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关于高校财会档案管理的思考摘要：本文指出了高校财会档案的内容，针对高校财会档案管理中存在的问题，分析了其形成原因，并从制定规章制度、实行专人负责、做好收集、鉴定销毁工作、创新服务方式等方面提出了完善财会档案管理的对策。 关键词：高校；财会档案；档案管理 中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-08-0-02 高校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是高校档案的重要组成部分，也是国家档案不可缺少的部分之一。因此，高校的财会档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到高校财会档案管理的质量以及高等教育事业的发展。如何管理好财会档案，显得尤为重要。 一、高校财会档案的内容 根据1993年国家教育委员会颁布的高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范规定，高校财会档案的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面，具体如下：（1）综合管理类：主要是上级及学校有关财务会计工作的文件，本校的财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件，会计移交清册、财会档案移交保管清册、财会档案销毁清册等等；（2）会计报表类：主要是决算报表、预算会计报表、年报表、季报表及月报表等等；（3）会计账簿类：主要是涉及外事会计帐簿、总账、预算内外明细账、日记账、固定资产帐及其它辅助帐等等；（4）会计凭证类：主要是涉及外事的会计凭证、预算内外各种原始凭证、记账凭证、银行存款余额调节表、银行对外账单、会计拨款凭证及其他会计凭证，还有涉及债权、债务及未清理完毕的凭证等等；（5）工资清册类：主要是工资发放名册、卡片，工资转移、证明、通知存根等。 此外，会计电算化资料也应属于财会档案的归档内容，这一内容在高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范中虽然没有提及，但也是归档不可或缺的重要内容。 二、高校财会档案管理存在的问题 随着高校的不断发展，各种先进理念如人本理念、风险理念的推广及先进技术如专门财务管理软件的不断应用，高校在财会档案的管理方面积累了较为丰富的经验，取得了一定的成绩，但由于发展水平不一，东西部高校差距较大，大多高校还存在着不少的问题，有待进一步加强和改善。 （一）法规制度的滞后。现在高校整理财会档案主要是依据1993年颁布的高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范中有关财会档案的规定，以及财政部、国家档案局1998年下发的会计档案管理办法，很多高校都没有制定专门的适合自己的财会档案管理办法。这两个管理规定的制定时间跨度将近二十年，二十年来社会环境不断变化，高校也在不断发展，所产生的财会档案也有了新的形式及内容，例如学校与银行及其它机构签订的贷款合同、会计电算化档案、学生助学贷款合同等等，这些内容在原有的财会档案管理办法中都没有体现，但这些又属于归档的重要材料。因此，法规制度的滞后已严重约束财会档案的发展。 （二）没有实行专人负责制。在高校财务部门及独立核算的二级单位中普遍都未设专人负责财会档案，由不同人员兼职，如档案装订由会计人员完成，档案的归档由其它人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，他们大多没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验，对财会档案的归档范围和标准不清楚，不掌握档案的基本操作规程，档案整理起来不规范，出现了很多问题，比如在整理会计凭证时有些附件材料没有保留原件，而是使用复印件，有些没有拆除金属装订物，重要材料没有盖章及领导签字等。 （三）归档不够完整、及时。高校产生财会档案的部门一是财务部门二是具有独立核算功能的二级机构如校办企业、后勤部门等等，有一些高校只要求财务部门移交档案，对二级机构则不做要求，由其自行保管，而且移交时只注重收集纸质档案，忽视了对电算化会计档案的收集。