办公规范化管理.ppt

办公规范化管理,大纲,公文 信息 调研 会务 协调与督办 接待,公文,1.公文管理工作的基本要求是什么？ 公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：准确、及时、安全。 2.公文管理规范是什么？ 公文管理要做到流程合理，流转高效，拟办（审核）正确、催（督）办及时、归档完整。 3.公文管理主要有哪些内容？ 公文管理主要包括收文、发文、签报、送阅件、工作联系单等与管理工作直接有关的一系列文字类工具的管理。,公文,4.收文管理主要有哪些环节？ 收文管理主要有签收、拆封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办、催（督）办、归档等环节。 5.为什么说拟办是收文管理的重要环节？ 拟办是指由收文部门负责人及有关工作人员，对收文办理提出建设性意见，供有关领导同志批办时参考的活动。 6.拟办人员要有哪些能力？ 首先，要有正确的指导思想和参谋意识； 其次，要有较高的政策水平； 第三，要有较强的协调能力； 第四，要有较强的文字表达能力。,公文,7.拟办有哪些要求？ 8.如何撰写拟办意见？ 拟办意见应写在收文处理单相关栏目内，并签注拟办人姓名和日期。拟办意见应针对不同情况分别拟写。 （1）对上级单位主送本单位，并需贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文，应提出拟送哪位领导批办或由哪个单位承办的具体意见。 （2）对来自下级或平行、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文，要指定业务对口部门予以承办，必要时应注明办理时限。涉及多个部门的共同办理的公文，应注明牵头单位，防止推诿扯皮。 （3）对一般知照性公文，包括来往函件、抄送件等，可有选择地送有关领导或部门阅知，一般不必拟办意见。对于只是收文部门知道即可的阅件，仅写“此件存档”，存档备查即可。,公文,9.发文管理主要有哪些环节？ 发文管理主要有起草、会签、核稿、签发、编号、编排、校对、印制、用印、封发、归档等环节。 10.为什么说核稿是发文管理的关键环节？ 核稿亦称审核，是指公文草稿在签发之前由发文部门负责人或有关工作人员对拟发公文进行全面检查和修正的活动。 11.核稿重点要把好哪些关？ 核稿重点要把好五关： 一是把好行文关。 二是把好内容关。 三是把好政策、法规关。 四是要把好文字关。 五是把好审批、签发手续和公文体例格式关。,公文,12.公文的质量包括哪些内容？ 公文质量是由文体和格式两部分组成的。 13.公文文体质量体现在哪些方面？ 公文是一种特殊的应用文，要求其针对工作中某一方面的特定内容直接表意，直笔表达，不尚浮华，不事曲笔，具有庄重严谨、质朴平实、简明得体的文风。主要体现在三个方面：一是主旨要明确，必须正确、集中、鲜明；二是结构要合理，要服从主旨，反映公务活动规律，符合思维逻辑，文种选用正确；三是语言要规范，做到平实、简明、庄重。 14.公文格式质量体现在哪些方面？ 公文格式标准主要体现在：公文编排符合国家标准、各种标识准确合理。,公文,15.管理人员起草公文要掌握哪些编排技能？ 管理人员起草公文时，要掌握每页22行、每行30字，标题用华康2号字，正文用4号宋体字，正文一级标题用3号黑体字，二级标题用4号黑体字等基本编排知识，确保公文材料合乎规范。 16.什么是电子公文？ 电子公文是运用现代信息管理技术，以数字代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件，用以代替传统纸质公文的数字化形式，是具有规范格式的公文电子数据。 （在湛江市商业银行内部，电子公文通过网上办公系统（ekp）生成、编辑、审校、提交审批、生产制作、发送公文。） 17.公文正文的格式标准有什么要求？ 