设备管理信息系统.docx

设备耗材管理系统需求分析一、问题的提出（1）开发背景税务部门在信息化过程中，投入了大量的设备和耗材，如何管理好配置在不同岗位不同部门的计算机设备和外设，规范耗材领用和设备维修程序，是一个急待解决的问题。因此，提出了开发“设备耗材管理系统”设想。建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新及统计功能的微机管理信息系统，以满足各类人员申请、使用、维护、查询的需求。（2）项目目标一是，实现设备采购的申请、审批、实施、发放、盘点的管理需求；二是，实现耗材的采购、库存、领用申请、发放的管理；三是，实现设备维修的申请、审批、维修档案的管理。四是，实现耗材、设备的盘存点验，查询、报表和台帐管理。二、流程设计采购单需求申请单审核部门需求审批单财装部门需求部门供应商财装部门入库通知单入库明细单技术部门设备领用单需求部门设备台账统计报表技术部门设备及耗材采购流程图 设备耗材管理系统三、主要功能 维修管理库存管理报表台账系统管理采购管理部门维护维修档案管理维修审批管理维修申请管理盘存点验管理发放回收管理领用申请入库管理采购下单管理采购合同管理采购审批管理采购申请管理耗材名称维护设备名称维护供应商维护人员及权限维护设备台账报表处理综合查询（一）系统管理1、部门维护部门编号部门名称01局长室2、人员维护部门编号部门名称人员编号人员名称权限03办公室0301张三3、供应商维护名称地址联系人电话开户行帐号税号主要商品4、设备名称维护编号名称品牌型号配置批次备注采购时间台式机笔记本打印机计算机个人登记表工作组使用人电脑品牌主机型号主机号生产日期联想M4350SA154675942013.08.01局长室赵华庆显示器品牌尺寸显示器号联想193M05291D2500578cpu内存硬盘光驱显卡I5-3470数量总容量500G-24G外部设备ip地址Mac地址瑞星版本号148.20.208.88D4.3D.7E.CA.8E.6924.00.06.955、耗材名称维护名称规格品牌单位进价最低库存A4复印纸70克万顺箱（20包）704（二）采购管理1、 采购申请管理发起单位可以是需求部门也可以是技术科，采购申请分为两类，一类是设备采购申请，另一类是耗材采购申请。申请表可以直接在计算机上填写，并通过网上流转审核，也可以打印出来，走人工审核程序。 设备采购申请单申请单位： 申请时间：名称型号品牌数量时间要求备注需求说明主管部门审核分管领导审核主管领导审核耗材采购申请单申请单位： 申请时间：名称规格品牌数量时间要求备注需求说明主管部门审核分管领导审核主管领导审核2、采购审批管理审批单采取推送的方式，在系统维护人员维护中进行角色定义、权限定义，发起人提交申请单时，可把申请单推送到相应的审核人，审批流程完成后，最终审批单会推送到财装和技术部门。如果是一般的耗材采购，可根据职责规定，由财装或技术部门负责采购，联系供应商。如果是设备采购，完成招标程序后，可根据定单自动生成合同。3、采购合同管理合同实现自动生成，可以从供应商名录中提取供应商信息，可以从订单中提取采购信息，可以从模板中提取权力、义务条款等，还可对合同实施有效的管理，查询。4、采购下单管理合同签定后，就可以开始执行，执行部门分别为财装科和技术科，系统可以对执行情况进行监督，主要是对单据的状态进行监督，如付首付款，供应商开始采购，供应提供物流单号，监控物流情况，供应商到货，供应商送货，我方收货等。（三）库存管理 在技术科下要建两个仓库，一是设备仓库，仓库可以是虚拟的，这是因为，设备到货会有两个状态，即库存状态和发放状态，两种状态下设备责任人是不一样的；二是耗材仓库，耗材仓库是真实的。1、 入库管理打开采购入库单编辑界面，在这里主要用于制作新的采购入库单，如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作，可通过采购入库单序时簿进行操 作，采购入库单上包含的业务和管理信息非常多，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据 体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如每条物料数量、每条物料价格等等。设备或耗材入库就纳入系统管理，对设备的入库价格管理采用一台设备一个价格的管理；对耗材的管理采取加权平均单价管理。2、 领用申请3、 发放和回收管理耗材和设备在发放管理上的不同的，一般情况下，耗材发放后不在进行管理，只是可以对某一部门耗材发放情况可以进行统计，可以掌握不同单位耗材领用情况，比较分析各单位对耗材使用的管理情况，如果对耗材使用确定定额，可以按定额使用发放。对设备的发放则要进行长期的跟踪管理，确定发放时间，责任单位和责任人。设备领用申请表部门领用人设备名称台数申请理由申请时间部门领导意见同意不同意技术管理科意见同意不同意分管局长意见同意不同意财装科意见同意不同意下发时间实际下发数量是否完成下发完成时间单价总计耗材领用申请表部门领用人设备名称件数申请理由申请时间部门领导意见同意不同意技术管理科意见同意不同意分管局长意见同意不同意下发时间实际下发数量是否完成下发完成时间单价总计设备发放后会计入设备管理台账。编号名称品牌型号配置部门责任人发放时间备注001台式机联想KJ-012一所张三20150120002笔记本003打印机4、回入旧设备处理在很多情况下，发放的同时要对原来的旧设备进行回收，回收过程如同入库理，旧设备入库后，进入旧设备处理环节，如折价变卖，捐赠等，确定处理方式后，做出库操作，旧设备出库后不再纳入管理，只是可以查询，了解它们的去向。5、盘存点验管理可以把耗材库存清单和设备清单导入到手机上，到仓库或设备存放实地，用手机上列举的清单一一对的查对帐和实物的对应关系，防止资产流失。这种盘存点验方式，不用按传统的方式按打印的表格顺序检查，而是任意的，检查完毕做好标识，不用一次性的完成所有点验或盘存，可以分批进行，使检查工作常态化。6、 设备调配管理设备名称设备编号调配时间原单位原责任人接收单位接收人备注由于人员调动，会出现设备的责任单位和责任人变化的情况，通过设备调配管理，可以实现设备责任人和责任单位属性的改变。（四）设备维修管理1、设备维修申请设备维修申请表部门申请人设备使用人需维修设备简单描述故障现象申请提交时间受理时间预估修复时间完成时间备注审批流程一级二级三级最终是否更换备用设备是否是否产生费用是否需维修设备做选项显示器台式主机打印机笔记本页面右边做相应选项常规故障提示更换备用设备后需登记更换新设备的主机号，同时更新个人表及主表产生费用后，按金额审批，后台统计费用时选择费用类型2、 维修审批管理设备维修申请表部门申请人设备使用人需维修设备简单描述故障现象申请提交时间受理时间预估修复时间完成时间备注审批流程一级二级三级最终是否更换备用设备是否是否产生费用是否需维修设备做选项显示器台式主机打印机笔记本页面右边做相应选项常规故障提示更换备用设备后需登记更换新设备的主机号，同时更新个人表及主表产生费用后，按金额审批，后台统计费用时选择费用类型3、 维修档案管理将每