财务软件手册(总帐).doc

前前 言言 鹏达财务软件 (v3.0 版)是鹏达软件开发有限公司的开发者们集多年会计电算化 的经验，结合深圳和厦门经济特区企业会计核算需求，在windows9x/2000/xp 平 台上开发成功的，在深圳和厦门特区拥有广泛的用户。本系统操作简便、功能全面， 不仅能适应一般会计核算的要求，而且能满足高层管理人员对管理信息的要求。为 让用户更好地使用这套软件，我们组织编写了这份 。 本手册详细地介绍了鹏达财务软件的操作流程和各个功能的使用方法，使之成 为使用鹏达财务软件的良好工具。对于本系统中的一些灵活有效的管理功能，以及 会计电算化应用中的一些专门方法，在本手册中我们专门设置了几个专题来阐述。 鹏达软件用户手册编写组 一九九八年二月 鹏达财务软件用户手册 目录目录1 目目 录录 第一篇第一篇 基础部分基础部分1 绪绪 言言1 0.1 系统运行环境1 0.2 鹏达财务软件的安装1 0.2.1应用环境安装.1 0.2.2应用软件的安装.2 0.3 如何使用本手册2 0.4 小结2 第一章第一章 对系统的快速了解对系统的快速了解3 1.1 系统功能3 1.2 系统运行次序3 1.3 系统一般操作4 1.3.1窗口的基本操作.4 1.3.2如何获得帮助.6 1.3.3如何使用键盘和鼠标.6 第二章第二章 电脑会计制度设计电脑会计制度设计9 2.1 帐户体系设计9 2.1.1了解系统的设计思想.9 2.1.2往来帐户的使用和往来帐管理.10 2.1.3部门帐户的使用和部门管理.13 2.1.4项目帐户的使用和项目管理.15 2.1.5帐户设计原则.17 2.2 会计信息报告体系设计17 2.2.1会计报告分类.17 2.2.2确定需要的会计报告.18 2.2.3设计会计报告的格式及数据来源.18 2.3 内控设计18 2.3.1内控分类.18 2.3.2内控设计的内容.19 第二篇第二篇 总帐报表处理系统总帐报表处理系统21 第三章第三章 系统设置系统设置-系统初始化系统初始化.21 3.1 系统参数设置21 3.2 帐户体系设计23 3.2.1会计科目设置.23 3.2.2货币档案设置.24 3.2.3往来、部门、项目档案设置.24 3.3 系统初始化25 3.3.1初始数据录入.25 鹏达财务软件用户手册 目录目录2 3.4 初始数据试算表25 3.5 关闭初始化25 第四章第四章 凭证处理凭证处理27 4.1 凭证填制27 4.2 凭证审核30 4.3 凭证记帐31 4.4 凭证汇总31 4.5 凭证查询31 第五章第五章 帐簿输出帐簿输出33 5.1 三栏明细帐33 5.2 数量金额明细细帐34 5.3 多栏明细帐34 5.4 科目总帐35 5.5 数量总帐36 第六章第六章 报表处理报表处理37 6.1 概述37 6.2 报表基本概念37 6.3 报表工具条各功能说明39 6.4 报表格式设置40 6.5 取数公式设置41 6.5.1帐上取数函数.41 6.5.2表内表间取数函数.43 6.6 现金流量表编制43 第七章第七章 期末帐务期末帐务44 7.1 期末汇率调整44 7.2 结帐凭证编制44 7.3 期末结帐45 第三篇第三篇 其他内容其他内容45 第八章第八章 设置凭证及出入库单据格式设置凭证及出入库单据格式45 8.1 格式设置概述45 8.2 如何设置单据记录体47 8.3 如何设置标签48 8.4 如何设置页面格式49 附附 录录51 附录一:操作规程.51 附录二 系统启用前的数据准备52 鹏达财务软件用户手册 绪言绪言1 第第一一篇篇 基基础础部部分分 绪绪 言言 欢迎您加入到一个不断增长的计算机软件用户团体-鹏达软件的应用者行列。鹏 达总帐系统是厦门鹏达财务软件有限公司的开发者们集多年会计电算化的经验，结合 深圳和厦门经济特区的企业会计核算需求而开发成功的，在深圳和厦门特区拥有广泛 的用户。本系统操作简便、功能全面，不仅能适应一般会计核算的要求，而且能满足 高层管理人员对管理信息的要求。 0.1 系系统统运运行行环环境境 1、硬件配置 硬件最低配置建议配置 cpu486dx2/66 及以上586/166 内存8m 以上16m 硬盘20m 以上自由空间50m 以上自由空间 显示器vgasuper vga 显示卡vga 卡真彩卡 打印机各种类型的打印机 鼠标各种类型的鼠标 2、软件配置 操作系统 windows95 中文版，windows nt workstation 中文版 网络环境 windows nt server ，novell netware 0.2 鹏鹏达达财财务务软软件件的的安安装装 鹏达软件的安装分为两个部分，一是安装运行环境，二是应用软件的安装。 0.2.1 应应用用环环境境安安装装 应用环境有四张软盘，您只须按如下步骤进行： 1、将光碟插入光盘驱动器中。 2、在 windows95 桌面中，单击左下角的“开始”按钮，在菜单中选择“运行”命 令。 3、在命令行中输入 d:(光盘驱动器)setup.exe，并按回车，或按确定铵扭。 4、安装系统自动完成运行环境的安装。 若您同时购买了鹏达软件的多个系统，应用环境只需要安装一次即可。 