公文正文格式有以下要求：一是每自然段要左空2个汉字的位置，回行顶格。二是正文结构层次必须分项标号。第一层为“一、”，标题结束后不跟任何标点；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。三是正文不得穿插图表。,公文,18.为什么要严格控制转发类公文？ 随着办公信息化不断发展，目前各单位普遍都建立了内部网，对需要转发的公文，可充分利用网络的优势迅速传播。因此，为减少重复劳动，避免层层转发，提高工作效率，现在对转发类公文，除涉及国家秘密和湛商行核心商密以外的，一律采取上网转发的原则。对有具体贯彻落实要求的，可通过电子邮件等形式解决。 19.如何正确选择发文字号？ 发文字号的选用一般与行文方向，文件内容有关。以总行为例：一般以行的名义报上级单位的公文，选用“湛商银”；以行的名义下发的公文，要区分政策性、规范性和事务性两类，对政策性、规范性公文一般用“湛商银发”或“湛商银办”，用事务性公文一般用“湛商银函”或“湛商银办函”，业务方面具体事务的行文，由主办部门直接行文；对向非隶属关系单位的行文，一般用“湛商银函”或“湛商银办函”。实务中，各单位可参照上述规则制订本单位公文发文字号的规则，注意与上级单位的衔接，前后保持一致即可。 20.如何标识附注？ 一般公文不设置页眉、页脚、批注、脚注，如有正文外需说明的事项，可以附注形式加于文后。附注一般应当加括号，左空2个汉字，标识在公文落款日期下一行，如请示等上报文需标识联系人、联系电话等。,公文,21.如何标引主题词？主题词的标准格式是什么？ 22.如何引用公文？ 引用公文一般应从发文机关起先引标题，后引发文字号。如“根据银监会下发的关于进一步加强工作的通知（银监办发2011168号）精神要求，现将有关事项通知如下”。若引用的文件中还有文件，应使用单书名号。比如：“根据关于印发管理办法 的通知（湛商银办2011号）精神”。 23.常用公文文种有哪些？使用范围是什么？ 法定公文文种包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。根据我行实际，常用公文文种包括决定、通知、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要11种。 非法定公文文种包括讲话稿、计划、总结、会议记录、调查报告、述职报告、工作要点、方案、规划等。法定公文文种具有固定格式，一般可套红印发，具备法定权威和效力，非法定公文文种只可内部流转，需要向外部发送时，必须以法定文种加载。,公文,24.公文的语体风格是什么？语言运用的特点有哪些？ 25.如何组织“传阅”文件？ 传阅是指文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人较多，故在他们中间传递阅知。 26.公文办理时限是如何规定的？怎样进行“催办”？ 公文办理时限规定是：一般公文不超过7天，急件、特急件，不得超过3天。但不能超过文件要求的时限规定。 27.如何“签发”文件？经领导签发的文件，若发现有错误，如何处理？ 28.签报和送阅件有什么区别？重点要把握什么？ 29.工作联系单有什么作用？,信息,30.什么是信息？ 31.信息材料的收集有哪几种方法？ （1）综合法。 （2）追踪法。 （3）调研法。 （4）会议收集法。 32.收集和筛选信息有哪些步骤？ （1）占有尽量多的第一手资料。 （2）深入钻研，挖掘揭示主旨的典型材料。 （3）量体裁衣，决定材料的取舍。 33.如何提炼和深化信息主题？ （1）主题须鲜明突出。 （2）采用新的观察角度。 （3）深入挖掘事物的本质。,信息,34.信息的具体写作要求有哪些？ （1）内容充实，忌空洞无物。 （2）紧扣题旨，忌芜杂堆砌。 （3）客观准确，忌华而不实。 35.撰写信息时有哪些语言要求？ 