NCV5.7采购业务流程改进方案及软件应用改进建议-20140318.doc

NCV5.7采购业务流程改进方案及软件应用改进建议本方案是根据目前公司实际采购业务并结合NC实际应用状况提供的解决方案。适用公司的原材料采购，备品备件、固定资产等，业务类型包括单个公司的采购业务，支持企业级不同物资、各业务类型不同采购流程的采购管理；该方案也适用于集团企业的集中采购业务模式，支持物资公司、虚拟采购组织等多种应用模式的集中采购管理。本解决方案重点关注解决企业采购管理中的如下关键问题：l 如何实时掌控集团的全局库存，使集团的库存控制策略有效执行；l 如何使原材料库存控制在一个合理的水平;l 怎样保证原料采购质量，并进行跟踪；l 如何编制物料采购计划，达到按需采购、及时采购、控制库存的目标；l 如何规范采购业务流程和控制规则，并有效执行；怎样做到分权采购和透明化管理；l 如何有效控制采购价格，以有效地控制采购成本;l 如何根据企业情况设计集中采购业务流程规范并控制下属企业有效执行；集团企业如何发挥集中采购的优势，降低采购成本;l 如何对供应商进行科学、及时、准确的评估，如何实现集团级的统一供应商管控、评估；l 如何提供及时、可靠的信息供领导者进行采购决策;1.1 采购业务流程 目前公司采购物资包括大宗原材料类、备品备件类（含原煤氮气、劳保用品）、办公用品等消耗类、固定资产及低值易耗品类，按照采购品类的不同，采购流程略有区别。1.1.1大宗原材料类物资的采购业务流程备注：上述采购发票也可以由采购员录入，优点是可以随时查看未到发票采购单，方便及时催要发票。 蓝色内容为已经实现的功能，红色内容为需要添加修改的功能。（以下流程图同理）流程名称采购业务流程整体业务流程说明生产/维修部门根据生产维修计划编制采购需求单，采购员将采购需求单汇总后将采购计划反馈保管员，保管员根据仓库库存调整采购计划，采购员根据修正后的采购计划，确定供应商后报请经理审批进行采购。采购到货验收合格后执行入库操作，财务核对采购单、质检单、发票，单单相符后进行系统录入操作，最后进行财务账务核算和处理。库存管理部门每月核对库存，每月底与财务核对账务。业务流程关键点简述采购计划原材料、备品备件采购计划由采购部根据生产计划制定，仓库保管对采购计划进行修订，采购员执行采购。采购到货/检验、过磅原料采购货物运输到位后，由工厂化验员首先进行品质化验（抽样，一车一验，不合格则进行退货换货，保证无入库退货情况发生）；此后进行过磅入库操作。材料入库质量检验单材料入库质量检验单是检验后，质检人员出具的材料质量证明，交采购员作为货物验收、退货、索赔依据。入库单保管员过磅时打印过磅单，并根据过磅单录入系统入库单（机打入库单作为原始凭证附件）财务入账依据以机打入库单、发票为依据进行账务处理，机打入库单作为重要单据串联货物进入厂区后的所有业务，质量检验、发票审核、货款支付都以此为基础，该单据不允许手工涂改。报表需求01采购汇总表（供应商汇总、原料品种汇总、原料类别汇总）、采购明细表、采购价格波动表、采购计划完成率、原料库存表等。采购业务流程主要控制节点序号岗位/部门单据处理描述1计划员生产计划，采购申请仓库保管员、车间领料员、维修工根据生产需要提报计划或采购申请。（此处计划员指保管员、领料员、维修工等）2采购员采购计划根据各业务部门提报的计划、申请汇总采购计划。采购计划与库存核对，确定实际采购量。3采购员采购到货单签订合同后，根据货物发货计划制作采购到货单，通知仓库收货。4保管员采购入库单参照采购到货单生成库存采购入库单5会计采购发票参照库存采购入库单生成采购发票;6会计暂估采购入库单对于当月货到票未到的需要对采购入库单进去暂估处理;7会计推式生成结算单采购发票在审核的时候推式生成采购结算单;8会计采购应付单采购发票在审核的时候同时推式生成采购应付单;9会计采购付款单参照采购应收单生成采购付款单，对于有预付款的要进行核销处理;9会计生成凭证采购入库单、暂估采购入库单、采购应付单、采购付款单在会计平台处生成凭证。1.1.2固定资产及低值易耗品的采购业务流程备注：上述采购业务将固定资产作为存货处理，将采购申请、采购计划、库存管理串联起来，目前仅有验收、发票入账业务实现了系统管理。 采购业务流程主要控制节点同1.1.1用友NC应用改进建议公司ERP-NC项目自2011年11月启动，历时近4个月的时间，完成各模块的上线应用。目前使用的模块详见UFIDA NC5.7-产品模块说明，标注红色部分为已经购买的模块。UFIDA NC5.7-产品模块说明安装盘名称产品名称包含模块nc_uap客户化nc_pd工程基础数据nc_portal企业门户nc_fi财务会计会计平台,财务公共,总账,现金管理平台,应收应付,借款报销,WEB报销nc_tpb全面计划预算预算基础,全面预算,费用预算nc_co_cm管理会计制造成本管理nc_tm资金管理内部账户管理,资金结算,资金调度,银企直联,存款管理,资金计划,商业汇票,信用证管理,保函管理,综合授信,信贷管理,资金预测,资金监控nc_scm供应链管理供应链管理基础设施,存货核算,供应商管理,采购计划,采购管理,销售管理,库存管理委外加工,内部交易,运输管理,合同管理,U8零售接口,销售计划,价格管理,信用管理价保管理,返利管理,供应链报表,退货管理nc_scm_admin供应链管理盘nc_qc质量管理nc_am资产管理固定资产,资产信息管理,资产使用管理,资产租赁管理,维修维护管理,设备运行管理nc_mm生产制造需求管理,主生产计划,物料需求计划,排产管理,生产订单管理,最终装配计划,车间作业管理,检修管理,制造执行系统nc_hr人力资源人力资源基础盘,人员资源规划,能力素质管理,组织机构管理,人员信息管理,人员变动管理,人员合同管理,人员资源预算,薪酬管理,福利管理,时间管理,招聘管理,培训管理,绩效管理,政策制度管理,综合报表,数据分析中心,人力办公平台,HR自助服务nc_hr_pd人力资源预制nc_iufo集团报表网络报表,合并报表nc_ec电子商务电子采购,供应商门户nc_eg企业治理基础设置,全面风险管理,手册管理,IT控制监控及报告风险控制评价及改进nc_xbrl集团报表XBRL集团报表XBRLnc_iccNC在线服务鉴于目前用友NC的使用现状，考虑到基础数据的规范、各操作岗位对ERP软件的熟悉、实际业务复杂程度、以及公司IT力量的考虑，建议公司首先对一期项目进行深入优化。首先需要规范基础数据和权限管理，对存货档案、客户档案、供应商档案和会计科目等基础数据进行梳理和规范，杜绝基础数据错误；全公司统一按照岗位、角色分配权限，保证各操作人员在职责权限范围内进行相关业务处理，实现权限明确、岗位分明。进一步优化现行业务管理流程，分析管理漏洞，将管理制度和控制点固化在信息系统中，用“法制”代替“人治