《秘书学》复习资料

秘书学复习资料 考试题型 ： 、 填空题（20 分） 、 判断题（1 分10 = 10 分） 、 单项选择题（2 分5 = 10 分） 、 简答题（8 分5 = 40 分）（考“很重要”内容） 、 分析题（10 分2 = 20 分）（考课后讨论题） 1、 秘书机构的设置程序 ：确定组织架构、规定职权职责、配备工作人员、制定规章制度。 2、 秘书机构的设置原则 ：精兵简政的原则、相对稳定的原 则、 正确用人的原则、讲求效益的 原则。 3、 秘书机构的特点 （简答）（P20-21） （1）地位的依附性 （2）工作的辅助性 （3）联系的中介性 （4）设置的普遍性 4、 秘书人员的分类 （简答）（P22-23） （1）按秘书工作岗位的职责来分，可将秘 书分为一下三大类 ： 第一类：政务秘书。主要是参与政 务的秘书人员，包括既要秘书、文字秘书、政策秘书、信访 秘书、新闻秘书。 第二类：事物秘书。主要是管理机关内部事 务的秘书人员。 第三类：专业秘书。主要是从事 专业性较强的工作的秘书人 员，如科技秘 书、教学秘书、外事 秘书、经济秘书、财务秘书、公关秘书等等。这类秘书人员必须具有某一方面的专业技能。不 同机关根据实际需要配备不同的专业秘书。 （2）按秘书服务对象的性质来分，可将秘 书分为公务秘书和私人秘 书两大类。 5、 秘书机构辅助决策职能的职责（工作）和要求 （简答， P26-28） （1）履行六项职责：其一，收集信息；其二，拟定方案；其三，论证方案；其四，表述方案；其五， 解释方案；其六，修正方案。 （2）明确四个要求：其一，学习 理论，掌握方法，以在决策中为领导提供优质的服务；其二，提 供信息，务必确切，否则会导致决策的错误，给整个系统带来严重的损失；其三，分析深入， 判断准确，切不可因为自己仅仅 是参谋不是决策者而敷衍了事；其四，跟踪进展，及时反馈， 使领导能及时采取相应的措施解决问题。 6、 秘书机构管理信息职能的职责（工作）和要求 （简答， P28-31） （1）秘书部门要管理好信息，充分 发挥信息的功能，必 须重 视以下几个环节：信息输入信 息的鉴别信息贮存信息处理信息输出信息反馈信息输入，这形成了 信息的环流。其中，信息的输出有两种方式：简单输出，即将现成的信息材料不经加工，直接 输出；复杂输出，即在分析现有信息材料的基 础上，将 经过 大脑的加工而形成的思想材料进 行输出，是一种主客观相结合的新的信息。 （2）收集信息应坚持以下原则（或要求）：真实性、多 样性、 层 次性、时效性。 （3）鉴别信息的要求是：判断真伪、分清 优劣、辨析 缓急。 （4）贮存信息的要求：分类恰当、方法得当、确保安全。 7、 秘书机构参与协调职能的职责（工作）和要求 （简答， P33-35） （1）协调有主动协调和被动协调之分。 关于主动协调，主要履行以下四个 职责：其一，根据 领导的思想意 图和指示精神，统筹兼 顾地起草工作计划；其二，解释领导 的决策意图和指示精神，并回答有关咨询；其三，受领导 之托，邀集有关单位或部门的有关人 员，商 讨需要共同完成的任 务；其四，主动与兄弟机关单 位保持密切的关系，尤其是那些工作中经常发生关系的机关 单位。 关于被动协调，主要履行以下五个 职责：其一，及 时发现不 协调的行为；迅速查明不协调 的原因；其三，主动提出协调的意 见和建议；其四，可以在 领导 授权下直接进行协调；其五，关 注协调后的效果。 （2）明确以下四个要求：尊重事实、坚持原则、注重 时效、解决彻底。 8、 秘书机构协助控制职能的职责（工作）和要求 （简答， P37-39） （1）五项职责：其一，协助领导 制定标准；其二， 检查执行的情况，掌握反馈信息；其三，分析 问题产生的原因，提出纠正的建 议；其四， 检查纠正意见的落 实效果；其五，保持信息传递通 道的畅通。 （2）五个要求：要主动、要及时 、要灵活、要有重点、要考虑人的因素。 9、 秘书机构处理事务职能的职责（工作）和要求 （简答， P40-41） （1）十项经常性工作：其一，接听 电话，凡内容重要的来 电须 做电话记录；其二，接待来宾，如 需解决食宿，应妥善予以安排，并尽可能为他们提供各种方便；其三，负责管理机关用车；其 四，负责安排机关下班后和节 假日的值班人员；其五，布置会场，准备茶水和音响设备；其六， 为领导出差预购机票和车船票，并提前与 对方的秘书部门 取得联系， 请他们在交通、食宿等 方面予以安排；其七，负责机关内部防火、防盗等安全工作；其八，负责管理机关内部的固定 财产；其九，负责事务性工作的 对外联系；其十， 办理领导交 办的其他各项事务性的工作。 （2）三个要求：秉公办事、不厌 其烦、精益求精 注：第 5-9 题选考其一 10、秘书工作的特点 ：从属性 、综合性、机要性、 事务性。 11、秘书工作的要求 （简答，P46-47） 关于秘书工作的要求，可分高低两个 层次，即低位要求和高位要求。 （1）秘书工作的低位要求有以下四个方面：准确、及时、 细致和保密。 （2）秘书工作的高位要求主要体现在以下三个方面：其一，超前性，包括辅助决策的超前性、 参与协调的超前性以及管理事务的超前性；其二，深入性，包括对问题进行深层挖掘，对经验、 规律和理论进行深入研究以及对重要的工作或工作中的重要环节进行深度加工；其三，拓展 性，包括服务项目的拓展和对 外关系的拓展两个方面。 12、秘书工作的四大原理 ：追靠需求原理 、对立统一原理、间接效应原理、系统中介原理。 13、秘书工作的五项原则 ：严 守法纪、 实事求是、联系群众、维护大局、团结协作。 秘书学复习资料 第 3 页 （共 8 页） 14、秘书的权力 ： （1）类型： 一般权力：助理权、建议权、执行权、督察权、 协调权、发言权、批 评权、申诉权等 临时权力：时间可长可短，通常是一次性的，不能外延。此外，遇到紧急情况，秘 书人员，主要 是秘书部门的负责人也有临时处置权，前提是情况确 实万分 紧急，一旦延 误会导致严重后果， 且当时的确无法与领导取得联系，得到 领导的指示。 （2）六个特点：权力性质的辅助性、权力范围的广泛性、 权力活 动的跟随性、权力作用的微弱 性、权力存在的不定性、权力显示的委婉性。 15、秘书影响力的来源及作用 （简答， P103-107） （1）秘书人员的影响力主要来源于以下五个方面：其一，品德高尚。这是形成个人影响力最重 要的因素。绝大多数人总是敬重那些道德品 质高尚者，他 们 的言论也最容易被人所接受。其 二，能力突出，包括组织能力、宣传能力、 办事能力等。秘 书人员如果具有一技之长，将更容 易受人钦佩，从而提升自己的影响力。其三，学识渊博。学识渊博不一定要学历高或职称高， 最重要的是有真才实学，有广泛的知 识面，甚至在某些 领域 还有一定的研究，并常在一些报 刊杂志上发表文章，这样的秘 书人员同样可以赢得大家的敬佩。其四，资历深厚。一些老秘 书工作者之所以受人尊敬，主要是他们富有经验，在遇到复杂问题时能够处理别人难以处理 的事情，在紧急的时候比别人冷静，在关键的时候比别人清醒。其五，关系融洽。具有良好的 人际关系的秘书人员本身就说明相当多的人对他抱有好感，也可以说他能对相当多的人产 生影响力。此外，有比较坚挺的社会背景、获得过较高的荣誉和奖励、受到领导的重视、 经常 承担一些重要任务等，都有助于提升影响力。总之，只要拥有某种人无我有或人弱我强的优 势，就能形成影响力。 （2）秘书人员影响力的作用包括积极作用消极作用两个方面。积极作用主要体现为四个“增 强”：其一，增强说 服力；其二，增强号召力；其三，增 强凝聚力；其四，增强带动力。消极作用 主要体现在以下几个方面：一是利用个人的影响力拉拢一些人公开地反对或不公开地抵制领 导的正确决策和部署；二是利用个人的影响力拉山头、搞宗派，树立个人的威信；三是利用个 人的影响力要挟领导，伸手要名要利；四是利用个人的影响力有意 给某些对自己发展不利的 领导设置障碍，以达到更换领导 ，为自己的发展扫清道路的目的；五是利用个人的影响力打 击别人，抬高自己，使自己处于竞争的有利地位。秘书人员应努力使个人的影响力产生积极 的功效。 16、秘书的修养 ： （1）政治修养：坚信共产主义、学习马列主义、 坚持社会主 义、发扬爱国主义。 （政治修养的首 要因素是和党中央保持一致） （2）道德修养：大公无私（职业道德最基本的要求，具体体现：先公后私，先人后己；甘当配 角，默默奉献；秉公办事，不徇私情）、爱岗敬业、忠 实诚信（不可阳奉阴违、不可阿 谀逢迎、不 可弄虚作假、不可言而无信、不可拉帮结派） （3）思想修养：效率意识、竞 争意识、 创新意识 （4）作风修养：雷厉风行、吃苦耐 劳、深入 细致、注重实效、谦虚谨慎、平易近人 （5）文化修养：知识的广泛性、 专业性、先 进性、针对性（基础知识、专业知识、相关知识）， 集中与分散相结合、广度与深度相 结合、一般与重点相 结合、理论与实践相结合 （6）心理修养：气质、性格（坚 定、敏捷、乐观、稳健、自信、自制） 17、秘书的才能 ： 秘书能力的表现： （1）观察能力：目的明确、视野 宽阔、重点突出、思想敏锐、认识深刻 （2）听知能力：听懂、理解、记忆 （3）表达能力 （4）交际能力 （5）统筹能力 （6）运时能力：合理使用时间、善于捕捉 时机 （7）应变能力：敏锐性、果敢性、技术性 （8）办事能力：迅速、稳妥、彻底 秘书能力的特点：特定性、层次性、发展性 18、秘书的思维的转换 （四种） ：单向思维与多向思维的转换 、正向思维与逆向思维的转换、 纵向思维与横向思维的转换、本位思维与换位思维的转换 。 