做到在内容上观点正确，材料适合，观点和材料高度统一；在表达上概念明确，判断恰当，符合逻辑。信息应该是最大的确定性，最小的不确定性，尽可能不用基本、较好、差不多、部分等语言；能用数字定量分析的，尽可能用数字说明问题，以准确地反映信息的内容。 36.如何把握信息需求规律？ （1）形势发生变化，会对各项工作带来不同程度的影响。 （2）在决策的不同阶段，信息需求的重点不同。 （3）对同一项工作，在不同阶段，对信息的需求不尽相同。 （4）某些工作有季节性、时期性。,信息,37.收集信息材料的范围有哪些？ （1）贯彻落实中央重要会议、重要政策及重大措施的情况以及存在的问题及建议。 （2）对党政领导和行领导的重要指示、批示的办理落实情况。 （3）当地领导、各类工作组来行调查研究、检查工作、解决问题的情况，包括对重要事项的表态或提出的批评意见等。 （4）领导下基层调查研究、检查工作、参加会议、发表讲话、解决问题及基层贯彻落实的情况。 （5）年度、季度和阶段性重点工作，主要措施，进展情况，存在的问题及对策。 （6）在业务发展中出现的新情况、新问题，以及解决问题的具体措施、成效。 （7）在经营管理、营销和产品创新上的新进展、新经验。 （8）紧急情况、重大突发事件、重要社情民意及后续情况。 （9）重要经济指标完成情况，季度、半年经济形势分析及预测信息。 （10）各地经济发展，融市场新变化，同业竞争的新举措、新动态。 （11）对工作的意见和建议。,信息,38.总行层面目前有哪几种信息载体?分别有什么特点? 为了提高信息传递的有效性，目前总行办公室主要管理 种信息载体:分别为湛江市商业银行简报、行内动态、新闻及内部网。简报主要面向全行，不定期出刊，主要刊发一些经验类信息，要求反映有一定深度、典型的工作，以供大家参阅；内部网是近几年出现的信息传播工具，目的就是为了让全行及时了解上级行的信息，提高全行的策略连接度。 39.目前信息工作是如何考核的? 信息工作一般都有考核制度，主要由办公室制定。下一步党群文化部也会对信息报送工作作考核，主要是针对行刊的材料收集。 40.信息报送流程有何规定? （1）领导参加的重要活动、重要工作等有关信息，应在24小时内经有关单位领导审核后尽早报送办公室。 （2）向领导提供的情况分析和政策建议，都应先汇总至办公室，再由办公室统一编发有关领导。 （3）各类信息都须各单位负责人审定后报送上级行务信息邮箱。,信息,41.动态类信息和经验类信息有那些区别？ 动态类信息是指反映某项工作、活动或事件发生、发展和变化情况的信息。 经验类信息是把各种富有特色的典型事例、对系统内一些值得推广的做法等进行提炼、加工、整理，高度概括，以揭示事物全貌，反映事物本质和规律的信息。 42.如何抓好信息管理工作？ （1）抓好信息管理员队伍建设。 （2）明确信息工作流程和职责。 （3）及时处理重要信息。 （4）逐条把好信息内容的文字关。,调研,43.调研工作的一般程序有哪些？ 调研工作的程序大体上可分为：确定调研的任务和目的、制订调研计划或方案、开展调查、综合分析、撰写调研报告等。 44.调查研究的主要方法有哪些？ 调查研究的方法主要有：重点调查法、典型调查法、抽样调查法、定点调查法、对比调查法、问卷调查法、统计调查法等。 45.怎样选择调研课题？ 一要围绕各个时期经济、金融工作中心选题；二要围绕领导决策需要选题；三要围绕热点、难点、疑点问题选题；四要围绕倾向性、趋向性问题选题。 46.怎样召开调查会？ 首先要制定调查提纲；其次要让被调查者明确调查的内容和目的，知道汇报什么，反映什么，谈什么；第三要合理确定参加调查会的人数，人数以服从调查了解情况的需要和时间限制为前提；第四要注意选择好参加调查会的人员，应安排那些对调查的情况或问题比较熟悉的人员参加；第五要始终围绕调查提纲，注意启发引导，避免偏题跑题。,调研,47.怎样进行个别访谈？ 个别访谈是通过调查者和被调查者面对面交谈而获得调查资料的调研活动。 48.