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海众智能ERP管理平台用户操作手册海众智能ERP管理平台用户操作手册二零零八年八月第一章 软件安装运行第一节 安装步骤1向光驱中放入海众智能ERP管理系统安装光盘。插入软件安装光盘后，自动运行或双击运行相应目录下 setup.exe文件； 2选择路径。在安装中可选择财务软件安装路径如图azbz-azlj：图azbz-azlj 安装路径选择3选择安装内容。一般用户使用默认组件即可，也可选择自定义安装组件如图azbz-azzj：图azbz-azzj 安装组件选择4点击“下一步”直到“完成”。第二节 首次运行首次运行网络版海众智能ERP管理平台，双击桌面快捷图标，则跳出以下界面：图azbz-jlsjk建立系统数据库1.首先在服务器端操作。选择安装站点类型：“服务器端”，然后设置好数据库参数：选择数据库类型，DBMS，服务器名为当前数据库服务器名，登录身份以及sa口令，与本地数据库设置的一致。设置好之后，试连接，如果成功，则可以建立数据库了；如果不成功 ，再检查数据库参数是否设置正确。2.如果在客户端，选择安装站点类型：“客户端”。数据库参数设置同上，连接成功即可进入海众智能ERP平台。注意：1.首次安装后进入系统，登录工号为：admin，口令为：sys。为安全起见，用户应及时修改系统口令。2以系统管理员admin进入系统后，首先要做的事是进行“账套管理”操作。第二章 账套管理 账套：记载一个独立核算的经济实体的所有信息的一整套记录表和统计分析报表统称为一个账套，反映在物理上是一个数据库 。一般一个企业只用一个账套，如果企业有几个下属的独立核算的实体，就可以建几个账套。账套之间是相对独立的，也就是说：建立、删除或修改一个账套中的数据，不会对其他账套有任何影响。用管理员登陆后，点击，跳出窗口如图ztgl-zjzt：图ztgl-zjzt 增加账套1.增加账套在“账套管理”窗口中，点击“增加账套”按钮。系统弹出“增加账套”窗口，在此窗口，您可以填写新账套的基本信息，如：账套号，账套名称，建立的时间等。对于网络版，还要输入sa口令。输完信息以后，即可建立账套。建立完成，选择你要进行操作的账套进行编辑即可。例如，依次输入以下信息： a账套号：001；(账套号为三位) b账套名称：杭州东方实业有限公司 c单位名称：杭州东方实业有限公司 d系统管理员：admin e行业：26小企业会计制度 f建账日期：2008年1月1日点击“确定”后，系统提示正在建立账套。完成后，跳出 窗口，重新登录。再次以系统管理员工号admin登录，可以进行权限设置。2.修改账套 进入“账套管理”主界面，选中要修改的账套，然后点击“修改账套”按钮，进入修改账套窗口，注意：建账日期不允许修改。 3.删除账套 进入“账套管理”主界面，选中要删除的账套，然后点击“删除账套”按钮。注意：删除账套将删除此账套的全部数据。图ztgl-xzzt 选择账套注意：1. 对于网络版的用户，还要输入数据库sa口令。以确保在建立账套前数据库连接正确。2.账套名称、账套号和财务主管名字一定要输入，否则无法建立。第三章 基础数据 基础数据是海众ERP系统的基础模块。实现系统所需的各种数据字典的编制，各种余额的录入、检查等工作。它是整个系统的基石，同时，它整理得完善与否，关系到日后各个模块的方便性和使用效率。第一节 编码规则 系统的各种数据字典，均有一定的编码级数和宽度的要求，有了编码之后，为显示、查询和统计提供了便利。各种数据字典中的成员，编码一般都是唯一的，只有如此，编码是识别数据字典元素的主要依据。