从“四个结合”浅论高职院校办公室文秘岗位的能力培养.docx

从“四个结合”浅论高职院校办公室文秘岗位的能力培养从四个结合浅论高职院校办公室文秘岗位的能力培养 近年来，职业教育迎来了前所未有的发展机遇，国家对高职教育的重视程度大幅提高，特别是教育规划纲要论文联盟等文件的出台，将职业教育的地位摆在更为突出更为重要的位置，伴随着职业教育的快速发展和改革的不断深入，高校管理工作的地位和作用日益凸现。作为院长直接领导下，保障学院决策实施，促进教学、科研、管理各项工作协调运作，负责整个学院运转的一个重要枢纽部门，学院办公室在高校管理中发挥着沟通上下、协调左右、联系内外、照应疏通、协调平衡的纽带与中枢作用，办公室工作水平的高低直接影响到整个学院的管理效率和管理效益。 办公室工作的重要性，对文秘岗位工作人员提出了更高的要求：政治素质，文化水平、业务能力、个性修养等必须随之相应提升。如何应对新形势下对办公室文秘能力提出的更高 要求，成为当前摆在首位的关键问题。 一、坚持上下结合，把握提高文秘岗位能力的关键点 上下结合主要指既准确、全面贯彻落实国家和省市的有关文件和精神，关注有关职业教育的发展趋势，又必须理论联系具体实际，着眼本单位建设发展的现实问题，进行多角度的学习分析研究。为此，文秘工作人员必须着力提升两种能力。 提高学习能力。一是要更新教育理念。作为办公室的文秘工作者，首先要具备较高的政治素质，正确把握党的教育方针政策。具备较好的政治理论素养，才能在文字材料和日常工作中坚持正确的政治方向和立场。而学习是实现这一目标的唯一途径。其次，必须与时俱进，了解熟悉国家、省市有关教育，特别是高等职业教育的最新政策和有关精神，广泛研读中央、省市的有关材料，通过阅读文件、参加会议了解国家教育方针和省高等教育发展和部署，对省内职业教育建设发展中的重大事件密切关注，熟悉国家宏观政策和市情校情，在工作中注重知识积累，从中汲取新的思路和观点，才能更好地发挥文秘岗位职能，提高文字材料的精准性，为做好本职工作奠定坚实的理论基础。二是要提高自身素质。当今时代新知识层出不穷，知识更新周期不断缩短。作为高校教师的服务者，服务的对象大都是具有较高学历和职称的教师和领导，应不断以新的知识充实自己，提升自己的知识结构和能力水平，增强学习的紧迫感，做到勤于学习，善于学习。 提高分析能力。办公室秘书实际上是处于学院决策层次的非决策者，参与政务但不处理政务，参谋角色的实质就是为领导党务、政务决策提供参考。信息是秘书工作必需的重要资源，准确、及时的信息是领导根据实际、正确地制定工作方针、政策的主要依据。做一个好秘书，必须拥有较强的信息处理分析能力，通过多收集、整理有用的信息，研究信息内容、反映信息情况、提供信息咨询等形式进行信息处理， 最终协助领导者进行决策。从事高质量信息工作的基本要领是：及时、准确、全面、适用。特别是在瞬息万变的信息时代，面对各式各样的信息，秘书人员必须拥有遴选、把握、高度概括的能力，同时这种能力不仅仅体现在对摆在面前的众多信息作出被动的选择，更重要是的是对信息的主动发掘、提炼，从而为高校领导决策提供高质量的信息资源。 二、坚持内外结合，把握提高文秘岗位能力的立足点 内外结合主要指在注重提高自身专业素养，提升岗位技能和适应能力的同时，也要注重仪容外表的修饰以及待人处事能力的把握，要掌握公共关系学以及公关礼仪方面的知识，做到内外兼修。 (一）扎实内功，提升专业能力 一是提升文字处理能力。文秘岗位是专业技术性很强工作。领导讲话稿、公文办理、院级各种大型材料及上报文件撰写等等都必须力求规范、准确、鲜明、得体。因此，要成为一个称职的人员，就要练好基本功。