怎样撰写调研报告？ 调查报告就是将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式表述调查情况的一种文书。调查报告分为情况调查报告、典型经验调查报告、问题调查报告三种。调查报告一般由“标题、正文”两部分组成。 （1）标题。标题可以有两种写法。一种是公文式标题，另一种是自由式标题 。 （2）正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。,会务,49.会议管理有哪些主要环节？如何策划？ 通常，按照会议进程，会议管理可以分为会前、会中、会后三个部分，包括：会议策划、会议筹备、会议记录和纪要整理、会议督办等主要环节。 50.如何选择召开会议的形式？ 在进行会议管理时，需要根据出席对象、会议目的和会议议题，选择适当的会议形式。 51.如何确定和设计会议议题与会议议程？ （1）会议议题的确定 （2）会议议程的制定 52.会场预订要考虑哪些因素？ 要根据会议议程和参会人员数量，选择适当的场地。会场大小要适中。,会务,53.布置会场应注意哪些要点？ 会场布置通常包括会标（包括会议背板、横幅与条幅等）、会议主席台座次、会场座区、会议桌签等场景布置的环节。 （1）会议会标 （2）会议席卡 （3）证件 （4）场景花木 54.会议座位如何安排？ （1）日常小型会议 （2）大型会议 主席台座位安排顺序为： 7531246 主席台,会务,55.如何做好会场的设施管理工作？ （1）日常会议 （2）大型会议 相关检查要点如下： a、对照座位表放桌签（席卡）； b、事先调试会场内设备； c、确定演示用电脑是否到位； d、确定演示文件能全部正确打开并放映； e、根据需要，准备台灯、激光笔。 f、演示时灯光要适当调暗，会前确定需要的灯光效果，会场上指定专人控制灯光。 g、录音事宜提前接洽，将磁带或u盘交音响师，同时准备好录音笔等设备。,会务,56.如何发送会议通知和邀请函？ （1）会议通知种类 a、书面通知 b、电话通知 c、网络通知 无论何种会议通知，还应当明示会议时间、地点及报到要求 （2）邀请函 （3）发送方式： 第一，会议时间地点确定后草拟正式会议通知，通知在会议前一周必须发出，要求参会单位在会议前三个工作日报会议回执，如果逾期未报，电话联系分行。第二，相应的航班信息需及时转交总务部。第三，拟写外单位邀请函（湛江市委、市政府、人民银行、湛江银监局等），要求相关部门发邀请函，并确定联系人负责接待事宜，所有事项必须落实到人。在会议前三个工作日报参会人员名单，如果逾期未报，电话联系相关部门催促。,会务,57.如何填制会议预算表？ 统计参加会议人员人数、性别、职务等基本情况，按统计情况填制会议预算表。 （1）住宿费 （2）会议室费 （3）伙食费 （4）其他费用 58.制作会议须知要注意哪些要点？ 一般说来，会议须知主要包括以下内容： （1）目录。 （2）会议纪律。 （3）会议议程安排（时间和地点必须明确）。 （4）确定大会和分组讨论地点情况（要事先查看）。 （5）会议代表名单和住宿安排。 （6）会议材料清单。 （7）会议分组讨论情况。 （8）用餐活动、作息时间安排（时间和地点必须明确）。 （9）会务组织人员联系方式。 （10）其他需周知的信息。,会务,59.如何准备会议材料？ （1）专题材料、参阅材料尽早由相关部门定稿。在排版后要求部门派专人进行校对。 （2）演示材料（ppt）要向行领导或者部门确认何时定稿，是否需要印发。 （3）会议正式文件和会议须知应至少在会议召开前一天印刷，印刷完成后直接装袋，并提前发放给与会人员。 （4）文件袋中一般包括以下东西：会议文件、会议须知、座位表、水笔、笔记本等。文件袋中的文件要认真检查，避免出现错误遗漏。 60.如何做好会议签到和统计工作？ 签到方式有两种： （1）表式签到 （2）簿式签到 61.如何安排好分组讨论工作？ （1）尽量保证每组人员数量相近。 （2）事前按组放置席卡。 （3）会议记录要落实到人。,会务,62.如何做好大型会议的会后善后工作？ （1）会议现场的清理 首先是要取走会议现场留下的与会议有关的文件资料；其次，收回在会议现场的一些布置物品，如电脑、横幅、桌签（席卡）、录音设备等；第三，退还现场一些租借的物品和材料。 （2）结账 63.如何做好会议记录和会议纪要？ （1）会议记录。首先，在进行会议记录前，必须做好相应准备工作。 其次，为节约时间，在会议开始之前，可以将提前了解到的会议基本情况先记录下来 第三，作好详细记录，要充分反映讨论的过程和发言者的主要观点，将记录重点集中到主要发言者身上。会议最后形成的决议要准确无误地记录下来 （2）会议纪要。会议纪要是会议后形成的正式文件，是会议成果的书面反映，是会后督办落实工作的主要依据 首先，会议纪要应该包括以下内容：会议名称（类型）、时间、地点、主持人，会议议题、决议，出席人员、列席人员 其次，编发会议纪要印发后，要与会议材料和会议记录一并归档保存。 64.会议资料归档需要注意些哪些事项？,协调与督办,65.什么是协调工作？协调工作的特点和作用是什么？ 协调就是指人们为实现一个共同的目的或完成某一项共同的任务而相互沟通，达到步调一致的一种行为方式。 协调工作具有三个特点： （1）具有一定的行政约束力。 （2）具有严格的程序性要求 。 （3）具有较强的时效性 。 协调工作的作用是： （1）协调能使领导的决策顺利贯彻执行，确保各项工作不偏离正确的方向。 （2）协调能使各单位、各部门、各机构、各人员之间在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，扫除障碍，统一步调，为实现既定目标而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。 （3）协调能使组织的管理高瞻远瞩，信息灵通，措施得力，指挥有方，减少失误，提高工作效率，真正起到枢纽的作用。 （4）协调能使每个成员各行其权，各尽其责，忠于职守，把各个方面的力量组成一个和谐统一的合力，使整个工作井然有序，同步运转，真正起到调节功能的作用。 （5）协调能使人际关系更加和谐、融洽，使每个工作人员既能轻松愉快地完成自己的工作任务，又能与别人和睦相处，配合默契，增进效益，真正起到服务功能的作用。,协调与督办,66.协调工作包括哪些主要内容？应遵循哪些原则？ 协调工作大致包括八个方面的内容：即政策协调、计划制定工作中的协调、事务工作中的协调、会议协调、受理请示报告工作中的协调、公务活动协调、公文协调和关系协调。 协调工作是一项难度很大的工作，要顺利做好协调工作，必须遵循以下五大原则： （1）从属原则 （2）服从全局原则 （3）服务原则 （4）平等协商原则 （5）沟通原则,协调与督办,67.协调工作有哪些技巧？ 协调的技巧是指富有创造性的协调工作的方式和方法。具体包括： （1）抓住机遇 （2）镇定自若 （3）注重感情 （4）以团结为目的 （5）良好的口才 68.如何协调好与上级领导的关系？ （1）服从原则 （2）尊重原则 （3）请示原则,协调与督办,69.如何协调好部门间的关系？ 部门间的协调可大致分为文字协调与事务协调两大类。 1、文字协调。 2、事务协调。 70.如何进行跨部门的协调？ 在进行跨单位协调的时候，一定要注意抓住利益结合点，采取博弈的方法寻找单位利益的最大结合点，只有这样才能做好跨单位之间的协调工作。 71.如何处置突发性事件的协调工作？ 在处置突发性事件协调工作中，要注意把握三个重点： 一是时效性 二是程序性 三是及时了解和掌握事态发展情况，为领导决策提供参谋意见,协调与督办,72.如何处理重大接待活动的协调工作？ 接待上级领导等重大接待活动的协调工作，包括拟定接待方案报领导审批、落实分解任务，安排好食宿、考察点及路线、安全保卫等事宜。