oa协同办公系统操作手册(功能点介绍)[1].

OA 协同办公系统操作手册： 一、系统使用向导 1.1 进入 OA 协同办公系统 1）在 IE 浏览器中输入 ，首次登陆时会检测系统环境。 2）点击“确定”按钮，查看帮助，在 IE 工具菜单关闭弹出窗口阻止程序。 3）关闭弹出窗口阻止程序后，点击 IE“后退”按钮，进入 OA 协同办公系统首页。 4）点击右下方下载安装 e-cology 插件。 5）安装 e-cology 插件（以上操作仅在第一次登录系统时需要） ，重新登录 IE 浏览器， 访问 ，输入用户名和密码，用户名同邮件用户名，初始密码 888888。 6）输入用户名和密码，点击“登录”按钮进入 OA 系统主界面，如下图。 7）点击“知识门户”可学习 OA 功能点和通用流程操作手册，鼠标点击 “more”超链 接可查看更多内容，如下图： 1.2 主界面功能详解 1.2.1 主界面功能区域分布 1.2.2 主界面区域说明 主界面中按照功能区域主要分为： 后台维护区 此区域是系统模块的分布区域，主要是对系统各功能模块进行初始化设置和维护。通 过下拉菜单的方式显示各模块的维护功能菜单。 个人工作区 此区域是用户日常工作使用的主要区域，您使用系统时所有的功能都在这里。 信息显示区 信息显示区主要由中间最大的区域构成，是系统显示系统数据和进行信息输入的区域。 常用工具 常用工具区用于放置系统中常用功能快捷按钮，使用户能更加方便地使用系统。 1.2.3 常用工具 常用工具栏中用于放置系统中常用功能的功能按钮，点击不同的功能按钮可以进入到相应的功 能操作页面。 1）常用工具栏图示 后台维护区 信息显示区 数据显示和输入区域 一级菜单 二级菜单 常用工具常用工具 个 人 工 作 区 2）常用工具速查表 序号 功能按钮 功能说明 1. ：隐藏/显示个人工作台 隐藏或显示系统左边个人 工作台区域 2. ：隐藏/显示后台菜单 隐藏或显示系统上方后台 菜单区域 3. ：退出 退出系统 4. ：上一页 进入访问过的前一页 5. ：下一页 进入访问过的后一页 6. ：刷新 刷新当前页面 【注意】只刷新信息 区部分的信息 7. ：打印 打印当前页面 该打印为 IE 打印， 打印当前窗口显示的 全部内容 8. 系统收藏夹 收藏夹下拉菜单，点击显 示您已经添加到收藏夹的 页面名称 9. 快速搜索 设定快速搜索数据来源和 关键字可以搜索系统各模 块的数据 10. ：快速搜索确定 设置快速搜索条件后点此 按钮开始搜索 11. ：首页 进入首页 12. ：我的计划 进入我的日程管理页面 13. ：新建邮件 点击进入新建邮件页面 14. ：新建文档 点击进入新建文档页面 15. ：新建流程 点击进入新建工作流页面 16. ：新建客户 点击进入新建客户页面 17. ：新建项目 点击进入新建项目页面 18. ：新建会议 点击进入新建会议页面 19. ：组织结构 点击进入系统组织结构页 面 20. ：插件下载 点击进入插件下载页面 21. ：系统版本 点击查看系统的版本信息 1.2.4 个人工作区 1）个人工作区功能 下表是对相关功能的解释： 名称 功能说明 我的协助 可在协作区进行跨部门、多任务协同运作。所有协作区的主题事项都可自定义。 我的流程 （1） “新建流程”：点击进入流程显示列表，点击不同的流程创建工作请求； （2） “待办事宜”：查看从别人（您的领导，您的同事，您的下属）传送到您这 边，需要您处理的事情； （3） “已办事宜”：您已处理完还未归档的流程； （4） “办结事宜”：您已处理完并且已经归档的流程； （5） “我的请求”：可以查看您发出去的请求，被别人处理的情况如何； （6） “流程代理” ：对于有的流程，处理者可以在流程到达之前，将该流程的 处理权限在指定的时间范围内下放给某人； （7） “查询流程”：可以查询您参与过的流程。 