19、秘书思维的要求 （简答，P162-163） （1）思维活动的追踪性。秘书人 员须紧紧地追踪领导的思维 ，经常要考虑领导在想什么，准备 做什么，为什么要做出这样的决定和部署，并由此而采取相应的行为。此外，秘 书人员还须 对本机关、本单位各项工作进 展以及外部环境变化进行追踪，以及时向机关领导提供有效的 信息。 （2）思想反应的敏捷性。当出现 各种情况和问题时，秘 书人 员应立刻形成注意，立刻对情况和 问题进行了解（抓住第一时间做出反应），并在全面掌握情况的基础上迅速对问题加以分析 研究，从而形成对问题性质的准确判断，向领导提出自己的看法。 （3）方法运用的科学性。具体体 现在方法选择的正确性和方法运用的灵活性。 （4）思维展开的深广性。秘书人 员应积极拓宽自己的视野，并对事物作深入的思考，以使思维 达到一定的广度和深度，这样 才有利于提高思维的成果。 20、文书工作的分类 （必考，简答，P181-183 ） 总的来说，文件可分为通用文件和 专用文件两大类。决定、通报、通知、报告、请示、批 复、函和会议纪要等属于通用文件，而外交文件、司法文件、军事文件、 统计文件、会计文件 等则属于专用文件。 就通用文件而言，从不同的角度，按不同的标准，又可对文件作进一步的分类：其一，按 文件的来源和使用的范围来分，可分 为内部文件、外 发文件和收来文件三种；其二，按文件的 性质和作用来分，可分为法规 文件、行政文件、党内文件三种；其三，按文件的行文去向来分， 可分为上行文件、下行文件和平行文件三种；其四，按文件内容处理要求来分，可分为需办文 件和参阅文件两种；其五，按文件 时间处理要求来分，可分为急件和平件两种；其六，按文件 保密处理要求来分，可分为机密件和普通件两种。 21、公文的种类 （必考？） （1）据国家相关文件规定，国家行政机关公文共分 13 种，即命令（包括发布令、行政令和嘉奖 秘书学复习资料 第 5 页 （共 8 页） 令）、决定（包括决策性的决定、部署性的决定、奖惩性的决定和变更或撤销性的决定）、公告 （包括重要事项公告和法定事项公告）、 通告（包括规定性的通告和周知性的通告）、通知（包 括转发性通知、部署性通知、周知性通知和任免性通知）、通报（包括表彰性通报、批评性通 报和传达性通报）、议案（包括政治 议案、行政 议案和任免议 案）、报告（包括工作报告、情况 报告和答复报告）、请示（包括 请求指示的请示和请求批准的 请示）、 批复（包括指示性的批复 和批准性的批复）、意见（包括提出 见解的意见和提出办法的意 见）、 函（包括商洽函、问答函、 请批函和批准函）以及会议纪要（包括情况纪要和议事纪要）。 （2）据国家相关文件规定，党内公文共有 14 种，其中决定、意见、通知、通报、报告、请示、批 复、函、会议纪要等 9 种与行政公文中同名文种的用法基本相同，另有以下 5 种是行政公文 所没有的：一是决议， “用于经会议讨论通过的重要决策事项”；二是指示， “用于对下级机关布 置工作，提出开展工作的原则 和要求” ；三是公报， “用于公开发布重要决定或者重大事件”；四 是条例， “用于党的中央 组织制定规范党组织的工作、活 动和党 员行为的规章制度”；五是规定， “用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。 22、文书的行文规则 （很重要，但考理解，不用死记，P202-205） 行文关系根据隶属关系和职权范围确定， 一般不得越级请 示报告。 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的 形式商洽工作、询问和答复问题 、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办 部门。 须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 拟制公文，对涉及其他部门职权 范围内的事项，主 办部门应 当主动与有关部门协商，取 得一致意见后方可行文；如有分歧， 主办部门的主要负责人 应当出面协调 向下级机关或者本系统的重要行文， 应当同时抄送直接上 级机关。 