档案工作规范化标准化的三个关键因素.doc

档案工作规范化标准化的三个关键因素温州市青少年活动中心 陈冬青2008年10月28日内容摘要：档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的基础。本文结合档案管理工作中所遇的实际，对档案管理意识、档案管理技能和档案管理制度这三个管理环节进行了分析，认为抓好这三个环节是实现档案管理规范化、标准化的关键因素。关键词：档案管理 规范化 标准化 进入21世纪，随着改革的不断深化，各项事业和工作对档案管理工作提出的要求会越来越高，任务也越来越重。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，本人结合工作实际，谈谈对档案的规范化、标准化管理的一些认识和看法。一、增强全体人员档案意识，是档案管理规范化、标准化的前提（一）增强领导和教职工的档案意识。过去，我中心档案管理工作存在的问题主要表现在以下几个方面：一是，档案工作开展并未形成完整的制度。二是，各部室没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失。三是，在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况比较严重。四是，档案室硬件设施配置不全，使中心档案资料存放、保管的安全得不到保证。如我们中心在参加浙江省宫协（省青少年宫协会）等级评估时材料整理工作的费时费力，材料质量的不确保性，其实已对我们敲了一次警钟。实践证明，领导档案管理意识强与弱，思想认识深与浅，直接关系到单位档案工作是否到位,领导档案意识不够强，对档案工作重要性认识欠到位，没有认识到档案的重要性及作用。还没有把档案工作列入工作计划和工作目标考核内容，摆上议事日程，档案法制观念也不够强。在一定程度上影响中心档案工作。1加强领导，重视档案工作。档案工作是一项既对历史负责又对现实负责的实质性工作。随着社会的发展，档案工作越来越显示着它独特的价值。档案工作是我中心工作的一个重要组成部分。校外教育部门的各级领导，要重视档案工作，切实加强领导，做到两个到位：一是思想认识到位。首先，认真学习贯彻档案法，提高法制观念和法制意识，走依法治档的路子，真正从思想上提高认识；二是措施落实到位。分管领导分工要明确，中心各部室要把在本中心各项工作和活动中形成的书面材料及时交给档案室归档，统一管理，切不能把它作为私人财产只为已用，尤其是分管组织人事的领导要及时把档案资料交给档案室统一归档，防止工作调动时发生档案资料丢失的事故。同时注意及时解决档案工作所出现的各类实际问题。搞好档案工作，使档案更好地为中心领导决策提供依据，为我市校外教育文化事业发展服务。2要加大宣传力度，增强档案意识。增强档案意识，就是要提高中心教职工对档案工作重要性的认识，大家形成共识，主动配合，加强管理。首先要运用各种形式组织中心全体教职工学习档案法，进一步利用各种载体，开展档案效率事例宣传，以促进中心档案的长效管理，进一步增强广大教职工对档案是重要历史凭证和法律依据的认识，充分认识档案工作对校外教育事业发展的巨大促进作用。进一步强化档案意识，形成大家共同关心、支持、参与档案工作的氛围。其次是中心领导要把档案工作列入中心工作计划和议事日程，及时解决档案工作中存在的困难和问题，把档案工作作为促进规范管理的一项基础工作来抓。再次是建立责任制，把档案材料的收集整理工作列入相关人员的职责范围，作为年终考核评优的依据。3稳定档案人员队伍，创造条件使其能安心档案管理工作。要提高中心档案管理工作的规范化、制度化 、现代化管理水平，必须稳定档案人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心档案管理工作。中心档案工作一般都是由教职工兼任的，由于档案工作专业性较强，如果档案人员经常变动，随便应付，没有责任心，要做好档案工作是不可能的。因此，保持档案人员相对稳定是至关重要的。中心或校外教育主管部门要组织档案人员进行不定期的业务培训，不断提高档案人员的业务水平。中心要适当提高档案人员的待遇，使档案人员能安心档案工作，同时也要适当调整档案人员工作，不能兼职过多，保证其有一定的时间和精力学习档案业务知识，做档案工作。兼职档案人员要敬业爱岗，要从思想上牢固树立做好档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。二、提高档案人员业务素质和专业技能是档案管理规范化、标准化的基础（一）加强继续教育，提高认识水平。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。（二）加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务职称可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。（三）明确继续教育的原则，选好课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关学科知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。三、完善和落实管理制度，是档案管理规范化、标准化的保障档案管理工作连续性较强，人员素质的提高、工作人员的相对稳定、管理方案、管理制度的相对完善，是文书档案规范化管理的保障。（一）完善档案制度。建章立制，规范行为，没有规矩不成方圆。档案工作规范化必须有完善的档案制度作为保障。档案工作由于工作要求高，涉及部门广，很多人员都是兼职，要想把档案完全管理起来，必须制订严格可行的相关制度，让各项工作具体化、程序化。应根据档案法及档案法实施办法和工作实际，制定文书档案管理归档制度、文书资料分类制度、文书档案利用制度、档案材料的移交制度，以便于档案的收集整理和移交；同时针对档案入库后的管理，制定档案保管制度、档案借阅制度、档案统计制度、档案保密制度、档案库房管理制度等；针对档案人员的本职工作要求，要制定档案室工作职责、档案人员岗位责任制，找到了文书档案管理的出发点和落脚点，也就约束和规范了文书工作人员的管理行为，同时也为各项工作的顺利开展奠定了基础，从制度上保证了文书档案管理工作规范化、标准化进行。（二）执行档案制度。档案规范化、标准化管理是一项长期的、繁碎的工作，不是一日之功，更不能一蹴而就，只有坚持长效管理，执行档案制度，才能使活动中心档案管理真正规范起来。1从源头抓起，杜绝随意性。在立卷前，在选材、检查、整理等一些环节中，工作人员处理时存在着很大的随意性，这是导致卷宗不规范的主要原因，如在制作文书时对多一字或少一字现象满不在乎，文书错了就在上面任意刮擦、涂改；装订的卷宗不是无目录，就是无页码为此，立卷时必须认真把形成卷宗的各个环节抓好，从档案形成的源头抓起，杜绝各种随意性的事件发生，扼制档案不规范因素的出现。2加强对档案的日常管理。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。（三）加大档案管理工作的硬件设施建设。中心成立以来，对档案管理工作的硬件设施投入相对不足，基础设施比较简陋。按中华人民共和国档案法第十三条规定“配置必要的设施；确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。”因此，中心要加大档案管理工作的硬件设施建设。一是完善安全硬件设施。配置铁制密集架、全宗目录柜、防磁柜等，并安装了防盗门、灭火机、温湿度控制仪、空调、防爆灯、除湿器，使档案管理达到八防要求。二是实现档案电脑化管理。配备电脑，安装多媒体图文档案管理系统软件，将档案资料输入电脑，提高档案工作的管理水平。三是为了便于查阅，档案室应配有档案检索指南，使档案工作逐渐走向正规化、信息化、规范化的要求。 总之，不断深化的档案工作实践证明，领导和档案管理人员的档案意识强弱、专