现代公文写作(第三章.ppt

第三章 机关事务文书 第一节 机关事务文书概述 一、机关事务文书的涵义 涵义：是各级各类机关、企事业单位、社会团 体和其它合法组织为进行管理、解决问题、处理日 常事务所使用的不属于法定公文和专用文书范畴的 通用公务文书。 功用：办理机关日常具体事务，传递信息，联系 工作，总结推广经验，协调机关之间或机关内部各 种关系。 作用：反映、总结、引导工作与活动、信息贮存 。 使用频率极高。 二、机关事务文书的特点 1.作者的广泛性。群体作者、个体作者、代言作者皆可 。 2.写作的相对自主性。可根据机关、单位、组织及其负 责人的意图进行写作，也可根据工作和活动的需要自主写作 。可标注撰稿人姓名。 3.体式的相对灵活性。格式和结构模式约定俗成。 4.表述的相对活泼性。可用修辞手法、口语、俗语和个 性化语言。 5处理程序的简便性 三、机关事务文书的种类（按事务文书功能、作用） 1办事类 如计划、启事、声明等。 2研究类 如总结、调查报告等。 3信息类 如信息、简报、会议记录、大事记等。 4书信类 如感谢信、慰问信、倡议信、申请书等。 5讲演类 如开幕词、闭幕词，迎送词、答谢词、述职 报告等。 6规约类 如办法、规则、细则、守则、公约、服务承 诺等。 四、机关事务文书的作用 1决策参考 2辅助管理 3规定约束 4指导知晓 五、机关事务文书的写作要求 1须有明确的写作目的 2须有强烈的前瞻意识 3须掌握丰富详实的材料 第一，背景材料。 第二，典型材料。 第三，全局性和过程性材料。 第四，间接材料。 4须坚持实事求是、求真务实的写作态度 第二节 计 划 一、计划的涵义 计划是党政机关、企事业单位、人民团体以及个人对未来一定 时期内的工作目标、任务及其办法、措施和实施步骤等作出设想 、安排和打算，并将之写成系统化、条理化的书面材料的总称。 1使用极其广泛。 2相近文种：规划、纲要、设想、方案、要点、打算、安排 等， 3差 异：范围、时间、粗细、远近、详略、具体与原则 等 4比较： 规划与纲要： 纲要侧重于范围，规划侧重时间跨度。 设想与打算 ：初步或非正式计划，设想的时间稍长，打算的 时间较短。 方案：周密、细致、具体、可操作性强的计划。 要点：粗线条式、提纲式的计划 安排：工作时间较短、范围较窄、内容较少的具体计划。 二、计划的特点 1目的的针对性。 针对工作（整体，部分、某方面、某项）。 针对未来一定时期内的工作。 2科学的预想性。是在总结的基础上，对未来工作的 目标、任务、措施等做出的预想性安排。 3要求的约束性。 写作和制发要遵守相应的程序和规定。 计划是工作、行动的纲领和准则，具有规范约束作用。 4操作的可行性。计划是指导实际工作的，必须从实际 出发，实事求是，统筹兼顾。 5实施的可调性。遇到新情况、新问题，需要适时调 整、修订。 三、计划的种类 按范围：国家计划、地区计划、系统计划、部门计划、 单位计划等。 按时间：长期计划，如三年、五年及更长时间的计划； 短期计划，如年度计划、季度计划、月份计划等。 按性质：综合计划和专题计划。 按内容：工作计划、生产计划、活动计划、财务计划、 科研计划、教学计划等。 按形式：文字表述式计划、表格式计划、文字表述与 表格结合式计划。 三、计划的结构和写法 结构:标题、正文、落款。 标题 四要素：计划制定者（机关、单位名称）、计划 的时限、计划内容要点（事项）、文种。例如: 省2002年2006年国民经济发展规划、 公司2005年第三季度营销计划。 正文：四个部分： 1.导言 导言也称前言、导语。它以简明扼要的 文字介绍制定计划的背景，交待其依据、指导思想 和原则等，提出总的目标和要求。 2.任务和指标 指在具体工作的目标和任务。主 要写明计划“做什么”、“做到什么程度”、“什么时候 完成”等，是计划文种的核心内容。 3.因素分析。分析完成任务的有利与不利因素 ，评估可能性、说明有利条件、不利因素或困难。 4.措施和步骤。计划文书的重点，是任务部分 的延伸和具体化。 说明“怎么做”，即动员哪些力量，创造哪些条 件，通过哪些途径，采取哪些手段，运用哪些方法 。 步骤是为实现计划而对工作进程做出的程序安 排，是计划的保证条件。 五、计划写作注意事项 1要注意计划的科学性。各种基础材料，包括数据、信息、 资源情况、历史资料等要准确、真实。 