项目图纸、函件、文档管理流程.docx

项目图纸、函件、文档管理流程1、 目的 为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，对收发函的规范性管理、及时处理及可跟踪性，及时地对项目管理提供信息资源，提供有效的单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。2、 适用范围适用于项目工程图纸、来往函件收发管理及竣工档案资料的管理。3、 术语和定义 无4、 职责（1） 项目部1 负责施工现场的对内对外的文件收发，并记录；2 负责施工现场的工程图纸、设计变更的发放，并记录；3 负责本项目相关文件（包括合同款支付审批表、签证单等）在公司内部的传签跟踪；4 负责竣工结算资料（包括涉及经济的工作指令、其它单位的回复函件等）的审核。5 负责按照项目建设过程建立、收集、整理竣工档案资料，并按照规定移交。（2） 设计部1 负责图纸的审核，发放；2 负责设计变更的发放；3 负责作废图纸的收回；4 项目部返馈设计相关事项处理。（3） 成本部 负责处理涉及成本费用的所有相关事项。（4） 工程管理部1 对项目部工程图纸、来往函件规范管理的监督及检查；2 协助项目部处理相关事宜。5、 工作程序（1） 一般规定1 项目经理为工程文件管理的第一责任人，项目部档案管理员为第一负责人，负责日常工程文件管理。2 所有工程资料文件统一由项目部档案管理员接收和发放。所有工程文字函件必须有责任主体印章才能下发或接收，并同时办理签收和登记手续。项目部档案管理员应针对项目期别和文件类别进行编号、登记，建立健全登记台帐。3 项目部对所有外部相关单位应要求其进场后三天内，出具由合同法人单位开出的授权委托书，授权委托相关人员代表其公司收发相关文档，未经授权不得领取任何来往函件。4 项目部资料管理员应利用计算机建立图、表等系统文件辅助项目管理工作控制和管理，并在计算机内建立管理台账，重要电子文档应做到每周备份。5 工程资料的收发、借阅必须通过资料管理员履行登记手续，做到不出差错，及时回收。（2） 工程图纸编制要求 所有图纸要标明项目、专业、图名、图号、版次及出图日期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。1 交项目现场用于施工管理及成本核算的施工图纸，按图纸原图幅分专业装订成册。2 报建图及移交档案室的施工图，要求按“手风琴”方法折叠 成A4大小,图标栏一3 律在右下角，并要折叠露出图章。4 竣工图编制说明：1) 凡按施工图进行施工没有变更的工程，由施工单位负责在原设计施工图上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图，（竣工图标志章尺寸统一按当地城建档案馆要求制作）。2) 凡在施工中有一般性变更，能够在原设计施工图上加以修改补充的，可不重新绘制竣工图，由施工单位在修改部位上用红色笔更改，并在修改部位附近空处引线指示，盖上修改标志章，注明修改单日期、字、号、条，盖上竣工图章后即作为竣工图。在原施工图上进行修改补充的，要求图面整洁，线条清晰，字迹工整，使用绘图墨水进行绘制，严禁用圆珠笔或其它易退色的墨水绘制或更改注记。所有的竣工图必须是新蓝图。3) 由于修改较大而使在原图上更改后图面不清、辨认困难的应将修改部位框出，在本张图的空白处或增页绘制。4) 竣工图的绘制工作，由绘制单位工程技术负责人组织、审核、签字，并承担技术责任。由设计单位绘制的竣工图，还需施工单位技术负责人审查、核对、签字盖上竣工图章后才能作为竣工图。5) 竣工图的绘制，必须依据在施工过程中确已实施的图纸会审记录、设计修改变更通知单、工程洽商联系单以及隐蔽工程验收或对工程进行的实测实量等形成的有效记录进行编制，确保图物相符。6) 竣工图的绘制（包括新绘和改绘）必须符合国家制图标准，使用国家规定的法定单位和文字；深度及表达方式就与原设计图相一致。坐标高程系统应采用国家绝对高程坐标。（3） 图纸及设计变更文件收发1 项目部接收到图纸及设计变更文件时，首先应建立图纸及设计变更收发台账并在项目部资料室存档；2 将图纸及设计变更文件按类分别内部分发给相关责任工程师，形成图纸、文件内部收发记录及台账，组织对图纸或变更内容进行熟悉。3 项目部图纸及设计变更文件的外部发放必须以工程通知单的形式进行覆盖，通知相关单位指定人员领取相关图纸及设计变更文件，并形成图纸、设计变更文件外部收发记录及台账，并按不同单位单独建立台账。4 项目部图纸及设计变更文件外部发放时除要求相关单位在发放记录上签具姓名及时间外，同时要求在工程通知单及项目部存档的图纸及设计变更文件首页签具姓名及时间。5 对于设计变更文件注明作废的原图纸文件，原则上项目部应将所有已作废的图纸文件回收并交设计部保存，并进行图纸收发台账。（4） 项目外部发函1 项目部所有外部发放的通知、函件等，均应按相应程序审核后，加盖项目部章及监理公司项目章后，由甲方项目部同监理公司项目部共同发出。2 项目部所有外部发放的通知、函件等，必须由相关单位指定人员领取，并形成外发通知、函件收发记录及台账，并按不同单位单独建立台账。3 项目部所有外部发放的通知、函件等发放时除要求相关在发放记录上签具姓名及时间外，同时要求在通知、函件等项目部原件首页上签具姓名及时间。