专案团队运作的技巧.ppt

專案團隊運作的技巧,講師 : 蕭德賓 先生 寰宇國際顧問有限公司 ECG 企業電子化專業顧問聯盟 創會會長 台北科技大學/中華技術學院 兼任講師 中華民國中小企業經營輔導專家協會 專案執行長,西元 2002 年 12 月 3日,亞帝歐實業有限公司,講師簡介 - 蕭德賓 先生,1.簡歷 國立交通大學管理科學研究所 碩士 陸軍總部資訊中心 指、管、通、勤資訊系統 程式設計員 財團法人 台灣電子檢驗中心 驗證部 電腦工程師,品技組組長 鼎新電腦顧問有限公司 系統規劃師 資訊系統規劃、 ISO 9000專案、SPC專案、經營診斷管理專案及授課經歷：英業達公司、國巨公司同欣電子、矽豐電子及天鋼公司、媚婷峰公司、醫樺儀器公司 等五十餘家 2.現任 寰宇國際顧問有限公司 中華民國中小企業經營輔導專家協會 專案執行長/理事 經濟部中小企業處 工業類、商業類及資訊類 經營輔導專家（登錄編號：861034、862046、863028） 國立台北科技大學/中華技術學院兼任講師 CPC中國生產力中心 創新經營組特約顧問,課程大綱,團隊的意義與內涵 團隊形成及其運作 團隊領導的核心能力 高績效團隊成功的要件,團隊的意義與內涵,團隊的意義 團隊的內涵 團隊與團體的區別,團隊的意義,一小群具有不同技能的人相互依存的工作在一起；這群人認同於一共同目標，而為了達成此一目標，他們貢獻自己的能力，扮演好自己的角色，彼此分工合作，溝通協調，為達成此一目標而齊心努力，並為此一目標的達成與否共同承擔成敗責任。,團隊的內涵,團隊隊員具相互依存性 協調是在團隊運作過程中不可缺少的活動 團隊的建立是以完成團隊的共同目標為主要任務 團隊隊員共同擔負團隊的成敗責任,團隊與團體的區別,團隊形成及其運作,成員對團隊的要求 團隊成員的角色認知 團隊的發展階段 團隊的發展階段與績效 團隊的成長或消失 組織中團隊的運作模式,成員對團隊的要求,發揮個人天賦,技巧,創造力以貢獻團隊的需求 渴望被團隊其他成員接納的需求 團隊目標與個人目標一致的需求 代表團隊外的群體和伙伴之需求,團隊成員的角色認知,生產的角色 維持的角色 反團隊的角色,生產的角色,組織者:和大家一起工作,來進行工作與行動之確認,分派與排程 發起人:提供各種建議給團隊來考慮 資料蒐集者:蒐集事實,數字,和其他所需的資訊以協助團隊完成工作 促進者:幫助維持穩定的意見溝通,以便達成團隊的目標 評估者:研究成果並協助進行必要的改變,維持的角色,鼓勵者:努力建立成員間的積極士氣.並激勵其他成員的構想和行動 追隨者:接受別人擔任領導工作,並且儘可能地全力協助 保護者:設法保護成員免受內,外在的干擾,以達成團隊目標 談判者:設法調解衝突,並且願意為了團隊的利益在爭執和個人觀點上讓步 僕人:當團隊執行各項工作計劃時,盡己之力以滿足每位成員的需要,反團隊的角色,支配者:想要控制團隊成員的交談,觀念和行動 阻撓者:延遲,導入歧途,或者阻止團隊的進步 好出風頭者:企圖不斷地吸引人的注意,表揚他自己的成就 逃避者:不敢面對爭執,事實,以及逃避團隊內個人應盡的義務,團隊的發展階段,開始階段(Starting) 摸索階段(Sorting) 穩定階段(Stabilizing) 掙扎階段(Striving) 成功階段(Succeeding) 終止階段(Stopping),團隊的發展階段與績效,工作績效,時間,開始階段,摸索階段,穩定階段,掙扎階段,成功階段,終止階段,終止階段,團隊的成長或消失,開始階段,摸索階段,穩定階段,掙扎階段,成功階段,終止階段,徵召,接觸,討論,競爭,內鬥,觀測,逐漸成形,角色,接納,執行任務,負責,成長,驚喜,超越,登峰造極,慶賀,悔恨,解組,組織中團隊的運作模式,組織文化與 高階主管 的支持,組織選派 