教学秘书的办事能力初稿.doc

湖南师范大学毕业论文（ 2010 届）题 目： 浅谈高校教学秘书的办事能力 系（部）： 汉语言文学系 专业班级： 文秘班 姓 名： 刘雅南 指导老师： 岳凯华老师 2014 年 03月 12 日目 录毕业论文开题报告2中文摘要6引 言7浅谈高校教学秘书的办事能力8一、秘书简介81.1高校教学秘书的起源81.2教学秘书及秘书办事能力的重要性8二、教学秘书应具备哪些办事能力82.1专业能力92.2语言能力92.3交际能力102.4应变能力102.5较强的文字工作能力 （收集信息能力）102.6办公自动化使用的技术能力112.7理解和领会能力112.8分析和驾驭能力122.9内部沟通、协调能力132.10作为一名优秀的现代秘书，他还应学会驾驶汽车的能力16三、高校秘书素质提升的基本策略16 3.1切实提高对秘书工作重要性的认识173.2加强理论学习，提升政策水平183.3加强秘书个人职业道德修养20总 结21湖南师范大学文学院 中文秘书专业毕业论文开题报告论文题目浅谈当代秘书办事能力学生姓名专业班级联系电话电子信箱/QQ刘雅南文秘班15111025419673722687指导教师教研室联系电话电子信箱/QQ岳凯华老师文秘教研室13308429116374586331选题背景、意义背景及意义：高等学校的秘书工作,是高校管理体系中的重要组成部分,是辅助学校各级领导者办理事务、处理政务、提供服务的一项不可缺少的重要工作。在学校领导进行管理活动的全过程中,秘书人员都参与其中。这就需要他们不仅全面提供基础性的辅助工作支持,而且还要发挥好协调运转、辅佐决策等参谋助手职能。因此,其人员素质如何,至关重要。 进入新世纪以来，随着我国高等教育改革的进一步深化及国内外环境的巨大变化，我国高校面临着生存与发展的双重挑战。对高校来说，教学质量就是生存与发展的根本，如何提高教学质量是当前高校面临的一项紧迫的任务。教学质量的提高，需要教学工作与管理工作的有机结合，而不能片面强调一方的作用。通过有效的管理，可以充分整合学校有限的资源，创造良好的教学环境，使教学工作有序、高效的运行，促进教学改革和创新，从而达到提高教学质量的目的。高校秘书在数量上占管理队伍的大多数，秘书队伍建设还没有得到足够的重视，队伍整体素质偏低的现状依然没有得到有效改善。因此加强对高校秘书管理工作的重视显得非常重要。研 究内 容和方法研究内容：一、 秘书简介1.1秘书的起源及高校教学秘书的定义1.2教学秘书及教学秘书办事能力的重要性二、秘书应具备哪些办事能力2.1与高校同步理念的现代教育观念2.2语言文字表达能力2.3人际沟通能力2.4团结协作能力2.5科学统筹管理的能力（收集信息能力） 2.6掌握信息处理技能以及现代办公自动化的技能2.7分析和驾驭能力三、秘书办事能力离不开六大意识3.1学习意识3.2责任意识3.3质量意识3.4服务意识3.5法律意识3.6档案意识四、高校秘书素质提升的基本策略1、切实提高对秘书工作重要性的认识2、加强理论学习，提升政策水平3、加强秘书个人职业道德修养4、强化文字表达能力5、增强秘书服务意识6、增强责任意识7、加强考核，强化激励机制建设研究方法： 1、引用法：引用各方面的相关资料,使文章更具可读性；2、分析法：分析文章的相关内容与现代的社会形势，使文章更透彻，能够更加深入的了解秘书办事能力的重要性；3、调查研究法：对高校教学秘书如何提高办事能力进行调查和研究,从中得出总结，以便做出更好的解决方案；4、综合分析法：对于如何提高秘书办事能力方面的资料进行综合分析,吸取精华部分， 有利于更有效率的做好教学秘书。 计 划进 度2013年12月21日 选题：浅谈当代高校教学秘书的办事能力2014年1月3日 撰写开题报告2014年3月15日 完成初稿2014年4月10日 定稿2014年四月中旬 完成论文的编写2014年四月中旬 初次提交论文修改指导老师意见 （对本选题的深度、广度及工作量的意见和对设计结果的预测） 指导教师签名: 年 月 日教研室意见 室主任签名： 年 月 日 说明：此表一式两份，指导教师和学生各留存一份中文摘要高校教学管理对教学秘书人员办事能力的要求，是现代教学秘书培养工作的重点，现代社会对秘书人员工作的更高要求，让我们意识到只有不断加强自身能力的提高，才能适应高校教学管理发展的脚步，有了高校教学秘书对教育教学工作的有效协助，高校才能更有效地运行教学和管理工作。教学秘书良好的职业素质是促进教学管理工作正常运行的基础,在新形势下提高教学秘书的综合素质是新时期高校教学管理工作的迫切需要。成为一个多能手，以便胜任本职工作，成为一个复合型的人才，这对高校和个人来说都有良好的发展前景。