我的知识 （1） “新建文档”：点击进入文档目录列表，点击不同的目录创建您的文档； （2） “我的文档”：显示您在系统中创建的所有文档； （3） “订阅历史”：点击查看订阅文档的历史信息； （4） “订阅批准”：点击进入可以查看订阅信息，决定是否批准订阅； （5） “订阅收回”：对已经订阅的文档是否收回； 一级菜单 二级菜单 系统界面左侧部分是个人工作台，如图 2-6 所示： 操作要点： 点击一级菜单，显示一级菜单下的二级菜单； 点击二级菜单，信息区页面进入该菜单项功能操作页面； 【例】我们希望查看需要处理的工作流程，方法如下： 1. 点击一级菜单“我的流程” 2. 点击二级菜单“待办事宜” 进入待办事宜页面，信息区中将显示需要您处理的工作流程： （图 2-7） （6） “审批文档”：点击进入需要您审批的文档页面，审批文档； （7） “批量共享”：客户将自己可以编辑的文档一次性大量共享给其他用户； （8） “分享知识”：可以显示您分享给别人的文档，别人分享给你的文档，回复 别人文档的主题的统计及回复文档的数量的统计； （9） “复制移动”：将文档从一个子目录复制移动到另一个子目录（需要复制移 动权限） （10） “最新文档”：点击查看系统中您没有查看过的文档； （11） “文档目录”：以目录的形式查看系统中的文档； （12） “查询文档”：点击可以查询公司内部的文档（在权限控制下） 。 （13） “文档监控”：可以查找到系统所有文档的标题，不能查看文档内容，可 以对文档进行删除、发布、失效、作废等操作 我的人事 （1） “新建人员”：点击新建人力资源； （2） “我的卡片”：点击进入您的人力资源卡片； （3） “我的下属”：查看您的下属情况； （4） “查询人员”：可以查询公司内部的人力资源（在权限控制下） （5） “密码设置”：修改用户的登陆密码 我的客户 （1） “新建客户”：点击创建新的客户； （2） “新的客户”：显示新分配给您的客户； （3） “分类客户”：分类显示您的客户； （4） “联系计划”：显示、搜索客户联系计划； （5） “联系提醒”：显示、搜索客户联系提醒； （6） “销售机会”：显示、搜索客户的销售机会（在权限控制下） ； （7） “销售合同”：显示、搜索客户的销售合同（在权限控制下） ； （8） “客户价值”：显示、搜索客户价值（在权限控制下） ； （9） “联系情况”：显示、搜索客户的联系情况（在权限控制下） ； （10） “客户审批”：审批需要升级的客户； （11） “批量共享”：将用户可以编辑的客户卡片一次性大量共享给其他人； （12） “客户监控”：可以搜索查看到系统中的所有客户（需要客户监控权限） （13） “客户导入”：根据系统提供的模板，批量录入客户信息； （14） “查询客户”：点击可以查询公司内部的客户（在权限控制下） 。 我的资产 （1） “资产资料维护”：点击新建资产资料（在权限控制下） ； （2） “我的资产”：点击查看您拥有的资产情况； （3） “查询资产”：点击查询公司内部的资产（在权限控制下） 。 我的日程 （1） “新建日程”：点击新建您的工作计划； （2） “我的日程”：点击查看您的工作安排； （3） “查询日程”：点击查询员工日程（在权限控制内） ； （4） “计划工作模板”：点击建立您需要定期做的日常工作安排； （5） “共享日程”：查看其他人共享给你的日程； （6） “日程共享设置”：设置自己的日程共享给其他人查看、编辑。 我的通信 （1） “我的邮件”：点击进入邮件模块； （2） “我的短信”：您可以在这里创建新的短信、查看收发短信情况和短信投票 的结果。 