跨部门的有效沟通与协作.pptx

跨部门的有效沟通与协作跨部门的有效沟通与协作 绩效的高低与领导者花在沟 通上时间的多寡成正比! 浮空内心来学习 方有一片圆满心 做最有价值的事情 交最有价值的朋友 上士闻道勤而行之 中士闻道若存若亡 下士闻道大笑之 不笑不足以为道 我们不要用喂骆驼 的方法来喂兔子！ 鞋只有穿在自己脚上 才知道合适不合适！ 大道至简 知得一丈 不如行得一寸 人不拒绝改变，拒绝被改变 人之所欲，施之于人 沟通就是同步 人生只抓主动权和控制权！ 成功属于那些善于整合的高效管理者！ 跨部门沟通之道 一个人是否能成功？ “有关系一切好办” “没关系一切照办” 要看他的人脉是否丰沛，及与人相处时的人际 关系是否运作良好。 人缘是建人脉的基础。 为什么需要有效的沟通为什么需要有效的沟通 数据:美国著名学府普林斯顿大学对 一万份人事档案进行分析的结果显 示:”智慧”,”专业技术”,和”经验”只 占成功因素的25%,其余75%决定 于良好的人际沟通. 1 0 为什么需要有效的沟通为什么需要有效的沟通 数据:哈佛大学就业指导小组1995年 调查结果显示,在500名被解职的男 女中,因人际沟通不良而导致工作 不称职者占82% 1 1 12 人间有四难 相爱容易，相处难； 相处容易，理解难； 理解容易，沟通难； 沟通容易，开口难； 13 著名成功学大师卡耐基这样说 “所谓沟通就是同步。每个人都有他独特 的地方，而与人交际则要求他与别人一致。 ” 可见沟通是一种能力，不是一种本能。 本能天生就会，能力却需学习才会具备。 智慧一滴：如果这一生真要出人头地， 一定要学会沟通，特别是面向很多人讲话。 编码过程 信 息 与 通 道 解码过程 编码过程 反 馈 信息接受者 解码过程 信息发送者 噪音 沟通过程原理图 不会沟通就象在黑暗中对女孩眨眼 ， 只有你知道自己在做什么！ “钱”就是沟通，沟通带来财富！ 美丽不难，表现出美丽才难！ 16 你是谁？ 你要如何表达？ 你要表达什么？ 你的“态度”决定了沟通成功与否！ 有效表达的三要素 深挖跨部门沟通的问题 研发部门说，产品都是研发出来的； 品质部门说，产品都是检验出来的； 制造部门说，产品都是制造出来的。 对于协作部门很难有一个标准； 平行部门很难有一个核心； 出了问题各抒己见。 跨部门沟通障碍：过高看重自己 n过高看重自己部门的价值，而忽视 其他部门的价值 n各部门之间是平等的，互相依赖的 ，互相依存关系； 部门之间失去权力的强制性 上下级之间可以运用权力进行沟通，或者潜 在的权力因素； 长期上下级沟通的模式掩盖了沟通的问题； 客观存在的个体差异 性格 固有心理 价值观 与同级沟通为什么难 原因一：看 重自己价值 原因二：缺 乏同理心 原因三：失 去权力强制 性 原因四：职 权划分不清 原因五：回 避责任 原因六：部 门利益冲突 跨部门有效沟通与协作22 常见的协作困境 企业在内部协作上主要有如下几类困境 ： 双赢心困境 投资心困境 同理心困境 责任心困境 大局心困境 . 工作中有这种现象吗？ 不愿意多工作一分钟！ 不愿意多工作一分钟 谁的话也听不进 工作缺乏动力 刺 头 儿 功高盖主不服管 推 诿 责 任 以下10句话绝不能说！ 1、你在骗人！ 2、你真是白痴，连这个都搞不懂！ 3、我才不管你怎么想呢！ 4、你根本就是胡言乱语嘛！ 5、跟你说那么多也没有用啦！ 6、你不喜欢也得照做！ 7、谁有时间听你说这些有的没的！ 8、我从来没有见过这么笨的人啦！ 9、你每次都这样啦！ 10、我根本懒得跟你啰嗦！ 1、用选择题代替是非题 情境：麦当劳员工问：先生的薯条要大份还是中份？ 让孩子停止看电视：弟弟是要饭前做作业还是饭后做作业？ 