差旅费报销小助手软件功能介绍.ppt

差旅费报销小助手软件 功能介绍和使用说明 2011年2月 事业部财务部 主 要 内 容 软件安装、运行、系统修复 基本功能介绍（结合操作演示） 特别说明与强调事项 财务会计审核差旅报销单 第一部分：软件安装、运行、系统修复 液态奶事业部差旅 费报销小助手软件 （正式版20110218 ） 下 载 解 压 第一步：安 装 说明： 1、无需安装，下载并解压“液态奶事业部差旅费 报销小助手软件（正式版20110218）”文件到电 脑本地硬盘（最好拷贝到非操作系统盘内，且不 要再随意调整存放位置）。 2、认真仔细阅读“用前必读.txt”文件。 说明： 双击“伊利公司差旅费报销助手（液奶）.exe”文件，启动软件 。 切不可修改更改此文件名。 第二步：运 行 伊利公司差旅费报销助手（液奶）.exe 第三步：系 统 修 复 双击“伊利公司差旅费报销助手（液奶）.exe”文件，如果软件无法正常运行 ，请用随软件附带的/修复工具进行修复。 具体为： 1、非Windows7系统解决办法： 运行“工具”文件中“工具.exe”文件，按照提示操作即可。 2、Windows7系统解决办法： 将“工具Windows7系统修复文件夹”中的全部文件拷贝到 “C:WindowsSystem32”文件夹内，右键点击“W7修复.bat”文件，在弹出的 快捷菜单键中，选择“以管理员身份运行”并单击鼠标左键，运行程序，如遇 到系统提示是否“允许”或“放行”之类的安全管制，请一律选择“允许”。 第二部分：基本功能介绍 一：使用说明 首先请仔细阅读 “使用说明” 第一次使用此软件，在新 建报销单时设置“出差人 员基础信息” 二：设置“出差人员基础信息”-1 二：设置“出差人员基础信息”-2 说明： 第一次使用软件，在选择了“新建差旅费报销单”按钮后，将会出现如上界面 ，按照实际情况录入相关信息并保存，以后直接调用，无需再录入。 注意正确选择报销标准，同时注意地址格式为地名全称，如“呼和浩特”，“ 北京”，填列差旅行程中地址也如此。 如果是自带车出差，请选择对应标准。 三：修改“出差人员基础信息”-1 修改/新增报销人 员基础信息 选择要修改文件 并单击 三：修改“出差人员基础信息”-2 说明： 在此界面中修改出差人员基础信息，如果要新增人员，直接修改并保存即可 。 如果有自带车出差的情况，请再保存一份自带车出差基础信息。 四：新建差旅报销单-1 第一步：点击此按钮 第二部：选择并单击 如果仅有一个人基础信息，执行第一步 后直接进入新建界面，不出现以上选择 界面。注意如果是自带车出差，请选择 自带车基础信息，未建立自带车出差基 础信息，请新建一份。 四：新建差旅报销单-2 注意：最多可录入 保存31个行程 四：新建差旅报销单-3 通过对“出差时间精确到分钟”设置项进行设置，实现对差旅行程时间进 行按需求精确，软件默认是不精确到分钟的。 如果从广州到北京是本次差旅行程的最后一个行程，离开北京时间和到 达北京时间必须保持一致，否则软件无法判断是否是最后一个行程，无 法正确计算补助。请按照软件提示正确选择操作（提示界面见下一页） 。 四：新建差旅报销单-4 四：新建差旅报销单-5 提示停留时间为零，即表示离开北京时间和到达北京时间是一样的，这 是软件提示进行判断，如果是最后一个行程即选择“是”，否则选择“否” 。这一选择非常关键，否则软件无法正确计算补助。请按照软件提示正 确选择操作。 