点击“基础数据”下的“编码规则”按钮，跳出窗口如图jcsz-bmgz：图jcsz-bmgz 编码规则 在此窗口中，您可以对科目，部门，客户供应商，固定资产，存货等各种数据字典进行编码级数和宽度的设置。系统规定：各种数据字典的级数最多可以设置20级，各级数宽度总和不允许超过50位。如果数据字典中已有数据，这些数据对应的级数宽度，不允许直接修改。而只能通过窗口上方“宽度调整”按钮实现。点击“科目宽度调整”按钮，跳出窗口如图 jcsz-kdtz：图 jcsz-kdtz 宽度调整 在此窗口，您可以对任一级宽度进行调整。编辑栏中输入该级要扩的位数。例如：原先二级宽度为2位，扩1位后，第二级实际宽度变为3位；同理，缩位采用负数输入。缩减一位，输入-1。 其他编码宽度调整方法类似。 注意：1.编码级数宽度不允许跨级设置。2扩位后的编码相应的位置用数字字符“0”填充。例如：存货编码级数宽度为：2-3-3-3，第二级扩1位，扩位后存货编码级数宽度变为：2-4-3-3。扩位前的存货编码为：01801，扩位后的新编码为：010801。第二节 部门设置对于一般的公司或企业，行政上都按部门进行划分。系统中，设置好部门后，部门信息可以被所有模块引用。点击“基础数据”下的“部门设置”按钮，跳出窗口如图jcsz-bmsz：图jcsz-bmsz 部门设置“增加”操作：点击窗口上方“增加”按钮，弹出窗口如图jcsz-bmsz-edit：图jcsz-bmsz-edit 增加部门在“部门代码”编辑栏右边，显示部门字典的级数和宽度，用“*”表示。部门代码和部门名称必须输入，助记码可以不必输入。 注意：已有下级人员以及被记账凭证引用的部门将不允许删除。第三节 员工设置设置好部门后，可以对员工信息进行设置。点击“基础数据”下的“员工设置”按钮，跳出窗口如图jcsz-ygsz：图jcsz-ygsz 员工设置点击“增加”按钮，弹出窗口如图jcsz-ygsz-edit：图jcsz-ygsz-edit 往来余额设置“所属部门”，“个人代码”和“姓名”必须要输入。个人代码不允许重复。“员工类型”和“员工类别”为用户自定义的栏目。第四节 客户供应商设置 当客户供应商数量较多，为方便管理、统计，往往需要对其进行分类。例如按地区、按产品、按科目，或者先按产品再按地区等等。设置往来单位前必须先要进行级数和宽度设置。当往来单位数量较少，比如只有十几个，则不必分级，只需指明一级宽度即可。例1：单位不分级，编码宽度为3位。 001 甲公司 002 乙公司 003 丙厂 . 例2：单位按地区分为2级，一级2位，二级3位。 01 浙江 01001 浙江甲公司 01002 浙江乙公司 01003 浙江丙公司 . 02 上海 02001 上海A公司 02002 上海B公司 .点击“基础数据”下的“客户供应商”按钮，跳出窗口如图jcsz-khgys：图jcsz-khgys 客户供应商设置点击“增加”按钮，弹出窗口如图jcsz-khgys-edit：图jcsz-khgys-edit 增加客户供应商客户供应商编码输入时，其级数宽度应与“客户供应商级数宽度设置”中的要求相一致。否则，在存盘时会提示编码宽度设置错误而不允许存盘。单位名称”最多允许输入50个字符（25个汉字）。在增加时，客户编码会自动递增显示。“是类别”表示当前编码是否为类别。选中该选项，表示该编码只代表类别，不代表具体的往来单位。当不选该选项时，即表示当前编码为末级编码，代表某一具体的往来单位。“是运输单位”表示改供应商也是运输单位，当不选者表示为客户或供应商。“是客户”、“是供应商”、“客户+供应商”：按照实际情况选择。 “助记码”为了方便录入单位名称而设置，可以不输。