关键词 ： 高校秘书 办事能力 素质 协调沟通引 言随着社会经济的发展，秘书已经发展成为一种独特的职业。对这社会经济的发展起着越来越重要的作用。到今天，秘书已成为整个社会不可缺少的一部分。无论是在各企事业单位，还是个党政机关，秘书已成为整个社会不可缺少的力量，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献。随着时代的进步，人类已进入科学技术高度发达的21世纪，因而秘书工作的分工越来越细化和具体。在我国大中院校，已涌现出越来越多的教学秘书，教学秘书的岗位虽普通，但在高校的地位和重要性日益提高。作为当代教学秘书，他不但应具备普通秘书的写作能力，更应具备现代秘书的公关能力，同时还应当具有灵活运用各种办公软件及驾驶汽车的能力，远远不止是人们所谓的“能说会道”“能吃能喝”或者“能提笔杆子”的秘书或者只是一个摆在办公室里的美丽的花瓶了。相反，他在整个教学系统中起着举足轻重，甚至是领导地位。作为一名现代秘书，具有极强的实践性与操作性，因此，这就要求秘书必须具有极其深厚的写作功底。除此之外，还要求他必须掌握相关的教育教学理论知识和教学组织管理经验，用知识武装自己，这是当代秘书最起码的前提条件。而作为一名在学校工作的教学秘书，是作为众多学生及老师的领导和模范，更应加强自身的道德素质和文化科学知识，熟悉并掌握秘书学的相关原理，清楚秘书人员所应具备的文书管理、会议组织、信访工作、接待工作等等方面的知识，并且还要不断提高自己的写作能力和教育水平，从而提升个人管理的水平和学校系统运行效率。浅谈高校教学秘书的办事能力一、教学秘书简介所谓秘书，从字面意义上可以理解为密切跟随领导，为领导服务文书工作的一位办公人员。而“教学秘书”，顾名思义，则是工作在我国各大中小学及高等院校的秘书人员，为教学秘书是系（部）主任、业务副主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。1.1秘书的起源和高校教学秘书的定义在我国，秘书一词最早出现于汉代：指带有神秘色彩的图书。因图书不予公开，故称为秘书。东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。而教学秘书是从秘书这一职务中单独分离出来的职位，主要工作在大中院校的教学管理部门，服务于高校的教育教学工作的秘书人员。1.2教学秘书及秘书办事能力的重要性“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务人才培养。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。二、当代教学秘书应具备哪些办事能力高校教学秘书是高校教学管理机制中最基层的一环，在高校日常事务处理中，起着不可或缺的作用。他们既是高校各项教学活动的组织者和安排者，又是高校教学管理的具体实施者和执行者，同时也是高校教务部门与教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁，是具体教学运行工作的执行者。因此，教学秘书工作质量直接影响着高校教学管理水平及教学质量。当高校逐步重视内涵方面的建设，使教学秘书工作显得越来越突出和重要。为了适应高等教育形势的变化和高校发展的客观需要，教学秘书应该明晰在高校教学管理中的角色定位，并据此培养和提高适应此工作的能力，进一步提高工作效率，使教学管理工作规范化，促使教学秘书队伍整体建设。教学秘书的办事能力是指一个人对接受的任何一项任务的完成情况和临机处理的能力，由多种能力综合而成，反映出一个秘书的综合素质，这些综合素质包括：与高校同步理念的现代教育观念、语言文字表达能力、人际沟通能力、团结协作能力、科学统筹管理能力、信息处理技能以及现代办公自动化的技能、分析和驾驭能力等。2.1与高校同步理念的现代教育观念熟悉工作，掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，了解自己，才能工作自如。高校教学秘书的工作岗位非常平凡，也是最基层的，但是接触到的很多东西却是非常专业的，这是与他们的工作环境有关。而现代社会又是一个知识更新非常迅速的社会，因此教学秘书一定要适应教学管理第一线的需要，是科学发展观为指导思想，以服务教学，服务学生，服务老师为中心，明确学校的办学方向和特色，明确教育是以人为本，以可持续性的发展理念，不断学习和充实自我。比如他们在学校某二级学院工作，所管辖的专业不同，以至于需要教学秘书对所负责的专业情况有着很清晰的了解。同时教学秘书需要了解整个院校的教学理念及现代教育观念，并与所在高校教育理念保持同步发展，努力探索新的教育理念，获取最新的教育思想，以实现教学管理和服务效率的最大化，同时提升个人的价值和修为。