a3-10.0.0.0-供应商中心-功能手册.doc

目录 - 1 - 目目 录录 第第 1 1 章章概述概述.- 1 - 1.1供应商中心简介 .- 1 - 1.2供应商中心的业务类型 .- 1 - 1.3供应商中心主窗口 .- 2 - 1.4图标说明 .- 3 - 第第 2 2 章章初始与设置初始与设置.- 5 - 2.1基本设置 .- 5 - 2.1.1基本选项设置.- 5 - 2.1.2数量折扣设置.- 6 - 2.1.3商业折扣设置.- 6 - 2.1.4现金折扣设置.- 7 - 2.1.5报警级别设置.- 7 - 2.1.6账龄区间设置.- 8 - 2.1.7科目设置.- 8 - 2.1.8付款预测政策.- 9 - 2.1.8.1区间设置- 9 - 2.1.8.2比例设置- 9 - 2.1.9套打格式设置.- 10 - 2.2基础数据 .- 10 - 2.3数据初始 .- 10 - 2.3.1应付余额初始.- 10 - 2.3.2完成初始化.- 11 - 第第 3 3 章章供应商卡片供应商卡片.- 13 - 3.1供应商卡片 .- 13 - 3.1.1新增供应商卡片.- 13 - 3.1.2修改供应商卡片.- 17 - 3.1.3批改供应商卡片.- 17 - 3.1.4查看供应商卡片.- 18 - 3.2供应商卡片清理 .- 19 - 第第 4 4 章章单据管理单据管理.- 20 - 供应商中心 - 2 - 4.1单据处理 .- 20 - 4.1.1应付单录入.- 20 - 4.1.2退货单录入.- 23 - 4.1.3应付单冲红.- 24 - 4.1.4单据修改.- 25 - 4.1.5单据查询.- 26 - 4.1.6应付计划管理.- 27 - 4.2采购发票处理 .- 28 - 4.2.1发票管理.- 28 - 4.2.2发票记账.- 31 - 4.3应付账款处理 .- 32 - 4.3.1应付账款核销.- 32 - 4.3.2应付账款反核销.- 34 - 4.3.3应付账款成批自动核销.- 34 - 4.3.4应付账款成批自动反核销.- 36 - 4.3.5应付账款核销列表.- 36 - 4.3.6应付冲预付.- 37 - 4.3.7应付冲应收.- 38 - 4.3.8债权债务转移.- 38 - 4.4数据检测 .- 38 - 4.5外部业务数据导入 .- 39 - 4.5.1定义外部数据源.- 39 - 4.5.2定义外部数据规范.- 39 - 4.5.3外部业务数据引入处理.- 39 - 4.5.4外部传票处理.- 40 - 第第 5 5 章章账龄分析账龄分析.- 42 - 5.1账龄分析准备 .- 42 - 5.1.1账龄日期.- 42 - 5.1.2数据范围定义.- 43 - 5.1.3分析形式设置.- 43 - 5.2账龄分析报表 .- 43 - 5.3应付账款预警表 .- 44 - 5.4到期账款汇总表 .- 44 - 第第 6 6 章章货币重估货币重估.- 46 - 目录 - 3 - 第第 7 7 章章应付报表应付报表.- 47 - 7.1业务报表 .- 47 - 7.1.1供应商往来账款明细表.- 47 - 7.1.2供应商应付账款明细账.- 48 - 7.1.3供应商往来账款汇总表.- 48 - 7.1.4往来账款支付明细表.- 48 - 7.1.5往来账款冲销明细表.- 48 - 7.1.6往来账款支付汇总表.- 49 - 7.1.7往来账款核销明细表.- 49 - 7.1.8往来账款核销汇总表.- 49 - 7.1.9往来账款对账单.- 49 - 7.1.10供应商往来业务单据.- 49 - 7.2往来账簿 .- 50 - 7.2.1供应商往来总分类账.- 50 - 7.2.2供应商往来余额表.- 50 - 7.2.3单供应商往来明细账.- 50 - 7.2.4多供应商往来明细账.- 51 - 7.2.5辅助项明细账.- 53 - 7.2.6辅助项余额表.- 53 - 7.2.7供应商部门往来余额表.- 53 - 7.3报表中心报表 .- 54 - 第第 8 8 章章供应商分析供应商分析.- 55 - 8.1供应商列表 .- 55 - 8.1.1供应商一览表.- 55 - 8.1.2供应商信用等级情况表.- 55 - 8.2分析报表 .- 55 - 8.2.1应付账款同比分析.- 55 - 8.2.2付款预测分析.- 56 - 8.3业务追踪 .- 56 - 8.3.1采购订单追踪.- 56 - 8.4供应商评估 .- 57 - 第 1 章 概述 - 1 - 第第 1 1 章章 概述概述 1.11.1 供应商中心简介供应商中心简介 供应商中心子系统（以下简称系统）是新中大 A3 系统的核心系统之一， 凡是与供应商或应付账款有关的操作和处理都可以在供应商中心中得到反映， 其发生的交易事项可以自动产生凭证并能传送至总账。系统总体结构如图 1.1-1 所示： 图 1.1-1 系统总体结构图 如图 1.1-1 所示，供应商中心提供了全面的供应商管理和应付账管理功 能；可以通过录入应付单形成应付账，也可以与采购系统无缝连接自动形成 应付账，并支持应付账的回冲；全面支持多币种核算，可以在会计期末和单 据结算时自动处理汇兑损益；提供强大的账龄分析、应付账同比分析功能； 具备较强的数据挖掘和整合能力，通过供应商卡片可以了解到每一个供应商 的应付账状况；还提供详尽的应付账款报表。