公文的种类及常用公文的行文规则

公文的种类及常用公文的行文规则 一、集团公司的公文主要种类 1.决定；2.公告；3.通告；4.通知；5.通报；6.报告；7.请示；8.批复； 9.意见；10.函；11.会议纪要。 二、常用公文的行文规则 （一）通知。 1. 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布本机关 内部规章等规范性文件和活动方案等计划性文件，安排事务性工 作，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。 2通知应具有适用范围的广泛性、文体功用的晓谕性、知照 事项的时间性等特点。 3通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。 4通知是下行公文。 （二）通报。 1. 适用于表彰先进典型，批评错误或事故，传达重要精神或 情况。 2通报一般分为表彰性通报、批评性通报、事项性通报。 3撰写通报应做到：行文及时；事例真实、典型；详略得当；突 出教育性；政策把握准确。 4通报是下行公文。 （三）报告。 2 1. 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的 询问。 2报告一般在工作已开展、事情已发生或者上级机关询问之 后才制发，上级机关原则上不批复。报告应由单位主要领导人签 发。报告中不得夹带请示的事项。 3报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。 4报告是上行公文。 （四）请示。 1. 适用于向上级机关请求指示、批准事项。 2凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，在工作中遇到 的新情况、新问题，或请求上级批准工作方案等，应采用“请示” 文种。 3请示必须在事前行文，请求上级机关给予指示或批准。请 示应由单位主要领导人签发。 4请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送 其它机关的，应当用抄送，但不得同时抄送下级机关。请示不得直 送上级机关领导。 5作为上行公文的请示，写作上有规范的格式，一般由标题 和正文两部分组成。除在公文版头写明签发人姓名外，正文后面 的附注要用括号注明联系人的姓名和电话。 （五）函。 1适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请 3 求批准和答复审批事项。 2站段、合资运输公司以及内设部门向集团公司部门行文时， 应采用“函”的文种。 3平行机关或不相隶属机关之间需要采用“请示”、“批复” 、“通知”、“报告”时，通常改用“函”来行文。请求批准的 “函”就相当于“请示”，答复请求的函就相当于“批复”，商 洽工作、告知事宜的“函”就相当于“通知”或“报告”。 4函是典型的平行文，在行文中要注意诚恳合作、平等待人 的原则，把握好语言的分寸感。一般由标题、主送机关、正文、落 款和日期等部分组成。 （六）会议纪要。 1适用于记载、传达会议情况和议定事项。 2会议纪要通常使用特定版头，不需加盖发文机关印章，由 主持会议的领导签发。 3会议纪要一般包括会议基本情况、会议主要精神等两部分。 4会议纪要要正确集中会议的讨论意见；要突出会议的中心 和要点；要条理化、理论化。 4 三、常用公文范例 例文 1： 关于明确安全风险管理有关工作要求的通知 各部门、各单位： 目前，集团公司安全风险管理已进入具体推进实施阶段。为 确保工作到位、取得实效，现将集团公司领导的要求和有关文件 要求梳理出来，予以明确和强调，请各部门、各单位认真抓好落实。 1各部门、各单位要高度重视，主要领导亲自上手。