【课件】公文处理基础知识培训讲义

公文处理基础知识 为什么要学习和加强公文处理知识 做好公文处理是依法行政的重要保证 做好公文处理是加强机关建设的必然要求 做好公文处理是每个国家公务人员应该掌握的基本技能和应尽的职责 目前公文处理工作存在的问题比较多 第一讲 公文的一般知识 第二讲 公文的基本格式和常见问题 第三讲 公文的行文规则和常见问题 第四讲 公文处理的基本知识 第五讲 常用文种写作 第一讲 公文概述 一公文的基本含义 公文即公务文书是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范 格式的文件材料是办理公务的重要工具 一公文的基本含义 公文的基本含义可以从四个方面理解 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 公文形成的条件是行使职权和实施管理 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料 公文是办理公务重要工具之一 一公文的基本含义 行政公文是应用文的重要组成部分不仅在国家各级行政机关通用而且还通用于各类企业事业单位和群众团体使用范围非常广泛 行政公文是一种法定公文它的种类格式行文规则办理及管理都有明确的要求 国家行政机关公文处理办法 国 家行政机关公文格式 二公文的作用 一发布政令传达决策 二指导工作推动工作 三工作依据检查凭证 四沟通信息联系公务 五宣传教育统一思想 三公文的特点 1 公文有法定的作者 2公文有法定的权威 3公文有特定的效用 4公文有规范的体式 5 公文有规定的处理程序 四公文的分类 1按使用范围划分 专用公文由具有专门职能的机关根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文如外交领域的国书照会条约等司法机关的起诉书判决书卫生监督执法文书此外军务公文经济公文教育公文等 通用公文是通行于各机关团体企事业单位的公文如通知请示报告等 四公文的分类 2 按作用划分 知照性公文 成务性公文 四公文的分类 3按行文方向划分 上行文下行文平行文 1 上 行 性 公 文 下 级 向 上 级 呈 送 的 公 文 文种请示 报告 意见 行文方式逐级行文 越级行文 2 下行性公文上级向下级递送的公文 文种命令 决定 通报 批复 会议纪要 行文方式逐级行文 多级行文 越级行文 3 平行性公文同级或不相隶属的机关团体 和单位之间的行文 文种函 公告 五公文的标准化 行政机关公文处理的目标规范化制度化科学化 规范化是指公文处理的每项程序操作都要遵循一定的规程方式和要求完成结果要达到一定标准规格 制度化是规范化在一定程度上上升为法制化或纪律化在公文处理中建立并执行一整套的处理制度 科学化是指公文处理的规范制度应当建立在科学的基础上符合公文处理运行的规律和实际 对于科学化的含义进一步延伸还应当包括公文处理中运用现代科学技术采用现代化的办公手段 五公文的标准化 八十年代前专项的零散的没有形成完整的制度 1981 年 2 月国务 院办公厅国家行政机关公文处理暂行办法 1987 年 2 月国务院办公厅国家行政机关公文处理办法 1993年国务院办公厅再次修订国家行政机关公文处理办法 2000年 8 月国务院国家行政机关公文处理办法 六公文处理的原则和基本要求 1政治性 2实事求是 3精简准确 4及时高效 5安全保密 七行政公文文种简介 现行党委机关常用公文 14 种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 现行国家行政机关 常用公文 13 种 命令令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 七行政公文文种简介 一命令令 是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文 适用于发布法规宣布重大行动和举措嘉奖有关人员等 注意个人发布命令时必须代表组织因此必须冠以职务名称 党内不发命令 七行政公文文种简介 二决定 适用于对重大事项或重大行动作出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三公告 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项 四通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项 七行政公文文种简介 五通知 在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文 适用于批转下级机关的公文转发上级机关或不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员 七行政公文文种简介 六通报 适用于表彰先进批判错误传达重要精神或情况 七议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项 八报告 适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问 九请示 适用于向上级机关请求指 示批准 七行政公文文种简介 十批复 适用于答复下级机关的请示事项 十一意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二函 适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问 题向有关部门请求批准和答复审批事项 