同时供应商中心也能较平滑衔 接电子商务功能。 1.21.2 供应商中心的业务类型供应商中心的业务类型 供应商中心的业务类型较多，系统目前有八种业务类型，其业务来源如 - 2 - 下： 业务类型业务类型 业务业务 范围范围 来源来源交易清单对应内容交易清单对应内容 汇总表对应内容汇总表对应内容 PI采购 开票 采购系统、 供应商中 心 开票金额开票金额 PC采购 退回 采购系统、 供应商中 心 开票金额回冲金额 PA预付 账款 现金中心开票金额付款金额 PP付款 核销 现金中心核销金额付款金额 PD付款 折扣 现金中心折扣金额折扣金额 PL汇兑 损益 供应商中 心 开票金额开票金额 PV应付 冲预 付 对冲业务开票金额开票金额、 付款金额 PX应收 冲应 付 对冲业务开票金额开票金额 1.31.3 供应商中心主窗口供应商中心主窗口 进入新中大国际 ERP 系统，点击“财务会计”下拉窗，在功能树中点击 “供应商中心”功能点，如下图 1.3-1 所示： 第 1 章 概述 - 3 - 图 1.3-1 供应商中心主窗口 1.41.4 图标说明图标说明 本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操 作或可能遇到的疑惑，功能手册中都以“注意” 、 “提示” 、 “说明” 、 “疑难解 答”的方式着重列出，以免用户理解错误；另外，本功能手册中示例丰富， 基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。 这是一个“注意”图标。它提醒您注意各种需要特别注意的因素 或一些有趣的事情。 这是一个“提示”图标。它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。 这是一个“说明”图标。它对可能会引起您误解的问题进行解释。 - 4 - 这是一个“疑难解答”图标。它提醒您一些用户在操作过程中可 能带来问题的操作。 第 2 章 初始与设置 - 5 - 第第 2 2 章章 初始与设置初始与设置 2.12.1 基本设置基本设置 “基本设置”包括：基本选项、折扣方式、报警级别、账龄区间、科目 设置、付款预测政策及应付单套打格式设置。 2.1.12.1.1基本选项设置基本选项设置 单击“基本设置/基本选项设置”子菜单，弹出“基本选项设置”窗口。 如图 2.1-1 所示： 图 2.1-1 基本选项设置 该窗口中有“基本选项” 、 “显示风格”和“杂项”三张选项卡。 基本选项：包括确定本系统启用会计期和应付单录入时的报警级别； 显示风格：单据和报表显示风格的设置； 杂项：用于选择折扣方式。 在基本选项设置里，系统默认的启用会计期为第一会计期，系统允许用 户选择其它启用会计期。初始化完成后，基本选项中启用会计期将不能修改， 但其他的选项仍可进行修改。 - 6 - 注意： 1、供应商中心的启用会计期可以与总账不一致，但不得早于总账启用会 计期。 2、若选择了“是否在应付单录入时报警”选项，则需事先在报警级别设 置中设置报警级别。 2.1.22.1.2数量折扣设置数量折扣设置 所谓“数量折扣”是指按照销售交易货物的数量计算折扣。 如果在“基本选项设置”中选择数量折扣方式，那么日后数量折扣的维 护操作都在本菜单中完成。数量折扣设置需要用户录入“货物名称” 、 “货物 代码” 、 “折扣名称” 、 “货物数量”和“折扣率” 。其中，货物取自基础数据里 物料编码，可通过单击数量折扣设置窗口中“增加”按钮在弹出的“货物帮 助窗口”中选择录入；“折扣名称”字节数不得超过 20 个；数量、折扣率不 能为负数，折扣率应小于 100%。 注意： 1、若在基本选项设置中选择数量折扣方式，则在现金中心进行付款或核 销操作时，系统将按照采购交易中货物的数量计算出默认折扣。 2、若存货代码为空，而数量、折扣率不为空时，默认为所有的存货的折 扣率。 2.1.32.1.3商业折扣设置商业折扣设置 若用户在基本选项设置中选择了“商业折扣” ，那么用户在采购管理或现 金中心付款、核销时，系统将按照采购交易中采购净额计算折扣。 “商业折扣设置”主要包括金额折扣的增加、修改、删除。系统默认有 折扣级数 15 级，其中采购净额应逐级增加。 说明： 采购净额是指采购金额减去采购退回金额，采购净额、折扣率不能为负 数，且折扣率不能大于 100%。 第 2 章 初始与设置 - 7 - 2.1.42.1.4现金折扣设置现金折扣设置 在本系统中主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、现金中 心结算中引用。系统最多同时支持五个时间段的折扣。现金折扣设置窗口如 下图 2.1-2 所示： 图 2.1-2 现金折扣设置 在“现金折扣设置”窗口中点击工具栏中“增加”按钮，现金折扣列表 中就新增一优惠条件记录行。优惠条件记录行由编码、信用天数、优惠天数 （五种）和优惠率（五种）组成。优惠天数和优惠率组成优惠条件。在现金 折扣设置窗口中根据信用天数用户可以设置五种不同的优惠条件。现金折扣 设置窗口中优惠天数 1 和优惠率 1 组成编码为 1 的优惠条件记录行中的优惠 条件 1。 