销售人员：小姐你要一房还是两房？ 测试：让男朋友去陪着看看电影？让老公陪你听演讲？ 说服的技巧 说服的技巧 2、强调情绪价值，使用为了 很多人生气是自找原因，所以要压缩自我想象的空间 1、严禁丢杂物到马桶里，违者重罚。 更改为：为了让你有一个舒适的入厕环境，请您不要把杂物丢到马桶里。 2、你这些事情都不重要啦，赶快给我把这个事情做好 更改为：为了不耽误你的事情，为了让你明天工作更顺利，请你把这个事情尽快做 好交给我。 说服的技巧 3、调整对方情绪，最好的方法是称赞 先讲结果，再讲原因，最后讲身份 称赞：小姐你一身香奈儿，看起来很高贵，感觉得出来你是很有品味的人 情境：小李你刚才的简报很棒，你的结尾精彩极了，分析的非常完整，看得出来你是 个很专业的人。 询问式（了解对方的真实感受）： 1、我想听听你有什么想法？ 2、我这样做会不会带给你什么困扰？ 3、那你希望怎么做呢？ 体谅式（体谅对方又能够表达自己的想法） 1、我知道你的状况，但是迫不得已. 2、我了解你的感受，但是迫不得已. 情境：让不愿意去家里陪爸妈吃饭的女友去吃饭 提醒差异（前后矛盾的应对方式） 1、我记得你上次说.可是我想知道你的真实看法 情境：你说过永远爱我，可是你今天又说我变胖了，所以就不爱我了 不说但是法 通常称赞的努力都会被但是抹杀，但是很容易打击人 改为：如果（怎么样）会更好. 跨部门沟通要点树立共同目标 为何各部门各自为政？ 如何才能让各部门树立 共同目标，摒弃小团体 利益？ 整合部门目标符合公司战略 整合那种各自为政的部门目标，使部门的 各个目标与组织的总目标同心。 企业设置的指挥棒方向性不一致，直接导 致部门和企业的想法不一致，“志不同，不 与谋”，故而沟通难以为继 达成目标，必要时调整组织机构 如果部门间需要频繁的沟通，则有必要考虑调整 组织机构，使跨部门沟通变成部门内部沟通。 如果信息传递链过长，会减慢流通速度并造成信 息失真，则有必要减少组织机构重叠。 有沟通才能把握全局、了解真伪，拓宽领导者视 野;有沟通才能凝成合力、构成坚强团队; 跨跨部门沟通部门沟通要点要点尊重尊重和欣赏和欣赏 p人际关系处理好的根 本是什么？ p把握人际关系的方法 是什么？ 良好人际关系之方法 微笑，发自内心的微笑 态度殷勤有礼，礼多人不怪，切记三字经：谢谢 ，对不起，请！ 待人热诚，热诚是能感染人和环境的 表现充满自信的行动，自信的人才能获得别人的 信任 注视对方，并于心中认为他是最重要的人 在言语行为上使对方感受（你对他有好印象） 真心诚恳地称赞，称赞是多多益善，百 听不厌，不要吝啬对他人的赞美 勿自夸，“谦受益，满招损” 真诚关心别人 勿喜欢批评别人 保持从容不迫的态度 正面肯定对方：接纳，激励，重视 良好人际关系之方法 良好人际关系之方法 积极关心，帮助别人。 交往时控制情绪，避免争吵。 善于捕捉信息，促进关系深入。 别以自我为中心，好方案也要好沟通。 多理解，多沟通，设身处地的着想。 谦让、严以律己、宽厚待人。 注重场合与时机的选择 跨部门沟通要点换位思考 p在与其他部门产生冲 突时，为什么常常认 为是其他部门的错？ 换位思考是克服人性的弱点。 换位思考是日常生活常识。 换位思考须在企业中形成一种氛围。 换位思考须从我做起，从现在做起。 换位思考的关键点 换位思考 在沟通过程中，双方的互相理解和换位思考非常重要 。对于一个部门经理来说，换位思考也即应该多了解 其他部门的业务运作情况，多从其他部门的角度考虑 问题，要理解其他部门的难处。 这样才能沟通无极限。当其它部门不配合你的工作时 ，你应该检讨自己，站在对方的角度去看问题，而不 能一味地埋怨、抱怨。 