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公文格式及规范化写作,中国人保财险办公室,目 录,第一章 公文的作用和重要性 第二章 报告与请示的区别 第三章 分公司上报文件常见问题分析,第一章 公文作用和重要性,一、公司开展经营管理活动的需要 公文是公司管理的重要工具之一。 二、公文是公司经营管理的历史记载，是公司重要的档案资料。 三、核稿人员肩负着重要的岗位职责，应对公司的管理、 历史负起责任。,第二章 报告和请示的区别,分公司的上行文文种：只有报告和请示。 报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者 建议，答复上级机关的询问或要求时使用的一种呈报性公 文，属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 分为：工作报告、情况报告、建议报告、 答复报告、呈送报告（向上级报送文件、材料时， 加在前面使用的一种公文）。,第二章 报告和请示的区别,请示是向上级机关请求指示、批准、答复、帮助、解决、审核事项或问题时使用的呈报性公文。 一事一请示；不能多事一请示、越级请示、多头请示；请示须批复。,第二章 报告和请示的区别,相同点：都是下级向上级呈报性公文；不能越级。 不同点： 1.报告适用于事中或事后,请示必须于事前。 2.报告的主送可以是多个，请示的主送只能是一个（即不能多头请示）。 3.报告可以抄送下级单位，请示不能抄送下级单位。 4.有请示事项不能用报告，只能用请示。 5.报告可以多项事情一并报告，请示只能一事一请示。 6.报告的结束语为“特此报告”，请示的结束语为“妥否，请批复。” 7.有请示必须批复，报告无须回复。,第三章 分公司上报文件常见问题分析,上行文示例及分析：,第三章 分公司上报文件常见问题分析,一、眉首中常见问题 二、公文标题常见问题 三、正文内容常见问题 四、主送、报送、抄送单位标注常见问题 五、主题词标注常见问题 六、其他常见问题,第三章 分公司上报文件常见问题分析,一、眉首常见问题 请示件没有签发人 二、标题常见问题 （一）介词“关于”使用不当 1.缺少介词“关于”； 例：成立审计领导小组的请示 2.错用介词“关于” 关于转发中国保监会关于做好2008年春节期间有关工作的通知,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（二）缺少或错用结构助词“的”。 （三）文种使用不规范。 1.缺失文种 例：关于公司印章管理的办法 2.错用文种：请示错用报告 例：关于申请发放2010年度业绩奖金的报告,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（四）标点符号不规范 关于印发第五次车险专题会议纪要的通知。 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，属错用。 关于印发环境保护十二五规划的通知，属漏用。 （五）标题冗长,第三章 分公司上报文件常见问题分析,三、正文常见错误 （一）结构不符合文种 报告中出现请示事项 （二）多项请示事项出现在一个请示文件中 （三）不写引文，或者引文出处错误或不规范,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（四）用词不规范 例：错用贵、帐、司、公司、下发、希望等 （五）结构层次不规范 第一层一、第二层（一）、第三层1.、 第四层（1）、第五层 （六）数字不规范 如：89年，2月3日，去年，本月，今天等,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（七）职务使用不规范 （八）结束语不规范 特此请示，妥否、请批示等 （九）其他,第三章 分公司上报文件常见问题分析,四、主送、报送、抄送单位填写常见问题 （一）语义模糊 如：总公司相关部门 （二）请示文件主送两个或两个以上单位 （三）将平级或下级单位列为报送单位 （四）向领导个人报送文件 （五）将本单位列为抄送单位 （六）请示文件抄送下级单位,第三章 分公司上报文件常见问题分析,五、主题词常见问题 （一）主题词词首不是主办单位 （二）主题词尾词不是文种词 （三）主题词太多或太少 （四）主题词间