注意： 1、优惠条件记录行中的编码必须录入且每行记录的编码不能重复；付款 条件编码可以用数字 09 或字符 AZ 表示，但编码中“;-以及空格禁止使 用。付款条件编码最多可输入 3 个字符。 2、优惠条件记录行中的优惠天数从左到右要逐级增加。 3、优惠条件记录行中的优惠天数不得大于信用天数。 4、优惠条件记录行中的付款条件由系统自动生成。 2.1.52.1.5报警级别设置报警级别设置 可以通过对报警级别的设置，将供应商按照供应商欠款余额与其授信额 度的比例分为不同的类型，以便于掌握各个供应商的信用情况。 系统要求用户录入“序号” 、 “级别名称”和“总比率（） ”等信息。其 中“序号”宽度最大不得超过 2 个字节；“级别名称”可以采用编号或者喜 欢的任何形式，最好能够上下对应，且必须录入。总比率应付余额/信用额 度，应逐级增加。 - 8 - 2.1.62.1.6账龄区间设置账龄区间设置 为了能对应付账款进行账龄分析，首先需设置账龄区间。 账龄区间的时间计量单位为天，可以自定义账龄区间，包括起止期期间、 相互间时间段可以不连续；系统除了提供 20 个封闭区间外，还存在早于第一 时间段和迟于最后一个时间段这两个默认的区间。终止日期必须大于起始日 期。如下图 2.1-3 所示： 图 2.1-3 账龄区间设置窗口 用户在设置时只要保证每段的终止日期大于起始日期就可，每段的时间 段可以存在重复天数，以尽可能满足用户的需要。 2.1.72.1.7科目设置科目设置 科目设置包括基本科目设置和外币科目设置。 基本科目指的是本位币的科目。基本科目设置主要用于维护常用科目， 以便于日后制作记账凭证时调用。它包括“默认往来科目” 、 “汇兑损益科目” 和“采购相关科目”的设置。 外币科目设置主要用于维护常用的外币科目，如预付账款外币科目与应 付账款外币科目，科目代码的核算币种与对应的外币应该一致，否则无法通 过有效性检测，不能存入。 提示： 1、录入的基本科目必须为最末级科目。 2、如果您为不同的供应商分别设置了应付款核算科目和预付款核算科目， 第 2 章 初始与设置 - 9 - 则可以在此处不输入这些科目。系统提供了针对不同的供应商分别设置科目 的功能。 3、如果您用同一个科目核算应付账款和预付账款，则预付账款科目可以 和应付账款科目相同。 4、应付和预付科目必须是有“供应商”类辅助核算的科目。 2.1.82.1.8付款预测政策付款预测政策 为便于管理应付账并在制定预算时合理利用资金,企业可以根据以往经验 和市场特点进行应付账支出的预测。设置好比较合理的预测政策后,本系统将 自动根据现有采购和应付账情况计算出预计支出情况。用户在使用过程中可 以根据实际采购和支出情况对预测政策进行调整。 2.1.8.1 区间设置 预测区间即对应付账预计支出划分时间段，本系统最小的时间段为一个 会计期。一个预测区间可以跨几个会计期，如第 1 个预测区间可以设置为 1- 3 会计期。 “预测区间的设置”对系统预测计算至关重要，如某预测区间包括第 4-6 会计期，则预计在第 4-6 会计内支出的应付款情况将反应到本预测区间内。 2.1.8.2 比例设置 对于一笔应付账而言,除冲销掉预付账外，应付余额支出总是发生在应付 账形成之后的，所以系统针对每一区间内的应付账都采取滚动计算。 假设第 1 预测区间包括第 1-2 会计期，第 2 预测区间包括第 3-4 会计期。 当前会计期第 1 会计期发生的应付账总额为 20 万，可以计算得出本区间内预 计可以付款 4 万，而第 3-4 会计期预计有 2 万的属于第 1 会计期的付款。 注意：建议合计预计回笼比例为 100%。 - 10 - 2.1.92.1.9套打格式设置套打格式设置 参见A3 安装及公用功能操作手册中的相关内容介绍。 2.22.2 基础数据基础数据 本系统的基础数据绝大部分取自 A3 系统的基础数据子系统，如行业类型、 供应商类型、开户银行、信用等级、结算方式、运输方式、部门和人员信息。 科目和币种信息则取自 A3 系统的总账子系统。基础数据部分内容的设置操作 请用户参看 A3 基础数据、总账系统功能手册相关内容的介绍。 2.32.3 数据初始数据初始 数据初始主要包括 “应付余额初始”和“完成初始化”两项工作。 2.3.12.3.1应付余额初始应付余额初始 “应付余额初始”主要用于初始供应商各应付科目的初始余额,初始余额 包括开票金额、预付款金额，分别对应 PI（应付） 、PA（预付）两种业务类 型。对于本币应付余额和外币应付余额一般为正数，对于预付款金额一般为 负数,系统默认的科目余额方向以贷方表示。对于 PI（应付）业务，初始时 一定是交易净额，已剔除折扣金额、汇兑损益。应付余额初始包括应付余额 增加、修改、删除、选项、定位等功能。 点击“增加”按钮，系统弹出“初始余额录入”窗口，如图 2.3-1 所示： 第 2 章 初始与设置 - 11 - 图 2.3-1 初始余额录入窗口 如前面所述，初始业务只包括两种业务类型 PI、PA。因此输入业务单据 时，必须输入业务类型，然后确定该业务属于哪个供应商的，同时对应总账 科目，如果该业务涉及到外币，还必需输入币种和外币汇率。该业务也可以 归属于部门、辅助项、业务员。上述一笔业务在存盘时，系统将外币金额通 过汇率换算与本币金额是否相等。 “是否连续录入”复选框支持在不关闭窗 口的情况下连续录入。无论是应付业务还是预付业务，在录入初始余额时均 应录入正数，系统会根据业务类型自动识别。 2.3.22.3.2完成初始化完成初始化 当初始与设置完必要的信息后，就可以进行初始化确认工作了。初始化 确认操作在初始化确认窗口（图 2.3-2）中进行。 图 2.3-2 初始化确认窗口 初始化工作分两种情况说明： - 12 - 1、如果是第一次初始化，软件中没有上一年度的数据，则初始化需做以 下的工作：将初始余额输入的业务余额根据业务日期统计到汇总表中，然后 将汇总表中的数据与总账中的数据相比较，数据是否一致，如果供应商中心 与总账中的数据不一致，系统给予提示，不能完成初始化，否则更改初始化 标志，初始化一旦确认，有些事项不能进行修改，用户需谨慎操作。 2、如果非第一次初始化，软件中有两年或两年以上的数据，在初始化确 认之前，首先要确定数据处理方式，是以交易清单为准或是以汇总表为准。 所谓以交易清单为准，当供应商中心明细表与汇总表中的数据不一致时，处 理数据时，以交易清单为准，来校正汇总表的数据。以汇总表为准亦然，如 果是以汇总表为准，则要输入生成新的交易记录时间。根据用户的设置，系 统会自动处理。同样，初始化一旦确认，有些事项不能进行修改。 设置无误后点击按钮“结束初始化” ，系统就会进行如下合法性检测： 启用会计期是否正确，即 0 启用会计期 最大会计期。 往来科目明细余额与总账余额是否相等。 若无法通过以上检测，系统会做出相应提示，待改正后，才能完成初始 化。 注意：只有完成初始化，才能录入相应单据。 第 3 章 供应商卡片 - 13 - 第第 3 3 章章 供应商卡片供应商卡片 供应商卡片主要用于集中管理供应商档案，并利用供应商卡片最大限度 地挖掘有用的供应商信息、采购情况和应付账情况。有关供应商的几乎所有 信息都反应在供应商卡片中，因此供应商卡片是用户用来管理和了解供应商 情况的窗口。 说明：供应商信息也可在基础数据子系统中录入。在运行供应商中 心子系统时，系统自动将基础数据中的供应商信息采集过来。 3.13.1 供应商卡片供应商卡片 “供应商卡片列表”列示用户选择范围内供应商的概要情况，包括供应 商名称、供应商类型、信用额度、采购净额、应付余额、供应商所属地区、 分管部门和业务员等信息。 在供应商卡片列表的基础上，用户可以进行供应商卡片的日常维护和查 询操作。对于应付科目和预付科目，针对某一类或选定的供应商可以成批进 行修改。 3.1.13.1.1新增供应商卡片新增供应商卡片 单击“供应商卡片列表”窗口工具栏中“增加”按钮即可以在系统提供 的供应商卡片中进行供应商信息的录入。 1、在本系统中，供应商首先是一种单位类型，因此在基础数据模块中录 入的每一个单位都可能随时成为供应商； 2、由其它单位类型转换成供应商类型的操作在基础数据子系统的往来单 位中完成； 3、往来单位信息包括“单位地址” 、 “联系方式”和“单位类型”三张选 项卡；单位类型有客户、供应商和内部往来单位三种类型。 新增供应商卡片需要录入“基本信息” 、 “财务信息” 、 “联系信息”和 “发展纪要”四个方面的信息。 - 14 - 其中财务信息和发展纪要属于供应商资料特有的；基本信息和联系信息 与单位资料保持一致，用户只需要修改单位信息或供应商卡片任何一个地方， 其他地方将自动更新。 财务信息 图 3.1-1 供应商卡片财务信息 财务信息主要包括以下几方面的内容： 信用等级、信用额度 供应商中心提供全面的供应商信用管理,供应商的信用等级和信用额度是 信用管理的基础和重要依据。在基础设置中系统提供专门的信用等级的维护, 并可以设置信用预警指标。系统还可以根据该供应商的信用额度和应付余额 自动计算信用余额,并提供专门的供应商信用分析和报告,从而促进本单位对 于供应商的信用管理。 信用等级设置 信用等级设置主要用于维护供应商的信用等级情况，为供应商的信用限 额维护提供参考，是供应商财务信息的重要组成部分。 说明： 信用等级即可在本模块的基础数据中维护，也可在 A3 基础数据子系统中 维护； 系统允许用户修改信用等级，但只允许修改名称、描述，而不能修改信 用等级的代码； 财务信息中的信用等级可由下拉菜单中选择录入。下拉菜单默认显示信 用等级列表。 第 3 章 供应商卡片 - 15 - 分管部门、分管业务员 一般一个供应商会有一个部门负责管理与其相关的日常业务,而且常常是 由该部门中一个比较固定的业务员具体负责,包括发展业务、签订采购订单、 跟单、运货、开发票和付款等。系统针对各部门或各业务员管辖范围内的供 应商提供各种报表，以便于各部门对其所属的供应商进行管理，也可以对各 部门的供应商关系情况进行监督控制。 账务科目 在供应商卡片中提供作账时该供应商默认的应付账款、预付账款和采购 收入科目,以方便用户日常操作和过账处理。系统建议采用比较统一的应付科 目。科目要与该供应商的结算币种相一致,如与该供应商以美元结算,则对应 的科目应支持美元结算，如该科目为美元户科目，则该科目为支持多币种核 算科目。 折扣方式、默认折扣 在采购业务中一般存在现金折扣、商业折扣和数量折扣三种,本系统支持 折扣的自动处理,并针对每个供应商或某供应商类型提供默认的折扣政策。 结算币种 即用户与该供应商进行交易计算时可能使用的币种,可以根据实际情况进 行确定。