差旅报销其他信息在最后一个 行程界面中填录 四：新建差旅报销单-6 四：新建差旅报销单-7 2、文件名格式：差旅费报销2011年2月16日(李四).Lxy 保存后，将在“差旅费报销单”文件夹中生成一个差旅费报销单文 件，文件图标及文件名如下： 1、文件图标 3、扩展名：.Lxy；以后双击此扩展名文件可直接打开文件进 行查阅和修改。 五：预览差旅报销单-1 保存完全部行程后，将鼠标 移至“打印报销单”按钮上， 即可出现此预览界面；如修 改行程后，仍可以此种方式 预览； 如果想再次预览，请通过以 下方式打开预览 六：打印差旅报销单-1 点击“打印报销单”按钮，按照提示完成 打印。或如图选择打印 但特别强调：在启动运行此软件之前， 一定要将所用电脑正确连接打印机，并 设置为默认打印机。否则无法实现正常 打印。 六：查阅/修改差旅报销信息-1 选择并单击 六：查阅/修改差旅报销信息-2 六：查阅/修改差旅报销信息-3 通过这两个按钮进行上翻和下翻行程 信息实现查阅信息，并可选择对存在 问题的行程进行修改，修改后要注意 点击“保存修改”按钮，否则修改无效 七：行程界面与登录界面切换 八：软件在线升级 当软件有新版本时，只要电脑与公司内网连接 正常，就会自动检测出新版本，并在电脑右下 角出现信息提示，按照提示即可完成在线升级 。 也可选择手动升级，见图。 升级前必须确保电脑与公司内网连接正常。 升级过程中如遇到系统提示“允许”、“放行”等 类似保护性询问提示时，全部选择“同意”，否 则将无法完成正常升级。 九：其他辅助功能 软件其他辅助功能，请从此菜单栏处 分别选择。 第三部分：特别说明和强调事项 1、适用范围：仅适用于液奶事业部常规出差业务，其他如探亲、年休假、调动 等不适用； 2、最多可录入31个行程； 3、打印纸设置为A4； 4、行程信息录入需注意： （1）出差人按照行程先后顺序，依据交通票、住宿票等票据依次录入即可，但 必须注意要严格按照实际行程的先后顺序录入，包括住宿费，必须按照行程对 应录入，严禁几个行程合并录入，并要注意选择是否是最后一段行程。 （2）交通费按照实际可报销金额填列，住宿费按照住宿费发票实际开具金额填 列。 （3）保存时，如果有未发生交通费和住宿费，一般填0，其对应的票据张数也 选择0，不填列软件将提示存在错误。 （4）除交通费、住宿费之外的其他所有费用，都在最后一个行程界面上录入， 按照实际情况正确录入。 特别说明与强调事项 5、差旅费用计算原则及标准： （1）在计算出差误餐补助时执行的计算规则是：路途补助全部按照普通城市 补助标准计算。 （2）在计算路过直辖市沿海城市的误餐补助时执行的计算规则是：路过时间 大于4小时不满8小时，按照半天计算，满8小时按照1天计算补助； （3）跨凌晨少于7小时不予报销住宿费，凌晨3点到达，早上7点离开给予报 销1晚住宿费； （4）在出差人家庭所在地出差，不予报销住宿费和出差误餐补助，只报销出 差交通补助； （5）在某地按照不同比例报销补助的，不同报销比例天数总和必须等于某地 总出差天数，否则软件提示错误；类似提示其他情况还有，请注意； 软件计算结果与手工计算结果核对时要注意计算口径和原则的一致性； 特别说明与强调事项 第四部分：财务会计审核报销单 财务会计审核报销单注意事项 报销标准选择是否正确？ 出差行程信息填报是否正确？ 住宿费等其他费用填报是否正确？ 使用的软件版本是否正确？ 防伪码验证 1 2 3 4 5 财务会计审核报销单注意事项 将报销单的 防伪码填到 解码软件中 ，自动显示 报销金额信 息，包括报 销总金额、 补助额、住 宿费、交通 费金额数据 ，通过与报 销单上的金 额比较确定 真伪 财务会计审核报销单注意事项 显示“未注 册