2.2语言文字表达能力 说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、来访、洽谈工作等等，都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。教学秘书尤其如此。教学秘书的工作中不仅需要撰写信函、公文和文稿以及起草计划、总结等相关文字材料，而且还承担着教学部门的文件接收和传达工作，这就需要有较强的语言表达能力和文字表达能力，将领导的意思能准确无误地传达出去，让对方能听懂，明白领导传达的意思，提高办事效率。因此，教学秘书因在工作之余，苦练语言和书面表达能力，提高自己的语言功底和写作能力。语言不仅仅只是指口述，它还包括肢体语言，很多人都知道身体语言在沟通中的作用。但是，在使用身体语言的时候，要注意身体语言使用的情境是否合适，是否与自己的角色相一致。少做无意义的动作，以免分散对方的注意力，影响沟通效果 。能写会道是很多职业都应具有的基本素质，对于秘书而言，则要求更高。秘书要能说，善于表达自己的思维和见解，并让领导能接受。日常工作中办公室秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交代的意图。同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。秘书人员文字表达能力的形成和提高，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。公文写作应达到的境界是：“信、达、雅”，准确、简明、流畅、有韵味。文字工作能力的要求是：有较丰厚的文化知识、较高的政治理论水平，能尽快地熟悉党和国家的政策，熟悉法规，头脑清楚，思路敏捷，有较强的认识、分辨能力和逻辑思维能力，加上丰富的词汇、流畅的文笔等等。文字功底是离不开知识积累，因此我们也需要具备信息收集能力。作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力和广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告。2.3人际沟通能力 教学秘书是高校教务部门与教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁，处于教学管理的枢纽位置，一方面要完成上级布置的工作任务，另一方面要处理好各种人际关系，包括与领导、与老师、与同事、与学生之间的关系。这就要求教学秘书具有较强的人际沟通能力，以便有助于顺利完成各项工作任务，形成融洽的工作氛围和持久的工作热情。交际能力，是处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么，办事的成功率就比较高。秘书的交际能力，多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书要处理好与领导的关系，关键是出色地做好领导服务的工作，起到真正的辅助作用。由于办公自动化进程的加快，现代通讯技术的发展，特别是互联网越来越渗透到我们日常工作和生活，对秘书工作的影响也在加剧，现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命 ，传统的秘书工作如存档，起草文件等，在秘书日常工作中所占的比重也越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量。交际能力是处理好人际关系的重要因素。秘书要在不违纪和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人际关系，的确有一定的难度，但是必须明确，善于交际，使人容易接近，容易被人信赖，办事成功率就高，速度就快，反之则不然。交际能力也反映出一个人的思想性格修养，大多为人称道的秘书人际关系都是很好的。作为高校教学秘书，掌握好处世哲学，处理好公司内部的人际关系是一门必修的功课。教学秘书一定要重视并有效地做好内部的协调和沟通工作。高级秘书的内部协调与沟通工作，主要是正确处理与领导、与同事、与老师、与学生的关系，建立良好的人际关系。做好内部协调与沟通工作，还要当好上下沟通的桥梁。在这种人际沟通活动中，首先要全面、准确把握领导的意图，适时、适当地传输给学生和老师；还要全面而准确地把握老师和学生提供的情况、要求、意见，并及时、明晰地反馈给领导或有关部门。秘书在为上司的决策而收集信息时，需要各个部门提供帮助，秘书与这些部门人员关系的好坏，直接或间接地影响着秘书收集到的信息的质量和数量。