常用公文的格式和具体写法.doc

怎样写报告报告是下级单位向上级单位或业务部门汇报工作,反映情况和问题,提出建议或意见,答复上级单位询问事项的报请性公文.将有关事项向上级报告,目的是沟通上下级之间的关系,传达信息,使上级在决策和指挥工作时有据可依.不要求上级作出答复。一、种类 (一)工作报告 下级单位向上级汇报某项工作或某一阶段工作的进展,成绩,经验,存在的问题及今后的打算等。(二)情况报告 向上级反映本单位发生的重大问题和主要情况.这类报告并不局限于某一具体工作,主要是针对工作中出现的有关问题及处理情况.例如出现突发性重大事故,有关部门就必须立即向上级汇报,以便于领导采取相应的措施;处理后的有关情况也要向上级报告,使领导能把握事件发生的最新动态。 (三)答复报告 答复报告是指答复上级查询事项时使用的报告。二、写作格式(一)标题 标题由发文单位,事由和文种组成,报告的标题有两种情况:一是完全式,即写出完整的标准式的公文标题，“单位+事由+情况报告（报告）”;二是省略式,即报告的标题根据需要省略发文单位。(二)主送单位 报告的事项是谁主管的,主送单位就写它的名称.如有抄送单位,在正文之后写明抄送单位名称。(三)正文 报告的正文分为缘由、事项和结尾三部分，即“情况、问题、打算”。缘由是报告的基础,说明发文的原因,依据和目的,或是由于形势发展的要求,或是由于工作的需要,或是由于上级的指示等等。这部分要写得比较概括,把有关情况交代清楚就行了,不用展开。事项是报告的主体和核心部分.这是需要上级了解的主要内容,要交代清楚。工作报告写的是工作情况,问题和今后打算等;情况报告写发生的具体事件,处理情况以及教训等;答复报告的内容比较简单,上级问什么就答什么。结尾是一些习惯用语,如特此报告,特此报告,请审查等,它另起一行。(四)签署 在正文之后的右下角写明制发报告单位的名称和日期.如果在标题中已写明发文单位的名称,这里可以省略不写,日期则年月日要写齐全。三、注意事项 报告属陈述性文体.或汇报工作,或反映情况,或答复上级单位的有关询问。对于报告,受文单位不用答复,如果夹带请示事项,将有关请示的内容搀杂在里面,就会贻误工作.需要上级单位解决一些问题,应另外用请示行文,决不能出现请示报告类文种。怎样写工作总结这里所说的总结，主要是就工作总结而言的，是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。总结与计划都是工作中常用的事务文书，两者对实际工作产生作用的方式不同。如果说计划主要是为了指导未来，那么总结则主要是回顾过去，而回顾过去，特别是从中引出规律性的东西，还是为了给今后的工作提供借鉴和帮助。同时，总结过去的工作情况本身，也是培养工作能力，提高认识水平的一种过程。种类 从不同的角度，可将总结划分为不同的类别。比较常用的分类方法是按其性质和内容的不同，将总结分为综合性总结和专题性总结两类。所谓的综合性总结，是对总结对象在一定时期内的所有情况进行全面反映和评析的总结；所谓的专题性总结，则是对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。写法同计划一样，总结一般也是由三个部分构成的，即标题、正文和落款。1。标题。标题的写法有两种，一种是包括单位名称、时间、总结对象和文种类别的标题，这种标题的写法同计划标题的写法相近；一种是新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。2。正文。正文一般包括前言、主体和结语几个部分，分别写人基本情况、成绩与经验及问题与教训、今后的意见等几个方面的内容。“基本情况”也即“前言”部分，通常用以概述情况，或对工作背景和开展工作的条件，做一个简要交代。主体的第一个部分是“成绩与经验”部分，在此要用翔实的材料，将成绩及取得成绩的做法写明，最好要有实例，有数字，还要有体会，要能够从中找出规律性的东西。主体的第二个部分是“问题与教训”部分，在此要实事求是地把工作中的失误和问题写明，并深刻分析产生失误和问题的原因，指出应当吸取的教训。写主体部分，必须做到观点与材料相统一、情况与分析相结合，而且材料要具体，情况要真实，观点要正确，分析要深入，只有这样，写出的总结才会具有较高的价值。夹叙夹议或先叙后议，都是总结的主体部分常用的写法。把存在的问题和解决问题的措施放在一起，在“问题与教训”部分之后写出，也是比较常见的写法。在“今后的意见” 也即“结语”部分，要结合经验和教训，提出改进工作的办法或下一步努力的方向。有的总结是在最后展望前景，表明决心。这部分内容也可以不写。篇幅较长的总结，常常要在每个部分之前加上序码，或者加上序码和小标题。请示的特点 一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在文。请示上级给予指示、决断或 答复、批准。因而请示具有很强的针对性。二、呈批性。工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用请示行请示是有针对性的上下文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必需给与明确的批复回文。三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送的形式。四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题、求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。请示的分类根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：一、 请求指示性请示。二、 请求批准性请示。三、 请求批转性请示。请示的结构、内容和写法：请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：一、首部。主要包括标题和主送机关两个部分内容。1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由、文种构成。