集团综合档案管理制度2015.docx

*集团集团综合档案管理制度2015年6月审批记录版本状态文件内容拟稿人部门负责人领导签批第一版综合档案管理制度地产集团综合档案管理制度第一章 总 则第一条目的为加强和完善集团档案管理工作，使之纳入规范化、科学化、制度化体系，为公司管理提供信息资源，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国档案法及相关政策法规规定，结合本集团实际情况，特制定本制度。凡各地方公司、专业公司、集团各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向中央档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。第二条适用范围本制度适用于集团总部的档案管理。第二章 职责和管理架构第三条 职责（一） 集团中央档案室集团综合事务作为集团档案管理工作的主管部门，下设集团中央档案室，集团中央档案室主要职责为：1、 负责集团中央档案室的建立、管理与维护。2、 负责制定、修改集团档案管理制度及细则。3、 负责组织实施集团档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设。4、 负责推进地方公司档案规范化建设工作，并定期检查档案管理制度的落实情况。5、 负责组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。6、 负责集团各公司内部档案管理工作的交流，推广先进的档案管理经验。（二）地方公司中央档案室地方公司公司负责人为其管理第一责任人，地方公司综合事务组作为地方公司档案主管部门，下设地方公司中央档案室，设专（兼）职档案管理员，地方公司中央档案室的主要职责为：1、负责制定和修改地方公司档案管理制度及细则，建立健全档案工作体系，配备专（兼）职档案管理员从事档案日常管理工作。2、负责对地方公司各部门、各专业公司分/子公司的档案管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。3、负责组织档案管理交流和培训，推广先进的档案管理经验。4、负责组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。5、及时完成集团中央档案室各项档案工作任务，接受集团中央档案室的监督和管理。（三）专业公司档案管理部门专业公司公司负责人为其管理第一责任人，设专（兼）职档案管理员，负责本公司的档案收集工作，并及时移交至中央档案室。第四条管理架构图集团中央档案室集团各部门 （兼职档案管理员） 地方公司各部门 （专/兼职档案管理员）地方公司中央档案室（专职档案管理员） 工程综合办公室 （专职档案管理员） 专业公司分/子公司 （专/兼职档案管理员）专业公司总公司 （专/兼职档案管理员） 第三章 档案工作规范第五条归档范围、每年年初，集团中央档案室牵头组织对各地方公司、专业公司、集团各部门的文件归档范围进行梳理。、集团参考附件1归档范围收集，各地方公司、专业公司参照执行。第六条归档时间 、经营管理类、项目管理类、资产管理类、收发政府公文、合同管理类、实物档案、财务管理类（审计报告、验资报告）办毕后实时归档。2 、各部门、各地方公司、各专业公司产生的其它有保存价值的文件：每年3、6、9、12月集中归档至中央档案室。3、其它有具体约定时间的专项档案，以其具体约定时间为准。第七条归档要求、归档文件应齐全完整、真实。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档；若特殊情况必须存复印件的，需注明原件存放处。、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。若在归档的文件材料中有传真件和使用了不允许使用的书写材料，如纯蓝墨水、红墨水、普通圆珠笔、铅笔和复写纸，应将其复印后，与复印件一并存档。3、声像档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者，归档声像资料必须原版、原件、清晰、完整；各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须为原件，并保持其完好无损，且交由品牌推广部将实物档案拍照，再将实物档案与照片一同移交。（具体移交要求以*集团集团品牌推广档案管理实施细则暂行办法为准）4、归档移交时，所有需要归档的电子文件必须刻录光盘移交（有特殊约定的，以其约定为准），详见电子文件归档与管理规范（附件2）；需提供纸质档和电子档的档案移交清单（附件5）+归档文件目录（附件3）；移交流程详见附件6档案移交流程图、附件7档案管理工作流程图。第八条归档文件整理方法（一）装订 归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；定稿在前，草稿在后。（二）分类 详见附件1集团归档文件范围及分类表，各地方公司、专业公司参照执行。（三）编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。1、档号，由档案管理部门编制。一般按 全宗号-年度-类别号-件号进行编制。2、全宗号：全宗号用于标识不同的单位在履行职能过程中形成的不可分割的具有有机联系的文件集合。地方公司全宗号代码如下：其它公司全宗号参照执行。（四）装盒文件和归档文件目录（附件3）装盒。 1、档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸为310mm220mm（长宽）。