我的报表 （1） “流程报表”：点击查看流程效率报表、各流程统计报表等；（2） “知识报表”：点击查看阅读日志、文档统计报表等； （3） “人事报表”：点击查看人事相关报表； （4） “客户报表”：点击查看客户状况等报表； （5） “项目报表”：点击查看项目状态等报表； （6） “财务报表”：点击查看部门、个人预算，部门、个人收支等报表； （7） “资产报表”：点击查看资产流转情况等报表； （8） “系统日志”：点击查看登陆日志以及系统内文档下载日志报表； （9） “会议报表”：点击查看会议室使用情况报表； （10） “短信报表”：点击查看短信统计报表。 二、常用功能 2.1 用户在门户中处理日常工作 用户可以将自己日常工作要处理的事情如待办事宜、自己当日的工作计划、关注的公司新闻、 想要查看的系统内的文档、以及您想要关注的外部信息（通过 RSS 定义） 、协作、项目等放置 在门户中，如图所示，这样您在登录系统以后就能迅速处理这些工作。 也就是说，在 ecology 系统中，用户无须关心系统的结构是怎样的，他们登录系统门户就能方 便地处理自己日常工作。 2.2 修改系统登录密码 用于用户定期修改密码。 具体操作为： 1）在图中点击我的人事下的我的卡片，进入您的人力资源卡片； 2）然后，点击密码标签进入图（3-3）所示，修改您的登录密码，填写旧密码、并输入新密码 确认后保存。 3）在图（3-2）中点击我的人事下的密码设置，进入图（3-3）直接修改密码。 （图 3-2） 2.3 了解下属情况 用于查看您下属的计划、待办事宜、文档、项目、CRM、资产、预算和收支。 具体操作为： 1）在图中点击我的下属进入下图所示页面，这里列出了您所有直属下属的信息； 2）此时，您可以点击链接查看人力资源相关信息； 【注意】在这里显示的是你的直接下属，也就是说您下属的下属不会被显示，但您可以点击下 属链接查看您直接下属的下属的相关信息；如果您有下属将列出来，如果没有则下属则没有信 息。 2.4 查询人员信息 方便您查找其他同事的电话、email 等资料。 具体操作为： 1）点击我的人事下的查询人员，进入人员搜索页面如图所示； 我的卡片 密码 密码设置 2）填写搜索条件，然后点击搜索，系统搜索出相关人员信息如图所示，此时，您可以查看其他 同事的电话、手机、邮件地址等； 3）另外，您也可以在快速搜索中，选择人员选项，输入人员名字后搜索； 4）一旦鼠标移动到人员名字上后，该人员的姓名会变成红色。 三、个性化设置 每个用户可以根据自己的使用习惯，定义个性化的用户界面。 用户界面自定义操作为： 用户点击个人工作区的 图标，然后点击个性化设置菜单，则进入如图（4-1）所示用户 自定义界面页面； 查询人员 快速搜索 下表是对相关功能的解释： 名称 功能说明 用户定义（工作 流） 用户自定义新建工作流页面显示的工作流类型，查询流程时显示的属性及 显示的条数；是否接收邮件提醒； 流程短语设置 设定工作流签名短语； 用户定义（知识 管理） 用户自定义搜索文档时显示属性，每页显示文档数目，以及新建文档页面 显示的文档目录。 自定义组 自定义常用的人力资源组； 个人设置 自定义 RTX 是否自动登录； 顶部菜单（菜单 自定义） 自定义个人的顶部菜单 左侧菜单（菜单 自定义） 自定义个人左侧菜单； 模板选择 选择您的用户界面样式； 门户自定义元素 用户定义门户中的元素； 3.1 工作流程中的用户自定义 工作流模块的用户自定义包括两部分：一为流程查询界面字段的定义，二为流程短语的设置。 3.1.1 工作流用户自定义 每个用户都可以自定义工作流创建页面显示的流程类型、查询流程显示的属性字段以及显示的。 具体操作为： 1）点击个性化设置中工作流程的用户定义，进入下图所示页面； 2）用户自定义工作流程相关信息后保存即可。 下表是对相关功能的解释： 名称 功能说明 字段 定义用户查询流程时显示查询到的流程的哪些属性字段； 显示 定义每页显示流程的条数； 邮件提醒 定义用户是否接收邮件提醒； 类型-工作流 定义用户新建流程时默认显示的工作流程。 3.1.2 流程短语设置 用于用户添加一些自己常用的流程签字意见。 