可能是单一币种, 如本位币或某单一外币(如美元),也可能在不同的 交易中使用不同的币种进行计算,此时需要选择“多币种”结算方式。本系统 针对每一个供应商支持完善的多币种交易管理,可以查看以某种具体币种结算 的交易情况,也提供整体的应付账和交易分析,提供货币重估功能,从而可以统 一置换为以某一种币种进行度量的交易报告。 运输方式、供应商类型、采购类型等其他信息 为了管理和业务的需要,根据实际情况,记载与该供应商交易的货物运输 方式、供应商类型和采购类型，从而进行分类管理。 供应商状态 供应商状态包括“有效”和“冻结”两种,一般与该供应商的信用状况相 关,通常情况下是有效的,即允许继续发生交易,当用户维护了有效截至日期时 系统自动处理其状态。 供应商属性 “供应商属性”为必须输入项，它的选择会决定供应商在发生业务时的 处理流程。包括：“供应链组织” 、 “终端用户” 、 “内部员工” 、 “外部人个” 和“临时性客户”五种。同时，您也可在“财务业务数据设置客户属性” 中进行设置，但系统内定的以上五种不得删除。选择好供应商属性后，在多 - 16 - 供应商相关报表查询中，系统将需要您在“查询条件”中录入“供应商属性” 并进行过滤处理。 临时性供应商： 对于与企业很少发生业务往来关系的供应商，或者从管理角度出发考虑， 无需进行严格管理、跟踪的供应商，您只需创建一张客户卡片，输入通用信 息。在日常输入单据、凭证时，这种“一次性账户”可以补充输入特定专用 信息，如：名称、地址、电话及银行相关信息等。这样操作，为企业在日常 处理节省了一定的人力和系统空间。 操作步骤： 1、我们首先在系统中建立一个临时性供应商，并输入其通用信息。 2、在相关单据或凭证录入时，选择该临时供应商代码，系统将自动弹出 跟这张单据或凭证相关的专有临时供应商信息录入窗口。 内部员工： 内部员工类型的客户，是为更好的进行清账核销处理而设置，可与其他 往来账一样进行账龄分析。 操作步骤： 1、在供应商属性中选择“内部员工” ，系统弹出“内部员工”设置窗口 进行选择。 2、选择具体员工，并指定生成的供应商代码（前缀员工代码，总长度 不能超过 20 位） ，系统提示“是否导入员工信息” ，点击“确定” ，系统进行 导入操作， “员工姓名”自动转换为“单位名称” ，部门对应到“分管部门” ， 员工信息卡片中的地址和电话也支持自动回填。 3、在后续的单据、凭证录入时，选择该临时供应商卡片代码，系统将弹 出与该卡片有关专用临时供用商信息录入窗口。 注意：一个内部员工只能被引用一次。 发展纪要 用于记录于该供应商相关的日常事宜和发展状况等信息。 操作技巧提示： 1、在输入信息时，鼠标“双击”可以弹出输入帮助窗口供您选择。 2、在输入客户代码时可以使用以下输入方式： a、直接输入客户代码或客户名称，系统会自动匹配并查找出客户基本信 息； 第 3 章 供应商卡片 - 17 - b、直接输入客户助记码，系统会自动匹配并查找出客户基本信息； c、输入“/”客户代码（可以为不完全的代码）或客户名称（可以为 不完全的名称） ，系统会自动模糊匹配客户代码并查找出客户基本信息； d、输入“*”客户助记码（可以为不完全的代码） ，系统会自动模糊匹 配客户助记码并查找出客户基本信息； e、输入“” ，系统会直接打开客户帮助窗口供您选择客户。 3.1.23.1.2修改供应商卡片修改供应商卡片 根据实际的变化情况，可能需要对供应商资料进行修改，包括单位信息、 信用情况、分管部门、折扣及交易情况等。在与供应商发生交易前，该供应 商资料可以根据实际情况任意修改，若已经发生交易，则需兼顾这些交易情 况。如本单位与某供应商以前以本位币进行交易的结算，现改为以美元结算， 考虑到以前的交易情况,该供应商卡片的交易币种需要改为“多币种” ，而不 能直接改作“美元” 。 3.1.33.1.3批改供应商卡片批改供应商卡片 对于应收科目和预收科目，针对某一类或选定的供应商可以成批进行修 改。若用户单击“供应商卡片列表”窗口中的“批改”按钮，弹出图 3.1-2 所示的窗口： 图 3.1-2 批改供应商卡片信息窗口 可在“批改供应商卡片信息窗口”中即可一次修改全部客户的应收/预收 科目，也可以设置条件修改部分客户的应收/预收科目。 - 18 - 3.1.43.1.4查看供应商卡片查看供应商卡片 供应商卡片提供强大的供应商管理和查看功能，除以上介绍的单位资料 和供应商资料外，还提供专门的业务简报和交易清单页面供用户了解该供应 商的大概和详细情况。 业务简报：提供各供应商本会计年度年初、本会计年度各个会计期的 交易统计情况，包括各期间的采购情况（包括开票、退货） 、应付账支出情况 （包括付款、折扣） 、应付余额等重要数据。从而对该供应商的情况有一个整 体的把握。供应商中心所有报表基本都提供本币式和外币式两种报表形式， 以满足用户的不同需要。 交易清单：提供与该供应商发生的所有交易记录，用户据此可以详细 了解每一笔采购业务和应付账发生和支出情况，而且针对每一笔交易记录， 双击可以直接追踪其原始单据和对应凭证，交易清单表头还提供该供应商总 的交易数据和信用情况，让用户一目了然。 交易清单如下图 3.1-3 所示： 图 3.1-3 交易清单查询窗口 用户除通过“查看”功能按钮获取以上信息外，还可以通过“定位”功 能按钮，针对供应商号码、名称、地区、分管部门和供应商类型进行直接定 位和搜索操作。 