2要处理好几种关系。当下与长远、局部与全局的关系。 3要有明确的目标、措施、步骤、要求。 4要按照程序制发计划。 准备阶段，搜集信息、资料，检查上阶段计划的完成情况 ，总结经验教训 撰拟阶段，分析研究资料，提出初步设想和建设； 定稿过程，征求各方面意见，反复讨论、修改、补充，形 成较为完善的初稿或草案，会议通过定稿。 5表述要严密准确 提出指标以调查研究、计算为基础，经得起质疑与检查； 用语要准确。要反复推敲文字，反复核对数字；表达要 周密，要留有余地。 第三节 总 结 一、总结的涵义 1.涵义：是对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明 得失利弊，提高理性认识，指导今后工作的一种常用文书 。 2.主要问题：已经做了什么，如何做的、结果怎样、原 因是什么、有何体会。 3.总结是把实践上升到理论，是把感性认识上升到理性 认识的必由之路，是实施有效管理的重要手段。 4.总结是以客观事实作为基础和依据分析出的认识，是 事后对所做工作、所开展活动回顾、检查的基础上升出的 规律性认识，有利于提高认识、指导未来的工作。 二、总结的特点 1.客观性和回顾性。 2.科学性和理论性。 3.叙述性和议论性。 三、总结的种类 按时间：年度总结、季度总结、月份总结等。 按范围：地区总结、部门总结、单位总结等。 按表达方式：陈述性总结和论述性总结。 按性质和内容：综合总结、专题总结。 四、总结的结构与写法 标题 1.公文式：单位名称、时间期限、总结的主要内容和范围、文种 ，如集团2005年生产工作总结。 2.普通式：类似一般文章标题，多用于经验总结，如加强监督 管理，防范金融风险。 3.新闻式，常用于专题总结。 单标题： 点明总结内容范围，如公司开展优质服务竞赛活动的回顾 ； 概括做法与结果，加强管理，狠挖潜力，三年实现扭亏增盈 双标题：由正副题构成，正题点明总结中心，副题与公文式标 题相似。正题可以是虚题，象新闻中引题那样烘托气氛、揭示意义 ，副题则应是实题。如解放思想，勇于开拓县2005年度 经济体制改革总结。 正文：前言和主体 1.前言：介绍工作完成的背景和有关情况，概括说明基本情况和总体 评价。 2.主体：做法和体会，成绩和问题，经验和教训 成绩及经验：成绩和做法是基础，经验体会是重点。 问题及原因、教训：具体分析、区别对待。 反映问题、分析教训的总结，此为重点；综合总结，可略写；经验总 结，可不写。 今后的设想和努力方向：针对存在的问题，提出改进措施和今后 进一步努力的方向。 落款 单位名称和成文日期。上报须加盖单位印章。 五、总结写作注意事项 1要充分占有材料。 2要坚持实事求是。 3要有理论价值。 4要主次分明，条理清楚。 5在语言表述上，总结应叙议结合。 第四节 述职报告 一、述职报告的涵义 1.涵义：是国家机关、团体、企事业单位的工作人员根据人事 管理部门的要求，将本人在一定时期内履行岗位职责取得的主要 成绩，存在的问题以及对今后的设想写成的自我陈述性的书面报 告。 2.起源： 孟子梁惠王下：“诸候朝于天子曰述职。述职者 ，所述职也”。指诸候向天子报告任职情况。秦汉以后，地方官 员也要向中央政府报告履行职守的情况。 3.文体：现是与实行和完善干部聘任制和岗位责任制应运而生 的一种新兴应用文体。述职是国家人事管理制度中的主要考核内 容。 4.是干部及其工作人员管理、考核、选拔的一项主要依据。 二、述职报告的特点 1目标的明确性 2内容的纪实性 3行文的庄重性 4评述的自我性 三、述职报告的种类 按内容：综合性述职报告和专题性述职报告。 按时间：年度述职报告和任期述职报告。 按述职主体：集体述职和个人述职。 四、述职报告的结构与写法 标题 1由述职者的单位、职务、姓名、时间和文种构成的 完全式。如县县长关于年至年任期内的述职 报告。 2在上述标题的基础上省略掉某些内容构成的标题形 式。如县县长的述职报告、我的述职报告 、述职报告。 3双标题式。正题概括全文的主旨，副题补充说明述 职者及文种等。如开拓进取 勇于创新局副局长 的述职报告。 称谓 接受述职报告的部门或听取报告的对象。受文对象较多 ，可用 “各位领导、同志们”之类的统称。名称后加冒号。 正文 1.前言 写明任职的基本情况和自我评估，确定述职的范围和基 调。 基本情况：任职的期限、背景、岗位、职责、工作的目标、任务等 。 