卷烟厂备品备件销售岗位操作手册V3..doc

红云烟草(集团)备品备件管理系统 备品备件销售岗位操作手册文档编号：UF/NC/HY/SS001 版本：1.0 文档时间：2008/01/14适用模块NC销售管理适用业务：对外调拨业务目录1. 备品备件销售业务整体介绍：21.1. 业务流程21.2. 备品备件销售业务涉及的人员岗位及操作32. 业务操作说明32.1. 销售订单编制32.2.1. 销售订单的增加42.2.2. 目标订单的查询72.2.3. 修改订单82.2.4. 作废订单82.2.5. 显示可用量82.2.6. 订单管理82.2. 销售发票92.2.1. 增加发票92.2.2. 修改销售发票122.2.3. 作废销售发票122.2.4. 销售发票审批132.2.5. 弃审销售发票132.2.6. 取消销售结算131. 备品备件销售业务整体介绍：结合红云集团的具体业务操作，在NC系统中以销售业务进行处理。1.1. 业务流程销售订单（业务员）销售出库单（库管员）销售发票单（业务员）流程说明：1. 物资采购中心业务员填写销售订单；2. 物资采购中心业务员处理销售订单，销售出库，并登记库存帐；3. 财务审计部财务会计根据销售出库单开票，生成销售发票；4. 财务审计部财务会计根据发票与客户结算，生成应收单，并根据应收单生成凭证。1.2. 备品备件销售业务涉及的人员岗位及操作岗位操作NC系统中的模块节点业务员销售订单录入销售管理销售订单新增销售订单销售发票录入销售管理销售发票新增销售发票分管业务主管（科长）、部长审批销售订单审核销售管理销售订单订单管理仓管员销售出库单录入库存管理出库业务销售出库会计销售发票审核销售管理销售发票销售发票管理销售结算销售管理销售结算2. 业务操作说明2.1. 销售订单编制销售订单是企业与客户签定的销售协议，是具有一定约束力的交易契约。随后的发货和开票均是以销售订单为依据的；在销售系统中，商流、物流、资金流及信息流是以销售订单为核心的，没有销售订单不能进行下游业务的开展。销售订单描述的是谁来销售（销售组织、部门、业务员），从哪销售（库存组织），销售给谁（客户），销售什么（存货码），销售多少（数量），价格、收款协议，到货日期等围绕企业销售行为所发生的一系列信息集成。销售订单的来源手工自制。去向为销售出库单。销售订单的状态说明：自由：刚保存的订单，可以进行自由的修改、作废等操作，等待审批。作废：被作废的订单，不再具有任何执行效力。审批：已经被审批通过的订单，可以执行后续业务，如发货、出库、开票等动作。冻结：被暂时封冻的订单，所有动作暂停，等待解冻。结束：订单各项任务均已经执行完毕，结束分为局部结束和全部结束，如某订单出库已经完毕，但发票未开，款未收到，则订单出库状态已经结束，但发票、收款状态未结束；已经结束的订单不能进行任何后续业务的操作。2.2.1. 销售订单的增加进入供应链销售管理销售订单录入订单节点，其操作步骤：1、选择业务类型；选择业务类型2、选择增加自制单据；3、编制表头信息：首先在菜单栏选择业务类型后，单击后，则被选中的业务类型打勾表示选中。然后开始编辑单据头的各信息元素，由于登录用户的不同，可能使用不同的单据模板，对于单据头的各项，可以输入编码，回车后会显示名称，也可以直接用鼠标点击编辑框右侧的查询图标，则弹出本编辑项目的参照界面，可以在参照界面中用鼠标选择，被选中的行变色用以区分，点击参照界面中的确定功能键，则返回到销售订单界面，同时将被选中的栏目带回销售订单中。单据头支持回车键，使用回车键，光标将至遵守从左到右，从上到下的顺序跳动；对于输入不正确或未输入的必输入项，系统将给出提示，要求输入完整正确4、通过单击菜单栏上的行增加，来编辑表体；单据头的编辑是以卡片的形式出现的，单据体则是以列表形式编辑，首先用鼠标点击菜单栏中的行操作增行，则单据体增加一空白的待编辑行，在此录入相应存货的详细销售资料；同时系统支持对行的复制、粘贴功能，可以复制光标所在行，并将复制后的行写入光标所在行；对于录入错误的行，可以用鼠标点击菜单栏中的行操作删行加以删除。