文件和资料控制程序(20110728).doc

文件程序编号COP-401标题：文件和资料控制程序页码- 9 共9页版本/修订内部首次发行制定人朱春梅 签名/日期生效日期批准流程：（文件制定人负责决定批准流程并在需批准部门的 中打“X”）品质部 X 生产部 生产工程部 研发部（机械） 研发部（电气） 人事部 财务部 售后服务 业务部 物控部 管理者代表 X 总经理 X 分派流程（书面文件）品质部 X 生产部 X 生产工程部 X 研发部（机械） X 研发部（电气） X 人事部 X 财务部 X 售后服务 X 业务部 X 物控部 X 管理者代表 X 总经理 X 分派流程（电子文件）品质部 X 生产部 X 生产工程部 X 研发部（机械） X 研发部（电气） X 人事部 X 财务部 X 售后服务 X 业务部 X 物控部 X 管理者代表 X 总经理 X3 1 目的： 本程序为对海中质量和服务方面有影响的所有文件，包括适当范围的外来文件,客户提供的工程类的文件的控制过程的有关要求提供了一个指示及分派系统，来确保对质量和服务管理体系有效运作起重要作用的各个场所，都能使用相应有效文件，防止失效（和/或作废）文件的非预期使用。2 范围： 该文件适用于海中对设备产品质量和服务有影响的所有文件以及资料。 以下的称“文件”均指受控文件。3 定义： 3.1文件： 经权责人员审批生效，由文控中心统一管制，用于指导作业的相关部门必须执行的规范和标准（如质量手册，作业指导书，工程图纸，各类图表），记录是一种特殊类型的文件。 3.2资料：文件执行进行中所产生的指导性文件或记录，用于指导工作或检验工作，由相关部门执行管控。 3.3受控文件：指为公司生产的设备和服务有关的相关文件，盖“受控副本文件”章，且由文控中心管理的文件，该类文件用作操作，评审，计划，行动等活动的依据时需接受文控中心的统一控制。 3.4参考文件：当受控文件（/外来资料）只用于参考而不作为活动的依据时不需要接受控制，该类文件称之为参考文件，在活动及过程中使用得以参考文件与受控文件区分开来。3.5 版本：对文件作出其最新发布状态的标识，在文件上可以用” 版本，修订，发行号码或者发行日期“等以作表示。4 权责：4.1总经理：负责体系文件、质量方针、质量目标的核准。4.2管理者代表：负责组织编制质量体系文件。4.3文件管理员：负责文件的管理，包括文件的存档分发、借阅、回收、报废等日常工作。4.4 研发部：负责公司所有工程图纸以及工程技术文件的制定审核，确保在公司使用的工程文件是最新有效的文件。4.5各部门负责人：负责管理及技术性文件编写、批准，及本部门文件的管理。5 作业内容： 51文件的编写、审核及批准。 511质量手册由管理者代表编写，总经理批准。 512程序文件由相关部门负责人编写，管理者代表审核，总经理批准。 513三层次文件由相关部门负责人编写，部门主管审核，管理者代表批准。 514本公司三层次文件的应有：标准零件图BOM（材料清单）组件图整机图装配工艺书操作指导书检验标准书测试标准书各类记录 52文控中心负责全公司受控文件管理，非受控文件由编制部门和使用部门管理。 53文件编制部门申请文控受控时，填写文件申请单。受控文件，应包括以下项（但不限于以下项）： 质量手册 程序文件 标准零件图 组件图 整机图 装配工艺书 各类操作指导书 检验标准书 测试标准书 54文件分发： 541所有文件批准生效后，制定部门负责人得将最终审核完毕的文件以邮件形式和打印形式交文控中心统一管理。电子版的文件文控该类文件在其文件的反面加盖“正本文件”的章，副本加盖“副本文件”“文件发行”章后，才可发行。 542第一次需发行的受控文件，由编制单位的编制者填写“文件申请单”，注明文件分发部门，管理者代表批准后，文控受理，填写“文件资料分发、补发、回收登记表”，分发给相关使用部门。543受控将所有的有效文件分类登录于“文件总览表”中。 544当文件有遗失、损坏、涂改、缺页或同因职务工作需要增加文件时，由相关负责人填写“文件申请单”，管理者代表审批后，文控予以补发，并收回旧文件。545以电子记录（电子档）分发的文件和资料，审批程序相同，在“文件资料分发、补发、回收登记表”中作出注明。 