如何进行word大纲级别设置.doc

在Word中，大家对段落的对齐方式、缩进、段前、段后间距等属性都比较熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一个非常重要的属性大纲级别（如图1）。实际上，段落的大纲级别在很多地方都非常有用，下面我们就来详细了解一下它的作用和应用（注意：下面的操作都是在Word XP中进行的，其他版本请参考使用）。一、用大纲级别结合文档结构图快速定位我们在Word中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图文档结构图”（如图2），如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。这时如果我们在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应的位置。利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的时候会非常方便。（图片较大，请拉动滚动条观看）也许有的朋友会说，我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？那是因为这篇文章没有设置大纲级别，参考图1，除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外，其它级别的段落都会排列在文档结构图中。这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级9级的段落从属于8级。在文档结构图中，点击条目前面的“”号或 “”号，可以把有从属关系的条目折叠或展开，这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似。明白了上述原理，我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的，而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只要给段落应用了正确的“样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了。那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？下面我们就来介绍设置方法和技巧。参考专题：Word 中的大纲级别样式是字体格式、段落格式、编号等等格式的集合，一般应用于整个段落。段落格式中可设置大纲级别，因此样式也是带有大纲级别的多级编号与大纲级别格式-项目和编号中的多级编号与大纲级别存在对应关系，可自定义各个大纲级别的编号格式。设置多级编号有两种途径，一种是应用样式，一种是修改格式。 应用样式：在任一样式中设置编号格式为多级编号，并设置段落大纲级别。应用该样式后，该段落的编号就会与相应大纲级别的多级编号格式对应。例如多级编号中2级编号格式为（一）、（二），某样式大纲级别为2级，则应用样式的段落编号格式也为（一）、（二）修改格式：菜单命令是格式-项目和编号-多级编号 可自定义多级编号格式。若进入多级编号前，段落大纲级别已经设置为非正文文本，则编号格式自动对应起来。否则默认编号格式为2级。文档结构与大纲级别若希望查看文档结构时出现各章节的标题，则必须把标题的段落格式设置大纲级别为1级、2级、3级等等。换句话说文档结构只显示赋予了大纲级别的段落，因此并非添加了编号就能在文档结构中显示，而文档结构所能显示级别数可在自行设置。大纲就是你写文章的提纲，比如有大标题，小标题不同的标题设置不同的大纲级别，大标题一般设置成一级，小标题设置二级，依次顺推，这样设置好了之后，就可以在“插入”引用“索引和目录”中进行选择后，插入目录里。目录就类似于你平常看书的目录啊，这种目录不是用手打上去的，而是这样生成的，这样的页码会比较智能，如果你对文档进行修改后，页码若发生了变化，你通过更新目录变可得到正确的目录。能明白吧？在Word中，大家对段落的对齐方式、缩进、段前、段后间距等属性都比较熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一个非常重要的属性大纲级别。实际上，段落的大纲级别在很多地方都非常有用，下面我们就来详细了解一下它的作用和应用（注意：下面的操作都是在Word XP中进行的，其他版本请参考使用）。一、用大纲级别结合文档结构图快速定位我们在Word中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图文档结构图”，如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。这时如果我们在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应的位置。利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的时候会非常方便。也许有的朋友会说，我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？那是因为这篇文章没有设置大纲级别，除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外，其它级别的段落都会排列在文档结构图中。这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级9级的段落从属于8级。在文档结构图中，点击条目前面的“”号或 “”号，可以把有从属关系的条目折叠或展开，这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似。明白了上述原理，我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的，而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只要给段落应用了正确的“样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了。那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？下面我们就来介绍设置方法和技巧。二、在大纲视图中设置大纲级别那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？现在我们打开一篇文档，点击水平滚动条上的“大纲视图”按钮，把文档切换到大纲视图。在大纲视图中，在文档中的每一段落前面都显示有一个标记，其中小正文形的标记表示该段落的大纲级别为“正文本文”，类似“”的标记表示该段落的大纲级别非“正文文本”。我们把光标定位在一个“”标记的段落前，在大纲工具栏上点击“折叠”按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和“正文文本”逐层折叠起来，完全折叠后，该段落的下面会出现一条类似波浪线的下划线。同样的道理，点击工具栏上的“展开”按钮，也可以把从属在该段落下面的其它段落逐层展开。在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。1.重新组织文档先把段落下面的内容完全折叠起来，如图4所示，单击“将文档另存”前面的“”标记选中这个段落，然后点击大纲工具栏上的“向下移动”按钮，这时，文档中的“将文档另存”和下面的“取消嵌入TrueType字体”就互相交换了位置。点击大纲工具栏上的“展开”按钮，展开这两个段落下面的内容，你会惊奇地发现，下移后的“将文档另存”下面的内容还是原来的内容，原来排在“将文档另存”下面的“取消嵌入TrueType字体”中的全部内容，现在也排在了“将文档另存”的上面。利用这种方法，可以快速地重新组织文档内各部分的内容，这可比用剪切、粘贴的方法方便多了。2.改变段落的大纲级别把光标定位在一个大纲级别为“正文文本”的段落前，在大纲工具栏上点击“提升”按钮，这个段落就和就和它的上一级段落同级了；把光标定位在一个大纲级别为1级的段落前，点击大纲工具栏上的“降低”按钮，这个段落的大纲级别就降低了一级，点击工具栏上的“降为正文”按钮，这个段落的大纲级别就变为“正文文本”了。利用这种方法，我们就不用打开对话框设置“段落”的大纲级别，非常方便。三、用大纲级别自动生成目录当我们拿到一篇文稿或一本书的时候总会先看一下它的目录，了解一下该书的大体内容。现在，如果文档已经设置好了大纲级别，就可以方便轻松地自动生成目录，步骤如下。首先我们利用上面介绍的方法调整好各段落的大纲级别，接着把光标定位到文档的最前面，然后打开“插入”菜单，选择“引用索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，切换到“目录”选项卡，在预览窗口显示的目录设置是根