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企业档案管理工作分析企业档案管理工作分析 简历大全 摘要：当今信息技术的快速发展和快速渗透已经使社会各个领域发生了深刻的变化。作为企业档案管理，也不可避免的参与到这一深刻变化的过程之中。在这种迅速变化的环境面前，档案管理如何应对新挑战，为提高企业的竞争力和市场适应性提供有力支撑，是摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。作为企业档案管理工作者，?规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务，不断学习和加强自身的管理水平，为企业快速发展，档案工作高效运转做出自己的贡献。 关键字：企业档案；管理工作；档案控制 一、工程项目文件管理 1归档验收管理工作 1）档案人员接收纸质资料和电子文件，验收、鉴别资料的及时性、完整性、准确性和一致性，检查资料是否规范、内容是否一致及文件幅面、格式是否符合标准；整理合格的归档资料并进行立卷。 2）通过对已存档的档案进行质量控制，成品纸质档案入库管理，电子档案数据入库管理，确保了纸质档案和电子档案的规范性和正确性； 2档案分类 工程项目档案的特点在于，借阅及重复利用率较高，参照国家有关标准，制定出工程项目档案号编制规则，这样极大地提高工程档案的检索、使用效率。档案号包括分类号、年度号、项目号和分类号四个方面。3 纸质归档 简历大全 纸质归档在目前仍是档案重要管理工作。归档范围主要包括设计书、设计委托资料单、计算资料、设计文件校审记录、变更记录表和工程项目图纸。纸质档案交接验收合格后，按管理规定对档案资料进行整理、录入、签署文件放行出版单、请晒存档蓝图、装订、编写页码、填写卷内文件目录表和备考表、登记卷内目录、编制案卷封面、装盒、入库上架。 4电子归档 电子归档除依纸质归档流程外，还有特殊性。电子归档的整理、验收采用人机交互方式完成，不仅要鉴别电子文件的完成性、正确性，重要的保证电子文件与纸质档案的一致。然后将工程项目文件夹整合在一起刻录，光盘的案卷号根据刻录的工程项目档案号编制。归档电子文件再由专业人员导入数据库，建立档案资源库。 5归档质量常见缺陷： 1）归档数据不完整； 2）工程属性错误； 3）归档资料内容有错误； 4）电子文件缺漏或错放； 5）归档文件内容不一致； 6归档文件资料质量控制 1）严格各级领导审批制度，确保档案内容齐全完整、所附领导审批依据的签字手 续完备、真实、准确； 2）严格档案的原始管理；签署必须是本人字迹； 3）严格档案管理检查制度，使档案分类科学组建合理有利于今后的查考合理利用； 4）严格档案缺陷的责任管理，完善缺陷责任期档案的收集和整理工作，确保工程项目图纸编制准确、清晰、规范。 简历大全 7档案电子检索利用方式 为了实现档案的电子检索，需要把传统的纸质资料进行数字化转换，利用计算机技术，提高检索的利用率，同时，提高档案检索的查全率和查准率。档案管理人员要求熟悉库房管理和计算机操作，及时录入新存工程项目，提高资料的利用率。数据库建设问题。档案信息数据库建设是实现档案信息化、网络化的核心，档案部门应当集中人力搞好档案数据库建设，在数据库建设要做到：建立文件级开放目录中心；对现行机关的档案要抓好文档一体化建设。在接收到期档案的同时，接收同期的文件数据库磁盘，然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录发送到公司网站上。 二、档案库房优化管理 1库房档案检索管理 1）在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案柜应有统一的反映存放档案内容的标识。2）每年定期对库藏档案进行一次清查，清点档案数量和完整性，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。3）随着档案数量的急剧增加设计人员对档案利用频繁需求，传统的档案利用方式已不适应设计人员的需求，因此，必须大力改变和更新档案库存结构。4）档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低，加强库房档案检索工具建立档案目录中心已成为重要任务。编制的检索工具应力求符合规范标准，能把库藏档案的档案号、项目号、工程名称和储存地点揭示出来。 2库房档案鉴定销毁 管理档案鉴定应以国家有关规定和企业管理规论文联盟定为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。 1）档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。 2）档案鉴定工作一般每5-10年进行一次。 3）档案鉴定工作按以下程序进行： （1）成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关部门人员参加。（2）学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。（3）鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。（4）领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清单上签署意见。销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对该销毁档案认真清点复核，档案销毁后，分别在销毁清册上签字。任何部门或个人均不得将应销毁的档案作其他用途或当作废纸出售。 3工程项目档案控制 1）公司应设立了项目文控人员，人员由原档案部门的档案管理人员组成，项目部对文控人员实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责。 2）文件控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作，是为了将在项目生命周期内的过程文件和成品文件的内容及状态进行记录、追踪，主要活动包括文件的发布、文件的分发和传阅、文件的接收和返回、保存和销毁。 3）文控人员经常参加项目的各种会议，此外，文控人员和档案管理人员还必须具备高度的责任心、良好的沟通能力、能够熟练运用计算机以及熟练使用办公设备的能力。 三、电子文件与电子档案管理 1在电子文件管理 1）文控人员、机关单位文件材料归档尽管在操作系统中输入了大量的文件、信息，单身因为两个系统中直接没有很好的衔接，不能将所有档案需要的字段和信息包括进去，导致归档后档案人员再次进行大量信息的输入，造成重复工作，浪费人力、物力。 2）如果实现文档一体化管理，不仅能够使档案管理人员从繁重的重复工作中解放出来，还能有更多的时间投入到档案的利用工作中去，从而有效的提高工作效率和档案利用率。 2在电子文件流程规范 1）文控人员不仅要熟练掌握项目过程文件控制程序、流程及方法，而且要了解并熟悉国际上有关档案管理的行标及企业内部体系管理标准规范。 2）项目文控策划操作流程、项目文件编号及底图验收、工程技术文件的收集、分类整理、组卷等文控。 3）档案管理业务培训和指导，使档案管理人员能够按照统一的标准对工程项目中形成的设计文件、管理文件、信