“电话”、“传真”、“地址”、“邮编”等信息可省略不输。 当有以下情况之一者，不允许删除往来单位编码： 该编码存在下级编码 该单位年初余额不为零该单位已有凭证等业务单据发生注意：1“单位编码”必须唯一。第五节 供应商往来余额初始对于有应付余额的往来单位，需要在此进行应付余额的录入。点击“基础数据”下的“往来余额”按钮，跳出窗口如图jcsz-wlye：图jcsz-wlye 供应商往来余额根据实际情况，选择余额日期，然后逐行录入往来单位的期初数量、应付余额。确认所有往来单位期初余额信息准确无误后，点击“保存”按钮保存。注意：1对于已录入余额的往来单位系统将不允许进行删除操作。2往来单位期初余额的完整录入将直接影响“报表中心”的“应付账款余额表”和“， “应付账款余额表”以及“材料采购台账”的数据。相关报表的具体介绍详见“报表中心”。第六节 仓库设置仓库是用于存放物料的地方，对于启用进销存功能模块的用户，需要在此进行仓库设置。点击“基础数据”下的“仓库设置”按钮，跳出窗口如图jcsz-cksz：图jcsz-cksz cangku 仓库设置点击“增加”按钮，可以增加仓库。如图jcsz-cksz-edit：图jcsz-cksz-edit 增加仓库注意：1总仓库是系统设定的，用以统计的需要。不允许进行删除操作。2对于已有存货分配的仓库，以及已有出入库单据发生的仓库,将不允许删除。第七节 存货设置进销存系统启用之前需要在此进行存货代码设置。点击“基础数据”下的“存货设置”按钮，跳出窗口如图jcsz-chsz：图jcsz-chsz 存货设置增加：点击“增加”按钮，弹出存货录入窗口，如图jcsz-chsz-edit：图jcsz-chsz-edit 增加存货设置货物代码：代码宽度必须按照系统设定的级数宽度进行设置。代码编辑框右边的“*”代表了已设定的代码级数和宽度。代码必须唯一，不允许重复。在增加时，货物代码会自动递增显示。货物名称：名称长度，最长不超过50位。是编码级：选中“是编码级”复选框，表示录入的代码为货物类别，而不是具体的货物。类别保存后，将出现在货物代码窗口（如图jcsz-chsz）中左边的树状目录中；不选该复选框，则需录入规格，数量单位等其他信息。规格：规格长度，最长不超过50位。数量单位：选择该货物的计量单位。可通过点击右边的按钮进行增加、删除等维护工作。对应科目：当前存货对在账务处理系统中对应的科目编码。以便于生成凭证时，自动对应。计价方法：在货物成本计算时所采用的计价方法。有全月平均法，移动加权平均法等。所属仓库：表示该存货所在的仓库。打勾的仓库表示拥有该存货的操作权。仓库存货：点击“仓库存货”按钮，可以对任意仓库的存货进行维护。窗口如图jcsz-chsz-ckch：图jcsz-chsz-ckch 仓库存货设置选择货物可以通过“ctrl”+鼠标进行。然后通过“”, “” , “” , “”：把选中的货物选入； “”：全部选入； “”：把选中的货物剔除； “”, “” , “” , “”：把选中的客户选入； “”：全部选入； “”：把选中的客户剔除； “出库单销项发票销售收款。整个流程完成钱、物、发票的管理。 第一节 销售订单点击“销售管理”下的“销售订单”按钮，系统弹出销售订单窗口如图xsgl-xsdd：图xsgl-xsdd 销售订单 增加操作：点击窗口上的增加按钮，跳出销售订单录入窗口。如图xsgl-xsdd-edit：图xsgl-xsdd-edit 增加销售订单需录入的信息有：l 订单号：可以自行录入，以便查询。l 订单名称：可以自行录入，最多录入40个汉字长度。l 签订日期：默认为系统当前日期。