具体操作为： 1）在个性化设置中点击工作流程的流程短语设置链接，进入流程短语列表页面如下图所示； 2）点击右键新建按钮新建流程短语后保存即可，则用户在审批流程的时候就可以调用这些预先 定义好的流程短语了。 3.2 人力资源自定义组 用户可以定义自己常用的人力资源组，系统管理员也可以定义公共的人力资源组，共享给系统 中的用户，这样，用户在用到人力资源选择项时，就可以方便地引用这些组。 具体操作为： 1）在图（4-1）中点击自定义组链接，进入如图（4-5）所示页面； 2）点击右键新建按钮，新建人力资源组； 【注释】系统可以自定义私人组和公共组；在查询人力资源时，可以方便的使用这些人力资源 组。 私人组，普通用户可以新建私人组，而且只有创建这个组的用户自己可以使用；公共组，具有 人力资源公共组维护权限的用户可以新建公共组，创建用户可以将组共享给其他用户使用。 3.3 菜单自定义 3.3.1 顶部菜单自定义 用于用户添加个人顶部菜单。 具体操作为： 1）点击在图（4-1）中的顶部菜单链接，进入如图（4-7）所示页面； 2）用户可以点击添加子菜单或者添加按钮，出现如图（4-8)页面，添加一级菜单或二级菜单等 信息； 3.3.2 左侧菜单自定义 具体操作为： 1）点击在个性化设置中的左侧菜单链接，进入如下图所示页面； 2）用户可以点击添加子菜单或者添加按钮，添加一级菜单或二级菜单等信息； 【注释】右键点击显示顺序按钮，可以自己定义自己新建的菜单的顺序，以便将菜单放置在适 合。 3.4 添加门户自定义元素 用于用户添加在门户中添加自己关注的信息。 具体操作为： 1） 在图个性化设置中点击门户链接，进入如下图所示页面； 2）此时，您可以添加您关注的元素到门户中。 下表是对图标的解释： 图标名称 图标描述 元素图标 它控制元素中显示内容的展开与收缩； 元素标题 可以在每个元素的设置里编辑元素标题； 锁定按钮 用于控制元素是否是锁定状态，只有首页维护人员使用时才会出现这个图标。 如果元素被管理员锁定，则不能删除此元素，只能修改元素的显示条数、链接 方式以及显示字段。当是一个锁定图标时，点击该图标就会解除锁定，图标将 变成一把打开的锁； 刷新按钮 只对当前元素进行刷新，而整个页面的刷新需要点页面标准按钮中的刷新按钮 （从性能上考虑） ； 设置按钮 设置元素相关内容，如元素名称、显示字段、显示内容； 关闭按钮 隐藏此元素在首页的显示，如果元素没有被锁定, 普通用户将会出现此按钮，如 果元素被锁定，普通用户将不会出现此按钮； 更多按钮 如果还需要查看当前元素的其他内容，可以点击这个按钮查看更多详细内容； 下表是对右键功能按钮的解释： 名称 描述 全部收缩 隐藏元素显示内容，这个操作是为了方便用户调整元素显示位置而使用； 隐藏元素库 显示/隐藏左边元素库； 返回 返回前一页面； 四、我的日程 日程管理是真正实现了图文展示的日程管理，员工通过查看图形化的日程表就能清晰地知道自 己的工作安排，同时，和客户管理模块、项目管理模块等的协同运作，让员工能更加高效地调 配自己的日常工作。 用户可以在日程管理中给自己、上级以及同事安排工作计划；同时，还可以查看自己、上级以 及同事给您安排的工作。 4.1 制定员工工作日程 员工工作计划来自于方方面面 1、会议日程、客户联系计划、项目任务日程自动填入日程表中 如图 4-2 中黄色颜色条所示的员工定期的客户联系计划会自动在日程表中展示，如图 4-2 中绿 色颜色条所示的员工会议安排也自动在日程表中展示。 2、其他员工需要您共同参与的工作也会自动展示在您的日程中 如图 4-1 中员工丁新建立的面试需要行政孙雪通知面试人，他在接收人中也选择了孙雪，因此， 孙雪在查看自己的日程表时也会看到周四下午的这个协作事项。 3、员工新建日程 如员工丁新本周四 16：00-18：00 点要进行一场面试，而且他需要让公司行政孙雪通知应聘人 过来面试，因此，他在图 4-1 所示的日程表中选择周四 16：00-18：00 点，在弹出新建计划框 中填写面试安排，接收人为丁新、孙雪，时间为 2007-05-31 的 16：00-18：00。