鹏达财务软件用户手册 绪言绪言2 0.2.2 应应用用软软件件的的安安装装 应用软件的安装与应用环境安装一样，需要在 windows95 桌面中，单击左下角的 “开始”按钮，在菜单中选择“运行”命令，运行“d:(光盘)setup” ，然后按屏幕上 的提示，输入安装目录，然后即可安装本系统。 0.3 如如何何使使用用本本手手册册 1. 本手册使用符号说明： 重要信息 补充说明信息 功能键或其他键 报表名称 档案的项目名称或输入项目名称 【 】 菜单功能 2. 本手册内容介绍： 本手册分为三个部分，另加三个附录。各部分的内容提要以及对各部分如何使用 简要说明如下： 第一部分：系统启用前的准备 本部分包括前三章，第一章介绍了鹏达总帐系统的功能表、系统的运行次序、 系统的一般操作方法等内容；第二章介绍了本系统中电脑会计制度的设计方法；第三 章介绍了启用本系统前的数据准备工作。 实施会计电算化，会计制度的设计是非常关键的一步，尤其是帐户体系的设 计尤为重要。在本部分中我们对与会计电算化相关的会计制度的设计内容，结合鹏达 总帐系统来谈我们的体会，以使您对鹏达总帐系统的设计有更深入的了解。这部分您 必须详细阅读并力求理解，当然这对于您并不难。了解了这一部分，对整个系统基本 上就有了一个较为深入的认识，对于高水平地使用本系统就已经打下了一个坚实的基 础。 第二部分：总帐系统操作说明 本部分详细介绍了总帐系统各个功能的使用说明。 对于本部分您不必要逐行详细阅读，这部分给予您的是一种这样的工具，只 是在您操作中遇到了不可理解的小难题时作为查阅使用，就象您阅读小说不必要先阅 读一遍字典一样。 在系统运行中的在线帮助基本上已经提供了本部分的全部内容。 第三部分：其他各子系统的说明。 附录： 附录部分提供了操作规程以及您在操作过程中可能遇到的错误及错误的排除 方法。这部分是作为使用中的参考而提供给您的。 0.4 小小结结 在绪言部分我们向您介绍了鹏达财务软件的设计思想、系统的简要介绍和对本手 册的介绍。通过阅读这部分，您已经对鹏达财务软件有一个大致了解，并且已经知道 了本手册的使用方法。好了，现在您可以按照本手册的介绍结合您自己的情况开始下 一部分的学习了。 鹏达财务软件用户手册 3 第一章第一章 快速了解快速了解 第第一一章章 对对系系统统的的快快速速了了解解 1.1 系系统统功功能能 鹏达系列财务软件所提供的功能与您的智慧相结合，可建立非常完善的电脑会 计信息系统。一个会计信息系统仅能完成日常的会计处理业务，已不能适应逐渐完 善的市场经济环境，所以鹏达总帐系统除了完成凭证-帐簿-报表-结帐的所有业 务外，还提供有丰富实用的辅助管理功能以适应高水平会计人员的需要。丰富的辅 助管理功能使鹏达财务软件超越了停留在核算层次的同类产品，而使会计电算化进 入了管理会计层次。 、会计循环 处理凭证-帐簿-报表-结帐循环是鹏达总帐系统的基本功能，本部分遵 循财务会计的一般原理，按照财务人员的处理习惯而设计。本部分使用后，日常的 会计业务仅仅是需要会计人员根据原始凭证在电脑上填制记帐凭证即可，以后的登 帐、帐簿输出以及报表都由电脑自动完成，所以本部分达到了会计电算化的初始目 的，即解放财务人员。 、往来帐管理 我们将实际工作中总结的往来帐管理经验应用于本功能的设计，使往来帐 管理更切合于实际的需要。在往来帐管理中除了自动进行往来帐核销外，还能反映 每一笔往来业务的余额和它的变化过程。为加强往来业务的管理，还可进行帐龄分 析，还可以查询某一单位往来业务的详细情况以了解该单位历史上的信用情况。 、部门管理和项目管理 责任会计的引入使鹏达总帐系统具有强大的管理会计功能。我们最初考虑 部门帐的使用范围是费用中心的建立，旨在反映各管理职能部门的费用控制业绩。 通过不断的发展和完善，本系统的部门管理可以完成各种责任中心的业绩考核。 在部门帐的完善过程中，我们设计了项目管理功能。项目管理是根据部门 管理功能发展而来的，可以建立更为灵活的责任会计系统。除此之外，本系统的项 目还可以对许多需要进行专题核算的项目进行管理，如新产品开发、在建工程、商 品流通企业每一单业务的收支核算等等。 、辅助帐的交叉核算 当您在管理上需要了解某一个往来单位各个项目（合同）的业务情况，您 就需要在相应科目上设置往来和项目核算。在本系统中您可以对一个科目同时设置 往来、部门和项目辅助帐的核算方式，这对管理上要求较高的企业特别有效。 1.2 系系统统运运行行次次序序 第一步：系统设置和系统初始化，系统初始化包括系统参数设置、帐户体系设 计、初始数据登录，然后关闭初始化。 第二步：日常帐务，包括凭证填制、凭证审核、凭证记帐、凭证汇总、凭证查 询等内容。 第三步：帐表输出，包括各类基本帐簿和往来、部门和项目辅助帐簿的查询和 打印，以及各种报表的查询和打印。 第四步：期末帐务，包括期末汇率调整、结帐凭证编制和期末结帐。期末业务 鹏达财务软件用户手册 4 第一章第一章 快速了解快速了解 处理后进入下一个会计期间，再从第二步开始下一个会计循环。 以上各步图示如下： 1.3 系系统统一一般般操操作作 1.3.1 窗窗口口的的基基本本操操作作 1.3.1.1 一般屏幕格式一般屏幕格式 屏幕一般格式如下图： 屏幕格式中各部分说明： 1、标题条 标题条是屏幕上第一行的内容，列出窗口的标题。 