档案盒封面应标明全宗名称，脊背应填写全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等必备项，其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。2、卷内备考表（见附件4）置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 3、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 4、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 6、日期：归档文件整理完毕的日期。第九条密级和保管期限 根据企业档案管理制度及公司实际情况，将归档文件分为秘密、机密、绝密三种，保管期限定为5年、15/25年、永久，详情见附件1中对归档范围文件密级的分级及保管期限的设定。第四章 档案的统计、利用、鉴定销毁第十条 档案的统计档案室应在每年年终对档案的接收、移出、整理、鉴定、保管状况、 档案利用情况进行统计。 集团及地方公司档案室室藏档案统计表见附件8、9。第十一条 档案的利用（一）借阅档案，需严格按照按附件11档案借阅流程进行审批，其中绝密文件的利用还须经过集团总部办公室负责人的审批；遇到法院、检察院或行政执法部门（指公安、工商、税务等法律规定具有强制调查权的部门）的依法调查时，应立即报公司法律事务部及公司领导处理。（二）档案原则上不提供原件的借阅，确为公司业务需要的，经过借阅审批即可；借阅复印件时，应在复印件上加盖作用章；借阅电子档的，需添加利用用途的水印。任何借出的档案，不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借；（三）借出后归还的档案，档案人员要认真核对，详细检查,发现问题要向借阅人当面提出。档案借出原则上需当天归还，若情况特殊需延长借阅时间的，需在OA上注明。对未归还的人员，不得办理调动、离职手续。（四）各公司、各部门档案管理员发生岗位调动时，档案管理部门负责人要及时任命继任档案管理员，报集团中央档案室备案，以确保档案工作的顺利交接。（五）公司员工在调离本公司时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误由档案管理员签字后，才能调离。档案管理员调离，应由部门负责人监督办理，档案交接之后，方能调离。第十二条 档案鉴定销毁 对满保管期限的档案文件进行销毁再鉴定，以提高档案库房有效利用率。(一)档案管理员对保管档案文件坚持“期满鉴定销毁”的原则，明确其不再具备保存价值以后对其清理、登记、销毁；对还具备保存价值的档案文件可延长保管期限重新整理归档。档案文件的销毁鉴定工作周期为5-10年/次。没有定保管期限的各职能部门的档案可定为10年。(二)档案管理员对经鉴定拟销毁的档案文件提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案文件形成部门领导进行初审。送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷登记册，必须经部门负责人和形成文件部门负责人签字核准；汇总初审意见，编造档案销毁清册（附件10）（销毁清册是准备销毁案卷的登记簿）。销毁清册送交分管档案工作主管领导和形成文件部门领导审核、批准。(三)经鉴定批准销毁的档案，加盖“作废”章销毁，任何单位或部门均不得将须销毁的档案作其它用途或当作废纸出售。销毁档案须有两名监销人，一名为档案负责人，一名为文件形成部门负责人。监销人在销毁档案前，须对销毁档案认真清点复核；档案销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。(四)档案鉴定、销毁工作结束后，档案管理员须及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料须立卷归档、妥善保存。第五章 档案室库房建设和管理第十三条 档案室库房建设（1）集团各公司均应设置独立的档案室库房，并保证库房安全。（2）库房的设计面积需以存档数量为依据：档案室保存的文件包括，地方公司及各专业公司在运营过程中有保存价值的文件，库房面积测算详见附件12。档案库房的面积要能满足整个项目建成之后，包括各部门、各专业公司至少未来十年的形成数量的装载。第十四条 档案室库房设计标准以档案馆建筑设计规范JGJ252010为*集团档案室设计标准，档案室库房设计应满足以下要求：（1）档案库门应为防火；窗应为双层窗，开启扇应有密闭措施；库房门与地面的缝隙不应大于5mm。（2）档案库应减少外墙面积，当不设采暖、通风和空气调节设备时，房屋的外墙的总热阻分别不得小于0.66KW。如库房外墙采用的是玻璃幕墙，尽量做好隔热、遮光措施（遮光效果，要达到伸手不见五指。）（3）档案库房地面应光洁、平整、耐磨（不要铺设地毯）。其他内部装修、装具和固定家具等设计应表面平整、构造简洁。（4）库房内档案装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应。（5）装具排列的各部分尺寸：主通道净宽不应小于1.00m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。（6）档案库房楼面均布活荷载应为5kN。采用密集架时，不应小于12kN。