办公室主任职位说明书.doc

职位说明书制定规范 3/3第一部分 基本信息职位名称办公室主任直接上级行政副总裁所属大部门北京和利时系统工程股份有限公司所属小部门办公室职位类型管理类职位等级拟定人评审代表审批生效时间职位目的（简要地介绍该职位的主要目的，突出该职位对组织独一无二的贡献）根据公司的发展战略与经营管理要求，传达总裁办公会的指示并督促公司各部门进行贯彻执行，保证公司重要信息的有效沟通。负责公司的公文管理、会务管理、总裁办的秘书事务、办公秩序检查等行政事务工作，从而建立良好的办公秩序。同时负责公司的对外形象策划、公共关系管理、政府项目申报、内部刊物编发等工作，宣扬企业文化，树立企业形象，为公司的经营管理提供支持。1 本部门职责（要求落实到具体的活动）1、 在公司总裁的领导下，结合公司的发展战略规划，参与公司企业文化的建设与推行。2、 负责传达总裁办公会的有关指示，并督促各部门进行贯彻执行，保证公司重要信息的及时、有效的沟通。3、 负责公司的行政事务工作管理。包括公文系统管理；会务管理；办公场所管理；办公家具管理；经营资质文件管理；办公秩序检查；前台管理；文印室管理；公司印章管理；办公用品、礼品采购，以及总裁办的秘书事务等。4、 负责公司的对外企业形象宣传。包括策划与实施新闻宣传；组织安排外单位的来访参观活动；政府项目申报等。5、 负责内部刊物和利时之声的稿件征集与编发。6、 负责建立公司与相关政府机构的良好关系。7、 负责营造良好的工作氛围，建设职业化的行政管理队伍。2 工作关系（请列出该职位的上级职位、同僚职位和下级职位，含行政汇报关系和业务汇报关系）办公室主任 公司总裁宣传主管业务相关性职位职位 业务下属职位名称直接下属职位名称同僚职位名称文印员行政秘书前台秘书 3 工作权限单位总人数10直接下属9间接下属业务下属年度预算额年度销售额年度花费年度净收入运营成本第二部分 工作职责请描述职位48项应付责任，包括主要活动和要达到的成果，每一应付责任请依其重要性排列，从（1）开始，而（1）代表最重要。 衡量标准可以是数量、质量、成本、时间、人员反应等等，应尽可能客观、量化数据易采集重要性主要工作职责及活动责任衡量指标1负责及时传达总裁办公会的有关指示，并督促各部门进行贯彻执行，通过构建信息传递的渠道与体系，保证公司重要信息的及时、有效的沟通。全责 预算执行偏差率 问题及时解决率 内部客户满意度 员工满意度（组织氛围离职率）2负责公司大型活动与会议的组织、策划、协调与接待工作，保证活动的顺利实施。全责3负责公司公共关系管理，建立、协调与保持与业务相关的政府主管部门的关系，为公司经营管理提供便利。全责4根据公司的办公环境的特点，组织本部门负责的行政事务工作的流程优化与工作制度的建立，从而提高办公效率，降低管理成本，保证资源的合理配置。全责5在公司总裁的指导下，参与公司企业文化的建设，利用本部门的宣传资源，保证公司的企业文化与核心价值观的有效推行。部分责任6负责审定公司对内、对外宣传资料，保证宣传活动与公司有关精神协调一致。全责7遵循公司的价值观，推动组织文化建设，营造积极向上、勤奋务实的组织氛围，培养部门员工，建设职业化的行政队伍。全责8第三部分 任职要求序号项目、要求1学历和专业本科以上，工商管理、行政管理相关专业2专业/技术任职资格管理任职资格3专业资格证书4相关工作经验二年以上行政管理、总务管理工作经验。5必备知识技能良好的公文写作能力；流畅的口头表达能力；6综合素质领导能力、组织意识、公关能力、人际理解力、影响能力7内部招聘资源8工作依据第四部分 衡量指标定义指标名称问题及时解决率指标编号版本号V1.0指标类别指标级别统计周期季度指标定义问题在规定时间内及时得到解决的比率设立目的及时解决内部客户反映的各种问题指标算法统计周期内回归测试通过问题数/统计周期内发现问题数100%统计方法说明数据输出部门统计点指标名称员工满意度指标编号版本号V1.0指标类别指标级别统计周期季度指标定义员工对公司的满意程度设立目的考察组织的健康程度，巩固公司内部建设指标算法人力资源部组织的内部员工满意度调查统计方法说明通过组织气氛调查和员工离职率来考察数据输出部门人力资源部统计点指标名称预算执行偏差率指标编号版本号V1.0指标类别指标级别统计周期季度指标定义公司各部门执行公司制订的预算的偏差情况设立目的精确预算，节省开支，降低运营成本指标算法（实际预算执行情况计划预算）/计划预算统计方法说明数据输出部门计划财务部统计点指标名称内部客户满意度指标编号版本号V1