自我评估：主要是对自己任职的整体评价。 过 渡 语： “现作述职报告如下”、“根据的要求，现将本人任职 期间的情况报告如下”或“现将本人履行职务情况作如下具体汇报”。 2.主体：主要包括工作实绩，存在的问题、经验体会以及今后的 工作设想和打算。 德 即政治思想表现和职业道德表现； 能 即业务技术水平，管理能力的运用发挥，业务知识提高情况； 勤 即工作态度、勤奋、敬业精神和遵守劳动纪律情况； 绩 即履行现行职务职责情况，完成工作任务的数量、质量、效率 ，取得成绩的水平以及社会经济效益等情况。 3结语 用“以上述职，请予审查”、“述职完毕，请予批评指正” 、“以上是我的述职，谢谢大家”等作结。 4落款 述职者的姓名和日期。 五、述职报告写作注意事项 1内容要真实。 2评价要恰如其分。处理好以下几个关系： 成绩和问题的关系，成绩要谈够，问题要谈透 。 集体与个人的关系，既不能把集体之功归于个 人，也不要抹杀了个人的作用。 叙和议的关系，叙是把自己做过的工作实绩写 出来，议是对照岗位规范作出客观评价。 要突出重点和个性 突出重点：突出最重要工作、最能显示工作实绩 的大事件或关键事。讲成绩要进行定性定量的分析 评价；讲问题时要抓住要害、实质，讲深讲透。 突出个性：突出独有气质、独有风格、独有贡献 。 4.语言要庄重。行文要朴实,评价要中肯,措词要严 谨,语气要谦恭,以陈述为主。 六、述职报告与总结的异同 1.相同： (1) 内容的纪实性 (2) 表述时间范围的确定性 (3) 表达方式的自述性 2不同： (1) 选材的重点不同 (2) 写作格式略有不同 (3) 产生的作用不同 第五节 简 报 一、简报的涵义 1.涵义：是党政机关、人民团体、企事业单位编发的一种以 反映情况、交流经验、传达信息为主要内容的文书。 2.范畴： “动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、 “信息”、“工作通 讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。 3.作用：内部交流经验、沟通情况、反映问题、指导和推动 工作。 4.体裁：一种事务文书。最早见于1955年6月9日国务院做出 的关于所属部门工作报告制度的规定：“工作简报：各办、 外交、计委、体委、民委、侨委，每两周向总理写一次工作简 报，明白、扼要地报告所掌管的范围的重大问题的处理、工作 中的主要情况和经验。” 。 5.刊物：有和其他刊物一样的版式，可登一篇或几篇文章。 二、简报的特点：真、新、快、简、密。 1.真：真实性。 2.新：新闻性。 3.快：及时性。 4.简：简明性。 5.密：保密性。 三、简报的种类 1.按时间：定期简报、不定期简报。 2.按内容：综合简报、专题简报。 3.按性质：工作简报、动态简报、会议简报； 四、简报的结构与写法 外在结构：指版面结构，由报头、目录（或正文）、报尾等构成。 1.报头：同公文版头，简报名称、期号、编印单位、印发日期、红色 直线等要素构成（见图例）。 简报名称 如“工作简报”或“信息动态”、“会议简报”等，用大号字体 ，套红印刷。 期号 指某年第几期，名称下一行在括号内标识。可标识总期号。 编印单位 在红色直线之上距版心左侧空1字处标识。 印发日期 即简报的印制日期，与编印单位平行，最后的“日”字距版 心右侧空1字。 2目录（或正文）首页标注这几篇文章的标题。如只有12篇文章 ，则可直接显示文章标题和正文内容。是专刊，可写出编者按或导语。 3报尾 同公文的版记，写明简报的发送范围，标识方法同版记。 工 作 简 报 （200年第期 总期） 局办公室 200年月日 目 录（本期要目） 1 2 3 4 报送：,，。 主送：，。 发：各部门 （共印份） 简报文体结构和写法 1.标题：要求是鲜明、简洁、生动、醒目。 2.正文：导语、主体、结尾组成，采用总分结构。 导语 用一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容 主体 把简报内容分成几种情况，或几点体会，或几个 问题，列小标题分别叙述。 结尾 或深化主题，或呼应开头，或补充说明，或交待 有关事项。 五、简报写作注意事项 1.立足全局 2.真实可靠 3.简明扼要 4.