提示: 供应商卡片查看可以定义信息限制域保密供应商卡片信息。 第 3 章 供应商卡片 - 19 - 3.23.2 供应商卡片清理供应商卡片清理 长期的积累使得供应商卡片的数目庞大，在进入新的一个年度时，需要 将某些在将来不会发生业务的供应商做成批删除处理，供应商卡片清理就提 供了这个功能。供应商卡片清理功能判断数据引用关系。 点击“供应商卡片清理”菜单，系统弹出过滤窗口，选择需要清理的供 应商卡片的过滤条件，点击“确认”，系统会根据过滤条件将可以删除的供 应商卡片罗列出来。如下图 3.2-1 示： 图 3.2-1 供应商卡片过滤窗口 注意： 1、只有当前年度账套中没有发生过业务的供应商才能删除。 图 3.2-2 供应商卡片列表窗口 在本窗口，用户可以根据需要通过“删除”按钮逐个删除供应商卡片， 也可以使用“清理”按钮将筛选出来的供应商卡片一次性全部删除。 2、执行删除操作的供应商卡片是不可恢复的，请用户谨慎操作。 - 20 - 第第 4 4 章章 单据管理单据管理 单据管理部分主要处理应付账形成和应付账的冲销业务。单据管理部分 提供灵活的应付账形成入口，若用户购买了新中大 A3 系统的采购子系统，采 购发票过账时将自动形成应付记录和应付账凭证并传至总账、供应商中心和 现金中心；在未购买采购系统的情况下，供应商中心本身提供单据录入功能， 通过简易开票也可以直接生成应付账和应付账凭证；供应商中心还提供了外 部数据接口，第三方采购系统只需要提供符合供应商中心提供的应收账数据 接口规范，本系统就可以从第三方数据系统中获取数据并自动形成应付账。 当系统定义了下个财政年度的会计区间后，系统支持在未年结的情况下， 录入修改下年的单据，录入下年的发票及记账，应付账款的核销及外部单据 导入操作生成下年的单据及凭证，账龄分析等操作。 4.14.1 单据处理单据处理 4.1.14.1.1应付单录入应付单录入 在没有采购系统的情况下，可以使用应付单替代发票等单据的开具，形 成应付账。在采购系统中无法开具的而又与应付账相关的单据也可以在此开 具。应付单录入主要用于应付账的形成。 “应付单录入”界面如下图 4.1-1 所示： 第 4 章 单据管理 - 21 - 图 4.1-1 应付单录入窗口 应付单是一种凭证形式的单据，若科目属辅助项核算或部门核算、数量 核算等，系统提供专门的辅助核算窗口供用户录入，其方式与凭证录入一致。 应付单录入窗口主要分两部分，上面是主体部分，下面为对应科目部分。主 体部分科目为属于供应商核算的科目（应付科目或预付科目） ，对应科目为非 供应商核算科目，包括产品采购、应交税金科目等。凭证的形式一般如下： 借：11701 产品采购 80000.00 22101 应交税金-应交增值税 13600.00 贷： 21301 应付账款-产品 93600.00 主体部分为 21301 科目，一般为贷方，只有一个科目。对应科目为 11701、22101 等科目，一般记在借方，可以是多个科目。 应付单存盘时，一方面形成应付记录，同时自动生成记账凭证。系统提 供连续录入功能。 说明： 1、供应商代码录入。先选定供应商，可以直接录入供应商代码，也可以 双击代码所在输入框，或选择工具条的供应商按钮，也可以敲入代码的开始 几个字符，系统自动弹出供应商帮助窗口,供用户选择供应商。系统根据该供 - 22 - 应商对应的卡片设置自动填写单据相关内容，如填写名称、默认的应付科目、 采购科目、应交税金科目、分管部门和业务员、交易币种等信息。一般情况 下，用户只需要填写交易金额和摘要即可。 2、结算币种。交易币种必须与供应商卡片设置的交易币种保持一致，只 有在供应商以多币种结算的情况下，用户需要选择本次交易的结算币种，其 他情况交易币种是唯一确定的。应付账款和采购收入等科目可以根据实际情 况进行更改，但必须与本次结算币种保持一致。 3、汇率与金额。若交易币种为外币时，系统自动取得默认的该币种的汇 率，并根据对应科目总金额自动计算外币金额，也可以根据外币金额自动计 算对应科目的金额。 4、若输入对应的订单号和发票号，系统可以利用其进行订单或发票账款 发生和回收情况的追踪。 5、发票为增值税发票时，系统自动增加“应交增值税”科目栏。 6、系统提供价税自动分离功能，方便用户的录入。 7、当系统定义了下年的会计期区间，应付单的录入，支持录入下年六个 会计期的单据，保证在系统不年结的情况下，可以处理下年的业务，当系统 年结时，自动会复制到新的年度里。 操作技巧提示： 1、在输入信息时，鼠标“双击”可以弹出输入帮助窗口供您选择。 2、在输入客户代码时可以使用以下输入方式： a、直接输入客户代码或客户名称，系统会自动匹配并查找出客户基本信 息； b、直接输入客户助记码，系统会自动匹配并查找出客户基本信息； c、输入“/”客户代码（可以为不完全的代码）或客户名称（可以为 不完全的名称） ，系统会自动模糊匹配客户代码并查找出客户基本信息； d、输入“*”客户助记码（可以为不完全的代码） ，系统会自动模糊匹 配客户助记码并查找出客户基本信息； e、输入“” ，系统会直接打开客户帮助窗口供您选择客户。 