55文件变更/废止 551质量体系在运行过程中，若发现实际作业与文件不相符，需要更改时，由相关部门填写“文件申请单”按文件51规定送相关人员审批，审批后交文控更改，按5.4规定再统一发放给相关部门，并将旧版本收回，盖“文件作废”章，并将发放的新版本登录于“文件资料发放，补发，回收登记表” 552文件作微小变更时只需更改版次，即从第0次至第9次，当第10次变更时，便另改版本。若文件有至大变更时，可直接更改版本。553当文体发生变更时，由文控及时登录于“文件总览表”内，并及时修订“文件总览表”之版次，以控制最新有效版本。554作废文件的编号，在文件废止后，原文件编号不可重复使用。555作废文件应于原“文件总览表”上注明作废。556文控中心应将已作废文件加盖“文件作废”章，并依保管年限保存。557文控中心应告之作废文件的持有单位于版本更新时统一销毁。558以电子记录（电子档）存档或分发的文件，当文件变更和废止后，应以书面或电子记录形式发出新版文件，注明旧版本作废。 56文件编码规定： 561质量体系文件表别代码： QM-质量手册 QP-程序 W-作业指导书 P-图纸 WL-外来文件 R-表单 A-合同 562各部门受控号： 01-生产部 02-研发部 03-PMC 04-品质部 05-采购部 06-业务部 07-行政部 563各级文件的编号法则： 5631：质量手册 HZ-QW-2011 开始实施年份 质量手册 东莞市海中机械有限公司5632：程序文件 HZ-QP- 口口 口口 流水号（01-99） 条款号 程序文件 东莞市海中机构有限公司5633：作业指导书 HZ-W-口口 口口 流水号 部门受控号 作业指导书东莞市海中机械有限公司5634外来文件 HZ-WL-口口口口 流水号 外来文件 东莞市海中机械有限公司5635：表单 HZ-R-口口 口口 口口 版次号 流水号 部门受控号 表格东莞市海中机械有限公司5636：合同 HZ-A-口口口口 口口 口口 口口 份数 日期 月份 年份 合同 东莞市海中机械有限公司5.6.3.7：客户编码口口S -口口口 这一位为26进制，即英文字母如A,B,CZ 这两位为十进制，即阿拉伯数字如0，19 城市的第一个汉语拼音简写 如FSS-00H 即为我司的客户佛山市精进电子厂 * 具体请参照文控发行的海中客户代码一览表。57 文件借阅 凡向文控中心借阅有关文件和资料，需填写“文件申请表”，由主管审核，管理者代表批准，外部的文件借阅由部门主管申请，管理者代表审核，总经理批准，文控管理登录于“借阅文件一览表” 58文件管理： 581尚未经正式发行，未盖有“文件发行”印章文件，属未确定之文件，不在文件管制范围之内。 582现场使用文件，须置于作业现场，此类文件包括： 装配工艺书 检验指导书 测试程序书 作业指导书 检验标准书 作业表单 583非现场使用的文件资料，由各部门各自保管。 584失效或过时文件需迅速从自行单位或使用场所移交，防止遭到误用。 585任何人不可以在正式文件上加标记或书写任何文字和符号，也不得复制使用。 586妥善保存文件，避免丢失和遗漏正式文件。 587凡借阅文件，于借阅终止日期，文控应及时催回；借阅单位归还文件时，文控应祥细检查是否缺页或损坏。 588作业报表及质量记录由使用各部门自行保管，保存期限为1年，变更/废止的技术文件由文控保管，保管期限为4年。 59外来文件管理： 591：客户有关图纸，订单，客户投诉等外来文件，资料由接收部门管理保存。 592国家标准、国际标准等外来文件由管理者代表审核，并负责追踪标准的最新版本，审核后的标准资料交文控中心保存，并登录于“外来文件一览表”中。 593关于供应商的检测报告，符合性声明及证书等文件由QA管理保存，期限为1年。 594本公司送外检查测试报告由QA管理保存期限为1年。 6表单：文件申请表借阅文件一览表文件分发，补发，回收登记表外来资料一览表文件总览表7.培训 各职能部门的人员必须得通过及时相关的知识和技能培训8.附件7.1 各印签样本（正本文件和副本文件为红色，参考文件和作废文件为蓝色）。8.2受控文件控制过程流程流程 支持及管理过程文件编号及其派发文控中心文件控制系统内部审核 （文件巡查）