物资采购基本管理制度

物资采购管理制度物资采购管理制度 1 目的及适用范围目的及适用范围 1.1 为规范公司物资采购过程中的计划、采购、验收、入库、付款、质量 索赔和供应商认证等事项，确保公司物资采购全过程处于受控状态，保 证物资供应，降低采购成本，合理库存，加强监督，特制定本制度。 1.2 本制度适用于公司办公用品、职工福利及固定资产以外的所有物资采 购事项的全过程作业规定。 1.3 本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 1.4 本制度文件由公司总经办拟定，公司财务总监审定，公司总经理批准， 其解释权及修改权属归公司总经办。 1.5 本制度文件从 2012 年 5 月 20 日起执行。 2 职责与权限职责与权限 2.1 公司设立采购部，负责所有与生产关联的物资采购工作。 2.2 公司采购部职责： 2.2.1 负责编制大宗物资的采购计划。 2.2.2 负责按采购计划单执行采购任务，按时、保质、保量地完成物 资采购工作。 2.2.3 负责采购价格的询价、议价、比质、比价，保证公司物资采购价格 修理，维护公司利益。 2.2.4 负责对供应商的选择、评价、考核和清退。 2.2.5 负责制定付款计划的制定、呈批和付款安排。 2.2.6 负责办理物资入库手续。 2 2.2.7 负责料废退赔和不合格品清退。 2.2.8 主要负责原材料仓库积压物资的及时清退和处置。 2.2.9 负责办理供应商发票审核，办理入账审批手续。 2.2.10 定期组织价格比价，不断提高物资采购性价比。 2.2.11 收集采购价格信息、供应商资料，积累各种物资的历史数据。 2.2.12 负责采购合同的签定和归档整理。 2.2.13 负责采购部内部岗位职责的制定 2.2.14 建立各种物资台账，定期与财务部核对。 2.3 计划管理员负责扎口审核各部门呈报的物资采购计划的审核和呈批。 2.4 技术部负责采购工艺文件和资料的编制、审核；负责提供采购过程中 的技术支持（如对工装的设计会签等）；参与对供应商的评价，对供应 商的工艺保证能力进行评审。 2.5 生产部负责参与对供应商的评价，对供应商的生产能力、工艺装备水 平及生产管理水平进行评审；负责提供采购过程中的技术支持（如对工 装的设计会签、提供设备采购技术资料等）；编制呈报大宗机床备件、 临时修理备件、工装模具的采购计划；积累各种物资的性能数据资料。 2.6 质检部负责原材料、辅料及协作配套件的检验规程的编制；负责协作 配套件的进货检验；负责协作配套件质量协议的签订及质量索赔的相关 工作；负责质量纠纷的裁决；参与对供应商的评价，对供应商的质量保 证能力进行评审。 2.7 财务部负责对资金计划进行平衡；筹措采购资金；负责采购物资的价 格审核。 江苏 XX 机械有限公司 程序文件编号：CGGL-052-2012 A/0 3 2.8 仓库负责低值易耗品、日常维修备件采购计划的编制；负责采购物资 的入库验收、保管。 3 物资采购遵守原则物资采购遵守原则 3.1 未经审核批准的请购物资一律不得采购。 3.2 无领料单一律不得发放任何物资。 3.3 仓库内库存物资应优先使用。 3.4 本地区能解决的，不到外地采购。 3.5 同类企业比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉。 3.6 对于先试用的物资，不得在试用鉴定前大批采购。 3.7 采购物资时尽量使用银行结算，减少现金结算。大宗采购主要使用承 兑汇票。 4 采购计划采购计划 4.1 物资采购应当事先编制采购计划。各部门按职责范围编制采购计划 单 ，按申请-审核-批准-执行的规定流程进行实施，采购部按批准后的 采购计划单执行采购。 4.2 无采购计划单不得进行采购，采购不得予以入库。 4.3 采购计划的制定、审批、执行实行授权分开。公司设立独立于采购部 的计划审核员负责物资采购计划的审核。 4.4 物资采购计划的申请、审核、批准程序，按物资采购计划管理制度 的相关规定执行。 5 供应商认定供应商认定 5.1 公司物资采购应当挑选合格供应商。合格供应商应当一定的经营规模、 4 资金实力和正常的质量保证体系。 5.2 新用户评审认定。新用户必须经过认定之后才能批量采购，进行长期 的供货关系。采购部负责新用户的认定组织工作，质量部、生产部、技 术部、财务部共同参与评审小组。 5.3 铺底资金。建立正常供应关系的供应商必须有铺底资金。铺底资金的 规模由采购部根据物资特点和批量规模制定方案，由总经理办公会议确 定。主要针对毛坯、螺栓、衬套材料以及使用量大的低值易耗品。 5.4 供应商评审。