文字材料要做到既符合国家方针政策要求，又符合领导意图，既有深度又有高度；各类公文处理要做到熟悉各种公文的拟制、处理、保管等工作，使公文的撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等各个环节规范、有序、及时、准确，避免拖拉、积压而贻误工作。二是要提升适应能力。高 等职业院校自身的特点以及定位的这种特殊性,对高职院校的文秘工作者提出了特殊的要求，我们要从坐在办公室，转变为走入企业，了解企业生产经营的工作过程和职业标准，了解企业对人才的需求，提高自身开展实践教学、指导实习实训、参与企业技术革新、创新教学方式方法等方面的能力。不能囿于自己的所学，不然我们所知永远只能是沧海一粟。写出的材料、作出的参考也不能很好为高职院校服务。 （二）外塑形象，讲究工作方法 一是注意仪表。办公室作为学院的窗口单位，每天不可避免接触各级领导及大量校内外办事人员，文秘岗位人员要时刻警醒自身的言行举止，要做到个人素质与高校的氛围相匹配；二要摆正自己的位置。摆正自己与别人的关系，做到热情待人，礼貌待人，真诚待人，尊重每一个人。这就要求文秘岗位的同志要有平衡稳定的心理素质和科学的处世观。对待学校领导尊重而不献媚，同志之间直率而不粗暴，彼此多沟通、多理解、多宽容、多尊重，共同营造宽松和谐的人际关系，维护好学院办公室的整体形象。 三、坚持纵横结合，把握提高文秘岗位能力的突破点 纵横结合主要指既要扩大视野，加强交流，借鉴继承各类机关、兄弟院校办公室文秘岗位好的经验及吸取教训这个纵，又要注重在继承中创新，在继承中发展，在继承中寻求新的突破，开拓新的境界，延伸开拓创新这个横。 创新是社会发展的动力，创新思维是个人成长的关键。作为文秘工作人员，一定要形成创新的思维，增强创新的胆略，敢于跳出原有的思维定式，充分发挥积极性和创造性， 首先要变无我为有我。挣脱惯性思维的桎梏，不能老生常谈，要克服守旧和平庸思想，要将我贯穿到公文处理、写作等各个工作领域中，对待事务能始终保持自我的评价和自我的态度，不能因为公文固有的模式和套路就放弃自己的个性追求，写出的公文从思想、体裁、内容等方面都要富有时代气息，富有新意，让人耳目一新。 其次要变被动为主动。文秘工作人员不能只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提初步的处理意见，这样无形中变成了领导的复印机、打字机。必须充分发挥主观能动性，想领导想之先，做领导做之前，主动搜集资料，开展调研，做好服务，才能在具体工作中做到先人一步、快人一拍、高人一筹，让领导和大家满意。 四、坚持交叉结合，把握提高文秘岗位能力的提升点 交叉结合主要指既要立足于文秘的本职工作公文处理、信息报送、材料撰写、参谋服务等，又要悉心研究，细致认真的完成领导交办和新形势下给办公室工作人员更多的要求任务，做到全方位发展。 提升理论研究水平。通过参与科研、教学、课题项目等方式，推动教学相长，促进秘书学科的理论建设。作为秘书，平时可以参与秘书专业相关的教学任务，比如应用文写作、商务秘书、秘书实务，参与教材的编写，参与秘书相关教研室的建设，同时争取参与学院重大课题项目的研究，积极参与研讨学院发展和办公室建设有关的现实问题，这些教学、科研中取得的成绩，能增加作为办公室成员的荣誉感和成就感，更加能增加对文秘相关理论的认识和应用。 提升综合协调能力。办公室的工作千头万绪，综合性极强，经常会遇到大量突发性、临时性的工作任务，且一项任务往往牵扯很多方面、很多部门，需要全体人员的共同参与和精诚合作才能完成。正是因为办公