十三会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项 现行国家行政机关的常用公文 13 种 命令令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 第二讲 公文格式及常见问题 一公文用纸要求 2001年 1月 1日实施的国家行 政机关公文处理办法规定我国行政机关公文用纸一律采用长 297毫米宽 210毫米的国际标准 中国共产党机关公文处理条例规定党委公文可用 16K 也可用 前实际使用的均是 16K 国家行政机关公文格式规定凡未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 三公文的排版规格与印刷装订要求 1 排版规格 公文标题居中排一行或数行用 2 号标宋体正文用 3号仿宋体一般每面排 22行每行 28个字从左至右横写横排 2 印刷要求 双面印刷版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过 1 装订要求 左侧装订订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 l4 处允许误差 4各要素标识规则及常见问题 党政机关正式公文基本要素 16 个 版头秘级紧急程度发文字号签发人横隔线标题主送机关正文附件发文机关署名成文日期印章主题词抄送机关印制版记 根据位置将这些要素划分为眉首主体版记三部分 四各要素标识规则及常见问题 一眉首 又称文头发文机关标识 国家行政机关正式公文的眉首一般由版头秘级紧急程度发文字号签发人组成 一眉首 1版头由发文机关全称或规范简称加上文件二字组成 置于公文首页上部居中用庄重醒目的字体套红印刷 红头文件文件的首页上端印有文件字样的红色大字 白头文件即不用版头的文件一般用于印发领导人的讲话等文字材料 一眉首 2密级公文的秘密等级秘密等级依次分为秘密机密绝密三种有保密要求的公文应确定具体密级 3 紧急程度对于事关重大需要紧急传递和办理的公文应标明紧急程度以便跟一般公文区分开来 不是事关重大需要紧急办理的公文不得标注此项 秘密等级紧急程度应视文件内容需要标注党委文件规定标左上角政府文件标右上角 一眉首 4发文字号 由 发文机关代字发文年度和发文顺序号三部分组成位于文件名称之下横隔线之上的正中位置 固定模式为 机关代字 年份 顺序号 一眉首 4 发文字号机关代字 年份 顺序号 机关代字发文机关名称的极度简缩一经确定不得随意改动如 商发 商政发商政卫发 陕政字 商政字 商政卫字 商政函 商政卫函 上行文一律用字下行文一律用发平行文一律用函 年份发文当年的年度用阿拉伯数字写全不得缩写如把 1999 年减缩为 99 年份加六角括号不得用圆括号或别的括号 序号是机关发文的流水号当年所发的第一份公文是 1 号以后依次 顺 排 即 可 序 号 前 不 加 第 字 数 字 前 面 也 不 加 0 如商政卫发 2007 33号 一眉首 5 签发人 上报公文应在发文字号同一行的右侧标注签发人签发人后面标注签发人姓名签发人一项的具体位置行政公文跟党的公文一样都规定标在 红头 下方右侧也就是发文字号右边 一眉首 6横隔线 隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线 党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线 政府机关一般为一条完整的红色横线 横隔线位于发文字号下方 二主体 主体也称正文一般包括标题主送机关正文发文机关成文日期印章附件 7个部分 二主体 1 标题 公文标题的作用一是提示内容点明主题使人一目了然二是给公文定名便于收文机关登记管理便于查找询问 公文标题位于间隔横线下方居中排列字号大于正文 应准确简要地概括公文主要内容一般由发文机关名称公文主要内容和文种三部分组成 发文机关 关于事由 的文种 例如国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知 商洛市卫生局关于组织开展年度目标责任督查活动的通知 二主体 公文标题中 除法规规章名称加书名号外一般不加标点符号 不能以引用文件字号代替内容提要 公文标题方面存在的问题 要素不全随意省略发文机关 标题内容不精炼不明确不规范 A 不明确例如关于尽快修复三号公路的请示 B 不简炼例如县人民政府在工业会议后为贯 彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提 出措施计划并增产指标向市政府的报告 C 不规范例如呈报扩建校舍由 转发监察部监发 2004 2号文件的通知 文种使用不当主要是请示报告不分报告夹带请示事项甚至自造文种如关于 请示报告关于 等 标题过多使用标点符号 二主体 2主送机关 主送机关就是受理公文的机关俗称抬头主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称位于公文标题下方正文上方顶格排印与标题之间上下空一行距离 向上级机关行文特别是上行文中的请示一般只能写一个主送机关如需其他相关的上级机关阅知可以抄送 二主体 3正文 公文的主体即公文的具体内容是公文的核心部分用来表述公文的内容 正文的写法从内容上讲要把事情交待清楚什么事什么问题准确无误观点要鲜明需要受文 单位做什么解决什么问题准确明白 从形式上讲条理层次清楚文字简练确切标点符号准确无误篇幅力求短 较长的公文一般由开头主体结尾三部分组成 正文书写时需注意 首先需要使用序数符号标明层次时一般第一层用一第二层用一第三层用 1 第四层用 1 