如果没有良好的人际关系，就很难得到真正有价值的信息，工作就很难展开。所以，秘书必须与各方面建立起相互信赖的融洽关系。由于各种原因，职场中的人际关系实际上是非常复杂的，所以，善于处理各种人际关系是一个秘书经验丰富的重要标志。2.4团结协作的能力 教学秘书的岗位性质、职责和教学秘书艺术者的角色，决定教学秘书工作者具有团结协作的组织能力。由于教学管理工作内容多，涉及面较广、头绪复杂，需要教学秘书与其他管理人员分工协作才能完成，这就要求教学秘书不仅要协调好与领导、与同事、与学生的关系，还要协调好与各部门的工作关系。同时，教学秘书还应该有合作的观念和能力，因为教学工作是在合作的基础上分工的，并不是某一个人或者某一个部门就能单独完成某项工作任务，并且作为教学秘书，其工作职责和工作岗位的特殊性、服务性、辅助性尤其决定了其合作的必然性，因此教学秘书是否具有积极的合作意识和良好的合作能力变得至关重要。一个家庭“家和万事兴”，一个部门亦是如此。而教学秘书作为连接学校各个部门，联系领导、老师、学生的桥梁，能否团结各个集体的力量，以及同部门中的其他同事良好协作，共同完成工作任务不仅关系到教学秘书个人素质和能力评判问题，还关系到整个教学秘书部门系统工作的正常运转和效率问题，以至于影响到整个院校的教育教学的有效开展和教学质量的高低。因此，教学秘书在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时，要有明确的角色定位，不能把自己等价于领导，言行举止要和蔼，不应高人一等，实际工作要任劳任怨，只有这样，才能与办公室其他人员要处理好协同合作的问题。此外，教学秘书还要与上级业务部门，如教务处、科研处等部门进行联系合作。总之，协同合作地才能完成各项任务，教学秘书要有这种合作的精神，更要有这种能力。协调是指多个部门，多个成员间的互相配合，它既有数量的配合，又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其他教师相比，教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时，要积极主动，同时对事物的发展要有预见性。要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急，所需时间及易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况，有理有据地安排系上有关的教学活动。教学秘书在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时，要用发展的观点，对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番，对可能出现的情况应有准备，以防意外。教学秘书应有这种能力，帮助系里领导协调处理各种事务，以推动系里工作顺利进行。2.5科学统筹管理的能力 教学秘书事务性工作比较多，每天都有大量常规性的工作和规律性的工作要做，而且时不时地也有突击性的工作要处理。因此教学秘书虽然处于平凡的岗位，但平时的常规工作非常繁忙，面对工作的复杂性，一定要保持良好的心情和清晰的头脑，还需要有坚强的心理素质，能够科学地进行统筹管理规划的能力，使工作有计划、有条理地开展进行，提高办事效率；凡事“预则立，不立则废”，因此作为教学秘书尤其需要在行事之前科学计划，合理统筹。比如：一天工作之前，教学秘书可结合本周的工作任务及领导交代的事项，按照事务的轻重缓急及“重要且紧急的事最先处理；重要但不紧急的事后处理；不重要但紧急的事次子；不重要且不紧急的事最末 ”的原则罗列出一个计划清单表，使得一天的工作安排清晰明了，成竹在胸，执行起来亦忙而不乱，有条不紊。 同时教学秘书也需要具备有一定的管理能力，高效地完成各项基层管理工作。教学秘书虽然处于高校的基层性的岗位，但是其管理的职能却不可忽视。管理部门内部之间的文档、文件、活动安排，管理老师的授课安排、物资发放、工作时间安排，管理学生的日常常规学习、活动、干部培养和选拔、党组织的发展和常规民主生活会等等，这些存在于高校中的大小事务都需要教学秘书进行管理，因此能否具备极强的管理能力直接关系到高校内部系统的高速运转和学校日常常规事项落实和大小活动的顺利开展。2.6掌握信息处理技能以及现代办公自动化的技能随着代科学技术日新月异的发展，对掌握技术的要求已不仅限于专职人员。如操作计算机录入、输出和编辑文件，应是每个秘书都应掌握的技术。掌握一定的技术手段，对于加快思维节奏、提高工作效率，以适应工作需要有着明显的积极作用。现代网络特别是校园网络的使用也使得教学管理工作日益摆脱过去的手工实操模式，逐渐趋向于数字化、智能化、网络化。