 非本公司人员不得查阅、借阅公司重要文件。特殊情况须部门负责人批准。4.8.2 查阅文件不得带离办公室，严禁复印。4.8.3 各部门如工作需要借阅文件时，须填写借阅登记表，经部门负责人批准后方可借阅；如需要借阅保密文件时，经办公室主任、部门负责人、分管领导或总经理批准后方可借阅。借出的文件由文件管理员负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究借阅者责任。4.8.4 公司文件如需要隔夜借出，须征得部门负责人批准同意后，方可借出，并妥善保管。文件外借时间最长不得超过3天。4.9 文件的下发、作废处理4.9.1 新编或更改的管理制度类文件，在获得批准后，由总经理办公室文件管理员下发至公司全体。4.9.2 各部门的临时性管理文件，在获本部门第一负责人批准后，由部门文件管理员发至公司各部门、室。4.9.3 各部门的管理制度类文件，在获分管本部门的总经理或副总经理批准后，由总经理办公室下发至公司全体。4.9.4 在文件修改之前，各部门必须严格按照现有管理文件执行。新版文件开始生效后，