注：当选择的供应商为临时供应商时，您可以录入供应商名称，录入新 的供应商名称后系统会弹出即时录入相关财务信息的界面供您录入；您也可 以录入已经录入系统的临时供应商的名称，系统会自动读取以前您录入的临 时供应商财务信息供您参考； 3、本系统中录入辅助项辅助信息时可以使用以下功能方便您录入： a.在辅助项辅助信息录入界面，使用右键弹出，可以让您快速录入辅助 第 4 章 单据管理 - 23 - 项信息： 导入科目对应的所有辅助项：可以快速导入当前科目所有的辅助项到录 入界面；（对方科目录入时还可以导入已经录入的相同科目的辅助项信息到 当前对方科目的辅助项辅助信息中） 。 分解金额全部清零和分解数量全部清零方便您在录入分解金额错误时快 速清零； b.在录入辅助项信息后，且当前科目已经录入金额（或数量）的情况下， 在辅助项金额（或数量）录入的界面输入“空格” ，系统会自动平均分摊科目 金额（或数量）到辅助项金额（或数量） ；如果部分辅助项您已经录入了金额， 系统会自动计算出还没有分摊的金额（或数量）：科目金额 （或数量）辅 助项已经分摊金额（或数量） ，自动平均分摊到还没有录入辅助项金额（数量） 的辅助项上； 注意：如果只录入一个辅助项，您不用录入金额（或数量）系统会 自动赋值金额（或数量）到该辅助项上。 辅助项金额（数量）录入原则： 一旦要分摊辅助项金额，相同辅助项类型辅助项金额（或数量）总和必 须等于当前科目金额（或数量） c.如果您在科目卡片中设置了科目的默认辅助项，且在总账凭证风格 设置中选择了自动导入默认辅助项的功能时，系统在您选择科目的时候会自 动导入默认辅助项到当前科目的辅助项辅助信息中。 4.1.24.1.2退货单录入退货单录入 若用户没有购买 A3 系统的采购子系统，当发生采购退货、已售商品降价 或打折等情况，退货单的开具可以简单替代开具红字发票等功能。主要用于 应付账的回冲。 “退货单录入”窗口如下图 4.1-2 所示： - 24 - 图 4.1-2 退货单录入窗口 退货单录入界面与应付单录入界面相似，只是业务类型、生成的凭证不 同。 退货单支持立即冲销功能，系统自动查找与该张退货单所属供应商和应 付科目相同的记录供用户冲销应付账，详见应付账款核销部分的介绍。 开具退货单将更新供应商的退货金额。系统提供报警功能，在设置好报 警级别后，系统将在每笔交易发生时进行计算和判断，达到报警临界点即开 始报警。 4.1.34.1.3应付单冲红应付单冲红 针对应付单据作废、误操作或者部分应付账回冲的情况可以使用应付单 冲红功能，系统提供滚动单据或列表选择冲红两种方式。 “应付单冲红录入” 窗口如图 4.1-3 所示： 第 4 章 单据管理 - 25 - 图 4.1-3 应付单冲红窗口 系统根据原始的业务单据自动生成红字单据，其相关内容基本相同，只 是金额方向相反。 应付单的冲红支持与其对应的业务单据进行自动冲销。冲红单据也可以 根据实际情况进行修改，包括交易金额等。在此也可以不自动冲销，在应付 账核销中另行核销也是可行的。详见应付账核销。 说明： 1、应付单和冲红应付单对应的业务类型为 PI，开具应付单将更新供应商 的开票金额； 2、系统提供报警功能。在设置好报警级别后，系统将在每笔交易发生时 进行计算和判断，达到报警临界点即开始报警。 4.1.44.1.4单据修改单据修改 满足以下条件的单据允许对其进行修改： 1、修改的单据必须来源于供应商中心； 2、修改的单据对应的凭证没有完成审核。 - 26 - 4.1.54.1.5单据查询单据查询 通过单据查询，用户可查询到由 A3 采购系统、供应商中心和第三方数据 系统中导入的业务单据。 系统可以查询选定范围内的单据，查询范围定义窗口如图 4.1-4 所示： 图 4.1-4 查询范围定义窗口 查询范围定义窗口各栏目说明： 业务类型：用下拉框选择要查询的业务类型，系统支持多选。 供应商代码：输入要查询的供应商的代码。如果为空，表示选择所有 的供应商。 制单人：输入要查询的制单人的名称。如果为空，表示选择所有制单 人录入的单据。 列表形式：点击其选择按钮，单据就以列表的形式来显示满足条件的 单据。 滚动形式：点击其选择按钮，单据就以单张的形式来显示满足条件的 第一张单据，再通过点击每张单据的滚动按扭来滚动显示另外满足条件的单 据。 在列表查询方式下，系统将符合选择条件的所单据都在“单据列表”窗 口中以列表形式显示出来。双击单据所在记录行或单击“单据列表”窗口工 具栏中“单据”按钮，将弹出原始单据。若该单据在采购子系统中开具，将 直接得到对应的原始发票；若该单据在供应商中心开具，将得到对应的应付 单（或退货单、应付单冲红单） 。通过“凭证”按钮用户该追查到该业务单据 所对应的记账凭证。 在滚动查询方式下，系统将弹出“单据查询”窗口。在该窗口中系统除 第 4 章 单据管理 - 27 - 了可以显示出原始单据外，还提供有原始单据滚动查询功能按钮“首” 、 “前” 、 “后” 、 “尾” ，以供用户翻页查询每一张原始单据。在滚动查询方式下，原始 单据还可以直接追踪对应的记账凭证。在“单据查询”窗口中直接单击工具 栏中的“凭证”按钮，即可得到该单据对应的记账凭证。 4.1.64.1.6应付计划管理应付计划管理 在特定的时间内每个月会发生一笔完全相同的业务。例如，根据进度付 工程款，系统可以先制定应付计划。