（7）档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，宜选乳白色灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。（8）库房应设计单独使用的去湿系统和排风系统，以保证实现档案库房的机械通风和机械去湿。保证温度在14-24摄氏度，湿度在45%-60%。第十五条 档案室库房管理（1）档案室由专人管理，未经允许，非档案管理人员一律不许进入；非档案管理人员获许出入档案室时，档案管理人员必须全程陪同，并作好相关登记。档案管理人员离开库房要随时关好门窗，确保档案安全。（2）配置合格的档案架、柜；钥匙专人保管。（3）档案室（库）应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。（4）库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。（5）定期对库房进行检查，每半年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。（6）将各项档案制度公示于档案库房醒目位置。第六章 附则第十六条基于部分档案的专业性、特殊性，特制订*集团集团工程档案管理制度、华诺设计院工程设计档案管理制度（试行）、*集团集团品牌推广档案管理实施细则暂行办法、第一亚太物业档案管理规定（试行）。第十七条各地方公司、专业公司参考本制度，根据实际情况，自行制定档案管理制度细则，报集团中央档案室审批执行。第十八条本制度由集团综合事务部负责解释，自颁布之日起生效。 附件1：集团归档文件范围及分类表附件2：电子文件归档与管理规范附件3：归档文件目录附件4：卷内备考表附件5：档案移交清单附件6：档案移交流程图附件7：档案管理工作流程图附件8：集团档案室室藏档案统计表附件9：地方公司档案室室藏档案统计表附件10：档案销毁清册附件11：档案借阅流程附件：库房面积测算表一：归档电子文件目录表二：归档照片目录表三：光盘检验记录表附件1集团归档文件范围及分类表一级分类序号归档文件名称责任部门二级分类密级保管期限经营管理类1请示、报告等综合事务部JY机密永久2集团各直属公司设立、变更文件2.1政府部门关于同意设立公司的批文（关于公司投资总额、注册资本、经营范围等公司经营资格的批示）2.2股东合资合同、股东协议、股权转让协议2.3验资报告（银行征询函、资信证明等）2.4企业名称预核准通知书2.5变更备案通知书（经营范围、增减资、公司住所、法定代表人等变更）3公司证照3.1营业执照3.2组织机构代码证3.3税务登记证（国地税）3.4统计登记证3.5外汇证3.6台港澳侨企业批准证书3.7进出口经营权3.8海关登记证3.9财政登记证3.10章程及其修正案3.11房地产开发资质证书3.12商品房销售及预售许可证3.13特种行业证书3.14卫生许可证3.15机构信用代码证3.16开户许可证其它有保存价值的证件4股东会、董事会决议合同管理类1集团及其直属公司签订的各类合同综合事务部HT(注1)机密25年，视合同期限项目管理类1可行性研究报告战略发展部/综合事务部XM绝密永久2立项建议书3项目方案4项目合作协议5控制性详细规划图资产管理类1国有土地使用权出让合同深圳外联部ZC绝密永久2“招拍挂”确认书3土地出让金缴付证明4土地使用权证5房屋所有权证6土地变性文件收发政府公文1收政府公文集团各部门RW机密永久2发政府公文FW运营管理类1目标责任书级考核相关文件运营管理部YY机密15年2各部门组织架构、部门职能3集团经营管理会议纪要及会议材料绝密永久4其它有保存价值的证件机密人资管理类1员工劳动合同人力资源部HR机密离职之日起15年2入职、离职人员档案3岗位/薪酬异动人员档案4员工试用期转正档案5各类规章制度、任命类文书资料参照人力资料档案管理制度执行6其它有保存价值的文件督察审计类1审计报告（包括各财年例行审计、各种专项审计）督查审计部DS机密15年2被审单位的整改报告3其它有保存价值的文件资金管理类1与银行日常业务往来的资料资金管理部ZJ机密15年2与抵押物业相关的评估报告3收款统计表4资金表5部门请示5年6其它有保存价值的文件财务管理类1审计报告（财务）计划财务部CW机密15年2凭证、账簿、报表3财务报告，包含资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附注、费用表等4已审批通过的操作流程、财务制度、权限说明、通知5其它有保存价值的文件政策法规类1诉讼或仲裁文件法律事务部ZF机密永久2知识产权文件（专利、商标使用权、著作权等知识产权文件、域名、商号注册证明书）3其它有保存价值的文件品牌推广类1项目立项品牌推广部、住宅地产部、专业市场部、接待事务部等PP机密永久 2政策导读与落实3工程节点4来访接待（含接待照片、方案）5所获荣誉6公益活动7集团领导8户外广告9宣传片10楼书11其他印刷品（宣传单页、海报、折页、小册子）12媒体报道13内刊14销售管理15招商管理16市场运营17图片库18大事记工程监督类1例行/专项检查报告工程监督部JD机密与工程使用期限一致2监督检查问题整改的回复单3集团工程进度月报4工程质量安全检查表等5其它有保存价值的文件战略发展类1各地调研报告战略发展部ZL机密一般项目报告15年，已落地项目永久2各地项目定位报告3选址前调研报告 