公司每年组织一次供应商评审，对供应商的保证能力进 行认证评定，确定下年度是否签订供应合同。 5.5 供应商退出。对年度考核不达标的供应商强制性清退。退出后保留一 定的货款，待市场销售周期完成后方予清账。 6 采购合同采购合同 6.1 采购合同的签定。每年年初采购部应和主要供应商签定采购合同，对 产品质量、供货时限、付款方式、责任认定、退赔处理作出事先约定， 合同条款要优先保障公司利益。 6.2 采购合同签订对象为合格供方。采购部应在授权范围内签订合同，最 终合同文本签字前，应交上级部门审阅。 6.3 采购部负责对合同进行归档整理。所有签订合同需复印一份交计划管 理员备案。 7 采购流程采购流程 江苏 XX 机械有限公司 程序文件编号：CGGL-052-2012 A/0 5 7.1 编制计划。各部门有采购业务，按范围职责申请采购计划，填采购 计划单提交计划审核员。计划审核员审核并报批后将采购计划单 发送采购部采购。 7.2 组织采购。所有有固定供应商的采购单，由采购部通知供应商直接发 货到公司仓库。临时采购由采购部按照技术部门要求的资质单位向供应 厂商下单发货。新品及修理等临时采购，由维修车间和采购部共同到市 场采购。 7.3 质量验收。毛坯、钢材、罗栓、铜材、刀具等大宗物资，到厂后应当 由质量部抽检，认定合格后方可入库。低值易耗品有固定品牌且正常使 用的，可不需验收。如新进品牌或无品牌的，需要质量部验收后入库。 7.4 入库验数。采购部负责安排入库，填写入库单，保管员验收后按实收 数填写入库数量。 7.5 发票入账。当月入库的物资，采购部通知供应商开具增值税发票，无 增值税发票的业务要由财务总监批准。当月发票未入账的，财务部不安 排资金付款。货未入库、发票先到的不予入账，财务调节税源的业务除 外。 7.6 资金付款。采购部根据供应商付款规定和当月发票入账情况安排付款 计划。付款计划审批后交财务部负责安排资金。 8 8 采购付款流程采购付款流程 8.1 付款计划。每月月末，采购部根据当月采购量和发票入账情况，结合 供应商资质，制定付款计划。 8.2 计划审核。财务部负责付款计划审核，审核依据包括该供应商月末库 6 存情况、上月结存余额、当月发票进账、当月退货情况、当月已付款和付 款周期。 8.3 计划批准。付款计划由财务总监审核，总经理批准后执行。 8.4 付款执行。采购业务付款使用付款通知单。付款通知单内容包括收款 单位、单位账号、付款方式、付款金额、经办人、审核人、批准人。财 务部依据付款通知单付款。 正常情况不得以现金付款。遇特殊情况由财务总监批准执行。 8.5 付款回执。所有银行付款方式以外的承兑付款必须提供收款方收据作 为财务入账附件。邮寄承兑的，提供收据传真件。 9 采购付款周期采购付款周期 9.1 公司确定正常供应商付款周期为 2.5 个月。计算方法为前 12 个月的平 均供货额 X 2.5 月，作为铺底资金数。 9.2 油料供应单位确定付款周期为 1 个月。以前一个月的供货额作为铺底 资金。 9.3 钢材、国际品牌刀具、急用件可以实行现款现货。批量供货一定时间 后，通过协议确定铺底资金规模。 1010 质量索赔质量索赔 10.1 采购、外协件出现质量问题时，采购部根据质检部的认定结果，及 时向供方反馈，按采购合同和质量事故处罚规定进行处理和索 赔。 10.2 对验收不合格的原料或外购件，应立即隔离作退货或调换处理，或 根据实际情况作返工、让步接收处理。 江苏 XX 机械有限公司 程序文件编号：CGGL-052-2012 A/0 7 10.3 处罚决定由质检部作出书面文件，一式三份，一份记录台账，一份 交采购部送达供方，一份交财务部财务处理。 10.4 经调换或返工处理的原材料，重新入厂时，应按原来的检验程序做 好送检工作。 1111 意外事项处置意外事项处置 11.1 采购问好未能及时完成采购任务，应及时汇报总经理，通报生产部 门，采取相应补救措施。 11.2 如遇特殊情况取消或调整采购，采购部、计划管理员要及时通报信 息到相关部门。 11.3 采购人员购错品种、型号、规格，或购进质次价高的产品时，要及 时调换、退货处理，不得产生积压。 1212 监督监督 12.1 财务部负责对采购管理制度的执行情况进行监督。 12.2 财务部每年至少两次和供应商核对账目，对发现的差异应及时与供 应商联系，查明原因后解决。 12.3 财务部负责定期检查质量罚款和料废退赔执行到位情况。 12.4 采购部取得承兑汇票必须及时付给客户，不得将承兑汇票放在部门 保管，否则出现意外事项由部门负责人承担。 12.5 对采购人员违返公司规定、损害公司利益的行为， 一经发现查实， 依据公司奖惩条例处