学校逐步实行信息化教务管理，以教务管理为中心，将课程管理、教学计划管理、学籍管理、学生网上选课、网上评教、教室管理、排课调课管理、成绩管理、毕业顶岗实习及资格审查等纳入综合教务管理系统，基本实现教学管理的现代化、信息化、网络化。学校构建OA系铳，实行网上办公，要求教学秘书必须熟练使用现代信息技术，掌握电脑的应用；能够熟练地应用计算机硬件知识和软件知识，熟练进行文字编辑、图像图形处理、表格处理、数据库处理等；掌握通信技术的应用，能够熟练的运用数码设备、办公一体设备等现代办公设备，以适应学校校园数字化建设对教学秘书工作快速、高效、准确的要求，切实强化现代化信息处理能力。 由于教学秘书常规工作繁杂，每天要处理的各种资料、文件以及信息，只有客观、全面、及时处理好这些信息材料，才能保证教学工作的顺利进行，对于专业的信息要迅速、准确无误地进行处理、对材料分门别类、收藏存档，并向领导及时汇报，向有关教师、学生及时通知。而现代社会又是计算机网络信息时代，对于熟练掌握和使用计算机应该是每个教学秘书必备的技能，在处理很多日常事务，如档案管理、课表编排、学籍管理、教材订单编制、教学计划修订等等都需要有教学管理系统协助来完成。因此教学秘书掌握好现代办公自动化技能，来实现管理工作的高效率。2.7分析和驾驭能力 条理和驾驭能力，善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，有条不紊。这就需要具备条理和驾驭事务的能力。作为秘书需要有准确的判断能力，对自己领导的工作及整个高校的情况有全面而又深刻的了解。作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省领导上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。 2.7.1能分析问题 尽管事情很急，但作为秘书人员仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施；在处理好这些问题之后，就要充分估计各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。 当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不会很多。于雪在分析各种问题时，实际上就已经把学校的利益摆在了首位。 当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。 2.7.2具备解决问题的常识和经验 把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在问题面前，应先想好孰先孰后，哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。 2.7.3能迅速采取行动 想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。 无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。三、秘书办事能力离不开六大意识高校秘书在数量上占管理队伍的大多数，秘书队伍建设还没有得到足够的重视，队伍整体素质偏低的现状依然没有得到有效改善。因此加强对高校秘书管理工作的重视显得非常重要。教学秘书人员是否具有较高的职业素质，直接关系到工作质量与效率的高低，关系学校教学方针政策的正确贯彻及各项事业及活动的兴衰成败。要想提高秘书人员的办事能力，就必须从根本上加强对秘书人员的思想觉悟和能力素质。笔者谨将其总结为以下六个意识：学习意识、责任意识、质量意识、服务意识、法律意识、档案意识。 3.1学习意识 教学秘书工作的特殊性更要求其具备丰富的知识和广阔的视野。教学秘书不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，更应该不断调整、更新自己的知识结构。教学秘书应该系统的学习各种有关高等教育管理知识，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等等，加强理论研究和创新能力，提高文化素质和业务素质，使个人素质显著提高。教学秘书还应该定期或不定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，取长补短，以不断提高业务水平。秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢？ （一）终生学习-厚功底 在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。 （二）不断锻炼-强能力 尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透“下情”，广泛获取第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力；又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。现今的时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。如果没有自我意识，又怎么能够“参与政务”、“管理事物”？因此作为一名秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。 （三）加强规范-遵法纪 严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。（四）加强管理-促效率 这方面，主要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化，尤其要突出抓好目标管理，对秘书人员每次承担的文稿，都要按照难易程度、完成时限进行量化，半年小结，年终考核，按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务。分多、质量高多安排，分少、质量劣少安排或另改其他工作，并根据总积分评定秘书工作的优劣，实施奖罚。 （五）钻研业务-灵头脑 作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。 由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素质，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。（六）积累经验-活办事 秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快过慢、罗索、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。 3.2责任意识 教学秘书要树立较强的责任意识，要把工作作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力做到“干一行，爱一行，精一行”。如果没有责任意识，就会影响到工作效率和工作质量。如：教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关系到正常的教学秩序，一旦做不好，将会造成严重的教学事故。哲学家爱默生说：“责任具有至高无上的价值，它是一种伟大的品格，在所有价值中它处于最高的位置。”一个学生的失败对于一个教学管理人员来讲，只是几十分之一，甚至几百分之一的失败，但对一个家庭来讲就是百分之百的失败。教学秘书的工作要常和老师、学生打交道，要对老师和学生传达、解释教学管理的有关文件和制度，要审核学生的学籍和学业成绩，很多工作都牵扯到学生的切身利益。因此要把岗位作为自己追求的事业，事事高度负责，一丝不苟，努力做到“干一行，爱一行，精一行”。如果没有责任意识，就会影响到工作效率和工作质量。教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关联到正常的教学秩序，如果做不好，将会造成严重的教学事故。3.3质量意识 随着我国高等教育规模快速发展，教育改革不断深化，切实提高本科教学教育质量已成为高等教育发展的重点。教学质量是学校的生命线，也是教师根本价值的体现，管理质量是保证教学质量的基础。教学秘书在教学管理中扮演着重要的角色，直接影响着管理的质量。如何实现教学管理职能，将管理与服务有机地结合起来，是管理人员需要深入思考的问题。3.4服务意识 教学秘书是协调者与沟通者，是学校与院系、领导与教师、教师与教师、教师与学生之间的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息、改善关系的作用。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，主要是为院系领导服务，为老师服务，为学生服务，也间接为机关服务。教学秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，在教学活动中甘当绿叶，爱岗敬业，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去，富于主动精神和责任感。