2、菜单条 菜单条是屏幕上第二行的内容，列出对应本窗口的操作菜单。菜单条中的内容 系统参数设置帐户体系设计初始数据登录关闭初始化 日 常 帐 务 帐薄输出 报表输出 报表设置 期 末 帐 务 会 计 循 环 鹏达财务软件用户手册 5 第一章第一章 快速了解快速了解 随处理窗口的不同而改变。 3、工具条 工具条是屏幕第三行的内容，列出一系列快捷按钮，来进行本窗口的各项操作。 以简化操作过程，提高操作速度。工具条中的按钮与菜单中提供的功能操作是一致 的。工具条中所包括的内容也是随着处理功能窗口的不同而改变。 若不想显示工具条，可在从窗口菜单中选择是否显示工具条。 4、主体部分 主体部分在工具条和状态条之间，是本窗口的内容，如帐簿、报表、凭证清单 等。 5、状态条 状态条是屏幕的最下一行所显示的内容。状态条分四个部分，第一部分用于显 示工具条中按钮功能的详细说明、当前的操作状态；第二部分显示使用单位的公司 名称；第三部分显示当前会计期间；第四部分显示当前操作员姓名等信息。 若不想显示状态条，可在窗口菜单中选择是否显示状态条。 1.3.1.2 对话对话框框 对话框是由一系列输入或选择项组成的询问窗口，由用户输入或选择。对话框 里的选择项很多都有一个默认值。对话框一般要求执行确定或取消后才能进行其他 工作。 对话框的一般格式如下： 对话框中常用要素的说明： 标题：对话框的标题 文本输入框：可在其中输入和修改字符、文字和数字。 文本输入或获取框：与文本输入框一样，可在其中输入和修改字符、文字和 数字。与文本输入框不同的是在输入框右边有一个获取按钮，按这个按钮可以获 取相应的资料。本输入框一般用于有预设档案的输入，如摘要、科目代码、往来代 码、部门代码等等。 对话框关闭按钮：按这个按钮可以关闭对话框，相当于按“取消”命令按钮。 鹏达财务软件用户手册 6 第一章第一章 快速了解快速了解 命令按钮：对话框中一般都有“确定”和“取消”两个命令按钮，当然在不 同情况下也可能有其他的命令按钮以执行相应的操作。 单选钮：在一组选项中，只能选择一项。用鼠标单击单选纽，表示选中。项 目前面的白色圈内存在黑点的表示选中。 下拉列表框：点中下拉按钮之后，出现下拉列表，可在列表中点取需要的选 项。点中之后，该选项出现在下拉框中。 数字输入框：在输入框内只能输入整数，可以通过输入框右边的上下箭头来 增减数字值。 复选框：在一组选项中，可以选择多项。用鼠标单击多选框，表示选中。项 目前面的白色方框内有一个“”号表示选中。 在对话框中通过鼠标可以选择对话框的各种选择项。 如果使用键盘，按 tab 键可在对话框的各选项中正向循环移动，按 shift+tab 键 可在对话框的各选项中逆向循环移动。 1.3.2 如如何何获获得得帮帮助助 1.3.2.1 使用帮助主使用帮助主题题 1、使用“目录”标签 在进入帮助目录时可以看到图标，表示此帮助目录项下存在下级内容可以 展开。双击带有这个图标的帮助目录项，出现该目录的所有下级目录项。 在有的帮助目录前有图标，表示单击它可以直接打开相关帮助正文。 进入帮助正文中有的文字显示为绿色，这样的文字称为热点。把鼠标指针移动 到热点上时，鼠标指针变成手状，单击鼠标可查看相应内容。 2、使用“索引”标签 单击“索引”标签后，显示帮助主题。在列表中列出所有本系统的名词。双击 所选择的名称或在输入框中输入要查找的名词后单击打开按钮，可以打开相应的帮 助正文内容。 1.3.2.2 使用使用 f1 键键 在本系统操作过程中，按下 f1 键则弹出“帮助主题”窗口，可在其中查找帮助 内容。 如果要寻求某个功能的帮助，则进入该功能，然后按下 f1 键，将调出相关帮助 内容。 1.3.3 如如何何使使用用键键盘盘和和鼠鼠标标 1.3.3.1 鼠鼠标标基本操作基本操作 鼠标的左键和右键有不同的作用。一般把左键设为主按钮，按下左键执行正常 选定等操作；按下鼠标右键后弹出快捷菜单，快捷菜单中是和鼠标指针当前位置有 关的菜单操作。 使用的鼠标操作方式有： 鹏达财务软件用户手册 7 第一章第一章 快速了解快速了解 单击鼠标：按下鼠标器左键，然后立即放开。单击鼠标用于光标的定位、选择 下拉框的选择、选项框的标识等。 双击鼠标：指接连快速地按两次单击鼠标左键。如果触发速度不够快，双击变 成两次单击。双击一般用于执行某个动作。用户可以通过 windows95 系统设置两次 点击鼠标的间隔。 按鼠标右键：用于弹出当前位置相关的快捷菜单。 拖动：按下鼠标器左键不放，然后移动，可将某个对象移至指定位置。比如在 本系统中凭证格式设置时需要利用鼠标的拖动功能。 1.3.3.2 鼠鼠标标指指针针形状的形状的变变化化 在不同情况下，鼠标指针形状会不一样。不同的鼠标指针形状表示系统在不同 的状态，或鼠标正在完成的不同任务。例如，当您把鼠标指针放在编辑栏内时，指 针形状变成形，表示在编辑栏内通过鼠标改变插入点位置和输入文本。而当您在 窗口边缘上移动鼠标指针时，指针形状变成双向箭头，它表明可以改变窗口大小。 当鼠标指针在标题栏中时，按住鼠标左键可拖动窗口，松开后窗口定位。在标 题栏中双击鼠标按钮可使窗口变成最大；再次双击鼠标左键可使窗口缩小。