企业换位思考具体做法 企业中营造一个良好的沟通氛围 制定一些制度创造条件 成立跨部门的项目小组 实行岗位轮换 互相兼职 部门会议邀请相关部门人员出席 自己申请参加其他部门的会议 词汇词汇含义 合作、团队工作 你（他）们责怪、对立、分割、排斥 开放、商讨 应该控制、命令 包括、留有余地 但是 对前内容的否定、折扣 有力的承诺 试试 不成功的借口 可变性 总是，从不不可变性 主观可改变 不能 客观难改变 价值、学习 错误 羞耻、内疚 换位思考应注意自己表达的词汇 干部要听懂的10句话 上司的OS是 第一句：下班后/假日有没有事？ OS：工作做不完，你加班吧！ Actionl：如果想争取表现，可以问老板是否有事情交办；如果是不合理的要求 ，可以适度反映有私人事务安排。 第二句：你到底都在忙什么？最近有什么烦心事？ OS：你的工作表现不大理想，我想知道原因跟如何改善。 Actionl：重点不是向老板倾吐私生活细节，而是你要赶快展现对工作的投入。 第三句：你上下班都好准时哟！ OS：工作都没完成，你还老是这么早走？ Actionl：如果工作是责任制，又却是进度滞后，你得提高工作效率。反之，可 报告进度，让老板安心. 第四句：这个想法蛮“特别”的。 OS：这个提议太怪，根本不能用。 Actionl：在创意相关的产业可能真是称赞；但若是较为保守的产业可能代表无法 执行，还是重提个稳健可行的想法吧！ 第五句：你的某某能力不错，只不过 OS：“只不过”后面说的话才是重点，往往是要提醒你的缺失。 Actionl：专注在老板对缺失的建议，而不是为了称赞沾沾自喜。 第六句：你的个人表现确实很突出。 OS：但是团队精神不足 Actionl：如果强调“个人”，又似乎语带保留，你最好别只计较个人绩效，要从整 个团队的观点看问题。 第七句：这么做没问题吗？你要想一想。 OS：最好不要这么做。 Actionl：虽然是问句，但通常“否定”的意味比“征询”高，除非你有更多理由说服 老板，否则还是提出其他选项。 第八句：以你的细心，一定看得到我没注意的疏忽。 OS：你都做过最后检查了？如果出了问题，你要负责！ Actionl：重新确认相关细节，别漏了重要项目。 第九句：你的想法呢？你觉得该怎么做？ OS：你要有点想法，不要只依赖别人指示。 Actionl：多数企业要的不是只照章行事的员工，向老板请示前，最好先提出可行 方案请他选择。 第十句：（你的同事）这件事处理得不错。 OS：他做得很好，你就差一点。 Actionl：思考老板肯定对方之处，多向该位同事主动请教，虚心学习。 辅上十经 1、平常要了解你的上司在忙什么，他忙的事情就是他关心的，他 关心的就是你要关心和事先准备的事情，说不定哪天他就来找你做他 关心的事了； 2、要琢磨上司痛苦的地方，因为他也是个人，他也有他的领导啊 ，如果你能在缓解他痛苦的地方做些事情，那么你就不得了； 3、要十分清楚上司的期望，他的期望是你工作的最低限，应努力 做出超过上级期望的事情，实现负差距； 4、要具有成品意识，提交给上司的东西千万不能是半成品或次品 ，遭殃的最后是自己，千万不能偷懒； 5、要及时向上司汇报事件的进展情况，有两个好处：一是让领导 第一时间掌握信息，这是他的权利；二是让领导对事件中潜在的问题 及时提出指导意见，做好了可是你的功劳； 6、面对两个领导有不同的看法时，听谁最后吃亏的都是你自己， 你能做的就是按事物的本来面目进行操作，然后从这一角度解释给领 导听； 7、要学会站在上司的角度去理解工作，那么你的高度就不一样， 理解就不一样，工作的状态也就不一样了； 8、给领导汇报永远一页纸，宁可有100页的支撑文件，写他最关 心的问题； 9、一条颠扑不破的真理：领导都是聪明人，谁干得多谁干得少， 谁愿意干谁勉强干，谁好用谁不好用，他明白得很，不要去争， 分奖金时就知道了； 10、有些事你是要事先提醒上司的，因为不提醒对你会有两个结 果：一是你让他难堪了；二是你没能考虑到，他在怀疑你的能力。