则员工丁新、 孙雪的日程中就有本周四下午 16：00-18：00 点的面试安排了。 （图 4-1） （图 4-2） 4.2 员工实时查看日工作日程、周工作日程、月工作日程 员工能实时查看某天、某个周、某个月的工作日程。 （图 4-3） 如图 4-3 所示，员工在图中的日历表中选择日期来查看自己的工作日程。如图 7-3 所示，员工 查看的是 2007 年 5 月的月工作日程。 4.3 查询日程 公司领导、员工都可以在这里查看其他同事的工作安排。 具体操作为：用户在个人工作区中选择【我的日程】-【查询日程】进入如图 4-4 所示日程搜 索条件页面，您在这里可以填写查询条件来查询某个人、某段时间以及关于某个项目、某个客 户的日程。 （图 4-4） 4.4 日程共享设置 用户可以将自己的日程共享给其他同事查看。 具体操作为：在点击【我的日程】-【日程共享设置】 ，出现如图（4-5）所示页面，这里就可 以设置将用户的日程共享给其他用户查看。 用户查看其他人共享过来的日程只需点击【我的日程】-【共享日程】即可查看。 （图 4-5） 五、我的协助 协助区用于有效实时的帮助用户建立一个讨论沟通的平台，将不同部门、不同岗位的人员组成 一个个虚拟团队来完成同一个工作。系统可以建立多个协作栏目，建立不同的协作平台让公司 内部员工进行工作的协同。 协作交流举例： 1）新建协作 方法 1：新建协作主题 公司员工提议为了有效地进行市场推广，计划开展成功客户深度应用推广活动。确定好协作主 题、详细计划、参与人员和起始日期等后，就可以在协作区中建立相关协作主题了。 具体操作为：选择【个人工作区】中【我的协助】下的【新建协作】新建协作主题（只有协作 频道的负责人和成员才可以新建该频道的协作主题） ； 填写主题为“客户深度应用推广计划” ，选择类型为“市场推广” ，并将参与者，日期以及详细 说明等信息填写完成后右键“提交”即建立了该协作主题，如果有相关附件，也可以上传在协 助中。 方法 2：我们可以直接从客户模块、知识文档模块以及项目模块来建立协作 在需要建立协作客户的“客户卡片”页面，右键选择“新建协作事件”则建立了跟此客户相关 的协作主题。 2）协作交流 各参与人在每次进入我的协作后可以查看所有直接参与的工作和其他关注的工作。 显示为黑色粗体的协作主题为有新增协作交流但是你还没有查看过的主题，协作主题前有红色 惊叹号的表示是紧急的协作主题，你还可以单击协作主题前的五角星来标记自己觉得重要的协 作主题。 参与人对“市场推广”频道的“客户深度应用推广计划”协作主题进行沟通、交流、安排工作 事项，并将相关文档、相关客户、相关项目任务和相关流程关联共享给参与人员。 这样每个查看者都能方便、快捷地查看到所有参与人对该协作主题的建议、交流、讨论以及关 联的文档、项目等信息。 用户可以结束完成的协作，同时，协作主题可以添加到个人工作计划中。 【注意】每个用户能查看到的协作都不相同。只有协作的创建者、参与者、以及该协作类型负 责人才可以查看该协作。 【相关说明】 协作交流将文档，客户，流程以及项目任务每次添加单独进行记录。 协作时添加的文档，客户，任务和流程同时将查看权限赋予了协作区中的相关人员，但相关人 员只能在协作区中查看，搜索时还是搜索不到。 六、我的人事 我的人事通过对自己的信息的维护和查询同事、下属信息来实现人事信息共享。 6.1 我的卡片 通过卡片信息了解到用户的一些基本情况。卡片上有标签页，例如资产信息、工作流，可 以清晰看到与用户有关的其他信息。 6.2 我的下属 用于查看您下属的计划、待办事宜、文档、项目、CRM、资产、预算和收支。 