合適的隊員,組織指派任務的重要性,組織能提供所需的資源,足夠的時間去完成任務,團隊特質,團隊互動過程 明確的目標 強有力的領導 坦誠溝通 對團隊的承諾 授與權能 責任分享 執行績效策略 促進過程 有效的團隊會議 貢獻度,高品質的工作績效,持續性的品質改進過程 持續改善，學習，訓練，與團隊成長,開放心胸接受改變的程度,持績努力的團隊精神,團隊領導的核心能力,團隊才能的分類 團隊領導者的角色與功能 團隊領導者的才能構面,團隊才能的分類,資料來源：Gross, S.E., Compensation for Teams, New York：American Management Association, 1995.,團隊領導者的角色與功能 (Scott Thomas & Kenneth(1996) ),團隊領導者是指由群體發展出來的領袖人物，可能是擁有正式職權的正式領袖，也可能是沒有正式職權的非正式領袖，但具有影響力。 團隊領導者對內擔任推動、發起以及引導之功能；對外則擔任團隊對外的溝通橋樑。 團隊領導者的所扮演的角色與傳統的管理者並不相同，團隊領導者轉變成為扮演合作、推動、協調、溝通與傾聽的角色。,團隊領導者的才能構面,影響他人的能力 人際關係的能力 個人效能的能力 任務導向的能力 問題解決的能力,(Gross, S.E., Compensation for Teams, New York：American Management Association, 1995. ),影響他人的能力,培育他人：藉由提供他人或部屬績效回饋，使其改善工作能力；有效的教練(coaching)和監督工作成果；分享工作經驗與機會。 指導他人：利用領導者的職權建立對他人的期望、工作規範，以及告訴團隊成員如何達成團隊目標和使命。 授權：藉由分享工作職責與職權，授權給個人或群體，使成員對團隊產生承諾與所有感，認為自己有很高的參與感與貢獻度。 影響力：利用適當的人際技巧、方法以及邏輯性的觀點，說服他人接受一個想法、計劃、活動或產品。 團隊領導：運用團隊工作與合作的技巧領導團隊內的成員；工作成果能讓所有相關單位產生綜效。,人際關係的能力,顧客服務導向：關心內部顧客與外部顧客的需求，且在有限的資源內盡可能的滿足內部與外部顧客額外的需求。 人際了解：正確了解他人動機、想法與感覺的能力；瞭解其他成員的優缺點。 口頭溝通：在公開場合或與其他人一對一溝通時，能正確、清楚地表達自己想法的能力。 組織認知：瞭解做決策時的關鍵人物是誰；對於組織內影響力與權力關係的洞察力。 組織承諾：瞭解自己的工作職責與組織整體目標與需求間的關聯性。 團隊合作：能與相關的單位合作，整合工作上的努力產生綜效。,個人效能的能力,適應力/彈性：容易改變的能力；在改變的環境或新資訊的情境下，適應自己的工作職位。 學習傾向：願意改善與發展自我的能力；主動學習的能力；為自己設定具體挑戰性的目標。 自信： 對自己擁有的能力、技能與判斷有正面的看法。 自我管理：面臨壓力或不確定情境時，能維持穩定的工作表現與情緒智商。,任務導向的能力,成就導向：設定並達成具有挑戰性的目標；發展更好、更有效的方法以完成工作目標；為自己訂定高的工作標準。 自動自發：發展、評估與選擇各種解決問題的方法；主動的做好自我管理的工作，而不是被動的依照工作規範與指示。 規劃與組織能力：能為團隊成員建立有系統的工作方法與步驟，以完成特定的工作目標；有效地分配時間與資源的優先順序。,問題解決的能力,分析性思考：分析所擁有的資源與經驗，建立解決問題的邏輯思考方式。 概念性思考：能在複雜的情境下，掌握並解決關鍵、潛在的問題；能將問題間的關係相互連結。 持續改善：持續改善工作流程與工作成果。