这 都是致命的。 作为一名优秀经理是专业 知识重要还是对其他部门 的运作熟悉了解重要？ 跨部门沟通要点跨部门沟通要点知己知彼知己知彼 多了解其他部门的业务运作情况 多学习其他部门的业务知识 凡事应站在整体利益的立场考虑问题 对本部门要求严一些， 对其他部门要求 松一些 从自己做起，从现在做起 部门间横向沟通要点 怎样才能去真正了解其他部门运转 多学习各种知识，掌握“广”与“精”的度 平时多与其他部门沟通，多倾听 在设计个人生涯规划时应考虑变换部门 站在自己的职位的角度上行事，但要站更高一个 职位的角度上思考 部门经理给自己订一个总经理的奋斗目标 跨部门沟通要点跨部门沟通要点有效的会有效的会议议 我们参加和主持的各 部门主管例会效果如 何？ 你认为有效的各部门 主管例会应该是怎样 ？ 成功地主持会议 1）会议开始前分发所有相关资料。 2）如果会议旨在制定决策，应确保决策得以制定。 3）如果你担任主持人，不应操纵会议来谋取私利。 4）恰当地运用幽默有助于双方达成一致意见。 5）一定要遵守议事日程上规定的时限 有效会议要点 会议只要相关人员参加，人数越少越好 会议前须发资料给与会人员 会议应有议题、时间限制 会议应有决议，决议的责任人、督导人和完成 时间 会后应对议题有跟踪 会议沟通要点 “沉默未必是金”该说的话还是要说出来 对离题的话题，应技巧性的制止，但不可封杀不 同意见 对跨部门间较为敏感的问题，最好能私下解决.迫 不得已必须在会议上讨论的，也应先通气 对事不对人，讨论时尽量以解决问题为主 缓解会议冲突 积极倾听，提开放式/探索式问题，给予鼓励 如点头示意 自信心，自信的态度有助于你维护自己的权力 而不致侵犯他人的权力 清除交流障碍，限制具有威助性和挑畔性的行 为和言语 强调问题，而非人物 决定采取的行动，取得大家的同意，可避免会 后的冲突 会议后的坚持跟进 跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。 不要以为开完会、发个文件、写个报告就没事了， 事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的工作 进度，掌握最新的情况。 不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而 持续地沟通，预防问题的发生。 跨部门沟通要点非正式沟通 为何要重视非正 式沟通？ 非正式沟通都有 哪些形式呢？ 非正式是对正式的补充和润滑 企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通。正式 沟通很普遍，在跨部门沟通时经常被运用，如会 议沟通。 部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议 前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也 应该先通气。 非正式沟通增进感情账户 部门经理们应该常“串门”，要多与沟通对 象面谈 电话沟通不能取代部门经理们之间的“互 访” QQ沟通也不能取代电话沟通 群沟通也不能代替加好友私聊沟通 非正式沟通避免“告状式”沟通 与相关责任人非正式沟通解决问题。发现了相关 部门的问题，最好与这个问题的相关部门责任人 协调解决 要避免告状式沟通。不能直接端给部门经理的上 司。 非正式沟通形式 一对一面对面交流 中午午餐交流