Excel和Word协同完成表格格式化输出.doc

Excel和Word协同完成表格格式化输出今日看到一份高校计算机文化基础课程的一份作业，要求是处理一份Excel文档，并将结果在Word中呈现出来。首先在Excel进行数据处理，再在Word中打印输出，这也是有数据处理和展示要求的朋友们最常见的要求。这是一份商品单价，设计到销售季度、类别、产地等等项目，不仅仅有分类筛选等要求，还要有打印时的特属要求。笔者发现,这其中还蕴藏着一些小技巧。下面将这次“作业”完成的过程完整的展现出来，对于初学者，希望您能好好研读其中涉及的基本功能，触类旁通;已经熟悉Excel和Word操作的朋友可以只看其中的精华部分。点击这里下载作业的原始文件。点击这里下载最终成品。1.作业要求：对于原始Excel表格：(1)只取数据清单的季度、类别、产地、品名和单价五列，其余列删除;(2)对数据清单按类别、季度和产地进行排序;(3)增加表标题行，格式为黑体22号字;(4)表中的文本用宋体10号字;(5)加表格线，表格各列的宽度适当;(6)将整个表格区域复制到word的一个空白新文档中;(7)文档的页面格式为A4打印纸，页边距适当;(8)设置表格的标题行重复;(9)对文档进行分两栏排版。(10)对文档增加页码到页脚位置中部,且为“第页”的形式。最终实现的效果是这样的： 2.分步骤详解对于步骤(1)，实现的方式有两种。一是删除，二是隐藏相关内容，目的都是使其在表格中不显示。对于大宗的数据表格，最好不要使用删除功能。对于一些在某些行有合并现象的时候更是如此。这样会对表格造成无法预期的破坏。所以这里我们换用“隐藏”功能，这个功能主要应用在Excel去除显示时一些不必要的内容。方法是：选中整个行或列，直接右键即可，而恢复显示，只要在不连续的行列两侧同时选中，右键显示即可。 这时候，表格列中就剩下了季度、类别、产地和单价四个标题。对于步骤(2)的排序，大家应该不会陌生，但是如何使用多个关键字对其排序呢?这里面必然有优先级的问题。这就不能使用简单排序了，在“开始”选项卡中的“编辑”菜单中“排序和筛选”中选择“自定义排序”，依次添加关键字。按照要求，首先是类别，后方选择“数值”，因为这其中没有数值，所以意味着按照字母首字符进行排列。继续添加关键字：季度，仔细观察条目的内容，这其中不同的就是所含数字不同，那么排序依据是“数值”就不难理解了。 多关键字的排序会按照次序依次进行，本例中，在进行完类别的排序后，再在类别相同的行中以新关键字排序，这里面的主从关系大家一定要理解和熟练掌握。步骤(3)的操作是行或者列的“插入”功能。格式和字体的设置在Excel中和在Word略有不同，Excel可以以单元格为单位进行操作的。也就是说，字体的修改不仅仅可以选中部分文字后进行，也可以选中其所在的单元格统一处理，可以实现单元格中字体样式的不同。同样的方法完成步骤(4)，我们将表格内容选中，把字体统一改为10号字。 步骤(5)是为表格增加框线，这个功能大家也很熟悉，在Excel2007中的字体工具组中就提供了很方便的方法，就在“开始”-“字体”中的框线工具中直接添加和解除每一部分的框线。 这时候，表格的格式都设置好了，直接把它选