有关窗 口的操作可参阅 windows95 操作手册。 下表列出您在使用本系统时将会遇到以下鼠标指针形状： 一般情况下 在报表操作中 等待时（用户不能进行任何操作） 在文字编辑框中时 在主工作台上指向一个热点时 在窗口边框线上时，拖动鼠标指针可改变窗口 高度或宽度 在数据网格中，如报表和帐薄中，当鼠标指针 在两列之间时，可以通过拖动改变列宽 在数据网格中，如报表和帐薄中，当鼠标指针 在两行之间时，可以通过拖动改变行高度 1.3.3.3 如何用鼠如何用鼠标标或或键盘选键盘选取取编辑项编辑项 将鼠标指针移动到想要选取的单元格上，单击鼠标即可选取这个编辑项。 下面列出如何用键盘上的光标移动键来选取单元格： 键 作 用 光标到下一个控制项 鹏达财务软件用户手册 8 第一章第一章 快速了解快速了解 光标左移 光标右移 光标上移 光标下移 查询数据时，到上一屏； 查询数据时，到下一屏； 查询数据时，到当前行的第 1 个单元； 查询数据时，到当前行的最后一个单元； 1.3.3.4 如何用鼠如何用鼠标标或或键盘选键盘选取菜取菜单单 1、用鼠标选取菜单 单击菜单栏中的任意一项，该菜单项变为兰色，表示被激活。同时出现一个下 拉菜单，列出可以使用的菜单命令。变灰的菜单命令表示当前无法执行。 把鼠标指针移到想执行的命令上，该命令条被激活变成兰色，点击鼠标即可执 行该命令。在菜单外任意位置单击鼠标即可关闭下拉菜单。 2、用键盘选取菜单 同时按下 alt 键和某个特定的字母(在菜单项后面括号内标有下划线的字母)后， 该字母对应的菜单项被激活变为兰色，同时出现下拉菜单，列出可以使用的菜单命 令。可以用光标移动键和在菜单栏中移动。 在下拉菜单中用光标移动键和移动要执行的命令上，回车即可执行该命令。变 灰的菜单命令表示当前无法执行。 按 esc 键可关闭下拉菜单。 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计9 第第二二章章 电电脑脑会会计计制制度度设设计计 当您对本手册前面的内容了解之后，就要开始进行会计电算工作的第一步- 电脑会计制度设计。实现会计电算化，设计一套良好的电脑会计制度是非常重要的 工作。会计制度设计是一项非常复杂非常专业化的工作，其内容涉及企业经营管理 的各个方面。它是企业会计核算与管理的统一规程，包括一系列的准则、方法、程 序和规定。本手册就与会计电算化相关的有关内容结合鹏达总帐系统进行阐述，让 您更深入地了解本系统的设计思想，更高层次地运用鹏达总帐系统。我们认为与会 计电算化相关的会计制度设计有三个方面的内容， 1. 帐户体系设计； 2. 会计信 息报告体系设计； 3. 内控制度设计。在以下的各部分中我们将按这三个方面的内 容对电脑会计制度设计进行阐述。 2.1 帐帐户户体体系系设设计计 2.1.1 了了解解系系统统的的设设计计思思想想 进行帐户体系的设计，首先须了解您将要使用的电脑会计系统在帐户处理方面 的规定和原则，这是帐户设计的基础。对于鹏达总帐系统，您可以从以下几个方面 来了解本系统对帐户的处理： 1. 帐户体系的构成 前面已经说过，鹏达总帐系统除了完成凭证-帐簿-报表-结帐的所有业务外， 还提供有丰富实用的辅助管理功能(往来帐管理、部门管理、项目管理)以适应企业 核算和管理的需要。这样帐户体系除了一般科目帐户外，还包括往来帐户、部门帐 户和项目帐户。此外，本系统因包含有外币业务处理和数量帐户业务处理的功能， 所以帐户体系还包括外币帐户和数量帐户。 2. 会计科目代码的结构 在电脑中对经济业务的处理一般都是代码化的，本系统对帐户的分类和汇总是 根据会计科目代码来进行的。会计科目可以分为一级科目（或称为总帐科目） 、二级 明细科目等。在本系统中，会计科目划分明细最多允许到六级，且科目代码的长度 最长是 13 位。 在系统初始化时，系统设置的【系统参数设置】功能中，您可以设置会计科目 编码结构，即各级科目的长度。您可以根据您公司的实际情况来确定这些内容。 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计10 3. 会计科目表的结构 当您进行会计科目设置时，系统将会出现如下一张会计科目档案的表格： 科目代码科目名称方向往来业务 部门 项目外币数量 101现金借 102银行存款借 10201工行人民币户借 10202中行美元户借usd 113应收帐款借 114坏帐准备贷 119其他应收款借 123原材料借 会计科目表的各个项目的说明见【会计科目设置】功能的说明。 4. 外币业务处理 在现代企业经营业务中，外币业务的发生是非常频繁的，对于部分企业，记帐 本位币也不是我国通行的人民币，而是根据业务情况而选择的某一种货币为记帐本 位币。对此，电脑会计系统必须提供完善的货币性业务的处理方法。 在鹏达总帐系统中，您可以根据企业的业务情况，指定某一种货币为记帐本位 币， （在【货币档案设置】功能中的第一个币别是记帐本位币，参见该功能的说明） ， 除记帐本位币之外的所有货币都称为外币。这样所有以外币计量的经济业务在记帐 时都会折合成本位币记入有关帐户。 