要抓紧 时间、加快推进；要坚持程序、保证质量；要科学有效、干出成果。 2现阶段集团公司推进安全风险管理以粤海、平南公司和各 运输站段为重点，集团公司推进办主要抓。广铁车辆厂、各运输辅 助单位、非运输企业、建设单位等其他单位比照执行。 3各单位要成立推进办，抽调专门人员集中办公。要有固定 办公地点，有工作制度，有工作简报。 4要根据集团公司两个指导文件和本系统实施办法，制定本 单位推行安全风险管理的实施细则。 5要营造浓厚宣传氛围。要有横幅、标语、宣传栏等。特别是 醒目位置不可少。现阶段以宣传盛部长重要批示和集团的部署要 求为主，加大宣传力度。 6要组织开展全员学习培训。普及安全风险管理知识，讲清 5 楚集团公司的部署和要求，培育安全风险意识，统一思想认识。 7要按集团规定程序开展安全风险研判和制定防控措施。要 做到全员参与、覆盖面 100%。要做好记录，建立台帐。要注意统 计新研判出来的安全风险（较之以前的安全隐患），注意搜集安全 风险研判更全面、更准确的事例。 8要按集团公司要求完成本单位的安全风险控制手册、车间 安全风险控制表、岗位安全风险提示卡。 9建立完善安全风险应急处置预案，并组织实作演练。 10加快建设安全风险管理信息平台。各专业处室、各站段配 合，及时导入数据。 11鼓励创新。鼓励各单位结合实际，创造性地开展工作，在 实践中创造鲜活经验。但集团公司的“ 规定动作” 必须完成，对“规 定动作”达不到要求的，要推倒重来。 12按照“时间进度服从 质量” 的要求，推 进计划可以适当微 调。但主要工作要在 4 月 30 日前完成。 13集团公司推进办和各专业处室要加大督导力度，对检查 情况进行通报。对确定的重点单位要全过程参与，具体指导、帮助， 打造样板。 14对工作中遇到的问题、建议和意见、好的做法，及时向集 团推进办反馈。 二一二年三月二十六日（公章） 6 例文 2： 关于省公司运输员 向货主勒索钱物的通报 厅直属各公司、学校： 公司运输员，自今年 4 月 4 日至 13 日，利用发货 职权，在客运码头先后向 7 个提货的货主进行明目张胆的勒 索，有些货主不答应，就采取不发货、不点数、不放行的手段 进行刁难。经查实共勒索钱物折合人民币元。所勒索 的金额虽不多，但手段恶劣，性质严重，引起货主的强烈不满，严 重败坏了商业信誉，使货运工作受到一定的损失。在 5 月 25 日的 日报揭露其勒索行为后，本人态度恶劣，拒不认错。为严肃 纪律，整顿商风，经公司研究，决定给予开除公职留用 察看两年处分，并责令其将勒索的钱物退回给有关货主，向货主 赔礼道歉，作出深刻检查。我们认为这样的处理时恰当的，严肃的。 为了杜绝类似事件的发生，各单位要结合本单位的实际，进 一步加强对职工队伍的职业道德教育，树立全心全意为人民服务 的思想，提高职业道德观念，建立良好的商业风尚，同时，要提高 政策观念，严肃行业纪律，建立健全各项规章制度，堵塞漏洞，对 违反纪律、以权谋私的人和事，发现一个查处一个，都应严肃处理。 年月日（公章） 7 例文 3： 关于高州、信宜站客货业务开办情况的报告 三茂铁路股份有限公司： 按照广铁（集团）公司部署， 7月1日，高州、信宜站将开通客 货业务，其中客车一对（广州-永州），现车务段各项准备工作正紧 锣密鼓进行，但部分客货设备设施仍未到位，急需公司解决或协 调有关部门解决，现将有关情况汇报如下： 一、急需解决的客、货运设备设施 1.旅客候车座椅700张,其中信宜站400张，高州站300张，每张 预算350元，共计：245000元。 2.剪票通道（安装不锈钢）和进站安检通道, 信宜、高州站各2 条，每条5000元，共计20000元。 3.安检仪2套. 信宜、高州站各1套，每套40万元（含配套设备）， 共计80万元。 （略） 二、需要公司协调解决的问题 （一）客运方面 1.信宜站需完善的配套设施。 （1）站房顶层还有部分地方渗水。 （2）所有的站台地下水龙头开关的盖板，没有提起的耳环，影 响开关及维修作业。 （3）出站口没有建立拉闸门，形成过道，影响车站的封闭管理， 8 严重不符合安保要求。 （略） 2高州站需完善的配套设施。 （1）站房顶层还有部分地方渗水。 （2）所有的站台地下水龙头开关的盖板，没有提起的耳环，影 响开关及维修作业。 （3）出站口没有建立拉闸门，形成过道，影响车站的封闭管理， 严重不符合安保要求。 （略） （二）货运方面 1高州站。 （1）地面水泥硬化厚度严重不足，有些地方因汽车碾压，已出 现裂痕，根本不能容纳重载汽车进出货场；部份排水渠盖板已碎 裂，需更换。 （2）货1线与货2线之间没有进行水泥硬化，影响货场进行装 卸作业，需进行硬化。 （3）货场照明不足，在货场南头建议装座灯塔，货2线与相邻 四道间、牵出线建议铺设劳保碴，以便装卸作业和调车作业。 （略） 2信宜站。 （1）硬化厚度严重不足（厚度大约14厘米左右），有些地方因 汽车碾压，已出现裂痕，根本不能容纳重载汽车进出货场；货1线 9 只硬化南面，北面未硬化（据工程部门施工负责人说，图纸设计没 有硬化，面积大约有1500平方米左右）。 （2）货场照明不足，在货场南头建议装座灯塔，货2线加装照 明，以便装卸作业和调车作业。 （3）货1线设计上未设计挡渣墙，严重影响散装货物卸车；货1 线平过道口建议装道口拦杆，防止调车作业时汽车穿越。 （4）货1线主要装卸散堆货物，硬化场地地面与股道高度差太 高，硬化地面与轨枕头之间间隙过大（大约1米）；不便装载机装车 作业。 （5）货1线排水沟建在汽车通道上，而且很薄，极易压坏，设计 不合理。 （略） 二一一年六月七日（公章） （联系人：，联系电话： ） 10 例文 4： 关于重新划拨信宜站站房的请示 三茂铁路股份有限公司： 根据岑茂指挥部广铁茂岑指纪2009 38号会议纪要（2009年7 月）的相关内容，公安所将信宜站候车室内的客运值班室认定为 其所有，将该房间设置为公安所值班室。因信宜站候车室内的客 运值班室，在施工中是按照该房归属车站用房设计的（在候车室 功能房图纸上属于车站），房间内设有候车室、站台等处所的所有 电源开关，且安装有办公网络端口，如果该房间划拨给公安所使 用的话，将不利于车站日常工作的开展和管理。我段也多次与公 安所沟通，他们也希望上级部门能协调解决好车站房屋的使用权 限。鉴于上述原因，恳请公司协调岑茂指挥部及公安处，修改原办 公会议纪要，按照实际功能，重新划拨信宜站站房的使用权限。 妥否，请批示。 二一一年三月二十二日（公章） （联系人：，联系电话： ） 例文 5： 11 关于请求批准开通三水地区数字集中电话的函 广铁（集团）公司电务处： 根据集团公司优化运输生产布局、提高运输效率的精神，我 段拟在三水地区推行区域站调集中作业模式，由三水西站站调组 织三水、三水西、大沙站日常运输生产工作。为及时了解现场作业 情况，提高工作效率，恳请集团公司批准将三水西站调岗位目前 使用的数字集中电话连通三水站运转、大沙站运转及货运岗位。 以上当否，恳请函复。 二O 一一年八月四日（公章） （联系人：，联系电话： ） 例文 6： 12 关于采购轮重测定仪有关事项的会议纪要 8月29日，副段长 、，纪委书记 ，计财科科长 ，客货科科长，党群科副科长，客货科副科长，计 财科副科长，计财 科 参加了会 议。会议讨论通过购置轮重 测定仪的有关事项，现纪要如下： 1.财务科通报根据公司下达的2011年更新改造计划，批准 购置轮重测定仪总 投资6万元。 2.应管内重点货物装车站货源变化需求，为确保货运安全生 产平稳、有序，急需购置轮重测定仪6台。 3.根据“武 汉铁路科技开 发公司” 和“北京中铁金安科技有限 公司” 两家生 产单位的 产品性能和报价等情况进行对比，武汉铁 路科技开发公司：产品型号STS-16型， 报价9700.00元，件重20Kg，