4其它有保存价值的文件专业市场类1各地*集团交易广场租售价格体系专业市场部ZS机密15年2策划方案3合同模板4营销及租赁计划、数据5其它有保存价值的文件住宅地产类1规划定位阶段住宅地产部ZD机密15年1.1市场调研及项目可行性论证报告1.2项目定位及物业发展建议1.3项目开发量及开发节点计划1.4住宅投资计划现金流分析1.5项目初步规划设计方案1.6当期开发地块的整体规划设计方案2销售筹备阶段2.1整体销售计划2.2营销推广方案及营销费用预算2.3现场包装方案2.4客户积累方案2.5价格策略2.6价格表的制定2.7销售执行方案2.8开盘方案3开盘销售阶段3.1销售控制方案3.2销售报表（月报表、年报表）3.3阶段性销售总结3.4价格调整建议3.5促销活动方案3.6尾盘促销方案4开盘销售阶段4.1交楼组织方案5其它有保存价值的文件会展管理类1展会策划方案会展管理部HZ机密15年2会展相关请示及相关机构的合作方案3展会展出过程中形成的费用审批文件4其它有保存价值的文件企业融资类1融资方案企业融资部RZ机密15年2年报、上市方案、公告等3其它具有保存价值资料流程信息类1设备工程实施、验收、维护等资料流程信息部XX机密15年2数据信息文件3方案、制度及其他有保存价值的资料客户服务类1各类制度（含各类规范、工作程序、相关制度）客户服务部KF机密15年2各类满意度调查3其他具有保存价值的文件其它1其它事关公司经营管理和重要事项的相关资料视内容而定视内容而定注： 1 XX，代表两位分类号。细分为：01广告类、02租赁类、03财务类、04信息技术类、05采购类、06行政后勤类、07商标类、08销售代理类、10工程类，工程合同分为，10A、10B、10C、10D，其中字母代表单项工程（如：办公楼10A、物流区10B、住宅区10C）2文字说明，应将照片反映的时间，地点、事由、参加的主要领导等形成一个简介，并注明照片中主要人物的具体位置。一般不超过200字。3 XX，代表两位分类号。细分为：01广告类、02租赁类、03财务类、04信息技术类、05采购类、06行政后勤类、07商标类、08销售代理类附件2电子文件归档与管理规范1. 移交单位工作要求：1.1 所有电子文件必须刻录成光盘的形式进行归档。1.2 认真、规范填写归档电子文件目录（见表一），照片档案填写归档照片目录（见表二）。2. 档案室工作要求：2.1档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体进行检验，合格率达到 100% 时方可进行交接。 检验项目如下： l 载体有无划痕，是否清洁； l 有无病毒； l 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； l 归档电子文件目录或者归档照片目录填写是否规范2.2保管2.2.1归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2.2.2单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 2.2.3存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 2.2.4环境温度选定范围： 17 20 ；相对湿度选定范围： 35 45 。 2.2.5光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验，填写光盘检验记录表（见表），抽样率不低于 10 ，如发现问题应及时采取恢复措施。 附件3归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注填表说明：件号：填写件号。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。 文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题、标题不规范的、或标题不能反映文件内容的，可自拟标题，外加“ ”号。 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。附件4卷内备考表本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：附件5档 案 移 交 清 单序号案 卷 标 题数 量（盒）备注1接待方案1文字材料 册， 图纸 袋 张照 片 册， 光盘 1 张归档单位: 负责人： 经手人：接收单位： 负责人： 接收人：接收日期： 年 月 日本表采用A4纸，一式两份，一份存移交单位或部门，一份存接收单位或部门。移交时，本表后附归档文件目录、归档电子文件目录附件6档案移交流程图移交人填写档案移交书，后附归档文件目录，纸质版、电子版均可各单位专（兼）职档案员，按归档范围收集整理文件档案管理部门预验收合格不合格移交单位负责人在档案移交书上签字确认按要求整改移交人将文件移交档案管理部门，双方清点签字确认附件7档案管理工作流程图收集资料整理分类编文号、件号编目装盒移交资料及目录审核、验收分类、归档编文件号、案卷号编目装盒档案单元入库保管鉴定处理打印目录存入数据库打印目录存入数据库定期统计借阅和利用向上级移交或继续保管销毁集团公司各部门中央档案室28附件8集团档案室室藏档案统计表年 度经营管理、项目管理、 资产管理、收发政府公文合同管理法律事务工程管理职能管理电子档案实物档案其他盒件盒件盒件盒件盒件电子光盘（张）件盒件合计附件9地方公司档案室室藏档案统计表年 度经营管理、项目管理、 资产管理、收发政府公文合同管理法律事务工程管理工程竣工验收档案职能管理会计档案租售合同电子档案实物档案其他盒件盒件盒件盒件卷盒件盒件卷盒件盒件电子光盘（张）件件合计附件10档 案 销 毁 清 册序号档 号责任者案卷或文件题名页数销毁原因备 注相关部门鉴定意见