其次排印正文时标点符号应尾随文后即点号不能打头标号不要拆开数字年份也不能拆开回行 第三公文中的数字除成文时间部分结构层次序数和词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字年份一律使用公历年份的全称如1978年 2003年不能略为 78年 03年同一文 件中同类数量的表示方法应前后一致 第四引文表述要准确 二主体 4 附件 附件是对公文正文的说明补充或参考材料公文如有附件应当在正文之后机关署名或成文时间之前标识 附件的格式为 附件序号 标题 件数 二主体 5 发文机关落款 指正文之后附件之下所署发文机关名称 党的机关公文要求署名署名用全称或规范化简称位于正文下方偏右 行政公文不要求一定署名根据情况可署可不署如有署名位置同党的公文如不署名公章盖在成文日期上 二主体 6成文日期 公文制成的时间 成文日期应 写明年月日位于发文机关署名下方 政府公文用汉字党的公文用阿拉伯数字 成文日期是文件生效和查阅的重要依据要准确完备具体不能忽视 二主体 7 印章 印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证 公文除会议纪要外都应加盖发文机关印章 用印位置居成文日期中间偏上总的要求是上不压正文下骑年盖月用印要端正清晰 三版记 版记部分包括主题词抄送机关印制版记 3 项 版记中各要素下均加一条反线 版记的位置在公文最后一页版记的最后一个要素置于最后一行 版记部分 三版记 1 主题词 公文主题 词是为适应办公自动化的需要在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组主题词要能反映公文的主要内容和文种 所有的公文都要标注主题词上报的公文要求更严格 要按上级机关的要求和公文主题词表标注商洛市政府机关目 前 使 用 的 是 市 政 府 办公室2002 年印发的公文主题词表 主题词标于文尾部分抄送栏之上数量一般 3以先内容后形式的顺序排列标注主题词应准确规范 三版记 2 抄送机关 抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级下级和不相隶属机关 抄送机关名称标注于主题词下方印制版记 印发机关和时间份数 上方 抄送机关的名称用全称或规范化简称 三版记 标注抄送机关需注意 抄送机关不能滥抄滥送也不能漏抄漏送如抄送领导个人抄送机关内部科室 抄报档二等 请示公文不得同时抄送下级机关 向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关向下转发上级机关的文件不要再抄送上级机关 三版记 3 印制版记 由公文印发机关名称印发日期印制份数组成位于公文末页下端抄送栏之下左 端标注公文印发机关名称右端标注印发日期 印发机关一般是发文机关的办公机构如市政府文件的印发机关 统 一 为 市 政 府 办公室 市 卫 生 局 文 件 的 印 发 机 关 统 一 为 市 卫 生 局 办公室 印发日期印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识是实际印制的日期与公文的成文日期意义不同 印制份数标注在印发机关与印发 日期栏之下右侧标注有共印 第三讲 行文规则及常见问题 一行文规则的含义 行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则它对行文关系有决定性的影响规定着公文传递的基本方向 根据公文授受机关的工作关系不同可以将公文划分为上行文下行文和平行文 二行文方式 四按机关隶属关系和公文的发送效力范围不同有以下四种形式 1逐级行文 2多级行文 3公开发布 4越级行文 三行文方面常见的不规范行为 一文种使用不规范 1 请示报告不 分 请示应当一文一事报告不得夹带请示事项 2不相隶属机关之间使用上行文种 无隶属关系机关或部门之间一律以函行文不得使 用上行文种或下行文种 3滥用文种 非法律法规规定可用使用命令令的机关一 律不得使用命令令非重要事项或法定事项不 得使用公告 二行文主体不规范 1 越权行文 部门内设机构行文 业务主管部门向没有隶属关系的下级机关发 布指示性文件 2 非同级机关联合行文 三主送抄送机关不规范关于主 送 行文应当根据公文的内容及发文收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关上行文应当坚持一个主送机关的作法不能多头主送多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾抵触反而不利于尽快解决问题 确定上行文主送机关的规范是 请示一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式 受双重领导的机关向上级机关行文应当根据公文内容即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关 除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 三主送抄送机关不规范关于抄送 抄送 机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关抄送范得当 有助于 公 文 处 理 否 则 将 贻 误 沟 通 或 造 成 人 力 物 力 的 浪 费 应当抄送的情况 1除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应列为抄送机关 2 向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一个上 