l 终止日期：默认为系统当前年度的最后一天。终止日期没有特殊的意义，只作为备查信息。l 订单签订地点，订单履行地点：备查项目。l 部门，业务员：必须录入，统计时需要。l 客户信息：必须录入，选择客户时，可通过点击按钮，跳出客户信息，选择相应的客户。l 销售货物明细：逐行录入，可以通过双击跳出货物信息，选择相应的货物编码，并录入销售数量和含税单价。如果有税率可以录入相应的税率如（0.17），不含税单价，含税金额和税额会自动计算出来的。录入完毕后，点击“保存”按钮存盘。 修改操作：点击窗口上的修改按钮，跳出销售订单编辑窗口。和增加操作类似。审核操作：选中要审核的订单，然后点击窗口上的审核按钮，系统提示是否审核。点击是即可。注意：1只有拥有审核权限的操作员才能审核销售订单。2已经过审核的销售订单将不允许被删除。3.在销售订单增加界面，可以根据不同需要，对客户给予控制（数量，金额和明细）。第二节 销项发票销项发票以及不开票销项录入方式一致，故此不一一列举。点击“销售管理”下的“发票出库”按钮，系统弹出发票出库窗口如图xsgl-xxfp:图xsgl-fpck 发票出库增加操作：点击增加按钮，弹出销项发票窗口，如图xsgl-xxfp-edit：图xsgl-fpck-edit 增加发票出库录入销项发票有两种方法：1直接录入。需输入的信息有：客户名称、业务员、货物信息。2从订单导入。点击“订单导入”按钮，选择要导入的订单。依据实际情况，录入销货数量，单价，金额后，保存。第三节 销售收款点击“销售管理”下的“销售售款”按钮，系统弹出销售售款窗口如图xsgl-xssk：图xsgl-xssk 销售收款点击“增加”按钮，跳出收款单编辑窗口，如图cggl-skgl-edit：图cggl-skgl-edit 增加销售收款输入：客户，收款单种类，收款金额，结算方式，业务员等信息后，点击“保存”按钮存盘。第七章 报表中心报表中心是ERP软件最主要的著称部分之一，该模块提供了不同数据的查询和汇总。第一节 仓库收发存表点击“报表中心”的“存货收发存表”按钮，系统弹出如图bbzx-sfcb-tj：图bbzx-sfcb 仓库收发存查询条件在查询条件中，我们可以根据自己需求查询所有仓库，货物本月所累计发生的出入库数量，金额，仓库存货结存和期初数量以及金额等信息，如图bbzx-sfcb：。图bbzx-sfcb 双击可跳出该货物的明细。第二节 存货明细账点击“报表中心”的“存货明细账”按钮，系统弹出如图bbzx-chmx-tj：图bbzx-chmx-tj 存货明细账查询条件在查询条件中，我们可以根据自己需求组合查询所有仓库，供应商，货物本月货物销售的明细发生的出入库数量，金额，仓库存货结存和期初数量以及金额等信息，如图bbzx-chmx：图bbzx-chmx 库存明细账双击可跳出本条数据的录入信息。第三节 收发流水账点击“报表中心”的“收发流水账”按钮，系统弹出如图bbzx-cflsz-tj:收发流水账报表是反映货物销售，入库，领用等最全的报表，也是查询条件最复杂的报表，在改查询条件中，我们可以查询单个，多个货物在不同日期，不同单据类别，不同提货人，不同客户的发生数据。如图bbzx-cflsz:第四节 采购汇总统计表点击“报表中心”的“采购汇总统计表”按钮，系统弹出如图bbzx-cghz-tj:图bbzx-cghz-tj 材料采购汇总表查询条件在材料采购汇总表条件窗口有四个主要查询：1. 按存货汇总：结合上面查询条件（仓库，单据种类，存货代码，时间等）查询出货物采购的数量，价格，金额，运费等汇总信息。2. 按供应商汇总：结合上面查询条件查询出不同供应商供应货物的数量，单价，金额等汇总信息。