具体操作为： 1）在个人工作区中点击我的下属进入图（6-1）所示页面，这里列出了您所有直属下属的 信息； 2）此时，您可以点击链接查看人力资源相关信息； （图 6-1） 【注意】在这里显示的是你的直接下属，也就是说您下属的下属不会被显示，但您可以点 击下属链接查看您直接下属的下属的相关信息；如果您有下属将列出来，如果没有则下属 则没有信息。 6.3 查询人员 方便您查找其他同事的电话、email 等资料。 具体操作为： 1）在个人工作区中点击我的人事下的查询人员，进入人员搜索页面如图（6-2）所示； 2）填写搜索条件，然后点击搜索，系统搜索出相关人员信息如图（6-3）所示，此时，您 可以查看其他同事的电话、邮件地址等； 3）另外，您也可以在快速搜索中，选择人员选项，输入人员名字后搜索； （图 6-2） 我的卡片 快速搜索 （图 6-3） 七、我的资产 便于您查看自己领用的办公用品信息。 7.1 我的资产 查询您领用的办公用品信息。 7.2 查询资产 用于资产管理员搜索资产。 具体操作为： 1）在个人工作区中点击我的资产下的查询资产，或者在快捷搜索框中选择资产，都可以进 入如图 7-2 所示界面； （图 7-2） 2）用户可以根据以上选项作为标准，选择一项或多项进行查询，在完成查询条件的设置后， 点击搜索按钮进行查询；用户也可以在系统中定义搜索标准模板，在上图屏幕的右侧有一 个窗口如图 7-3 所示。 （图 7-3） 3）在上图界面中填入相应名称，然后右键点击另存为按钮，此时搜索页面设置的搜索标准 将被保存在这个模板名称下。下次进行搜索如果还是按此标准，可以直接点击这个模板的 名称即可。 八、我的通信 您可以按照设置规则将外网邮箱和 OA 绑定，以后只需打开 OA 就可以收外网邮箱的邮件 了。 8.1 我的邮件 邮件设置如图，点 击该处“设置” ，页 面跳转到如下图 在该页面，右键空 白处，然后点“添 加” 。 九、我的知识 9.1 新建文档（含共享） 用户可以将新建的文档发布成新闻，也可以将文档创建后作为知识库为其他员工提供信息 共享。 具体操作为： 1）在个人工作区中点击我的知识下的新建文档，进入如图（8-1）所示文档目录页面； 2）此时，您可以右键点击显示全部目录按钮，将显示您有权限创建的全部文档目录； 3）在图（8-1）中点击创建文档分目录，将展开子目录，然后点击子目录进入新建文档页 面如图（8-2）所示； 4）选择文档类型、填写文档标题、发布类型（当文档所在文档目录设置为允许发布时） 、 及文档内容后右键点击提交按钮发布文档。 设置内容如图，设置好相应信息 后，右击点击“保存” 。完成后就 可以正常使用外网邮箱了。 （图 8-1） 右键菜单功能说明： 名称 功能说明 显示全部目录 点击显示当前用户可以创建的所有文档目录 用户自定义 点击自定义新建文档页面显示的文档目录，以及查询文档时查看到的文档属性 全部展开 点击展开子目录 【注意】在这里只显示您有权限创建的文档目录，每个用户显示的文档目录可能都不相同。 有时，用户有权限创建的文档目录没有显示在新建文档页面，此时，可以点击右键“显示 全部目录”显示所有文档目录；也可以点击右键“用户自定义”自定义新建文档页面显示 的文档目录。 文档目录 （图 8-2） 功能按钮说明： 名称 功能说明 提交 将这个文档提交到系统中，如文档目录设置有文档审批流程时，文档提交后变成打开状态，同时系统自动触发文档审批流程； 草稿 将这个文档以草稿方式保存，只有自己可以查看； 预览 预览并保存为草稿； HTML 使用 HTML 语言编辑文档； 页眉 点击显示或隐藏文档目录属性； 附件 当你需要在文档中添加多个附件时，点击这个按钮，在页面上会增加附件栏； 返回 返回前一页面。 下表是对各相关字段属性的解释说明：（点击显示属性，查看基本属性标签） 字段 描述信息 文档 文档被保存到系统相应目录下，但不在新闻页上发布 主页 文档被保存到系统相应目录下，并且以标题、图片加简短内容摘要在相关新闻页上发布（如果需要审批，预先在文档目录属性中进行设置） 。 