运用Excel轻松实现多条件下的数据统计.doc

运用Excel轻松实现多条件下的数据统计在日常对数据的统计过程中，我们经常会遇到指定条件的数据统计问题，用公式或分类汇总可以满足我们的需要，但对于复杂条件的数据统计，不少初学用户觉得非常棘手，其实用好Excel自带的“条件求和”功能，这些问题就可以迎刃而解了。图1为某单位职工数据表，我们以统计二车间的高级工程师中男性的人数为例，介绍一下如何利用“条件求和”功能实现多条件限制下的数据统计过程。1. 依次选择“工具向导条件求和”菜单命令，在弹出的“条件求和向导-4步骤之1”界面中，确认条件求和的数据区域为整个表格(只需单击表格内的任一单元格再执行该命令，系统会自动选中整个表格区域)，单击“下一步”按钮。2. 在“条件求和向导-4步骤之2”界面中选择“求和列”为“性别”，将限制的条件“岗位=二车间、职称=高级工程师、性别=男”逐条选择并添加到条件列表中，单击“下一步”按钮(如图2)。3. 在“条件求和向导-4步骤之3”界面中选择统计结果的显示方式为“复制公式及条件”，单击“下一步”按钮。4. 最后要选择目标数据存放的单元格，本例中依次选择C18、D18、E18、F18单元格，并在每次选择后单击“下一步”按钮，直到最后单击“完成”按钮。此时在F18单元格中就会出现我们要统计的数据结果。在本例中，我们可以看出，如果是简单条件的数据统计其实也可以用公式来实现，如统计“二车间”每月计发的工资总额，可以用公式“=SUMIF(E2E15,二车间,F2F15)”来实现，当然也可以使用分类汇总命令来实现。但对于复杂条件的数据统计用公式就显得有些难度了，特别是对于不熟悉函数的读者，而用“条件求和”功能则可以很方便地实现我们的统计需求。Cico提示：初次使用“条件求和”功能必须先安装。单击“工具”菜单中的“加载宏”，在“加载宏”对话框中勾选“条件求和向导”复选框，单击“确定”按钮，此时系统会自动安装该功能。图1 单位职工数据表图2 指定条件数据 Excel条件格式公式应用四例我们知道，Excel“条件格式”功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式，它为Excel增色不少的同时，还为我们带来很多方便。如果让“条件格式”和公式结合使用，则可以发挥更大的威力，下面提供几个在“条件格式”中使用公式的应用实例，希望能给读者朋友带来一些启发。 一、 判别输入是否正确 在输入如身份证等有固定位数的号码，出现位数不正确的情形时，我们希望Excel能够给出提示。虽然可以使用“数据有效性”设置实现，但是当输入出错时，Excel总会弹出一个提示的对话框，有朋友可能觉得这样“唐突”的提醒有点影响心情，那就让“条件格式”来“温和”的提醒吧。 1、创建“条件格式”的公式 假设我们通过“条件格式”，把符合位数(15位或18位)的号码所在单元格的填充色设置为绿色，输入完成后，通过查看单元格的填充色是否变为绿色，就可以知道输入的正确性了。 由于身份证号码数据是属于“文本”类型的，先选中需要存放身份证号码的A2:A52单元格区域，将它们的数字格式设置为“文本”。然后在A2:A52单元格区域处于被选中的状态下，选择菜单“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，单击“条件1”下方的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“公式”(图 1)。 接着在其右边的文本框中输入公式“=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)”，然后单击“格式”按钮，在打开的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，选择绿色作为符合条件的单元格的填充色(图 2)。 设置好后单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框，检查无误再次单击“确定”就完成了条件格式的设置(图 3)。 小提示：上面的操作，先选中了一个单元格范围A2:A52，然后为这个单元格范围设置条件格式的公式。在这种情况下，公式中应使用选择范围中左上单元格的引用，此例中为A2。公式输入完成后，可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式，如A8单元格，为“=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)”，这是由于上面的引用为相对应用，它会根据单元格的实际偏移量自动改变，从而得到适合其它单元格的公式。 2、实现的具体效果 现在来测试一下上面设置可以实现的效果，在A2：A52区域的单元格中输入一些身份证号码，当位数是18位或15位时，所在单元格的填充色自动变为“绿色”，而位数不对的身份证号码，所在单元格的填充色不发生任何改变(图 4)，从是否变色我们就可以判断输入的正确性了。 全部输入并确认正确后，如果需要删除单元格条件格式，则先选中A2:A52单元格区域，然后打开“条件格式”对话框，单击如图3中的“删除”按钮，在打开的“删除条件格式”对话框中勾选“条件1”复选框，单击确定即可(图 5)。 二、 找出销售额的前三名如图6中的B2:B12单元格中存放着销售额数据，要找出其中的前三名，让它们以蓝色字体显示。 先选中B2:B12单元格，打开如图1所示的对话框，输入公式“=B2LARGE($B$2:$B$12,4)”然后将符合条件的字体格式设置为蓝色即可。实现的具体效果如下图(图 6)。 说明：虽然可以对“销售额”数据列排序找出前三名，但是，可能我们希望以日期为顺序排列，这时“条件格式”就可以做到“两全其美”了。 三、 让符合特殊条件的日期突出显示 有时，我们可能希望符合特殊条件的日期所在的单元格突出显示，比如星期六或星期天。这时我们可以先选中日期所在的单元格，如图6中的A2:A12，然后打开如图1所示的单元格，输入公式“=OR(WEEKDAY(A2,2)=6,WEEKDAY(A2,2)=7)”，然后设置符合条件的单元格填充色为阴影即可。 小提示：函数WEEKDAY(serial_number,return_type)的功能为返回某日期为星期几，Serial_number?表示一个顺序的序列号，代表要查找的那一天的日期。当参数return_type为2时，函数返回数字 1（星期一）到数字 7（星期日）之间的整数。 四、 让工作表间隔固定行显示阴影 当单元格数据行较多，我们为了让显示效果更加醒目，可以让工作表间隔固定行显示阴影，效果如下图所示(图 7)。 上面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”，如果要间隔两行显示阴影则用公式“=MOD(ROW(),3)=0”，其余依次类推。 小提示：函数MOD(number,divisor)返回两数相除的余数，其中Number为被