《公文写作须知》doc版.doc

公文寫作須知公文寫作須知一、 公文寫作應有之態度 在行文時，撰擬過程，必須要有高度之責任心，不但要對機關團體負責，還要向對方或人民負責。因此，在寫作公文時，態度要嚴正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜意氣用事，才能綜覈名實，事情才會處理的合法、合理、合情。遇有爭執時，更應以對事不對人之原則，處處為雙方立場著想，才不至於偏激或武斷情事發生。二、 公文寫作應注意事項公文為處理公務之重要工具，行文必須講求效率。公文製作屬要式行為，要有它應具備之要件行文之原因、依據、目的與立場。三、 公文寫作之基本要求 措詞要簡潔、言簡而意賅，對應敘述者亦不宜約而不詳。撰擬公文，對行文體系不能紊亂，要認清立場，根據法、理、把握重點，顧及現實環境陳述意見，主旨須確定，用字須適宜，用語須恰當，文理要暢順，做到合法、合理、合情之境界，使對方滿意，因此，寫作公文須細心研擬。由此可見公文要做到簡、淺、明、確乃法定要求公文寫作之四字訣：1. 簡 就是化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字都趨於簡單明瞭，以求撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力。2. 淺 就是用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂，使公文所表達之意思，能為一般社會大眾普遍瞭解。3. 明 就是敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。4. 確 就是主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模陵兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提高行政效率。除上述法定要求外，對於簽、稿撰擬之一般原則中，列了左列作業要求：1. 正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。2. 清晰：文義清楚、肯定。3. 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。4. 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。5. 整潔：簽搞均應保持整潔，字體力求端正。6. 一致：機關內部各單位撰擬簽搞，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。7. 完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，對相關單位應切取協調聯繫。四、 公文寫作之原則1. 應力求簡、淺、明、確：公文寫作應力求撰字端正清楚、語意肯定、內容清晰、完整、簡潔、具體，不可使用模陵兩可、游移不定之語句，或晦澀不明之文字。2. 段落要分明：公文寫作應採三段活用式之結構，即正文內容各段意見，應截然分清楚，不得前後夾雜敘述。3. 正確使用標點符號：公文使用標點符號，能使句讀清楚，便於閱覽，免除誤解。4. 其他應注意之原則：寫作公文，應以一文一案為原則。公文送判時，公文夾應標明承辦單位及送往單位，以加速公文傳遞。五、 公文之結構公文結構，採用主旨、說明、辦法（簽成為擬辦）三段式。主旨一段完成，文句力求簡明扼要。說明或辦法視需要靈活運用，段下得分項目，採階梯式排列，每目以六十字為原則，其內容繁多者，可列為附件附錄。1. 主旨 為全文之精要，是用以說明行文之目的與期望，本段文字應力求具體扼要。主旨是全篇公文之精華所在，文字越精要越好，使閱讀者一目了然行文之目的與期望，但也不可過於簡略。其內容重點應在於敘述何人何時何地何事。2. 說明 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，而無法於主旨內容納時，用本段說明。本段內容重點在於敘述因何故而行文。3. 擬辦 向受文者提出具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。本段內容重點在於提出如何辦理之敘述。六、 公文之標點符號 公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。公文加具標點符號，其作用在使閱者能正確瞭解公文之內容，而達到行文之效力。標點符號之用法表符號名稱用法。句號用在一個意義完整文句的後面。，逗號用在文句中要讀斷的地方。、頓號用在連用的單字、詞語、短句的中間。；分號用在下列文句的中間：一、 並列的短句。二、 聯立的復句。：冒號用在下列情形的文句後面：一、 下文有列舉的人、事、物時。二、 下文是引語時。三、 標題。四、 稱呼。？問號用在發問或懷疑文句的後面。！感嘆號用在表示感嘆、命令、請求、勸勉等文句的後面。 引號用在下列文句的後面，（先用單引，後雙引）：一、 引用他人的詞句。二、 特別著重的詞句。破折號表示下文語意有轉折或下文對上文的註釋。.刪節號用在文句有省略或表示文意未完的地方。（ ）夾註號在文句內要補充意思或註釋時用的。七、 簽之撰擬要領1. 主旨：扼要敘述，概括簽的整個目的與擬辦，不分項，一段完成。2. 說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條例。3. 擬辦：為簽之重點所