填制应付单信息后，选择应付单折叠窗 口，计划按钮创建新计划，如图 4.1-5 所示： 图 4.1-5 输入计划的名称、计划总金额、执行日期及对应的执行金额后，本系统 会自动将前一应付单录入窗口中的录入信息，与现在录入的内容进行组合， 形成一个完整的应付计划。同时，本系统为方便用户维护执行日期及金额， 提供了自动生成功能（提供按指定日期及固定间隔日期两种方式） ，您只要在 以上窗口的工具栏中点击“执行分配”按钮，即可弹出以下窗口以供录入， 如图 4.1-6 所示： 图 4.1-6 在应付单计划管理的窗口，可对计划修改、复制、查看其执行情况、计 划总金额、可执行金额、可执行金额、计划总数。执行情况根据计划总数判 - 28 - 断是否完成执行。对于已执行的计划可跟踪到具体的单据。如图 4.1-7 所示： 图 4.1-7 4.24.2 采购发票处理采购发票处理 4.2.14.2.1发票管理发票管理 点击该子菜单就进入“采购发票管理”窗口中，在这个窗口中，系统设 置了“增加” 、 “修改” 、 “删除” 、 “复制” 、 “审核” 、 “审批” 、 “冲红” 、 “作废” 、 “凭证” 、 “查询” 、 “定位” 、 “打印”等主要功能按钮，下面详细介绍关于采 购发票的具体操作。 增加 在增加新的采购发票时，首先确定增加的发票的类型；同时应该选择采 购发票的种类。点击“增加”按钮，系统弹出采购发票类型的选择窗口。系 统默认的来源取决于采购系统基础数据子模块的“选项设置”中对这部分选 项的设置结果，只有发票来源为库存入库单（退货单）时，才能进行自动对 账。如图 4.2-1 所示： 第 4 章 单据管理 - 29 - 图 4.2-1 发票类型选择窗口 下面以增加一张蓝字增值税采购发票、以采购入库通知单（退货单）作 为采购发票数据来源为例说明采购发票的增加操作要点。 1、点击“增加”按钮，系统弹出窗口，发票类型选择为“增值税发票” ， 选择采购发票资料来源为“采购入库通知单（退货单） ” ，然后，执行“确认” 按钮后系统弹出“采购发票录入窗口” ，如下图所示： 图 4.2-2 2、在发票录入窗口中，系统设置了“增加” 、 “删除” 、 “通知单” 、 “合并” 、 “存入”等主要功能按钮。首先点击按钮“通知单” 。系统弹出 “采购入库 /退货通知单帮助窗口” ，确定并选择相应的通知单并确认后， “采购入库/退 货通知单”中相关的资料就回填到采购发票录入窗口的相应字段中。 3、输入或修改采购发票的相关内容，如发票号、采购数量、金额、单价 - 30 - 等。执行“存入”按钮，就完成了这张采购发票的增加录入处理。 说明： a、发票录入窗口中的“增加”及“删除”按钮用于增加或删除采购发票 中的物料明细记录。利用“合并”按钮，可以实现将同一供应商和发票往来 单位、同一类型的采购发票合并起来。合并方法就是选择属于同一个供应商 和发票往来单位的“采购入库/退货通知单”后，输入或修改相应资料确认无 误后，点击“合并”按钮。 b、您必须输入采购发票的编号，并且保证录入的发票号长度符合规定。 发票号长度在本系统基础数据子模块的“采购发票类型”菜单中进行维护。 c、如果发票类型是运费或费用发票，还需要选择相应的“费用类型” 。 修改 采购发票的修改与增加的操作基本相同，请参照“增加”的操作说明。 另外，如果想要修改的采购发票已经审核或已经经过其它操作处理了（如审 批、冲红、作废记账等） ，就不能修改这张采购发票。 删除 采购发票的删除，是整张发票单据的删除。如果想要删除的采购发票已 经审核或已经经过其它操作处理了（如审批、冲红、作废记账等） ，就不能删 除这张采购发票。删除的操作比较简单，选择符合删除条件的采购发票记录， 然后单击“删除”按钮，就完成发票的删除操作。 复制 系统提供了三种复制的方法：复制表头、复制表体、复制全部。具体的 操作方法是，选择被复制的采购发票记录，然后点击“复制”按钮，选择复 制的方法，然后系统进入到“采购发票录入窗口” 。最后，输入或修改相应的 数据辅助项，单击“存入”功能，就完成了采购发票的复制。其后面的操作 与正常的增加处理是相同的。 注意： 在增加或修改采购发票时，如果不填制“财务类型”这个辅助项。在 “采购核算管理”中将无法实现采购发票的自动记账。 审核/弃审核、审批/弃审批 这些操作与其它单据的处理是相似的，只是系统支持对采购发票的成批 审核、审批，此功能通过相应窗口中的“单据成批处理”选项进行控制。 第 4 章 单据管理 - 31 - 冲红 采购发票的冲红主要处理的是已经记账的采购发票。当已经记账的采购 发票做了冲红处理后，还应该执行“记账”功能。另外，已经进行采购对账 处理的采购发票不能冲红。如果需要冲红，请到“采购对账”中删除对应的 对账记录，然后再做冲红操作。 作废 采购发票的作废主要处理的是已经经过审批手续，但是没有进行记账处 理的采购发票。作废后的采购发票不能冲红、不能记账。 查询、打印 采购发票的查询及打印操作，与其它单据查询及打印操作相同。具体可 参照相关内容的操作说明。 注意： 1、在处理采购发票时，要注意发票类型的选择，不同的发票类型可有不 同的业务处理方式，如采购发票和费用发票的处理一般就不同的。 2、增加采购退货发票时，点击“增加”按钮后，必须选择“红字” 。 3、必须经过仓库接收后的采购入库通知单及采购退货通知单（入库后） ， 才能在增加发