,高績效團隊成功的12個要件 (實証研究),團隊具有清楚的目標 團隊成員承諾全心投入團隊的工作 團隊有著透明且開放式的溝通過程 團隊成員願意承擔團隊工作的成敗責任 團隊執行有效的策略 團隊的促進過程（facilitation）運用得宜 團隊具有好的領導者 團隊成員具有異質性 團隊需能夠有效的運用團隊會議 團隊能保持活力與熱誠 團隊有著開放的氣氛 團隊成員不斷的求改善與進步,團隊具有清楚的目標,1) 團隊中每一個成員皆能清楚了解為何這個團隊存在及它想達成的目標為何 2) 團隊成員皆能認同與團隊目標 3) 團隊成員了解團隊任務達成後對組織的貢獻 4) 團隊成員了解團隊的界限(boundaries) 何在。,團隊成員承諾全心 投入團隊的工作,1) 團隊成員全力投入團隊的運作過程 2) 團隊成員願意貢獻其專業技術與能力 3) 團隊成員願意去了解顧客 (customers) 需求並對顧客負責; 4) 團隊成員承諾與整個團隊運作的持續性改善 (continuous improvement) 與學習的過程 (learning process) 5) 團隊成員承諾與高品質結果的產出 (high quality outcomes) 。,團隊有著透明且開放式 的溝通過程,1) 團隊成員在團隊會議中能充分溝通意見 2) 團隊成員能經常從團隊得到回饋 (feedback) 3) 團隊成員願意傾聽接納其他團隊成員的意見; 4) 團隊具有開放 (open) 坦誠 (honest) 的溝通氣氛。,團隊成員願意承擔團隊工作 的成敗責任,1) 團隊成員應對團隊的成敗負共同責任 2) 團隊成員願意相互協調合作共同完成團隊目標 3) 團隊成員相信他（她）對這個團隊及其他團隊成員具有責任; 4) 團隊成員對其被指派的工作負責。,團隊執行有效的策略,1)團隊能了解顧客的真正需求 2)團隊能訂定解決問題的程序 3)團隊的決策是基於事實與數據資料; 4)團隊有充份評估每一個可供選擇方案的利弊得失,團隊的促進過程（facilitation）運用得宜,1)提供團隊成員適當的指導(coaching) 2)團隊的促進者(facilitator)協助團隊成員學習如何建立一個團隊 3)選用專業的促進者; 4)團隊的促進者能協助團隊成員運用有效的解決問題工具與技巧。,團隊具有好的領導者,1)團隊的領導者能讓團隊隨時都保持活力 2)團隊領導者在團隊會議中，鼓勵團隊成員參與討論; 3)團隊領導者能信任團隊成員; 4)團隊領導者能協助團隊成員培養領導能力 5)團隊領導者願意與隊員分享其領導權。,團隊成員具有異質性,1)團隊成員具有不同背景 2)團隊成員代表著不同單位或領域 3)團隊成員具有不同的專業知識，技能，或經歷。,團隊需能夠有效的運用團隊會議,1)每次團隊會議都有特定的議程 2)團隊皆能保存每次的會議記錄 3)在每次會議前，隊員皆能充份準備並完成指派任務; 4)在會議中充份溝通。,團隊能保持活力與熱誠,1)團隊成員相處愉快 2)團隊成員享受成為團隊一員的樂趣; 3)適當運用幽默在團隊過程中。,團隊有著開放的氣氛,1)團隊成員不抗拒變遷或變革 2)團隊成員願意開放胸襟接受來自組織內外的批評 3)團隊鼓勵創造力的發揮; 4)團隊成員傾聽顧客的考量與需求。,團隊成員不斷的求改善與進步,1) 團隊成員相信團隊工作是個持續性改善的過程 2) 團隊成員願意從錯誤中學習並學習如何建立一個好的團隊 3) 團隊成員從團隊工作中能自我成長; 4) 團隊成員願意全心投入此一具高品質結果的學習過程。,參考資料:,Gross, S.E.(1995). Compensation for Teams, New York：American Management Association. Schwarz, R. (1994) The Skilled Facilitator: Practical Wisdom for Developing Effective Groups. San