3. 按车船号汇总：结合上面查询条件查询不同车船运输货物的数量，金额运费等汇总信息。4. 按部门汇总：结合上面查询条件查询不同部门进货信息。第五节 销售汇总统计表点击“报表中心”的“销售汇总统计表”按钮，系统弹出如图bbzx-xshz-tj：图bbzx-xshz-tj 销售汇总查询条件在销售汇总统计表条件窗口有6个主要查询条件：1. 按存货汇总：根据上面查询不同客户，提货人等的货物销售的数量，金额，运费等数据的汇总信息。2. 按客户汇总：根据上面查询条件查询出货物销售给该客户的数量，金额等汇总信息。3. 按车窗号汇总：根据条件，查询出不同车船的运货信息。4. 按提货人汇总：根据查询条件查询出每个提货人货物销售数量，金额等信息汇总。5. 按提货人和车船号汇总：根据查询条件显示提货人，以及车船的信息。6. 按提货人和客户汇总：根据查询条件查询出每个提货人下的客户货物销售数量，金额等汇总信息。第六节 货物销售明细表点击“报表中心”的“货物销售明细表”按钮，系统弹出如图bbzx-xsmx-tj：图bbzx-xsmx-tj 货物销售明细表查询条件在查询条件中，我们可以根据自己需求查询不同日期，不同提货人，客户等组合条件查询货物销售的总数，金额，平均单价等信息，如图bbzx-xsmx。图bbzx-xsmx 货物销售明细表第七节 应付账款余额表点击“报表中心”的“应付账款余额表”按钮，系统弹出如图bbzx-ysye-tj：在查询条件中，我们可以根据自己需求查询不同日期，供应商的应付款期初，进货，已付款等信息。第八节 进项发票明细账点击“报表中心”的“进项发票明细账”按钮，系统弹出如图bbzx-jxfp-tj:图bbzx-jxfp-tj 进项发票明细账查询条件根据组合查询条件，可以查询出本期进货发票的明细。第九节 付款明细账点击“报表中心”的“付款明细账”按钮，系统弹出如图bbzx-fkmx-tj:图bbzx-fkmx-tj 付款明细账查询条件根据查询条件，可以查询出不同结算方式，不同供应商的付款信息。第十节 应收账款余额表点击“报表中心”的“应收账款余额表”按钮，系统弹出如图bbzx-yfzk-tj:在应收余额查询条件窗口有三个主要查询：1. 按客户汇总：根据查询条件，查询出客户月初应收金额，预收金额；本期进货以及累计进货数；本期收款，累计收款；本期开票和累计开票以及期末结存信息。2. 按提货人汇总：格局查询条件，查询每个提货人的应收金额，预收金额；本期进货以及累计进货数；本期收款，累计收款；本期开票和累计开票以及期末结存信息。3. 按提货人和客户汇总：根据查询条件，在报表里反应每个提货人的客户的应收金额，预收金额；本期进货以及累计进货数；本期收款，累计收款；本期开票和累计开票以及期末结存信息。第十一节 销项发票明细账点击“报表中心”的“销项发票明细账”按钮，系统弹出如图bbzx-xxfp-tj:图bbzx-xxfp-tj 销项发票明细账查询条件根据组合查询条件，可以查询出本期发货发票的明细。第十二节 收款明细账点击“报表中心”的“收款明细账”按钮，系统弹出如图bbzx-ckmx-tj:图bbzx-ckmx-tj 收款明细账查询条件根据查询条件，可以查询出不同结算方式，不同供应商的收款信息。第十三节 开票情况统计表点击“报表中心”的“开票情况统计表”按钮，系统弹出如图bbzx-kpqk-tj:图bbzx-kpqk-tj 开票情况统计表查询条件根据查询条件，可以查询出不同提货人及客户的本期货物销售，开票等综合信息。第十四节 材料领用统计表点击“报表中心”的“材料领用统计表”按钮，系统弹出如图bbzx-clly-tj:图bbzx-clly-tj 材料领用统计表查询条件在材料领用统计表查询条件有三个主要查询：1. 