如*组关于*的请示；另一种是有事由和文种构成，如关于*的请示2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。二、正文。其结构一般由开头、主体、结语构成。1、开头。主要交代请示的理由。2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。3、结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否，请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。三、尾部。其主要结构为落款与成文时间两部分。请示应注意的问题一、 一文一事的原则。二、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三、 理由充分，请示事项明确。四、 语气平时、恳切，以引起上级的重视。怎样写通报通报，是党支部用以表彰先进，批评错误，传达重要精神或重要事项时使用的一种公文。通报的目的是使其对象了解先进或落后的典型人物或典型事例，从中得到启发，受到教育。通报按用途、性质和内容可分为三种，即表扬性通报、批评性通报和传达性通报。表扬性通报主要是表扬好人好事，树立先进典型，使广大干部和群众学习其先进事迹，提高觉悟。批评性通报是使用较多的一种通报：一类为告知典型事故或事件，这类通报，一般要有典型材料的原件或调查情况；一类为揭发批判错误行为的通报，主要是通过对某种不正之风或错误行为的揭露和批评，以引起普遍的警惕，从而达到消除或减少错误，端正工作作风的目的。情况通报，是通过通报的形式来传达重要情况或通报需要大家知道的事项。此类通报较多地用于传达需下级机关知道的事项，而且往往带有“附件”。书写格式：（1）标题。主要有四种：由发文机关、事由、文种组成，如党支部关于的通报。事由与文种组成，如关于对处分决定的通报。由发文机关、文种组成，如村党支部的通报。只由文种“通报”二字作标题。(2)正文。通报种类不同，写法也不同。表扬性通报。一般包括事情经过、点明题旨、做出决定和提出要求四部分内容。事情经过，即叙述先进事迹，这是通报的依据所在；点明题旨，即对先进事迹进行评议，明确地指出重要意义；做出决定，即根据先进事迹做出表彰的决定，这是表彰性通报的核心部分，要求语言简明；提出要求，通常采用号召式或指示式。通报所提出的要求，特别是希望的词语，要着重挖掘其典型意义，力求扼要、鲜明。批评性通报。多采用类似表彰性通报的结构模式，即由情况、分析、决定、要求四个部分组成。第一部分，概述被批评单位或个人犯错误的事实或工作失误情况，或责任，或事故情况，务必将事故或错误行为发生的时间、地点、人物、事件、成因、结果一一交待清楚。第二部分，是对错误事实或责任事故进行全面而中肯的分析，剖析性质与危害，挖掘其思想动机与原因，指出应吸取的教训。在此基础上，做出处分决定，写明给予何种处分，给予何种经济制裁等。最后希望与要求，即告知下属单位与个人引以为戒，避免类似错误再次发生。情况通报。一种写法是先摆情况，再分析出结论；一种写法是先分析结论，然后再摆情况，不论何种方法，必须做到观点与材料的统一。注意事项：（1）无论是表彰先进、批评错误，还是通报情况，其通报的人和事都要能够对发文对象产生较大的影响。（2）报告的事实是通报的主要部分，行文时，要把通报的事件、情况陈述清楚，让阅文者具体了解事件的成因、过程与结果。（3）分析问题时力求实事求是，力求全面而中肯，褒贬适度，不可有意“拔高”或扣“帽子”，要以法律、法规与党和国家的政策、原则为依据，就事说理，以理服人。（4）提出希望和要求要注意可行性。（5）语言要严肃、庄重。通 知（一）通知的写作格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。 1、印发、批转、转发性通知的写法标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如同意、原则同意、要认真贯彻执行、望遵照执行、参照执行等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。2、批示性通知的写法标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。3、知照性通知的写法这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。4、事务性通知的写法通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。5、任免、聘用通知的写法一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。通知的格式通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。 一、标题：有完全式和省略式两种。 完全式包括发文机关、事由、文种。 省略式，例如关于的通知。如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。劳动人事部关于设立“劳动保护科学技术进步奖”的通知、安徽省政府办公厅关于开展规章和行政规范性文件清理的通知。关于某某同志的免职通知关于某某等6名同志的任免通知二、称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。) 三、正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。四、落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。要写明发文单位、联系人、发文日期并加盖公章。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。公文类通知是上级机关对下级机关、组织对成员告知有关事项。根据性质和使用范围，又可分为规章、法规性通知(如国务院关于发布工商企业登记管理条例的通知)；