4 项目部所有外部发放的通知、函件等，均要求相关单位收到文函后有针对性的进行回复文件（注明无需回复或注明限期内不回复视为认可的可以没有回复函件），并进入外发通知、函件收发记录及台账。（5） 项目部收函1 项目部对所有收到的外部相关单位函件，要求建立收文记录及台账。2 项目部工程文员首先应对函件进行存档备案后，须将函件转项目经理审核处理。3 项目经理对所收到的函件进行审核后区分是否在项目部职权范围内。4 对于项目部职权范围内的由项目经理签具意见后交由相关责任人处理，处理意见经项目部内部审核后以工程联系回覆函或工程通知单等形式发回来函单位，并进入收文台账。5 对于项目部职权范围外的由项目经理签具意见及建议后以业务协办单的形式交相关责任部门处理后回覆来函单位，并进入收文台账。6 项目部收文时，应由相关单位指定人员送达并在收文记录表上签收，否则项目部有权拒绝签收。7 项目部收文记录台账必须对每一份收文对应的处理回覆函编号及日期登记。（6） 工程档案管理1 项目部应根据项目管理过程活动要求，及时建立有关工程档案记录，涉及的档案记录应按照城建档案建设综合资料的有关要求执行。2 涉及建设工程施工竣工的档案由施工单位按照过程活动要求整理，项目部监督检查，以满足竣工验收后，项目工程档案能够及时提供。3 工程档案的具体要求按照建设工程文件归档整理规范的相关要求执行。6、 相关文件（1） 工程签证管理流程（2） 设计变更管理流程（3） GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范 7、 相关记录（1） 项目第 期工程通知单收发记录 （2） 项目第 期零星工程委托通知单收发记录 （3） 项目第 期工程签证记录 （4） 项目第 期工程索赔通知单收发记录（5） 项目第 期工程处罚通知单收发记录（6） 文件签收人员授权委托书（7） 项目部内部图纸文档收发记录（8） 图纸及设计变更文件外部收发记录23 项目第 期工程通知单收发记录序号发文信息收文签收收文回覆备注发文日期文件编号文件内容签收单位签收人签收日期回覆函件编号日期注：1、填写时文件编号必须填写，文件内容相同时第一栏必须填写，余下须填入内容同上，严禁空白；2、收文签收栏由收文单位指定人员填写，同次领取可用大括号包括后填写签收人及日期；3、收文回覆栏由项目部工程文员根据回覆处理结果在处理结束后填写，无须回覆或因某种原因无回覆时应在回覆函件编号内注“无回覆”并在备注栏内注明原因；4、回覆栏空白时，认为该工程通知单未处理完。 项目第 期零星工程委托通知单收发记录序号发文信息收文签收收文回覆备注发文日期文件编号文件内容签收单位签收人签收日期零星工程验收证明编号日期注：1、填写时文件编号必须填写，文件内容相同时第一栏必须填写，余下须填入内容同上，严禁空白；2、收文签收栏由收文单位指定人员填写，同次领取可用大括号包括后填写签收人及日期；3、收文回覆栏由项目部工程文员在完成零星工程验收并签证后填写；4、回覆栏空白时，认为该零星工程委托通知单未完成。 项目第 期工程签证记录序号签证日期工程项目签证编号签证内容施工单位签证金额工程通知单编号主合同编号索赔情况说明备注注：1、本表由项目部工程文员负责填写；2、工程通知单编号为对应发生该签证的工程通知单的编号；3、索赔情况说明栏内填：“无索赔”、“已索赔”，空白视为有应索赔项项目部漏发工程索赔通知单；4、已索赔应在备注栏内注明工程索赔通知单编号。 项目第 期工程索赔通知单记录序号日期工程项目工程索赔单编号索赔原因施工单位索赔金额对应签证编号主合同编号备注注：1、本表由项目部工程文员负责填写；2、索赔原因栏应简述索赔原因；3、每一工程索赔单对应唯一工程签证编号。 项目第 期工程处罚通知单记录序号日期工程项目处罚单编号处罚原因施工单位处罚金额对应工程通知单编号主合同编号备注注：1、本表由项目部工程文员负责填写；2、处罚原因栏应简述处罚原因；3、每一工程处罚单发生应对应引起处罚的工程通知单编号。文件签收人员授权委托书_公司： 同志等 位现为我公司员工，兹委托该 位员工负责我司与贵司 工程施工中的文件往来签收与送达事宜，特此证明。附以上同志身份证号码： 单位： （盖章） 签发日期：说明：1、本证明书所委托人员是委托方的签约员工。 2、本证明书内容必须填写真实、清楚、涂改无效。 3、本证明书壹式贰份提交监理公司和甲方各壹份。项目部内部图纸文档收发记录序号文件类型文件编号文件内容签收人日期原作废文件图纸回收记录备注注：1、本表由项目部工程文员负责填写；2、原作废文件图纸回收记录内填：“无回收”、“已回收”、“未回收”；3、未回收应在备注栏填写原因如“遗失”等，对于经常未能回收的责任人应提交项目经理提出批评或处罚。图纸及设计文件外部收发记录序号日期文件类型文件编号文件内容签收单位签收人日期原作废图纸文件回收记录备注注：1、本表由项目部工程文员负责填写、签收栏由相关单位责任人填写；2、原则上原作废图纸文件必须进行回收；3、原作废文件图纸回收记录内填：“无回收”、“已回收”、“未回收”；3、未回收应在备注栏填写原因如“遗失”等；4、对于未能回收的图纸及设计变更文件的责任单位，由项目部提出书面批评及罚款。项目部收文记录序号来函单位函件编号函件内容发函人