按存货汇总：根据查询条件，查询出不同货物领用的数量及金额。2. 按部门汇：根据查询条件，查询出不同部门领用货物的数量几金额。3. 按领料人汇总：根据查询条件，查询出不同领料人领用货物的数量及金额。第十五节 材料领用明细表点击“报表中心”的“材料领用明细表”按钮，系统弹出如图bbzx-cllymx-tj:图bbzx-cllymx-tj 材料领用明细表查询条件根据查询条件，可以查询出不同仓库，不同单据类别，部门，领料人领用货物的数量，金额等的明细。第十六节 材料入库统计表点击“报表中心”的“材料入库统计表”按钮，系统弹出如图bbzx-clrk-tj：图bbzx-clrk-tj 材料入库统计表查询条件在材料入库统计表查询中有四个主要查询：1. 按存货汇总：根据上面的查询条件查询出不同货物的入库数量，金额等汇总信息。2. 按供应商汇总：根据上面的查询条件查询出不同供应商供货的具体数量及金额信息。3. 按车船号汇总：根据上面的查询条件查询出不同车船所运输的数量，运费及合计金额。4. 按部门汇总：根据上面的查询条件查询出不同部门进货的数量和金额信息。第十七节 材料入库明细表点击“报表中心”的“材料入库明细表”按钮，系统弹出如图bbzx-clrkmx-tj：图bbzx-clrkmx-tj 材料入库明细表查询条件根据查询条件，查询出不同仓库，不同货物的入库明细。第十八节 销售订单统计表点击“报表中心”的“销售订单统计表”按钮，系统弹出如图bbzx-xsdd-tj：图bbzx-xsdd-tj 销售订单统计表查询条件根据条件查询出销售订单录入情况。第十九节 销售发货台账点击“报表中心”的“销售发货台账”按钮，系统弹出如图bbzx-xsfhtz-tj：图bbzx-xsfh-tj 销售发货台账查询条件根据查询条件查询出客户销售的数量，单价，金额，欠款，运费，开票数，开票金额，未开数量，未开金额，收款等综合信息。第二十节 材料采购台账点击“报表中心”的“材料采购台账”按钮，系统弹出如图bbzx-clcgtz-tj：图bbzx-clcgtz-tj 材料采购台账查询条件根据查询条件查询出每个供应商提供货物的数量，单价，金额，欠款，运费，开票数，开票金额，未开数量，未开金额，等综合信息。第八章 基本操作一、 常用按钮1：增加一张新单据。2：保存。3：导入采购申请单，自动生成入库单。4. ： 数据转出，自动生成EXCEL表格。5：增加记录。6：修改记录。7：删除记录。8：审核申请单或单据。9：撤销审核申请单或单据。10、：页面设置、打印设置格式。11：预览单据。12：打印单据，对于出库单，打印大票。13：打印出库单小票。14：显示当月第一张单据。15：显示前一张单据。16：显示后一张单据。17：显示最后一张单据。18：查找一张单据。19：对窗口记录排序。20：对窗口记录过滤。21：对窗口数据栏目进行筛选。22：切换单据月份。23：显示数据，不允许编辑。24：显示和当前数据行关联的单据明细。25：在线帮助。26：退出操作。二、常用功能：1软件中，所有报表都可以转换为Excel文件格式输出。具体操作：点击“数据装出”，输入要保存的文件名，即可。2点击任意窗口上的栏目，都可以对该列进行升序或降序排序。3 “过滤 ”，如图jbcz-gl:图jbcz-gl过滤在每个录入界面都有“过滤”按钮，可以根据录入者的需求，过滤出自己像要查询的数据。4 “查找 ”，如图jbcz-cz:图jbcz-cz 查找操作方法类似3.过滤，这里不再缀述。5“排序”，如图jbcz-px:图jbcz-px 排序如图表示先按日期排序，