级机关 4下级因特殊情况必须越级请示时应抄送被越过的上级机关 5 上级越级向下级行文时可以抄送受文机关的直接上级机关 不应当抄送的情况 1 请示不得抄送其下级机关 2 接受抄送公 文的机关不必再向其他机关转抄转送 3 凡与公文办理无关的单位一律不予抄送 三主送抄送机关方面的不规范行为 1 多头主送主送个人 2 越级行文 3 抄送过滥 四行文的基本规则 1 按机关隶属关系和职责范围行文的规则 2 授权行文的规则 3 联合行文的规则 4 一般情况下不越级行文的规则 5不越权行文的规则 6请示不直接报送领导者个人的规则 7 请示应一文一事只主送一个机关不抄送下 级机关的规则 8 报告中不得 夹带请示事项的规则 9公文由文秘机构统一处理的规则 公文写作常见问题实例分析 关于邀请 x 校长 x 书记参加 10356211 工程奠基仪式 并致辞的请 示 报 告 校长 办公室 党委 办公室 并呈 x 校长 x 书记 根据校长办公会议决我院成立了专门的 10356211 工程指挥小组在校领导的指导和指挥小组的努力下 前期 准备工作已经就绪现定于十月二十一日举行工程奠基仪 式届时想请 x 校长 x 书记参加仪式并致辞请校长 办公室 提供方便热切盼望 此致 敬礼 附 件 一 讲 话 稿 附 件 二 议 程 资环学院 2005 年 10月 5 日 第四讲 公文办理 一发文办理 发文办理即制发公文的过程包括拟稿审核签发复核编号登记缮印校对用印封发等程序 主办人拟稿科长审核办公室主 任 核 稿 领 导 签 发 办公室 室 复 核 编 号 登 记 主 办 科 室 送 印 校 对 办公室 用印主办科室封发 一公文拟稿拟稿应注意以下事项 1 符合国家的法律法规及其它有关规定 2 情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅力求简短 3公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 4 起草公文时正文一律打印使用 3 号仿宋体字每页不超过 22行每行不超过 28个字 5人名地名数字引文准确 6结构层次序数第一层为 一第二层为一第三层为 1第四层为 1 7应当使用国家法定计量单位 8公文中的数字除必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字 二公文审核 公文的核稿作为公文制作中的重要环节要求公文核稿人员以高度负责的态度对文稿从内容文种格式到会签手续等方面严格衡量逐字逐句审核严格把关杜绝不准确不规范的文件印发 三公文签发 1单位重大事项的决定和报送上级机关的请示 意见和报告由单位主要领导签发单位主要领 导外出时由授权主持日常工作的副职领导签发 2 单位内 部的下行文可由分管领导签发 3 依据会议决定或者例行手续的下行文经领导 授权可由 办公室 主任签发但需在审签意见中 予以说明 4领导签发后的文稿原则上不得再作改动确 需修改时应在修改后再送签发人审签 四公文的复核打印校对 打印的文件由拟稿人负责校对一般需经过三人共同校稿通过看稿读稿核稿三道程序每个程序都应签字落实责任保证校对质量经校对后的清样交核稿人核对后在终稿清样上签字后付印 校对符号严格 按国家标准标注 严格控制文件印刷数量主办科处室应按文件的发送范围计算印刷份数避免浪费 五公文用印 公文由单位机要人员负责用印 审批手续不完备或不符合办文要求的不予用印 六公文封发 承办科室负责文件的装封寄发 封发文件前应核对文件正文和附件是否齐全有无缺页重页页码顺序是否正确发送单位的地址是否书写正确有无漏发的单位信封是否粘牢等 二收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程包括签收登记审核拟办 批办承办催办等程序 常规处理职责分工是 签收登记审核 要 文 书 分 办 拟 办 批办 承办 三公文归档 公文办结后应按档案法及有关规定及时将公文定稿正本和有关材料整理立卷 公文立卷应以本机关形成的公文为主根据公文形成的特征相互联系和保存价值进行分类整理立卷正确反映公文形成的全过程完整地反映本机关的主要工作情况以便于查找 和利用 公文归档注意事项 单位负责人外出参加会议收到的应归档的公文等材料使用后交 办公室 档案工作人员或由陪同参加会议的人员整理 每年 3 月份为立卷归档月 5 月底前各科室须将上年度应整理归档的公文移交 办公室 并办理交接手续 归档范围内的公文应当确定保管期限按照有关规定时间向上级档案管理部门移交 个人不得保存应 归档公文文稿等材料 四 公 文 管 理 1 公文由 办公室 统一收发审核用印归档和销毁科 室公文应指定专人负责办公室负责单位公文处理有 关制度的建设工作 2上级机关的公文除绝密级和注明不准翻印的以外经 办公室 主任批准可以翻印翻印时应当注明翻印 的机关日期份数和印发范围 3 公开发布单位公文必须经 办公室 主任批准 4 公文复印件作为正式公文使用时应当加盖单位印章 5公文被撤销视作自始不产生效力公文被废止视作 自废止之日起不产生效力 四公文管理 6 不具备归档和存查价值的公文经过鉴别并经科室负责人批准可以销毁 7 销毁秘密公文应当到指定场所由 2 入以上监销保证不丢失不漏销其中销毁绝密公文含密码电 报应当进行登记 8 科室合并时全部公文应当随之合并管理撤销时需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交 办公室 工作人员调离工作岗位时须将本人暂存借用的公文按照有 关 规 定 移 交 清 退 9 密 码 电 报 的 使 用 和 管 理 由 办公室 按有关规定执