另外，根据规定，财会档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年，期满后的次年6月底前由财务部门的专（兼）职档案员将整理好的财会档案向档案部门移交。但在实际工作中，财会部门都会以种种理由为借口，不按时移交档案，经档案部门多次催讨，才不得不移交，造成了归档的不完整、不及时。 （四）鉴定销毁不按时。财会档案的保管期限一般分为三种：短期、长期、永久。短期一般保管不超过15年，长期不超过50年，永久则是无限期地尽可能长远地保存下去。到了保管期限，该销毁的档案就要清除，登记造册，经领导签字同意后由财务部门会同档案部门派人共同监销，但实际情况却是这一工作往往得不到重视，大有无人来销、无人敢销的局面，一般是鉴而不销，存而不销的现象，这种情况在会计凭证方面表现得尤为突出。到期的财会档案依然原封不动地躺在原来的地方，占用着有限的库房资源，这就造成一方面每年移交的财会档案无处存放，档案库房远不能满足需要，另一方面过期的档案却还在占用大量的资源的局面。 思想汇报 （五）开发利用功能不强。由于财会档案的特殊性，在利用时往往过多强调了保密，对利用人的身份及目的作了过于严格的限制，使得一些想利用的人最终未能如愿。另一方面，在利用方式上，除了被动等待利用者上门查找以外，没有其它更好的服务方式，潜藏在财会档案中的价值没有得到充分发挥，开发利用率不高。 三、造成目前财会档案管理状况的原因 （一）领导不重视，经费没有保障。长期以来，档案工作只是处于一种说起来重要，忙起来不要的状态，有被边缘化的危险，领导普遍认为档案工作只是一种简单、重复的工作，而没有意识到档案工作是一项细致、繁琐、技术性、复杂性较强的工作，因而对档案工作不加重视，投入经费不足，没有设置专门存放财会档案的设备，档案存放只能是见缝插针，保管条件达不到三铁八防的要求，容易造成档案的遗失及损毁。 （二）管理人员责任心不足、进取心不强。在高校，档案部门是一个相对清苦的部门，即无权又无利，领导也不够重视，相比较其它部门容易滋生得过且过的念头，存在着业务部门不交档案，我也落得清闲的心理，做一天和尚撞一天钟，没有认真查找原因，真正去研究解决工作中的困难。 （三）技术知识不足。目前，随着计算机的应用，财务活动大多通过计算机来进行管理，由此产生了基于计算机的电算化会计档案，而高校档案人员由于对计算机知识掌握不多，对财务软件缺乏了解，对形成单位产生的原始材料缺乏监管，因而没有及时将电算化会计档案接收入库。 四、完善财会档案管理的对策 （一）及时制定规章制度。完善的规章制度是做好工作的前提，不论是国家部委还是高校档案部门都要根据形势的变化，及时修订、制定相应的规章制度，从国家来说应组织人力及时修订高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范中涉及财会档案的内容，从高校自身来说要制定本校的财会档案管理办法，财会档案查阅利用制度、财会档案销毁制度等等，并在实际工作中，严格按章办事，做到有法可依，有章可循。 （二）实行财会档案专人负责制。在可能的条件下，财务部门及其它单位都应设专人负责财会档案的管理，且最好不要随意变动，工作变动时亦应做好交接，档案部门在工作中要及时给予指导，做好培训工作，让管理人员了解档案法规，熟悉档案条例，整理档案时做到整理规范、符合要求。 简历大全 （三）催交档案定时、全面。在收集财会档案时，不但要求财务部门移交档案，还应对独立核算的二级机构进行监督，使这些部门的财会档案都能无一例外地向档案部门移交，不但要移交纸质档案，更不能遗漏电算化档案。对未按时归档的部门要建立台账，及时催交，定期催交，同时加强档案宣传力度，加强与这些部门的交流沟通，争取得到他们的支持和配合。 （四）做好鉴定销毁工作。档案部门应切实履行职责，严格按照法规规定，做好到期财会档案的鉴定销毁工作，将需销毁档案登记造册，会同学校财务部门共同鉴定，严格审查。在鉴定时要做到逐份鉴定，防止误销，不可一刀切，更不能整箱成柜不加区分地销毁。销毁时应由档案部门和财务部门共同派人监销，人数应在2人以上，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况及时上报，做好销毁清册的存档工作以备以后核查。 （五）创新利用服务方式。档案人员应牢记以人为本，服务学校的根本目标，不断进取，勇于探索，敢于创新，开展多种形式的利用服务，可充分利用校园网、办公自动化、电子邮箱等手段进行服务，做好档案管理软件与财务管理软件数据的对接工作，实行网上服务与送