对于货币性项目，其帐面汇率一般在会计期末都需按现行汇率进行调整，以保 证财务状况更接近于期末实际。鹏达总帐系统在期末帐务中提供了期末汇率调整功 能，您在期末将各货币的汇率改为现行汇率后即可执行该功能。该功能自动生成一 张汇率调整的转帐凭证，调整的差额记录在汇兑损益科目。 5. 数量帐户的处理 在总帐系统中能进行简单的数量帐处理，对于存货的计价在本系统中是采用移 动平均法。一般当存货核算不是很复杂且存货项目不是很多的情况下，可以在总帐 系统中进行数量核算，如果存货核算复杂，我们建议使用鹏达存货管理系统进行核 6. 往来、部门和项目辅助帐户 总帐系统中专门设置了往来帐管理、部门管理和项目管理三大辅助管理功能算。 ，其中我们还可以对往来和项目进行分类进行管理。辅助帐管理功能在以下作专门 说明。 2.1.2 往往来来帐帐户户的的使使用用和和往往来来帐帐管管理理 1. 往来核算帐户的使用 按照会计制度的规定和企业的核算要求，对于往来帐户必须按往来单位设置明 细帐。这样我们在会计科目设置上一般采用如下格式： 科目代科目代码码 科目名称科目名称 113应收帐款 11301 北京中发公司 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计11 11302 沈阳达威百货公司 . 这种设置对于往来单位不多的企业来说是适合的，但对于往来单位多的企业若 采用这种帐户设置方法就比较麻烦了。这种方法主要有以下缺点： (1) 往来明细科目相当多，造成科目表的庞大； (2) 不利于查询往来往来单位的代码，比如要查询厦门嘉禾贸易有限公司的代 码，需要在上百个甚至上千个往来单位中查找，这是很麻烦的； (3) 不利于进行分类统计。 对于往来单位较多的企业，我们建议设置会计科目时通过下设往来帐的功能来 设置往来帐户。在本系统中，我们可以对往来进行分类，这样以便于往来的查询、 统计。比如我们将往来分为购货商往来、供应商往来或个人往来。分类要根据企业 的具体情况而定。 往来帐户设置如下： 科目代科目代码码 科目名称科目名称往来往来 113应收帐款 在科目设置中只需要将应收帐款科目指定为往来核算科目，然后建立往来单位 档案。按照这种设置方法，实质上各往来单位就是明细科目，对比上一种直接将往 来单位设置在明细科目中在核算上是没有任何区别的。其主要的作用在于： (1) 不需设置大量明细科目，使会计科目清晰明了。 (2) 方便查询往来单位，在往来单位档案中我们可以将往来单位档案进行分类， 比如往来代码的编码方式是以地区加编号的编码方式，(如厦门的各公司编号以 xm 开头，北京的公司以 bj 开头)，要查询厦门嘉禾贸易有限公司， 我们只需要查询 xm 即可。 (3) 利于进行分类统计。如要统计北京地区的应收款，我们就只统计往来代码 是以 bj 开头的公司。 (4) 可以反映往来单位的相关信息，如地址、电话、帐号等。 往来帐户的设置不管采用哪种方法，在核算上是没有区别的，如果我们要进行 往来帐的管理，比如进行往来帐的核销、往来帐帐龄分析等等我们必须要将往来核 算与业务编号结合来实现。业务编号在后面详细说明。 2. 往来帐管理-往来帐户和业务编号结合 往来帐的管理对往来业务发生频繁的企业，如工业企业的应收款、商品流通企 业的应收应付款等等，是日常会计管理工作中的重要内容。会计部门对于往来业务 的管理主要有如下的要求： 、往来帐的核销 、了解往来帐的余额状况 、对往来帐进行帐龄分析 、往来帐的执行情况(应收款的款项收回情况和应付款的付款情况) 为适应企业往来帐务管理的需要，我们在总帐系统中专门设置了业务编号以加 强企业的各项债权债务管理。往来帐管理是本系统最为优秀的功能之一。 将往来核算与业务编号结合，帐户设置的结构如下： 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计12 科目代科目代码码 科目名称科目名称往来往来业务业务 113应收帐款 我们对业务编号可以采用发票号、帐单号、订单号、合同号等，也可以是日期 顺序号的方式，如 96040012 表示 96 年 04 月发生的往来款。 往来帐核算与业务编号管理结合使用，在管理方面的作用主要如下： 、可自动核销往来帐 手工进行往来帐管理时，应收款收回(或应付款付款)后，我们是在明细帐簿上 对这笔业务发生时的帐簿记录和核销时的帐簿记录同时作上标记，以达到往来帐核 销的目的。本系统中我们是通过业务编号来完成对往来业务的核销。例如当销售产 品产生应收帐款时我们制作如下分录： 借: 应收帐款-旺达公司(94120001) 5000.00 贷: 产品销售收入 5000.00 假如收回 3000 元货款，我们将制作如下分录： 借: 现金 3000.00 贷: 应收帐款-旺达公司(94120001) 3000.00 这样业务编号(94120001)的余额自动核销 3000 元，核销后余额为 2000 元。 、可反映各往来单位每笔业务的余额 如果采用模仿手工往来帐管理的模式，电脑进行往来帐管理同手工一样也仅仅 能反映一个往来单位总的余额状况，具体要知道是哪几笔业务所构成的就必须通过 分析以前的业务并进行分解后才能得到。这种模式不能体现电脑管理的优越性。