一次重大接待活动要涉及到多个部门间的协同工作，做好相关部门和单位的协调工作，是确保顺利完成接待任务的关键。接待活动协调工作要注意把握两个重点：一是周到细致；二是及时准确。,接待,73.接待工作要掌握什么原则和关系？ 接待工作要坚持热情周到、礼仪得当的原则。要根据不同活动和对象要求组织好接待工作，重点要掌握两类关系：一是上下级关系；二是主宾关系。,接待,74.如何做好接机接车、住宿、进入会场、会场休息间隙、离开会场等的接待工作？ 一般包括以下内容： 一是要认真做好对参会人员接送和票务安排工作，并办理好住宿预先登记和登记安排；二是安排好活动期间人员的起居饮食；三是准备活动使用的宣传袋或文件夹，准备好视听播放设备；四是需要安排新闻媒体发布新闻时，要尽早准备新闻通稿和通知有关媒体；五是将活动安排细节通知保卫人员和停车场服务人员，安排好活动的安全保障和车辆停泊工作等。六是如有外单位人员受邀参加活动，应当指定专人负责接待事宜，如有可能，最好能确保一对一接待。七是要处理好与会人员提出的特殊要求，做好会议的录音、录像工作。八是收集活动的新闻信息并打印成简报，并将活动简报发给与会者；加强协调组织，使得会议的其他活动与会议进程同步；做好拍摄团体照片或其它事务的准备工作，迎接并引导记者、摄像师到规定的拍摄现场，并把准备好的新闻稿发给记者。,接待,75.如何安排餐桌的坐席？ 举办正式宴会，应当提前排定桌次和席次，或者先排定主桌席位，其他的只排桌次。桌、席排次时，先定主桌主位，后排座位高低。 1、正式中式宴会桌次的排列方法： （1）“居中为上”。即各桌围绕在一起时，居于正中央的那张餐桌为主桌。如图：,接待,（2）“以右为上”。当餐桌分为左右时，以面门为据，居右之桌为上。如图： （3）“以远为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，以距门远者为上。如图：,接待,（4）“临台为上”。当宴会厅内设有专用的讲台时，应该以靠讲台的餐桌为主桌，如果没有专用讲台，有时候以背邻主要画幅的那张餐桌为主桌。 （5）“各桌同向”，指在举行大型宴会时，其他各桌的主陪位置，要确保其视线能看到主桌主位。 （6）“观景为佳”：在一些高档餐厅用餐时，在其室内外往往有优美的景致或高雅的演出，可供用餐者观赏，此时应以观赏角度最佳处为上座。 （7）在桌次较多的情况下，上述排列常规往往交叉使用。,接待,2、正式中式宴会座次的排列方法： 通常，餐桌上的具体位次有主次之分。在安排好桌次之后，就需要预先安排好主桌的坐席座次。以举办中餐宴会通常使用的圆桌为例。首先，“面门为主”，宴会的主人应坐在主桌上，面对正门就座；其次，“右高左低”，桌上位次的尊卑，根据距离主人的远近而定，应以面对宴会厅正门时为准，排列顺序讲究以右为尊，以近为上，以远为下。通常要把主宾安排在最尊贵的位置，即主人的右手位置；第三，主人方面的陪客要尽可能与客人相互交叉，便于交谈交流，避免自己人坐在一起，冷落客人。另外，如果碰上外宾，翻译一般都安排在主宾右侧。如图：每张餐桌上只有一个主人，主宾在其右首就座，形成一个谈话中心。,接待,（1）“主人”或“主陪”位置：“主人”或“主陪”是请客一方的第一顺位，即是请客的最高职位者，或陪酒的最尊贵的人。位置在正对门口的正面。主要作用基本就是庄主，把握本次宴请的时间等。 （2）“副主陪”位置：“副主陪”是请客一方的第二顺位，是陪客者里面第二位尊贵的人。 （3）“副陪”位置：有些地方是没有这个位置的，位置在“主陪”的右手边第二位置。 （4）“主宾”位置：“主宾”是客人一方的第一顺位，是客人里面职位最高者或地位最尊贵者坐的地方。位置在“主陪”的右手边。 （5）“副主宾”位置：“副主宾”是客人一方的第二顺位。位置在“主陪”的左手方。 （6）“三宾”位置：“三宾”是客人一方的第三顺位。位置在“副陪”的右手方。 （7）“四宾”位置：“四宾”是客人一方的第四顺位。位置在“副陪”的左手方。