KBCX.CX-424 记录控制程序.doc

建滔天然气化工（重庆）有限公司记录控制程序编号：KBCQCX-424页码： 4/3程序文件版本A修订次数0修订人修订日期1 目的 对一体化管理体系记录进行有效的控制和管理，以保证能提供产品质量符合规定要求的程度和一体化管理体系有效运行的客观证据，为改进公司的一体化管理体系提供依据。2 范围 适用于为证明产品符合要求和一体化管理体系有效运行的所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。3 职责3.1 行政部负责组织各单位编制质量记录的格式、标识，并指导各单位建立、保存和管理有关的记录，以及归档管理工作。3.2各单位负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。4 程序4.1 记录的范围与分类l 记录的范围：各一体化管理体系文件中规定提供的记录，以及在一体化管理体系运行中形成的其它记录(包括照片、软盘光盘、文字资料等)。l 记录的分类：a) 按媒体划分：有书面记录和电子记录。b) 按格式划分：有表格形式的记录和非表格形式的记录。4.2 记录的填写要则4.2.1 各单位相关人员应按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，必须用“”明示。4.2.2 填写记录时，一律用钢笔、签字笔或圆珠笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.2.3 记录的内容要完整、齐全，数据、资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写件)，顾客或供方提供的记录部分可使用复印件。4.3.4 各项记录应及时填写，不得后补、伪造。各项操作记录、检验和化验记录应随时整理。4.2.5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，如系计算错误或笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性（可按文件控制程序4.6.2a）执行）。4.3 记录印制记录原则上采用书面表格形式(特殊情况除外)，记录必须有规定的编号和顺序号。管理手册、各程序文件和各工作文件规定的记录表格及各单位自用的记录表格均由行政部提出采购计划，统一编号、备案，由采购部联系印刷，。4.4 记录的标识编号4.4.1 每类质量记录用记录文件号及记录表格名称予以标识。4.4.2 同类记录用序号或填制日期或其他适用方式进行唯一性标识。4.5 记录的贮存和保护4.5.1 各单位按一体化管理体系文件规定而形成的记录，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。4.5.2 各责任部门负责贮存和保护本部门的相关记录，按记录编号进行分类汇总，填写各单位的记录清单，立卷保管。各单位要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。4.5.3 每年1月、7月最后一周（以半年为周期），各单位将前期的记录按编号分类归档，交行政部统一存档、备查。4.5.4 行政部负责对公司规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写公司总的记录清单，明确每一记录的编号、名称、使用部门、人员、保存期限、归档要求等内容。4.6 记录的检索4.6.1 查(借)阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查(借)阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查(借)阅。4.6.2 原则上只限在行政部档案室查阅记录，外借时须填写文件记录借阅登记表，经总经理批准后方可借阅。4.6.3 查(借)阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，由各单位负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究其查(借)阅者的责任。4.6.4 顾客查阅记录时，需经总经理批准后，方可办理查阅手续，查阅原则上只能在行政部档案室查阅，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。4.6.5 内审或第二方、第三方一体化管理体系审核时，各单位接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。4.6.6 出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人办理借阅手续并注明使用目的，不得他用的申明等。4.7 记录的保存期限 记录的保存期限视需要规定，并在记录清单中注明。记录保存期限年限有3年、5年、10年、长期等四种，各单位根据不同记录的作用确定保存期限，报行政部统一注明后执行。4.8 记录的处置如超过保存期限时（以滚动半年为周期），由行政部填写文件记录销毁登记表。总经理负责确认并批准，由行政部负责执行销毁。4.9记录栏目的更改 考虑记录的适宜性，可由各单位负责人组织相关人员更改记录内的栏目，并按文件控制程序4.1.2d条的编号方法确定修改次数，并将记录的新样表报行政部存档。4.10 电子记录的管理 在实际工作中，存在对产品的区域监控，特由行政部编制电子记录管理办法，以规定电子的贮存、保护、标识状态、检索、处置和保存期限的方法。5