我 们通过业务编号可以反映各业务的余额，而不仅仅是一个总的余额。通过往来核算 与业务编号管理结合所提供的债权债务清单简明格式如下： 应应收收帐帐款款债权债务债权债务清清单单 往来单位：c00002 旺达公司 业务编号摘 要发生日期到期日帐龄余额 94020021销售设备94.02.2095.02.20 94110035销售设备94.11.2095.04.20145400,000 95010013销售设备95.01.0895.06.1054500,000 小计900,000 由这张表我们就可以知道应收旺达公司帐款 900,000.00 元是由 94110035 的 400,000.00 元和 95010013 的 500,000.00 元组成（表中的第一笔业务在本年已核销 完毕，对这笔核销完的业务可以通过下面所说的业务执行情况查询发生和核销情况） 。 、可查询每笔业务历史上的执行情况 业务执行情况是反映各业务编号所代表的业务发生和核销的情况。如上表中第 二笔业务是我们在 94.11.20 销售给购货商旺达公司一批设备， 金额为 100 万元， 合同要求每月付 20 万元。当前会计期间是 95 年 03 月份，我们所查询这笔业务的执 行情况反映为如下格式的报表： 应应收收帐帐款款业务业务 94110035 执执行情况表行情况表 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计13 往来单位：c00002 旺达公司 日期凭证号摘 要借方金额贷方金额 方向余额 94.11.20 转 0721 销售1,000,000借1,000,000 94.12.23 收 0468 收货款200,000借800,000 95.01.28 收 0531 收货款200,000借600,000 95.02.18 收 0253 收货款200,000借400,000 合计1,000,000600,000借400,000 、可进行帐龄分析加强往来帐的管理 帐龄分析是债权债务管理常用的一种行之有效的方法。进行帐龄分析首先必须 要能够分清各笔业务的发生日期。通过业务编号来管理往来帐，我们已经反映了各 笔业务的发生日期和余额状况，这样我们就可以反映各笔业务帐龄，如上表()中反映的第二笔余额帐龄是 145 天， 第三笔余额帐龄是 54 天。 在帐龄分析功能中我们还可以根据需要进行帐龄分组，比如对于流动性往来项 目，帐龄分组可以是 30 天、60 天、90 天、180 天等， 对于非流动性项目比如长期 往来款帐龄分组中每一组天数可以定义长一些， 比如 180 天、 360 天、540 天、 720 天等等。 帐龄分析表的简明格式如下： 帐龄帐龄分析表分析表 业务编号余额0-30 天31-60 天61-90 天90-180 天180 天以上 合计 2.1.3 部部门门帐帐户户的的使使用用和和部部门门管管理理 部门管理是根据责任会计的要求进行部门的归口管理。我们最初的设计思想是 为了建立费用中心进行费用控制业绩的考核。如为考核各管理职能部门对管理费用 的控制业绩，我们就可通过部门管理来实现。在手工会计情况下为达到这个要求我 们需要分各个部门按费用项目设置明细科目。如果将手工记帐的方法完全照搬到电 脑上来，则会计科目的设置是将部门作为二级明细科目来设置，各费用项目作为三 级明细科目。其设置的科目如下： 科目代科目代码码 科目名称科目名称 521管理费用 52101 办公室 5210101 办公费 5210102 差旅费 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计14 . 52102 财务部 5210201 办公费 5210202 差旅费 . 按这种作法如果费用项目有 20 个，管理部门有 10 个则管理费用下面需要设置 10 个二级明细科目，200 个三级明细科目， 这样会造成会计科目庞大且难以方便地 统计各种数据，为了更好地进行部门业绩考核，本系统特提供了部门管理功能，在 会计科目上我们只需要设置按费用项目设置二级明细科目，并将这些费用科目指定 为部门帐即可。以后在所有凭证填制时有关管理费用都可以按部门进行归集。如以 下设置： 科目代科目代码码 科目名称科目名称部部门门 521管理费用 52101 办公费 52102 差旅费 52103 业务招待费 52104 资料费 52105 劳动保护费 . 部门管理的作用和适用范围： 1. 费用中心的建立-费用的归口管理 费用的归口管理就是将费用分各个部门进行分别归集并考核各部门在费用控制 上的业绩。如上例中对管理费用设置为部门帐，本系统就可将有关的管理费用分部 门进行归集，并可输出分部门的管理费用三栏明细帐或者是多栏明细帐，这样就完 成了分部门的费用归集工作。 2. 利润中心的建立-分部门经营业绩考核 当一个公司分有多个事业部门，每个事业部门均有销售、生产、采购的机能， 有很大的独立性，这些事业部就是一个利润中心。比如许多进出口企业分有多个进 出口业务部，需要考核各业务部的经营业绩，我们就可以将这些部门作为一个利润 中心。 