单据体支持一行内的从左到右光标顺序跳动，但不支持光标的行间跳动，增行只能点击菜单栏的行操作增行功能才可以进行；对于输入错误或不完整的栏目，系统将给出提示，要求输入完整正确；编辑完单据体栏目后，则执行菜单栏保存功能，对于本张销售订单进行保存，系统会根据相应配置自动进行检查，所有不合法不完整项将给出提示。注意：1、数量、单价是必输项2、发货日期=订货日期；交货日期=发货日期3、参照客户的客户只能是客户档案中未冻结的客户，对于已经冻结的客户，则客户参照中无法得出2.2.2. 目标订单的查询点击主程序左侧功能树中的【销售订单】【订单管理】，则进入订单管理界面，本界面以列表形式显示，若要操作的订单未列示在订单列表中，则点击菜单栏中的查询，调出“订单查询”功能界面，在此处输入查询条件，然后点击界面中的确定功能点按钮，则将按照您所录入的条件搜索出相应订单，订单表头信息将显示在表头栏中，用鼠标点击表头栏中要操作的订单，该订单行最前面变色，表示选中。2.2.3. 修改订单在订单管理界面的菜单中单击修改，则进入被选中订单的卡片状态，并处于编辑状态，可在此对订单的单据头信息及单据体信息进行重新编辑，编辑操作结束后，点击菜单中的保存按钮，则将本次编辑操作结果保存。2.2.4. 作废订单在订单管理界面的菜单中单击作废，则进入被选中订单的卡片状态，并处于编辑状态，点击菜单栏的作废功能，则系统会立即提示，要求用户做“作废”确认，若单击“返回”，则返回到编辑状态，若单击“确定”，则本张订单将被打上“作废”标志，表示本订单已经被作废，不再有后续执行任务。2.2.5. 显示可用量可用量：主要目的在于向销售人员提供在某一时点上某一存货可供销售的数量是多少，销售人员可据此接单，从而做到不调整企业产能的前提下，实现销、供、产平衡。在订单界面的菜单中单击辅助-可用量，系统将弹出可用量的窗口。现存量：存货在当前库存组织里各仓库实际的存量是多少，这部分没有将预约量扣除。可用量：是指依照可用量方案计算出的最终可用量。发货日可用量：是指依照可用量方案计算出的发货日时点的可用量。注意：1、若修改了订单的主要数据，客户、业务类型、存货、数量会导致本订单重新进行询价，而造成与原有订单价格不一致，因此订单修改时要尽量避免修改此类主要信息元素。2、订单修改保存时，将同新增订单保存时一样要通过保存配置检查，对于未通过检查的内容，系统将给出提示并要求操作者更改这些信息。3、只有处于“自由”状态的订单才能执行“修改”操作，对于已经审批、作废、结束的订单是不能进行“修改”操作的。4、订单若被作废，则不能再进行任何操作，因此请谨慎执行此动作。5、只有处于“自由”状态的订单才能执行“作废”操作。 2.2.6. 订单管理在订单保存成功（只有订单状态为“自由”的订单才可进行审批）点击进入审批2.2. 销售发票在销售系统中，销售发票处于管理链条的中间环节，并非是企业必须具有的单据，销售发票是对企业实际销售情况的一种详细描述，销售发票既可以做为具有实际意义的业务单据，也可以做为发货清单成为其它业务单据的附件。销售发票并非必须经过的业务环节，对于特殊的业务类型可以不设销售发票。销售发票描述的是谁来付款（开票单位），付什么款（存货码），付多少（价格、金额）等围绕企业销售行为所发生的一系列信息集成。销售发票的来源为销售出库单；销售发票下游单据为销售结算单（非单据类）2.2.1. 增加发票在主菜单中单击【销售发票】-【新增发票】，系统将弹出销售发票的窗口。首先弹出的是一张空白销售发票，编辑发票中单据头的业务类型项，声明本发票所属的业务类型，系统将据此寻找来源单据，编辑单据头客户项，参照出本发票的对应客户，然后点击菜单栏新增功能，则进入单据参照界面，单据参照界面内容如同订单列表。