标题 文档被保存到系统相应目录下，并且以标题形式在相关新闻页上发布（如果需要审批，预先在文档目录属性中进行设置） 。 切换文档类型 文档版本 文档所在目录启用文档版本管理后，系统会自动生成当前文档版本； 文档编号 文档所在目录启用文档编号规则后，系统会自动根据设置的编号规则产生文档编号 子目录 目录结构主目录/分目录/子目录，确定该文档在系统中放置的最终位置，需在创建文件之前建立。 模板编辑 选择一个文档编辑模板。此模板需预先在系统中定义。 文档所有 者 选择文档的创建者（所有者） ，系统默认文档所有者为当前登录者。文档的所 有者登陆系统后，点击左侧“我的知识”中“我的文档“按钮，可以看到所有 属于自己的文档。 关键字 设定文档的关键字。搜索时，如果在关键字一栏中填入的内容与此相同，则搜索的结果会包含此文档。 失效日期 用于质量体系文档中规定文档的有效期限； 人力资源 定义该文档相关的员工。例如合同，相关人员为签约人。并将该文档与此人员的记录相链接。 资产 定义该文档与哪些资产相关，并将此文档与此资产的记录相链接。同时该文档可以根据所链接的资产被检索到。 CRM 定义该文档和那些客户或供应商、合作伙伴相关，并将该文档和该客户记录进行链接。 项目 定义该文档相关的项目，该文档的访问者将得到关于项目的更多信息，同样在完成这个选项后可以从相应的项目中查询到该文档。 附件 从“浏览“窗口为该文档添加附件（每个附件上传大小在目录设置中设定） 新建三种不同类型的文档： 新建 HTML 文档：新建一般的网页文档，当您需要一些特殊的文字效果时，可以使用 HTML 语言写入一段代码进行特殊效果的编辑； 新建 WORD 文档：选择 WORD 文档类型，系统则会切换到 WORD 界面对文档进行编辑，但 是在切换前的文档内容将被清空，文档内容要重新写入； 新建 EXCEL 文档：选择 EXCEL 文档类型，系统则会切换到 EXCEL 界面对文档进行编辑， 但是在切换前的文档内容将被清空，文档内容要重新写入； 新建 word 文档时，文件菜单下有如图 8-3 所示菜单： （图 8-3） 名称 功能说明 保存到服务器 将新建的 Word 或 Excel 文档提交到到系统中，如文档目录设置有文档 审批流程时，文档提交后变成打开状态，同时系统自动触发文档审批 流程。和右键提交功能按钮一样。 存为服务器草 稿 将这个文档以草稿方式保存，只有自己可以查看。和右键草稿功能按 钮一样。 文件预览 预览并保存为草稿。和右键预览功能按钮一样 打开本地文件 将本地 WORD 文件上传； 存为本地文件 将文件另存为本地 WORD 文件； 签名印章 在文件中添加签名印章； 显示/隐藏 显示、隐藏目录、标题等文档属性信息； 刷新窗口 刷新当前窗口； 页面设置 进行页面设置； 关于我们 显示 iweboffice 控件版本信息； 【注意】当您第一次使用 word 文档时系统可能需要自动安装一个插件，请关闭您的拦截软 件，并在 IE 安全设置中设置允许安装 Active 控件。 9.2 我的文档 用户可以查询到自己新建过的文档。 9.3 文档目录 默认是查询出全部新建过的文 档。可以通过输入关键查询条 件来精确查询范围。 文档目录将您有权限阅读的文档按照目录的方式统计归类，当您需要浏览某一方面的文档 时，用文档目录方式浏览文档是您查阅某一类文档的最佳选择。 相关说明： 目录标题后括号内的数字表示这个目录下所有你能看到的文档数； 括号外的数字表示这个目录下你还没有看过的文档数，当你查看其中一篇后该数字将 会减少； 选择目录上方的条件然后点击“搜索”按钮，可以在当前结果中继续查询所选条件的文 档； 这个页面只显示主目录和分目录； 这个页面只将有文档的目录，并且这些文档当前登录用户有权限查看的目录显示出来。 9.4 查询文档（含订阅） 有些文档您没有权限查看，此时您可以通过订阅文档来查看您想要阅读的文档。 订阅文档具体操作