在本系统中通过部门管理功能建立利润中心考核各业务部门的经营业绩，需要 对相关的收支科目都设置为部门帐户，这样系统即可分部门归集收入和支出，并通 过部门损益表反映各部门的利润情况。如我们可以设置如下的帐户： 科目代科目代码码 科目名称科目名称部部门门 501商品销售收入 507销售折扣与折让 511商品销售成本 517经营费用 51701 工资奖金 51702 办公费 51703 差旅费 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计15 51704 劳保费 51705 交际费 51706 折旧费 51707 福利费 51708 水电费 51709 广告费 51710 展览费 521销售税金及附加 以上所有科目我们都指定为部门帐户，这样就可达到分部门归集相关的收入和 支出的目的，并且可以编制分部门的损益表。 2.1.4 项项目目帐帐户户的的使使用用和和项项目目管管理理 项目是一个较为灵活的概念，它可以是工程项目、产品等等，也可以是一份合 同、一单业务，为此在本系统中，项目也同往来帐户一样，我们也可以对项目进行 分类。 1. 项目帐户设置举例 (1) 在制造企业中，可以将项目作为产品批号(或产品)来归集和核算各批号(或 产品)的制造成本；也可以将项目作为工序来归集和核算各工序的成本。例如： 科目代科目代码码 科目名称科目名称项项目目 401生产成本(产品项目) 40101材料费(产品项目) 40102工资(产品项目) 40103制造费用(产品项目) .(产品项目) (2) 工程的核算中，可以将每个工程作为项目来核算，以便分别归集各工程项 目的开发成本。例如： 科目代科目代码码 科目名称科目名称项项目目 401开发成本(工程项目) 40101征地拆迁费用(工程项目) 40102设计费用(工程项目) 40103材料物资(工程项目) 40104设备费用(工程项目) 40105建筑安装费用(工程项目) .(工程项目) (3) 运输企业航次成本的核算，可以将航次作为项目来归集和核算每个航次的 成本。例如： 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计16 科目代科目代码码 科目名称科目名称项项目目 501运输收入(航次) 502运输支出(航次) 50201 工资(航次) 50202 燃料费(航次) 50203 办公费(航次) 50204 低值易耗品(航次) 50205 劳保费(航次) 50206 福利费(航次) 50207 保险费(航次) .(航次) (4) 存货核算时存货的品种比较多，设置在明细科目中使科目庞大，可以通过 设置项目帐户来进行。一般地，设置存货项目帐户与将存货品名设置在明细科目中 是没有任何区别的。这样处理主要在于使会计科目表清晰明了。例如： 科目代科目代码码 科目名称科目名称项项目目 121原材料 12101水泥(水泥类存货) 12102钢材(钢材类存货) (其他类存货) (5) 其他灵活的项目设置，比如设置费用项目。如交通运输企业中，其业务分 为运输业务、装卸业务、堆存业务、代理业务等，每类业务的费用项目又很一致， 这样我们可以设置费用项目来简化科目设置。例如： 科目代科目代码码 科目名称科目名称项项目目 501运输收入 502运输支出(费用) 511装卸收入 512装卸支出(费用) 521堆存收入 522堆存支出(费用) 531代理业务收入 532代理业务支出(费用) 541港务管理收入 542港务管理支出(费用) . 再如我们可以将分部门的费用核算的帐户设置改为如下的结构： 科目代科目代码码 科目名称科目名称项项目目 521管理费用(费用) 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计17 52101办公室(费用) 52102财务部(费用) 52103行政部(费用) 52104人事部(费用) .(费用) 2. 项目帐的作用 (1) 简化会计科目的设置工作 按项目帐户设置方法设置帐户，有一个最显而易见的作用，就是和部门帐户设 置一样，大量简化了会计科目的设置工作。 (2) 进行专项核算，建立责任中心 从上面的例子中我们可以看出，项目帐户的最大作用在于可以建立各类责任中 心，项目帐是一个灵活的责任会计系统。比如例中的第二、三点是建立成本中心， 分别归集各产品或各工程的成本；例中的第四点是建立利润中心，考核各航次的利 润情况。 2.1.5 帐帐户户设设计计原原则则 现在您已经对鹏达总帐系统的设计思想有了较深入的了解，您已经知道了辅助 帐的使用方法以及本系统提供的帐簿有哪些。您再根据上面所谈的各项内容，实际 操作一下，这样您就可以开始设计您公司的帐户体系了。 您已经知道该怎样设置您公司的会计科目了，下面一段内容是讲帐户的设计原 则，这些原则只是局限于与会计电算化相关的方面。我们所总结的这些原则只是我 们的经验之谈，并不具有绝对的意义，只是提供给您在帐户设计时的参考。 1. 合法性原则 财政部所发布的分行业的会计制度已经规定了各行业的会计科目和编码，帐户 设置一般要按照这个规定来设置。 2. 灵活反映原则 帐户设计要密切结合企业核算和管理的具体情况，不仅要满足编制财务报表的 要求，而且更重要的是能满足管理和决策的需要。 