迅速及时 第六节 调查报告 一、调查报告的涵义 1.涵义：是对某一事件、问题或经验深入调查研究后写成的书面 文书。 调查：是作者有目的地对社会生活中的某一件事、某一人物、 某一现象、某一问题作深入细致的调查，然后用科学的方法进行分 析、研究，透过现象揭示实质，得出结论、提供经验、回答问题。 报告：通过综合、概括、提炼，以书面形式向上级机关或相关 受众说明调查的过程以及得出的结论。 2作用： 是掌握和研究某种情况，制定方针政策、措施的重要依据。 是检验路线、方针、政策贯彻执行情况，借以解决和回答一个 时期上级提出问题的一种有效方法。 通过典型事例的分析、总结，得出具有方向性和普遍意义的经 验，指导和推动工作。 用事实教育说服群众，明确有关问题的真相。 弄清事件或事故真相，分清和明辨是非，做出正确处理。 二、调查报告的特点 1.真实性 2.针对性 3.典型性 4.科学性 5.价值性 三、调查报告的种类 1.经验性调查报告。 2.问题性调查报告。 3.研究性调查报告。 四、调查报告的结构与写法 由标题、署名和时间、正文、结尾构成。 标题：四种写法 1.公文式。由调查机关事由文种构成。如 市组织部关于全市农民党员队伍情况的调查 报告。 2.文章式。直接揭示调查报告的内容和范围， 或表述调查报告基本观点。如中国大陆主要城市 商圈调查报告。 3.提问式。问题主要针对调查的关键点而拟出 。如首都钢铁公司是怎样实行经济责任制的？ 、节约型社会我们应该做什么？。 4.新闻式（双标题）。正题概括主要事实或基 本经验，揭示主题，副标题说明调查地点、范围和 事由，如企业经营者对宏观经济形势及改革热点 的判断和建议2004中国企业经营者问卷调查 报告、集体商业面临的困难地区集体 商业的情况调查。多用于公开发表。 署名和时间 标题之下，也可在正文之后。 前言：说明调查的缘由、目的、调查对象、时间、地点、方法、 步骤等基本情况。三种写法： 1.提要式。提纲携领地将被调查对象的主要情况、调查后的结论用 简要的文字叙述清楚，统摄全文。 2.交代式。简要介绍调查的目的、对象、时间、范围、背景等情况 ，使受众了解调查过程和写作意图。 3.设问式。在开头由调查者提出问题，引起受众思考，让受众沿着 作者的思路，明了问题的实质。如短信群发行业深度调查报告 正文 ：构架方式： 1.根据逻辑关系安排框架：纵式结构、横式结构、纵横式结构。 2.按照内容表达的层次组成的框架： 反映基本情况：“情况成果问题建议”； 介绍经验：“成果具体做法经验”； 揭露问题：“问题原因意见或建议”； 揭示案件是非：“事件过程事件性质结论处理意见”。 结尾：或补充说明有关事项；或交待某一问题；或总结全篇， 深化主题；或指出调查存在的不足之处。 五、调查报告写作注意事项 1.要深入调查，占有材料。 2.要认真分析研究，确立正确观点。 3.要用事实说话，据事言理。4.要夹叙夹议，使表达生动。 六、调查报告与总结的异同 1.相同： 同属事务性文书 都要尽量掌握第一手材料，并对材料做分析综合的工作； 须剖析事实和材料，得出鲜明观点或明确结论。 都以叙述、议论、说明为行文手法。 对今后的工作均有指导作用。 2.区别： 叙事人称不同。调查报告用第三人称；总结用第一人称叙事。 写作时间不同。调查报告在事后或事中；总结只能事后。 两者作用不同。从实践性与专业性看，调查报告不如总结；从社 会宣传导向作用看，调查报告则强于总结。 对象和范围不同。调查报告广，总结只能是本人或本单位等。 第七节 大事记 一、大事记的涵义 1.涵义：是以时间为顺序，记述一个国家、一个地区、一 个部门或一个机关在一定历史阶段内所发生的重大事情的 一种机关事务文书。机关事务大事记就是一个机关对一定 时间内所发生的各方面大事、要事的记录。 2.作用： 是重要的历史文献资料。 是查证历史的简明档案。 是总结工作的重要依据。 是制定决策的客观基础。 二、大事记的特点 1.编年性。2.记事性。3.简明性。4.重要性。5.模式化。 三、大事记的分类 1.按照制文机构的职权范围：世界大事记、国家 大事记、地区大事记、部门大事记、单位大事记。 2.按照制文机构的性质：党政组织大事记、国家 行政机关大事记、企业或事业单位大事记、社会团 体大事记。 3.按照记载内容、性质：综合性大事记、专题性 大事记。 4.按照时间跨度：古今大事记、断