1、择业务类型(备件销售)；选择业务类型2、择增加参照单据（库存销售出库单）；3、选择要参照生成销售发票的单据；单据列表分为三栏，最上面一栏为菜单栏，中间一栏为表头栏，记录源单据的表头公用信息，下面一栏为表体栏，记录光标所在单据的表体信息；进入单据列表后，首先在菜单栏选择浏览后，单击后，弹出单据查询界面，输入查询条件，点击查询界面的确定功能按键，则单据列表显示符合条件的目的单据；用鼠标双击单据列表表头栏目的单据，是该行第一列序号列变为蓝色，表示本单据被选中，同时表体栏显示选中单据的表体信息，用鼠标双击表体栏中想要生成发票的行，该行第一列序号列变为蓝色，表示本单据行被选中，可以重复上述的动作，选中本张发票所有数据；NC 支持对单据及单据行的复选操作，即一次可以合并多张单据生成发票；当所有单据及单据行选择完毕后，点击菜单栏中的确定功能按键，则返回发票编辑界面，同时在单据参照中选择的数据一同被传递到销售发票的单据头及单据体数据中。2、点击确定1、选中单据4、编辑销售发票并做保存后，单击菜单栏上的执行审批，或进入发票管理，经查询未审批的销售发票来审批。销售发票单据头信息绝大部分从参照单据的单据头中带出，属于不可编辑项，此处说明可以编辑的几项：发票日期、客户、客户电话、客户税号、客户开户银行、备注，这几项数据做为发票专用数据，将从客户管理档案中参照出来，但是可以在发票中进行变更，使其符合实际的开票情况；对于发票支持客户变更主要目的在于可以解决第三方赔偿问题；销售发票单据头支持光标从左到右，从上到下的顺序跳动，对于输入错误或不完整的栏目，系统将给出提示，要求输入完整正确。单据头的编辑是以卡片的形式出现的，单据体则是以列表形式编辑；参照来的源单据表体数据会显示在销售发票表体中，其中部分内容属于不可编辑项，此处说明可以编辑的几项：仓库、批次、包装单位、包装数量、数量，这几项数据和其它的数据一样将从单据中参照出来，但是可以在发运日计划中进行变更，使其符合实际的发货情况；无税净价、含税净价、税额、无税金额这几项将视参数设置的不同而决定是否可变更；发票单据体支持光标从左到右的顺序跳动，对于输入错误或不完整的栏目，系统将给出提示，要求输入完整正确。对于发票单据体行的删除，可以用鼠标点击菜单栏中的行操作来进行，发票数据必须来源于订单或出库单，但发票中可以自行增加行，但本行存货必须满足其属性为折扣，此类存货可以自由增加，用于实现对折让的处理；编辑完单据体栏目后，则执行菜单栏保存功能，对于本张发票进行保存，系统会根据相应配置自动进行检查，所有不合法不完整项将给出提示。注意：1、同一客户同一业务类型同一开票单位同一销售组织的多张订单（出库单）可以生成一张发票。2、只能参照单据状态为审批的订单。3、只能参照订单中订单行业务执行状态为审批且发货结束标志为否的订单行。2.2.2. 修改销售发票在发票管理界面的菜单中单击修改，则进入被选中发票的卡片状态，并处于编辑状态，可在此对发票的单据头信息及单据体信息进行重新编辑，编辑操作结束后，点击菜单中的保存按钮，则将本次编辑操作结果保存。2.2.3. 作废销售发票在发票管理界面的菜单中单击作废，则进入被选中发票的卡片状态，并处于编辑状态，点击菜单栏的作废功能，则系统会立即提示，要求用户做“作废”确认，若单击“返回”，则返回到编辑状态，若单击“确定”，则本张发票将被打上“作废”标志，表示本发票已经被作废，不再有后续执行任务。2.2.4. 销售发票审批发票审批的功能实质上是将一张发票生效操作，当找到并选定目标发票后，点击单据列表菜单栏中的执行审批功能，则剩下的工作交由审批工作流处理。2.2.5. 弃审销售发票注意：1、只有发票日期、客户、客户电话、客户税号、客户开户银行、备注、数量、无税净价、含税净价、税额、无税金额等几项数据可以修改。2、只有处于“自由”状态的发票才能执行“修改”操作，对于已经审批、作废的发票是不能进行“修改”操作的3、发票若被作废，则不能再进行任何操作，因此请谨慎执行此动作。4、只有处于“自由”状态的发票才能执行“作废”操作，对于已经审批的发票是不能进行“作废”操作的。发票弃审的功能实质上是将一张已审批发票反审核操作，当找到并选定目标发票后，点击发票列表菜单栏中的执行弃审功能，则被选中发票取消审批。注：由于系统备品备件销售流程在发票审批的同时自动进行（出库单和销售发票）结算，要弃审发票之前去取消结算。2.2.6. 取消销售结算销售结算并不是通常意义上所说的结款，而是指联结业务环节与财务