3.5法律意识教学秘书处于教学管理的重要位置，能接触到重要的管理文件，掌握许多教师和学生的个人信息，若信息利用不当，就会给工作带来损失，也会产生法律纠纷。因此，教学秘书结合新形势的要求，加强法律专业知识的学习，提高自身的法律素质和意识，在工作中自觉运用法律法规，指导自己的教学活动和约束自己的社会行为，有着十分重要的作用。3.6档案意识高校的教学秘书是教学文件材料形成、积累最基础最重要的工作人员，并自始至终贯穿于整个教学工作。教学秘书最熟悉自己形成材料的内容以及材料之间的因果关系，由他们自己整理、归档，才能保证档案质量。教学秘书对待档案工作的认识和态度，即档案意识的强弱，直接关系着教学档案的内在质量。因此，强化教学秘书的档案意识，通过培训提高其档案管理水平，使其对教学档案进行深层次的分类、整理、归纳、综合、筛选、浓缩、汇编，使教学档案更加系统化、规范化，才能使利用者迅速获得所需的有效信息。四、高校秘书素质提升的基本策略1、切实提高对秘书工作重要性的认识 秘书工作是一门科学,有着自身的活动规律和特点,要做好这项工作决不是一件容易的事。当前我国高校在改革和发展的道路中既面临着难得的机遇,又面对着严峻的挑战。为了使学校能够抓住机遇,赢得发展,需要及时掌握准确的信息,需要做出种种正确的决策,需要沟通协调方方面面的关系,需要研究和解决纷繁复杂的各种问题,而这些都离不了高效率的秘书工作的支持。秘书人员不但充当着领导的“外脑”,发挥“智囊”作用;而且还充当着领导的“手足”,提供全面和全程工作服务,使得广大领导得以摆脱大量事务性工作的纠缠,全身心投入高层次决策工作。因此高校各级领导一定要高度重视秘书队伍建设,不断提高秘书工作质量、水平和效率。2、加强理论学习，提升政策水平 高校秘书在高校领导机关和领导活动中占有重要地位,具有不可替代的功能和作用在当前,高校秘书首先要加强理论学习,提高政策水平,要坚持不懈地学习马克思主义、毛泽东思想,目前尤其要学好邓小平同志建设有中国特色的社会主义理论、十五大报告,一定要深入学习和完整、准确地掌握邓小平理论体系,准确把握我国与世界高等教育改革与变迁的大势,提高自身理论修养,增强讲政治、讲学习、讲正气的自觉性。要充分利用在领导身边工作的有利条件,不断学习,不断完善自己、提高自己。只有这样,才能立足全局站在领导的立场思考问题,才能及时而准确地把握我国现阶段正在进行的各项教育改革才能经过分析、研究,提出实质内容的参谋建议。3、加强秘书个人职业道德修养 众所周知,秘书是领导的参谋和助手,因其工作的特殊性而深受社会的关注。他们默默无闻,无私奉献,在“三服务”中发挥了十分重要的作用。秘书人员的劳动成果往往只能通过领导机关,领导同志的工作实质体现出来,很难独立显示自己的成绩,更不说留名得利,这就要求秘书工作者必须具有乐于奉献、全心全意为人民服务的品德与职业道德。4、强化文字表达能力 文字表达能力是文字综合能力的具体体现,秘书的文字能力又具体表现在公文写作上:在篇章结构、逻辑合理、语言词句等方面很有讲究。精辟生动的论述、严密准确的逻辑、鲜明朴实的语言,无疑能增强公文的表现力。一个工作报告,一篇讲话稿不仅要有鲜明生动的观点,确实可行的措施,而且要有严谨的思路,自然流畅的文笔、开阖自如的结构,这都要求秘书工作者加强语言文字的修炼,勤写多看,具有见微知著的洞察力。去粗取精、去伪存真,构筑出具有强有力支撑的文字综合能力的“金字塔”。5、增强秘书服务意识 高校秘书工作是从属于学校各级领导的一项辅助性和服务性工作,这是它的基本特点。因此高校秘书必须确立围绕领导者的意图开展工作,全方位提供优质服务的思想。但这并不意味着在工作中只能被动地听候领导吩咐,还要发挥主动性、超前性和预见性,在被动中争取主动。这就要求不断总结和研究掌握周期性出现的带有普遍性的问题和工作的规律性,对具有固定范围和程序的周期性工作,事先做好计划安排,把工作做在前面;对没有固定范围和程序的突发性工作,尽量做到事先有预案和准备,减少盲目性,避免措手不及。要把为领导服务与为广大师生、基层群众服务统一起来,切实转变工作作风,坚决杜绝“门难进,脸难看,事难办”、简单粗暴、拖延推诿等不良作风,坚持以优质高质服务,实践“代表最广大人民群众利益”的要求。6、增强责任意识 增强责任意识,变自甘中游为争创一流。秘书工作无小事,有时一点小的失误就可能引发不可弥补的损失。比如一封公函不能及时拆封及时转呈处理,就有可能贻误时机,耽误大事。因此必须树立责任意识,无论大事小事,都要以高度负责的态度,细致周密地对待处理,决不能有半点麻痹、疏忽和懈怠。正是由于秘书工作责任重大,加之工作内容多属日常事务性和重复性工作,因而往往使秘书人员产生自甘中游、“不求有功,但求无过”的思