受双重领导的机关向上级行文， 应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的 下级机关行文，必要时应当抄送其另一上 级机关。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形 式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。 23、公文办理 （必考，简答，P205-209） 公文办理包括发文办理和收文办理两大流程。 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括以下八个环节：一是草拟，二是 审核， 三是签发，四是复核，五是缮 印，六是用印，七是登 记，八是分发。 收文办理是指对收到文件的办理过程，包括以下七个 环节 ：一是签收，二是登 记，三是审 核，四是拟办，五是批办，六是承 办，七是催办。 24、公文管理 （考是非题/选择题） （1）公文的统一管理：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 （2）公文处理制度的建立健全：文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。 （3）公文的翻印：上级机关的公文，除 绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或 者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时， 应当注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。 （4）公文的公开发布：公开发布行政机关公文，必 须经发文机关批准。经批准公开发布的公文， 同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 （5）公文的复印：公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关 证明章。 （6）公文的撤消与废止：公文被撤消， 视作自始不产生效力；公文被 废止， 视作废止之日起不 产生效力。 （7）公文的销毁：不具备归档和存查价值的公文， 经过鉴别 并经办公厅（室）负责人批准，可以 销毁。销毁秘密公文应当到指定 场所由二人以上监销，保 证 不丢失、不漏销。其中，销毁绝密 公文（含密码电报）应当进行登记。 （8）公文的合并与移交：机关合并时，全部公文 应当随之合并管理。机关撤消时，需要归档的 公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人 员调 离工作岗位时， 应当将本人暂借用 的公文按照有关规定移交、清退。 25、文件整理的方法 ：按保管期限 组卷、按 文件形成的客观规 律组卷、按文件特征组卷（问题 特征、作者特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征） 26、会议工作的原则 （简答，P223-225） （1）必要性原则。要不要开会，关键在于有没有必要开会。 （坚持这一原则，必须准确判断会议 内容的价值，即值不值得开会；以及根据内容和 实际情况准确判断采用会 议这种形式的价值， 即与其他形式（如发个文件、电话联 系、派人下去）相比，开会是否是最好的形式。这样，才能 做到）不必要开的会坚决不开，可开可不开的会也不开，或者是将几个会合在一起开。 （2）高效性原则。开会也得讲求效率。首先要明确开会的目的，其次是安排会议的议题，随后 再确定会议的形式。也就是要根据会 议的内容和要求来确定会 议的规模和会期。 （3）严肃性原则。开会，同行文一样，作为一种重要管理手段具有其鲜明的严肃性，包括工作 的严肃性和政治的严肃性。工作的 严肃性要求开会不能太 过于随意，而且需要注意以下几点： 其一，目的要明确，即确定为什么要召开这次会议；其二，计划要周全，即要考虑各方面的情 况和相关的会议工作；其三，准 备要充分，即提前做好会 议 召开所必需的各项准备工作；其四， 议程要落实，即保证会议的每个 环节按原定的计划进行。政治的严肃性要求会议发言要注意 政治性、政策性和思想性，也要求会议主持人要有效地控制会议的言论导向。 （4）节俭性原则。开会，特别是一些大型会议， 总需要投入一定的经费，但不等于说排场越大 越好，花钱越多越好。