3. 充分利用新系统所提供的辅助帐功能 鹏达总帐系统所提供的辅助帐具有非常丰富实用的功能，通过设置这些辅助帐， 可大大减少您的会计科目制度的繁琐，并且能提供许多对您非常有用的信息。充分 利用本系统提供的辅助帐能使您的会计科目简洁，操作也方便，并且使本系统发挥 更大的作用。 4. 前瞻性原则 帐户设计一定要保证统一性，前后期帐户设置不一致一方面会导致核算的混乱， 另一方面会生成会计资料的可比性差，所以在设计帐户体系时要充分考虑到以后业 务的发展。前瞻性原则在手工系统的会计制度设计时需要遵循，在电脑会计制度设 计时同样要遵循。 2.2 会会计计信信息息报报告告体体系系设设计计 2.2.1 会会计计报报告告分分类类 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计18 会计目的即向企业内外使用者提供有助于其进行经济决策的财务信息，我们可 以将这些信息划分为定量信息和定性信息。在鹏达总帐系统中，定量化的信息一般 都可以完全自动生成或通过一定的设置自动生成出来。 我们对量化财务信息再作进一步的划分以便于我们进行会计报告的设计。我们 把这些信息再划分为以下三类： 1. 财务报表及其附表： 比如资产负债表、损益表、财务状况变动表、利润分 配表等。 2. 财务分析指标： 反映偿债能力的指标、反映经营成果的指标、反映业务能 力的指标等以及比较或趋势分析报告等。 3. 有关管理和业绩考核的报告： 比如应帐款的帐龄分析表、计划执行情况表、 债权债务清单等。 在鹏达总帐系统中，我们根据报告的产生方式而将会计报告划分为系统自动提 供的报告和您按照标准报表格式设置的会计报表两类。 2.2.2 确确定定需需要要的的会会计计报报告告 您要确定哪一些报表本系统没向您自动提供，这些报表就需要您在报表处理系 统中设置。 请记住这一点，凡是报表的数据来源是取自科目的发生额和余额的数据，这张 报表都可以在【报表处理】功能中通过报表设置来达到自动生成的目的。按照这一 点，您可以充分利用本系统内部已经产生的数据，编制您所需要的绝大部分报表。 2.2.3 设设计计会会计计报报告告的的格格式式及及数数据据来来源源 您列出了尚需设置的报表清单之后，您就需要设计这些报表的格式以及报表各 项目的数据来源。设计好了报表的格式和数据来源后，您就可以在本系统的报表处 理系统中设置这些报表了。 报表设置的操作说明在以后的章节中详细介绍。 2.3 内内控控设设计计 2.3.1 内内控控分分类类 内部控制要求各个部门及各部门内部在处理经济业务中既要相互联系，又要相 互制约，以保证资金的安全以及会计信息的正确可靠。我们这里所谈的内部控制是 指实行会计电算化后有关内部控制的新增内容，这些新增内容一般仅限于财务部门 内部，它的主要作用在于保证会计信息的安全、及时、准确和可靠。 我们将这些内部控制制度新增的内容划分为系统控制和组织控制两类。 1. 系统控制： 系统控制是指电脑软件对系统应用在系统管理、输入输出与内部处理上的一系 列的控制措施。鹏达总帐系统中，对操作员权限的管理、操作的合法性控制以及数 据的正确性检验等方面进行了非常严格的检测和控制，在进行不合法的操作或者是 进行不合法的数据录入时能够发现这些层层“关卡” 。 2. 组织控制： 鹏达财务软件用户手册 第二章第二章 会计制度设计会计制度设计19 组织控制是指通过设置合理的人员分工，以及一系列的制度和准则来规范在会 计电算化应用中的各项工作。我们在这里所谈的内部控制设计，主要就是组织控制 的设计。 2.3.2 内内控控设设计计的的内内容容 1. 会计岗位设置 电脑会计系统下的工作岗位设置与手工会计系统下的岗位设置存在一定的差异， 岗位责任也与手工系统不同。您在进行岗位责任制的设计时，必须要考虑系统管理 员这个岗位，系统管理员负责系统软、硬件的正常运行；负责软、硬件的维护；负 责系统运行环境的设置；系统的安全与保密以及其它相关的系统管理工作。 档案管理岗位的工作比手工系统下的工作多了一份任务，即存放在磁性介质 (软盘) 上或光盘的会计档案的管理。 另外因为会计电算化大大提高了工作效率，我们的工作仅仅需要根据原始凭证 在电脑上填制记帐凭证即可，以后的工作就全部由电脑代劳，所以您还可以根据工 作量的大小对以前的工作岗位进行合并。当然这需要根据您的实际情况而定。 2. 凭单传递程序 这里所讲的凭单包括原始凭证、记帐凭证、各类帐簿和报表，一般来讲，实行 会计电算化并不会改变您原有的凭单传递程序，但电脑会计系统下您必须建立更为 严密的传递程序以保证会计信息的正确可靠。尽管我们采取了一系列措施来保证数 据的正确性，但却不能保证数据录入完全没有错误，因为电脑处理数据具有不可见 的特点，所以我们必须对电脑所输出的帐证表立即传递与相关的人员进行审核以确 保正确无误。 3. 记帐与结帐控制 我们将凭证分为未记帐的凭证和已记帐的凭证，经过记帐后，凭证就再不允许 修改或删除，若发现已记帐的凭证有错误，您只能通过凭证冲销来更正。所以记帐 工作必须慎重执行，要保证未经审核的凭证不能记帐。 在鹏达财务软件中，有非常明确的会计期间的概念。在当前会计期间允许填制 其它会计期间的凭证，但不允许对