会议的质量主要取决于会议的内容及会 议的组织工作，这方面出问题， 花钱再多也没用。所以，会议也需注意节俭性原则。 27、会议秘书工作 （必考，会前、会中、会后 选考其一， P226-234） （1）会前工作 ：一是拟订会议计划；二是安排议题；三是拟订会议的议程、日程和程序；四是提 名与会人员；五是准备会议文件；六是与会人员编组；七是选定和布置会场；八是排列座次；九 是制作证件；十是发布会议通知；十一是安排食宿及交通；十二是会议报到。 （2）会中工作 ：一是签到（包括会议秘书人员代为签到、簿式签到、 签到证签到、电子签到机 签到和名片签到），二是会议记录 ，三是 编写会议简报，四是收集情况，五是安排发言，六是 落实议程，七是协助选举，八是安排记者采访，九是拟写会议纪要。 （3）会后工作 ：一是与会人员的离会工作，二是与会人数的 统计工作，三是会 议材料的整理工 作，四是议案、提案的催办工作，五是各种反映的收集工作，六是财物的清理工作，七是，会 议的总结工作。 28、会议秘书工作的要求 ：思想集中 、工作认真、服务周到、应变灵活。 29、调查的主要方法 （四大类 ，还包括小类）：普遍调查法、典型调查法（座谈法、访问法、观察 法）、抽样调查法（简单随机抽 样、等距抽 样、分层抽样、整体抽样、多段抽样）和书面调查法 秘书学复习资料 第 7 页 （共 8 页） （查阅法、问卷法）。 30、调查的基本要求 （简答，P245-246） 一要明确目的。只有目的明确，调查工作才能取得实际成果，否则会成为盲目的行动。 二要力求全面。首先调查人要以客 观公正的态度对待每一个 调查对象， 调查时不能带有 某种感情倾向或成见，调查中也不能先入 为主，偏听偏信。其次在调查中要努力克服各种自 然的和人为的障碍，去获得那些 应该获得和必须获得的材料。注意不能只调查事物的这一方 面，而忽视了事物的另一方面，否则所占有的调查材料将是片面的，对事物不可能形成正确 的认识。 三要深入细致，以确保调查材料的真 实性， 获得深层次的调查 材料。有些情况如果调查 只限于其现象而不作深究，就无法抓到 问题的要害，无法 发现 事物的本质，无法找到客观的 规律，甚至很可能会被某些假象所蒙蔽。丰富的调查材料来源于细致的调查，走马看花，粗 枝大叶，肯定拿不到多少材料，更拿不到什么号材料。 四要突出重点。一是调查项目要突出重点，二是调查过程要突出重点。秘书部门应当围 绕机关领导的重大决策及处理重要问题来确定重点调查项目。在实施调查中，秘 书人员要重 点抓主要矛盾，要重点调查那些起关 键作用的人和事以及重要的知情人。突出了重点，也就 能收到事半功倍的效果。 五要态度端正。调查的态度与 调查的成果有着密切的相关性。秘书人员要以认真的态度 进行调查，做到一丝不苟；要以科学的 态度开展工作，做到客观公正；要以顽强的意志克服困 难，做到知难而进；要以谦虚的 态度对待被调查者，做到不耻下问。 六要方法恰当。除了态度，方法也很重要。掌握科学的调查方法，以及正确地运用这些 方法有利于搞好调查。这要求秘 书人员要学会使用各种调查 的方法，了解其特点和适用的范 围；要善于根据不同的情况恰当地选用不同的调查方法；要在调查实践中不断总结使用各种 方法的经验，从而提高调查的能力和水平。 31、研究的常用方法（六个） ：定量分析、 定性分析、因果分析、矛盾分析、比较分析、 典型分 析。 32、研究的基本要求 （简答，P253） 一要客观。对调查对象的研究，应围绕调查材料展开，通过对调查材料的分析而得出结 论，切不可以主观认识来代替客 观事实，不能凭自己 对调查对 象原本的印象来进行评价。同 时， 还必须把调查对象放到客 观环境中加以考察，否 则很难对 事物做出准确的评价。 二要辩证。事物总是一分为二且不断 发展变化的，因此不能孤立地、静止地看待 调查对 象。在分析研究中，既要看到事物的这一面，也要看到事物的另一面；既要看到事物的 过去， 也要看到事物的现在，并关注它的未来。先进的食物也会存在不足之处，而后进的事物也会 潜藏着某些积极的因素。只有 这样进行分析，才能避免 产生片面性的 结论。 三要深刻。具体变现在：一是从 现象到本质，即透 过事物的 现象，揭示事物的本质；二是 从个别到一般，即通过对个别 事物的剖析，找出具有共性的特征和规律；三是从感性到理性， 即通过分析、综合，对调查对象形成理性的认识。 33、信访工作（包括来信、来访）的程序 （1）处理人民来信的程序：拆封、阅信、 登记、处理、 复信。 （2）处理人民来访的程